Konkurrenceudsættelse Kort og godt om de svære ord

Transkript

1 Konkurrenceudsættelse Kort og godt om de svære ord Udbud Udlicitering Kontroltilbud EU-udbud OPP Koncern-HR Sekretariatet

2

3 INDHOLD Økonomien sætter rammerne....side 4 Ordbog Begrænset udbud...side 6 EU-udbud...side 5 Konkurrencepræget dialog...side 6 Konkurrenceudsættelse / markedsprøvning...side 5 Kontrolbud...side 6 Licitation...side 7 Offentligt udbud...side 6 OPP Offentlig-Privat-Partnerskab...side 7 Partnerskaber...side 7 Prækvalifikation....side 10 Referenceberegning...side 10 Tildelingskriterier...side 6 Udbud...side 5 Udbudspolitik....side 9 Udbudsstrategi...side 9 Udlicitering....side 7 Virksomhedsoverdragelse...side 9 En gul overstregning i teksten markerer, at du kan finde en forklaring på ordet i denne folder. 3

4 Økonomien sætter rammerne Region Syddanmark skal som andre offentlige og private virksomheder tilpasse aktiviteter og udgifter til de økonomiske rammer, som samfundsøkonomien sætter. Snævre økonomiske rammer betyder øget fokus på vores effektivitet og måden, vi løser opgaverne på. Regionsrådet vil oftere ønske at sammenligne vores arbejde med eksterne leverandørers tilbud. Også fra regering og folketing er der en stærk tilskyndelse til at udbyde flere opgaver og teste egen effektivitet mod andre udbyderes. Styrelsesloven pålægger regionsrådet at vedtage en udbudsstrategi. Region Syddanmark har derfor både en udbudspolitik og en udbudsstrategi. Også et spørgsmål om udvikling og innovation Konkurrenceudsættelse, markedsafprøvning og udbud er derfor ord, du i fremtiden vil møde hyppigere end tidligere. Du skal vide, at en beslutning om at konkurrenceudsætte, markedsafprøve eller sende en opgave i udbud ikke behøver være en beslutning om, at opgaven skal løses eksternt. Resultatet kan også blive, at løsning af opgaven fastholdes i regionen. Konkurrenceudsættelse bunder ikke kun i et ønske om at opnå billigere løsninger. Det er lige så vigtigt, at en ekstern opgaveløsning tager hensyn til regionens mål om effektivisering, fortsat udvikling og inno vation. I denne folder fortæller vi om betydningen af ord og begreber, som bruges i forbindelse med konkurrenceudsættelse, markedsafprøvning og udbud. 4

5 Konkurrenceudsættelse/ markedsprøvning Begge ord rummer ønsket om at skabe konkurrence om udførelsen af en opgave. Det vil i de fleste tilfælde ske gennem udbud. Konkurrenceudsættelse er ikke det samme som udlicitering. Hvis regionen fx efter et udbud kan dokumentere, at opgaven udføres bedre og billigere i regionen, behøver opgaven ikke blive udliciteret til en privat operatør. Udbud Udbud er den mest anvendte form, når en opgave skal konkurrenceudsættes. Regionen inviterer eksterne leverandører til at deltage i konkurrencen om produktion og levering af udvalgte ydelser. Interesserede tilbudsgivere skal konkurrere på lige vilkår. Udbudsmaterialet offentliggøres, så det er tilgængeligt for alle. I udbudsmaterialet beskriver regionen de ydelser der skal leveres, og kravene til leverandøren. Danske regler i Tilbudsloven indebærer, at der skal indhentes tilbud, hvis den samlede kontraktsum overstiger kr. I en række tilfælde skal opgaver og indkøb udbydes i alle EU-lande efter reglerne i EU s udbudsdirektiver. EU-udbud Betegnelsen EU-udbud bruges om udbud, der gennemføres efter reglerne i EU s udbudsdirektiver. Om en opgave er omfattet af udbudsdirektiverne afhænger dels af den konkrete opgave, dels af opgavens forventede kontraktværdi. Regionen er forpligtet til at udbyde indkøb af varer og tjenesteydelser, når de samlede betalinger i forbindelse med kontrakten er større end godt 1,4 mio. kr. Bygge- og anlægsopgaver skal i udbud efter EU-reglerne, når den samlede værdi er over ca. 37 mio. kr. I udbudsmaterialet skal regionen beskrive, hvilke kriterier der lægges til grund, når der skal vælges imellem tilbuddene. Udbudsformer EU s udbudsdirektiver giver mulighed for 5 udbudsformer. De mest almindelige er: Offentligt udbud alle interesserede kan byde på opgaven eller leverancen. Begrænset udbud muligheden for at afgive tilbud er begrænset til nogle få, særligt udvalgte udbydere. Regionen kan frit vælge imellem offentligt og begrænset udbud. De 3 øvrige udbudsformer kan kun anvendes i særlige tilfælde: Udbud efter forhandling. Konkurrencepræget dialog. Projektkonkurrence. 5

6 Tildelingskriterier I udbudsmaterialet skal regionen beskrive, hvilke kriterier der lægges til grund, når der skal vælges imellem tilbuddene. Laveste pris betyder at prisen er eneste kriterium, når tilbuddene bliver vurderet og beslutningen om leverandør skal tages. 6 Forudsætningen for at få opgaven er, at tilbuddet opfylder alle krav til kvalitet m.v. i udbuddet. Økonomisk mest fordelagtige tilbud giver mulighed for at vægte såvel prisen som kvalitet, teknisk værdi, service, leveringsbetingelser m.v. Regionen skal på forhånd angive, hvordan de forskellige tildelingskriterier vægtes, når tilbuddene bliver sammenlignet. Offentligt udbud Alle interesserede kan afgive tilbud. Ordren tildeles ud fra de offentliggjorte tildelingskriterier, og der må ikke forhandles med tilbudsgiverne. Begrænset udbud Regionen udvælger en kreds af leverandører, der som de eneste kan byde på opgaven. Udvælgelsen af deltagere i udbuddet sker efter prækvalificering, hvor alle interesserede leverandører kan deltage. I prækvalifikationen skal virksomhederne dokumentere, at de kan leve op til en række krav, opstillet af regionen. Ordren går til en af de prækvalificerede tilbudsgivere ud fra de offentliggjorte tildelingskriterier. Der må ikke forhandles med tilbudsgiverne undervejs i processen. Konkurrencepræget dialog En udbudsform, der kun må anvendes på afgrænsede områder ved særligt komplekse kontrakter. Her arbejdes med en dialogfase der skal indkredse regionens konkrete behov og fastslå, hvordan behovene bedst kan opfyldes. Det vil sige, at der i starten af udbudsfasen forhandles med de prækvalificerede tilbudsgivere om vilkårene for udbuddet. Kontrolbud Regionen byder på sit eget udbud med mulighed for at vinde opgaven. Ved kontroludbud deltager regionen på lige vilkår med private leverandører i konkurrencen om den udbudte opgave. Såfremt regionens eget bud er det bedste i forhold til de opstillede kriterier, kan regionen annullere udbudsforretningen og beholde opgaven hos sig selv. Kontrolbud er underlagt særlige regler. De skal sikre at regionens eget bud er sammenligneligt med eksterne tilbud, så regionen ikke har en unfair fordel.

7 Licitation Begrebet licitation anvendes primært i forbindelse med bygge- og anlægsområdet. Ved en licitation har tilbudsgiverne ret til at overvære, at tilbuddene bliver åbnet og oplæst. Partnerskaber Partnerskaber har ikke en fast defineret form. De opfattes typisk som en form for offentligt-privat samspil, hvor regionen arbejder sammen med private virksomheder og/eller andre offentlige partnere om løsning af en bestemt opgave. Formålet med partnerskaber kan blandt andet være at varetage serviceopgaver og udvikle ydelser og processer. Det sker med afsæt i fælles målsætninger, herunder ønsker om at udveksle viden og kompetencer. Partnerskab bygger på et udbud og indgåelse af en kontrakt på grundlag af en åben kravspecifikation, som fastlægger de overordnede krav til ydelser og resultater. Der findes forskellige modeller for partnerskaber. OPP Offentlig-Privat-Partnerskab er en af de modeller, der er særlig fokus på i disse år. OPP Offentlig-Privat-Partnerskab En model for partnerskab imellem offentlige og private partnere om løsning af en bestemt opgave. Der kendes kun få eksempler på OPP i Danmark. Et af dem er etableringen af den nye motorvej mellem Kliplev og Sønderborg. OPP ses som en metode til at håndtere store projekter, hvor design, finansiering, byggeri, drift, vedligeholdelse og serviceydelser ses som én samlet opgave. Partnernes rollefordeling af aftalt i kontrakten. Partnerskabet vil ofte løbe over mange år og reguleres i en detaljeret kontrakt. Udlicitering Der sker udlicitering, når regionen efter en udbudsrunde overdrager produktion, levering og personaleansvar til en eller flere eksterne leverandører. Det overordnede ansvar for opgaven ligger fortsat i regionen. 7

8

9 Regionen stiller krav til kvalitet og omfang, og betaler og kontrollerer ydelsen. Det er også regionen, som behandler klager. Når en opgave udliciteres til en ekstern leverandør, skal regionen vurdere, om det er en virksomhedsoverdragelse. Er det tilfældet, er de berørte medarbejdere omfattet af reglerne i lov om virksomhedsoverdragelse. Regionsrådet i Region Syddanmark har besluttet, at overdragelse af opgaver til ekstern leverandør altid sker som en virksomhedsoverdragelse. Udbudspolitik Beskriver regionsrådets beslutninger om, hvordan udbud skal gennemføres. Udbudspolitikken skal være med til at sikre, at regionen til enhver tid udfører sine opgaver med størst mulig effektivitet og bedst mulige kvalitet. Udbudsstrategi Regionsloven pålægger regionsrådet at have en udbudsstrategi. Den skal fornys hvert 4. år. Virksomhedsoverdragelse Virksomhedsoverdragelse finder sted, når en virksomhed overdrages til en anden. Virksomhedsoverdragelser er reguleret i loven om virksomhedsoverdragelse. Ved udlicitering af opgaver forudsætter Region Syddanmark, at overdragelsen til ekstern leverandør sker som en virksomhedsoverdragelse. Hvis din opgave i fremtiden skal varetages af en ekstern leverandør, flytter din ansættelse automatisk med opgaven. Løn- og ansættelsesvilkår fortsætter uændret som hovedregel indtil den gældende overenskomst udløber. Aftaler sikrer, at regionen skal informere og inddrage medarbejderrepræsentanterne ved påtænkte udbud og udliciteringer. Det er din sikkerhed for, at tingene foregår i overensstemmelse med regler og aftaler. Læs mere om virksomhedsoverdragelse i folderen Virksomhedsoverdragelse hvad betyder det for mig? I udbudsstrategien skal regionsrådet beskrive, hvordan anvendelsen af udbud kan øges. Regionsrådet skal desuden udpege de områder, hvor der planlægges at anvende udbud. 9

10 Prækvalifikation Prækvalifikation er et begreb for den fase i et begrænset udbud og udbud efter forhandling, hvor regionen udvælger et antal leverandører til at afgive bud. Virksomhederne kvalificerer sig til at byde på ordren/opgaven. Det gør de ved at dokumentere, at de lever op til krav, som regionen stiller. Referenceberegning Referenceberegning er en intern beregning af, hvad en opgave koster at udføre internt, og hvad der forventes sparet ved at konkurrenceudsætte opgaven. En referenceberegning er således et værktøj, der bruges forud for en beslutning om at en opgave skal i udbud. 10

11 Egne notater 11

12 Virksomhedsoverdragelse rettigheder og pligter Koncern-HR regionsyddanmark.dk Jura