STED: Brøndby, Idrættens Hus, mødelokale på 3 sal ved KUF TID: 27. september 2015 kl. 10.00-19.20 Fremmødte: Jesper, Jan R., David, Søren Herlev, Jan-Erik, Erik, Tarik og Søren H.K. Afbud: Mikael Gæster: DIF Konsulent Anne Birgitte Madsen kl.17.30 til 18.30 og oplyste om DIF s nye administrative struktur. Anne Birgitte er indtil videre DTaF s DIF-konsulent. Godkendelse af tilpasset forretningsorden(shk) Godkendt Vedhæftet som bilag. Den nuværende HB har ingen fast sekretær og denne er derfor slettet fra forretningsorden Behandling af mailstrømen: Der kommer rigtig mange mails såvel eksternt som internt Det går fint med at få besvaret de eksterne mails. HB skal huske ved de interne mails at give feedback/melde tilbage når der bedes om det og indenfor deadline. Eksempel: Aktion Alle = at alle skal melde tilbage. Økonomi (Jan-Erik) Økonomisk status: Budgetter ikke overholdt, Vilde udgifter til bl.a. VM. Vi skylder 573.000 kr. til DIF og har pt for 100.000 udbetalte regninger(skanderborg tilbagebetaling + ekstraordinært rep.møde Vejle tilbage i april mm.) Der dukker forhåbentlig snart ikke flere regninger op fra før 11.7.2015. Vi mangler 234000 for at kunne få det til at hænge sammen i år. Vi kommer ud med et estimeret underskud på 170.000 kr. Konsulent, Dan Bjerregaard opsiges nu og fratræder pr. 31.12.2015. Dan opsiges ene og alene pga. af den meget alvorlige økonomiske situation. SHK har ansvaret. Hele turnerings- og stævne regnskab er ugennemskueligt Stævner konteret som kurser Der er konteret 147.000 på Kamp VM og forberedelse(2 udøvere+ 1coach + 1 holdleder) samt European Games Jan-Erik kom med sit bud på resten af året. Alle sagde ok til fremlægningen. God dialog omkring besparelserne. Gaver spares væk i år! Afregninger/manglende afregninger: Der skal mere obs. på hurtig afregning! Nye og flere kontonumre, som giver bedre overblik og dermed bedre og mere gennemskuelighed = lettere budgetopfølgning Udestående UC Rødovre og elite vest 80.000 kr. Bliver udbetalt 1.10.2015 Udarbejdelse af revideret budget 2015 og rammebudget 2016 Jan-Erik udsendes HB indenfor en uge.
Ensartet udgifter for alle. Alle skal informere og melde tilbage. Vi har alle i DTaF en opgave med at få gjort op med forskellige afregninger/honoreringer. Ekstraordinært Rep.møde 3/2015 vedr. budget 2016 godkendelse: 8.november i København kl. 13. SHK bestiller lokaler. Indkaldelse minimum 10 dage før Brev fra Per Holdt Madsen(SHK) SHK sender besked fra HB vedr. at DTaF afholder ekstraordinært Repræsentantskabsmøde. IT og hjemmeside(jesper): Status: Flyttet alle mails og mailadresser, men de udfordringer det har givet ITIDE er meget interesseret i fortsat samarbejde. Jesper gennemgik de nye muligheder, som sættes i værk pr. Vi vil have noget simpelt, der fungerer og som ikke koster, men bliver mere brugervenligt. Dato: 1.november 2015 Pris: 20.000 kr. Mailpolitik vedr. arkivering, filer mm blev gennemgået. Oprydning på Hjemmesiden. Jesper sender opgave til HB IT supporters opgaver blev gennemgået. Der vil blive afsat midler til IT supporter i 2016. Indgangen til DTaF er sekretariatet@taekwondo.dk Drop box(mikael og SHJ): Søren Herlev har nu lavet en ny dropbox til HB og uploadet relevante dokumenter. Spørgsmål rettes til Søren Herlev Stævner/Hans M mm(jan, Erik og David):. Telefonsamtale med Jan og Hans vedr. aflysnings af stævne, hvilket efterfølgende har resulteret i at Hans Majlinder og DTaF i enighed har stoppet samarbejdet med øjeblikkelig varsel.. Fremadrettet skal arrangør og HB forespørges inden aflysning af stævne. Ny erstatning for Hans Majlinder: Systemet Kontakt til Rakesh = SHK Invitationer/stævneafvikling Kontakt til TSH = SHK Dommeransvarlig: David Coupar Mails stoppes med det samme = Jesper Udstyr hentes ved Hans = Jan-Erik/Søren Herlev Stævneledere = Jan R. Stævneansvarlig: HB tager kontakt til nye stævneafviklingssystemer. Lige nu er der taget kontakt til MAregonline.com ved Rakesh Gajadhar. GAL/GOL = ikke nødvendigt til DM pga. problemer med tilmelding ved WTF Ny afregning og regnskabsprocedure vedr. stævner skal revideres og gøres mere gennemskuelige DM afvikling(shk): Nyt Stævneafviklingssystem skal bruges pga. Den koreanske ambassade vil give et tilskud til eksempelvis børnekæmperne.
HB siger ja tak til at involvere Ambassaden. Torben Sachmann Hansen har kontakten til ambassaden vedr. DM Vejning ved internationale stævner kræver indvejning dagen før eller på dagen et sted. David og HB arbejder på løsninger for danske stævner. NM 2016(Mikael og Erik): Fredericia den 30.1 2016. Mulighed for 2 dages stævne. SHK udsender info om dato til Nordiske lande Torben Sachmann Hansen har lovet at hjælpe Uge 41 er der planlagt næste møde Sekretariat/KUF (SHJ): Status Ansættelser: Ansættelse af Christian sættes op til 30 timer pr. 1.10.2015 Korrekt licens til tiden: Enkle regler, men der bruges meget tid på at forklare det til klubberne. Det skal synliggøres til klubberne. Lettere registrering på hjemmesiden. Husk at sørge for at der rent faktisk er penge på kortet. Vi har en del sager hvor der ikke er penge på kontoen. Klubskifte: Der flyttes medlemmer i klubberne, som så viser sig at ingen har haft licens i 2015 samt også år tilbage selvom de er blevet gradueret Hvad er årsagen til klubskiftene = Opgave for udviklingskonsulenterne. Gradueringsberettigede vil miste deres gradueringsret, såfremt de graduere personer uden gyldig DTaF licens. Udviklingskonsulenterne: Der tages kontakt til klubber af udviklingskonsulenterne som hjælp til klubberne vedr. registrering. Passive medlemmer: I nogle klubber er sat personer til aktive for at kunne registrere medlemmer. Disse er ikke alle efterfølgende blevet opkrævet licens. Vi vil tage kontakt til klubberne vedr. den evt. manglende betaling. Det reelt drejer sig om 120 personer! Brugerbetaling: Som det er nu er udsendelse af småting for dyrt i forhold til den pris vi giver for det. Eksempel instruktørmærker og promotion materiale. Der bør arbejdes på at der udleveres flere instruktørmærker på selve kurset. Promotion materiale kan i princippet være gratis en service fra forbundet. Afskaffelse af det det obligatoriske fysiske pas med et frivilligt pas: HB arbejder hen mod, at afskaffe det obligatoriske fysiske pas og overgår til et pas som et tilvalg mod betaling. Vi satser på at have noget er klart til høring ved ekstraordinært rep.møde den 8.november 2015. Årsagen er, at det kræver mange ressourcer at administrere Samarbejde mellem KUF og konsulenterne: Uregelmæssigheder (eksempelvis klubber, som har problemer) som opdages ved sekretariatet videregives/overdrages til konsulenterne med det samme.
Elite/Talent (Mikael og Tarik): Status centrene 3 kamp og 1 teknik. Italesat hvad skal centrene levere i forhold til kontrakt. Der vil blive kigget på rammerne inden udgangen af 2015. Så der opstartes 2016 på en revideret plan. For udøvere vil det blandt andet betyde, at tilskuddet for UC træning bortfalder, da vi ikke har et stående landshold. Til gengæld betaler DTaF opstillingsgebyr for mesterskabsdeltagelse, selvom der er varslet egenbetaling. Beløbene tilsvarer nogenlunde hinanden. Det Sportslige Udvalg har haft 1.møde(Bjarne, Stig, Zaki, Lennart og Steen). Referat udsendes snarest. Næste møde er aftalt, hvor også Kim(teknik) og landsholdstræner teknik Finn Buchardt også bliver inviteret. Det Sportslige udvalg, har en række punkter som skal behandles af det kommende politiske udvalg. Det sportslig udvalgs indstilling om behandling af punkter, kan ikke gøres gældende, før det politiske udvalg eller HB har behandlet disse, og sikret at ændringerne er fremmende for opnåelse af DTaF's mål. Konsulent Dan: Opsiges som et led i DTaF s sparerunde Status landsholdene: Udtagelse til Bruttotrup ligger ikke fast Udtagelse Junior EM og U21 EM: Junior EM (7 stk.) og U21 EM(7 stk.) (2 har sagt nej tak til at repræsenterer DK ved U21). Dette undrer HB, at udøvere ikke ønsker at repræsentere Danmark, da de har meldt ind at de gerne ville udtages.(alle udøver bør da være interesseret i at repræsentere Danmark ved mesterskaber) Det bør tages op i det politiske udvalg så snart det er nedsat. Det Politiske udvalg er under etablering. En af de første opgaver bliver bl.a. at kigge på udtagelseskriterierne. For DTaF er det mesterskabs resultater som tæller i dialogen med DIF og Team Danmark og derfor skal vi selvfølgelig altid stille med stærkest hold ved alle mesterskaber. DTaF s kontaktperson til Team Danmark ungdomsuddannelse: Tarik Setta. Nyt uddannelsessystem ved Dorthe Hansen(Erik): Møde den 14.10 2015 Uddannelsesudvalget(fra HB deltager Erik og Jan R.) DTDT(SHK): Brev fra Bjarke og DTDT Pga. de meget svære sager vedr. Økonomi og stævner. Blev behandlingen vedr. brevet udskudt til næste møde. DTDT får ikke flere midler i 2015 pga. sparerunde. Torben Sachmann Hansen får at vide at DTDT ikke kan benyttes ved DM for DTaF midler. Næste møder(shk): 31.10/1.11 i Odense 8.11.2015 kl. 13 I København - Ekstraordinært Repræsentantskabsmøde(Budget godkendelse) Med sportslig hilsen
Søren Holmgård Knudsen Referat til HB-møde 27.september 2015