Delpolitik Introduktion af nye medarbejdere

Transkript

1 Delpolitik Introduktion af nye medarbejdere

2 1. Formål Gentofte Kommunes ønsker, at nye ledere og medarbejdere hurtigst muligt får et godt indtryk af og kendskab til deres nye arbejdsplads, herunder stedets kultur. Nye ledere og medarbejdere bør gennemgå to introduktionsforløb: en generel introduktion til kommunen og en konkret introduktion til den lokale arbejdsplads. Den generelle introduktion til kommunen bør bl.a. indeholde en præsentation af den politiske struktur, den øverste ledelse, direktionens strategiplan, opgaveområdets målsætninger, samarbejdssystemet og personalepolitikkerne Den konkrete introduktion til den lokale arbejdsplads bør indeholde både et fagligt, et socialt og et organisatorisk aspekt. Formålet med introduktionen af nye ledere og medarbejdere til kommunen og til deres lokale arbejdsplads er at skabe en fællesskabsfølelse og en forståelse for, hvordan den enkelte indgår i helheden. Og bidrage til, at den nyansatte leder og medarbejder trives på arbejdspladsen fra første arbejdsdag. 2

3 2. Medarbejderen starter En god introduktion til kommunen generelt og specielt til den aktuelle arbejdsplads, har afgørende betydning for, hvor hurtigt en ny medarbejder kommer til at føle sig godt tilpas både fagligt og socialt. Introduktion til Gentofte Kommune starter allerede med det generelle indtryk af kommunen både i daglig omtale og i forbindelse med ansættelsesprocessen, se også Delpolitik om rekruttering og ansættelse af nye medarbejdere i Gentofte Kommune. Når den rigtige medarbejder er ansat, fremsender afdelingen et velkomstmateriale, der som minimum omfatter: Ansættelsesbrev Et personligt brev med velkomsthilsen, herunder angivelse af: 1. hvornår den nye medarbejder skal møde den første dag 2. hvem, medarbejderen skal henvende sig til, når han eller hun møder første dag 3. hvem medarbejderen kan henvende sig til, hvis der opstår spørgsmål inden første arbejdsdag Gentofte Kommunes personalepolitik Politik for den attraktive arbejdsplads En guide til, hvordan medarbejderen via kommunens hjemmeside logger sig på Intranettet Pjecen Velkommen til Gentofte Kommune En skriftlig introduktion til afdelingen og/eller arbejdsområdet herunder regler om arbejdstid, sygdom med mere. 3

4 3. Introduktion til arbejdspladsen Ansættelsesudvalget har det overordnede ansvar for, at der tilrettelægges en introduktion for den nye medarbejder, mens selve introduktionen er et fælles ansvar for leder, kolleger og den nye medarbejder. Introduktionen på arbejdspladsen omfatter introduktion til opgavemæssige, kulturelle og sociale aspekter tilpasset den medarbejder eller leder, der skal introduceres. På sidste side kan du finde et eksempel på hvilke overvejelser, der kan indgå i forberedelserne til en introduktion. Eksemplet kan anvendes som tjekliste, der selvfølgelig skal tilrettes de forskellige arbejdsområder. Der udpeges en til to kolleger, der er kontaktpersoner for den nye medarbejder, og de har sammen med lederen, ansvaret for gennemførelse af introduktionen af både de faglige og sociale aspekter på arbejdspladsen. Den faglige introduktion skal omfatte: Faglige målsætninger for området og for stillingen (evt. i form af en jobprofil) Institutionens/afdelingens faglige tilgang til brugerne En konkretisering af forventningerne til den nye medarbejder Den faglige oplæring kan ske ved sidemandsoplæring, suppleret med nødvendige kurser, herunder også inden for aktuelle IT-systemer. Kurser i IT finder du under "Se også" på intranettet. Medarbejderen bør efter behov introduceres til samarbejdspartnere i andre dele af organisationen, herunder hilse på relevante ledere og besøge relevante institutioner. Kontaktpersonerne skal desuden sikre, at den nye medarbejder bliver introduceret til det sociale miljø på arbejdspladsen, herunder bliver bekendt med arbejdspladsens kultur. Introduktionen skal forløbe i en passende periode, med fokus på de første dage og herefter kan man samle op jævnligt, til den nye medarbejder er faldet godt til og godt i gang med at løse sine opgaver. 4

5 4. Opfølgningen på introduktionen Lederen tager en opfølgningssamtale med den nye medarbejder senest efter tre måneders ansættelse. Samtalen bruges til at få feedback på introduktionsforløbet og til at drøfte, hvordan de gensidige forventninger er opfyldt. 5. Introduktion for nye ledere Nye ledere i kommunen kan tilmelde sig et kursusforløb for nye ledere i kommunen. Kurset består af en introduktion til kommunens politiske system og målsætninger, forventningerne til ledere, en introduktion til kommunens økonomistyringssystem og til kommunens kommunikationspolitik, en gennemgang af relevant personalejura og kommunens personalepolitik, en introduktion til den borgerrettede jura og en introduktion til kommunens IT-systemer. Endelig tilbyder kurset en introduktion til generel ledelse til dem, der ikke har været ledere før. Sommeren 2011 åbnes et site på kommunens intranet, hvor lederen kan finde en bred introduktion til kommunen. Lederen kan også orientere sig i den støtte og sparring, de tværgående funktioner giver og i hvordan man kommer i kontakt med de tværgående funktioner. 5

6 6. Evaluering af delpolitikken Politikken er sidst evalueret af Hovedudvalget den 6. marts Politikken er opdateret marts

7 7. Eksempel på introduktion af nye medarbejdere på rådhuset Checkliste til brug for planlægning af nyansat medarbejders første arbejdsdag. Før starten Aftal rollefordeling: hvem klarer de praktiske ting? hvem tager imod? hvem sørger for den faglige introduktion? hvem sørger for den sociale introduktion? Send velkomstbrev til den nye medarbejder angiv mødetid og -sted medsend personalepolitikken en guide til intranettet Medsend evt. andet relevant materiale, der kan tjene som introduktion til kommunen og til arbejdet, f.eks. den skriftlige introduktion Indret arbejdspladsen bord stol edb udstyr belysning papir, blyanter, kalender og andre kontorartikler relevante vejledninger blomster Sørg i øvrigt for nøgle navneskilt til døren Orientering til APF (til telefonlisten) IT-afdelingen (login, oprettelse på systemer) Tilmelding til grundlæggende IT-kurser Planlæg den første arbejdsdag hvad skal der ske? hvilke arbejdsopgaver kan ligge klar? 7

8 1. arbejdsdag Modtag den nye medarbejder Præsentationer for afdelingens andre medarbejdere hvem skal den nye medarbejder hilse på? hvem skal hilse på den nye medarbejder? Rundvisning hvilke dele af rådhuset m.m. er rele vante at se for den nye medarbejder? Social introduktion introduktion til afdelingen introduktion til frokosthold til kunst- og idrætsforening Faglig introduktion indføring i arbejdsopgaver orientering om afdelingen/ forvaltningen introduktion til IT-systemerne (oprettelse af password, opsætning på printer) orientering om Intranettet orientering om elektronisk post orientering om flex Arbejdsmiljø instruktion i tilpasning af bord, stol håndtering af tekniske hjælpemidler 8

9 Gentofte Kommune Bernstorffsvej Charlottenlund Tlf: Delpolitik om introduktion af nye medarbejdere er skrevet af Hovedudvalget Pjecen er udgivet i Marts 2011.