Referat Mødeforum MED-Områdeudvalget Administration Sagsnr. 2010-19700 Dokumentnr. 2010-424525 Mødedato Tirsdag den 9. november 2010 Tid Kl. 13.30-15.00 Sted Rådhuset, Teatergade 8, mødelokale 8, 1. sal Medarbejderrepræsentanterne holdt formøde i mødelokale 3, 3. sal, Teatergade 8 fra kl. 12.30-13.30 Deltagere Poul Kold, Susanne Rehn for Camilla Hovmand Larsen, Bettina Høst Poulsen Georges Matthieu Digbeu, Gregers Kiehn, Gitte Jørgensen, Louise Kondrup Aabo, Tommy Skov, Maria Pedersen, Kirsten Bull Jensen, Helle Funch, Inger Marie Stysiek, Arne Frank Poulsen Fraværende Poul Erik Kristensen, Bo Gammelgaard, Camilla Hovmand Larsen, Jørgen Gerner Hansen, Flemming Møss, Kim Christoffersen Dawartz Næstved Kommune Teatergade 8 4700 Næstved 5588 5600 Mødeleder Poul Kold Referent Agnes Lisbeth Nielsen personale@naestved.dk www.naestved.dk
Udvalgets sammensætning: Ledersiden: Vicekommunaldirektør Poul Kold, formand og daglig sikkerhedsleder Vicedirektør Bo Gammelgaard Vicedirektør Jørgen Gerner Hansen Kultur- og fritidschef Kim Christoffersen Dawartz Strategi- og udviklingschef Bettina Høst Poulsen Personalechef Poul Erik Sehested Kristensen Driftschef Camilla Hovmand Larsen Medarbejdersiden: Georges Matthieu Digbeu, AC Gregers Kiehn, AC Flemming Møss, OAO Gitte Jørgensen, OAO Louise Kondrup Aabo, OAO Tommy Skov, OAO Maria Pedersen, FTF Kirsten Bull Jensen, FTF Helle Funch, arbejdsmiljørepræsentant Inger Marie Stysiek, arbejdsmiljørepræsentant Arne Frank Poulsen, arbejdsmiljørepræsentant Suppleanter Søren Nielsen for Georges Matthieu Digbeu Dorthe E.V. Jensen for Gregers Kiehn Susanne Steen Jørgensen 1. suppleant for OAO Rikke Møller 2. suppleant for OAO Jeanette B. Rasmussen for Maria Pedersen Joy Germann Teglers for Kirsten Bull Jensen Mia Holmelund for Helle Funch Lene Ilnov for Inger Marie Stysiek Jens Ballegaard for Arne Frank Poulsen 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Godkendelse af referat fra MED Områdeudvalgets møde den 30. september 2010 Referatet kan ses på Intranet > information for alle ansatte > MED > Område Administration eller på www.risikoarbejdsmiljoe.dk > MED > dagsordner og referater > MED-Områdeudvalg > Administration. Godkendt. 3. Referat fra MED Hovedudvalgets møde den 23. september 2010 Referatet kan ses på Intranet > information for alle ansatte > MED > MED-Hovedudvalg eller på www.risikoarbejdsmiljoe.dk > MED > dagsordner og referater > MED-Hovedudvalg > Møder i 2010. Side 2 af 6 sider
Der blev orienteret om, at Retningslinjer for brugen af IT, som er godkendt i MED Hovedudvalget, meget snart vil kunne læses af alle i IT-portalen. Der vil blive udsendt en folder med information, når systemet er tilgængeligt. 4. Referater fra MED Virksomhedsudvalgene i Administrationen Referaterne kan ses på Intranet > information for alle ansatte > MED > Område Administration. Ingen bemærkninger. 5. Sygefravær i Administrationen Næstved Kommunes sygefraværsstatistikker for perioden januar-september 2010 kan ses på www.risikoarbejdsmiljoe.dk > sygefravær > statistik. Link til sygefraværsstatistikkerne vedlægges: http://net.naestved.dk/risiko-arbejdsmiljoe/sygefravaer/statistik.aspx Sygefraværsstatistikkerne opdateres hver måned. Sygefraværsstatistikkerne i administrationen blev drøftet. De gennemførte nedskæringer har ikke umiddelbart medført et øget sygefravær. Sygefraværet giver ikke anledning til særlige initiativer. 6. Arbejdsulykker Til dette møde er der ikke modtaget anmeldelser om arbejdsulykker inden for udvalgets område. Arbejdsmiljøgrupperne i administrationen har ikke haft nogen arbejdsulykker. 7. Arbejdstilsynets besøg Teknik og Miljøforvaltningen blev screenet den 25. maj. Der blev aftalt et opfølgningsbesøg, som er gennemført den 8. september. Iflg. besøgsrapporten har AT ikke konstateret forhold, der giver anledning til at foretage sig yderligere. På opfølgningsbesøget blev handlingsplaner for det psykiske arbejdsmiljø gennemgået og drøftet med AT. Teknik og Miljøforvaltningen fik efter besøget en grøn smiley. 8. Nyt elektronisk APV-system Kontoret for risikostyring og arbejdsmiljø har udsendt nyhedsbrev om nyt elektronisk APV system Safetynet. Nyhedsbrevet kan findes på www.risikoarbejdsmiljoe.dk i højre side under nyheder Side 3 af 6 sider
Der blev orienteret om det nye elektroniske APV system. De enkelte virksomheder skal benytte systemet til både APV og trivselsundersøgelser. APV skal udarbejdes mindst hvert 3. år. Direktionen anbefaler, at trivselsundersøgelsen gennemføres oftere. Det drøftes lokalt i MED, hvornår undersøgelserne gennemføres. Fra medarbejdersiden blev der gjort opmærksom på, at der er medarbejdere, som ikke vil deltage i undersøgelsen, når de ikke kan være anonyme. Men arbejdsmiljøgruppen skal kunne handle på eventuelle APV og trivselsproblemer. Derfor er der truffet beslutning om, at undersøgelserne ikke er anonyme. 9. Retningslinjer for identificering, håndtering og forebyggelse af vold, trusler om vold, mobning og chikane Overordnede retningslinjer for identificering, håndtering og forebyggelse af vold, trusler om vold, mobning og chikane er godkendt i Hovedudvalgets møde den 20. maj 2010. Retningslinjerne er udsendt den 29. juni 2010 til formænd/næstformænd i MED Virksomhedsudvalg og MED Områdeudvalg. Hovedudvalget gør opmærksom på, at MED Virksomhedsudvalgene skal sørge for, at konkretisere den overordnede ramme, således at man får en lokal procedure/vejledning med konkrete tiltag for praksis på den enkelte virksomhed. Ledersiden orienterer om status på opgaven med at udarbejde lokale procedurer/vejledninger. Som bilag til sagen udsendes Hovedudvalgets mail af 29. juni 2010 og de overordnede retningslinjer. Punktet udsættes til næste møde i udvalget. 10. Udbudsstrategi Som led i udmøntningen af besparelserne gennemføres der udbud af visse administrative opgaver fx inden for løn og personaleadministration, IT-drift, debitorområdet, dele af Jobcentrets sagsbehandling mm. Formålet er, at konkurrenceudsætte kommunens egenproduktion på relevante dele af det administrative område, så der opnås sikkerhed for, at ydelserne leveres så konkurrencedygtigt som muligt. Der afgives, hvor det er relevant, kommunale kontrolbud. Der blev givet en forhåndsorientering om, at der er igangsat et analysearbejde, der skal vise, om det kan betale sig at udarbejde udbudsmateriale på forskellige områder i administrationen. Der er ikke truffet endelige beslutninger om udlicitering. 11. Virksomhedernes administration af lukkedage og telefon- og åbningstider Som besluttet på udvalgets møde den 7. september 2010 drøftes virksomhedernes administration af lukkedage og telefon- og åbningstider. MED Virksomhedsudvalg for Center for personale og HR har i mail af 20. september orienteret om udvalgets beslutning om lukkeløsning. Udvalgets mail udsendes som bilag til sagen. MED Virksomhedsudvalgene bedes lægge beslutninger om lukkeløsninger ud på nettet. Side 4 af 6 sider
12. Stillingsannoncer fra Næstved Kommune Medarbejdersiden ønsker en drøftelse af kommunens brug af annonceringsmidler. Det opleves diskriminerende, at visse fagforbund nævnes som forhandlingsberettiget i en verden af fri fagforeningsvalg, samt at stillingsopslagene annonceres i et specifikt AC fagblad. Medlemmer af øvrige AC organisationer får ikke annoncerne, da de ikke annonceres i deres fagblad. Medarbejdersiden finder, at der er behov for en afklaring på dette område, da man p.t. udelukker nogle AC ere fra at søge stillinger i Næstved Kommunes administration. Punktet er til drøftelse. Gældende retningslinjer for ansættelse i Næstved Kommune blev drøftet. Der ligger formularer og vejledninger om stillingsopslag på intranettet. OFIR systemet anvendes, når en ledig stilling skal på internettet. Annoncen bliver synlig på fire webadresser: www.naestved.dk, www.jobnet.dk www.jobindex.dk og www.ofir.dk Såfremt virksomheden (ansættelsesudvalget) vil have stillingsannoncen indrykket i trykte medier, er der særlige regler for indrykning og virksomheden skal selv betale. Det vil være mest naturligt at indrykke, hvor det bedst kan betale sig. Spørgsmål til konkrete stillingsopslag rettes til ansættelsesudvalget. 13. Temadag om kommunikation Gregers Kiehn orienterer om det endelige program for temadagen den 18. november. Programmet er udsendt til udvalgets medlemmer og suppleanter. Der er 20 tilmeldinger til temadagen. 7 har meldt afbud og 1 har ikke svaret. 14. Orientering om ændringer i Arbejdsmiljøloven Lovændringerne, som er vedtaget i maj 2010, er nu udmøntet i 2 bekendtgørelser. Bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed blev offentliggjort den 16. oktober 2010 og trådte i kraft dagen efter. AMO-bekendtgørelse n.pdf Bekendtgørelse om godkendelse af udbydere af arbejdsmiljøuddannelsen trådte i kraft den 1. oktober 2010. Udbyder bekendtgørelsen.pdf Arbejdstilsynets vejledninger om den nye AMO forventes udsendt senere i år. Der er nye regler vedrørende: 1. Organisering af arbejdsmiljøarbejdet med færre formelle krav til virksomhederne. Arbejdsgiveren fastsætter i samarbejde med de ansatte og arbejdslederne, det nødvendige antal arbejdsmiljøgrupper ud fra et nærhedsprincip. Det skal være nemt at få fat på sin arbejdsmiljørepræsentant og arbejdsmiljøgrupperne skal kunne løse sine opga- Side 5 af 6 sider
ver på tilfredsstillende måde i forhold til blandt andet ledelsesstrukturen, arbejdets art, farlighed, geografiske forhold, arbejdets organisering og særlige ansættelsesformer. 2. Krav om en årlig arbejdsmiljødrøftelse og kompetenceudviklingsplan for AMO. 3. Uddannelse til AMO. Den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse er nu på 3 dage, og arbejdsgiveren får pligt til at tilbyde supplerende uddannelse 2 dage til alle nyvalgte/nyudpegede og 1½ dag årligt til alle medlemmer af AMO. 4. Nye og mere tidssvarende betegnelser sikkerhedsgruppe ændres til arbejdsmiljøgruppe, sikkerhedsrepræsentant ændres til arbejdsmiljørepræsentant og arbejdsleder i sikkerhedsgruppen ændres til arbejdsleder i arbejdsmiljøgruppen. I kommunerne kan man opretholde den aftalemodel, der er opbygget via MEDsystemet. 15. Eventuelt. På næste møde orienteres om Finanslovens betydning for Administrationen i Næstved Kommune. Side 6 af 6 sider