AU HR Front Ansattes organisatoriske tilknytning 1. Alle ansatte skal være registrerede med organisatorisk tilknytning samt kontaktadresser. Den organisatoriske tilknytning udtrykker, hvilken organisatorisk enhed på universitetet den ansatte er ansat ved, hvem der er den ansattes leder og hvilken adresse den ansatte arbejder på. Den organisatoriske tilknytning er udtrykt ved et enhedsnummer. En organisatorisk tilknytning udtrykt ved et enhedsnummer anvendes i relation til: AURAH Lønsystemet, SLS IDM og dermed telefonoplysninger PURE, ajourføres fra IDM PØS, ind til det udfases AU HR Lars Mose Chefkonsulent Dato: 23. februar 2012 Direkte tlf.: 871 53321 Fax: 89421112 E-mail: lmo@adm.au.dk Web: au.dk/lmo@adm.au.dk Journal nr.: AU-2012-208-014 Afs. CVR-nr.: 31119103 Reference: LMO Side 1/5 Eftersom administrationen af ansatte og en stor del af rapportering om ansatte sker på baggrund af oplysninger i ovennævnte systemer, er det vigtigt, at den organisatoriske tilknytning er korrekt og ajourført. Denne ajourføring skal sikres ved, at al formidling af informationer om ansatte, der skal registreres i et eller flere af ovennævnte systemer indeholder oplysninger om den organisatoriske tilknytning. Altså enhedsnumret. For timelønnede gælder særlige regler. Disse vil blive beskrevet efterfølgende, jf. dog punkt 3.2. nedenfor. 2. AU HR s opgave Det er en HR opgave at sikre, at der for ansatte, der ansattes samt søger eller forflyttes til en stilling ved en anden organisatorisk enhed, registreres eller ajourfø- AU HR Organisationsudvikling og Tlf.: 871 50000 arbejdsmiljøenheden Fax: 89421112 Aarhus Universitet E-mail: auhr@au.dk Jens Baggesens Vej 51-53 www.au.dk/auhr 8200 Aarhus N
res i ovennævnte systemer med oplysningen om den nye organisatoriske tilknytning, jf. punkt 3 nedenfor. Side 2/5 Endvidere skal sikres, at interne flytninger på institutterne også blive registreret i systemerne. Ligeledes skal sikres, at fejlregistreringer i de respektive systemer rettes. Disse 2 opgaver vil i en overgangsperiode ske og koordineres centralt i AU HR ved kontrol af sammenhæng mellem oplysninger i de forskellige systemer samt eventuelt ved indhentning af supplerende informationer. Det er altså ikke en opgave for HR Front. Dog må konkrete henvendelser gerne behandles efter nedenstående retningslinjer. Dekaner og vicedirektører er i brev af dd blevet orienteret om, hvilke opgaver der i relation til de 2 sidste opgaver i overgangsperioden ligger ved dekanen og vicedirektøren. Kopi af brevet vedlagt. Endelig skal sikres, at ved nyansættelser samt ved ansøgt såvel som uansøgt forflyttelse formidles og registreres de relevante konteringsoplysninger, jf. punkt 5 nedenfor. 3. Identifikation og registrering af organisatorisk tilknytning HR front skal ved nyansættelser samt ved ansøgt såvel som uansøgt forflyttelse sikre sig, at den nye organisatoriske tilknytning registreres ved et enhedsnummer. Indtil videre gælder følgende. 1. HR front afgør det korrekte enhedsnummer. Hvis det ikke fremgår af det foreliggende materiale findes enhedsnumret ved brug af en af følgende 2 løsninger: a. Enhedsguiden: http://mit.au.dk/guide/ b. Opslag i enhedsstruktur på sharepoint siden: http://www.auhr.sharepoint.au.dk/med/default.aspx, hvor databasen SharepointEnheder åbnes Ved tvivl rettes henvendelse til OA. Konteringen kan som udgangspunkt ikke være bestemmende for valg af enhed, jf. nærmere under punkt 5 nedenfor 2. Alle lønudløsende breve inklusive timeanvisninger skal indeholde enhedsnummer. Lønkontoret vil sikre sig ved lønbehandlingen, at lønsystemet registreres med det korrekte enhedsnummer 3. I tilfælde af, at den ansatte er eller skal være i PØS ajourføres PØS med en ny stilling for den ansatte 4. Indtil videre skal en midlertidig database over ansattes organisatoriske tilknytning i alle situationer ajourføres
a. Databasen, som hedder Indplaceringver6, findes på sharepoint siden: http://www.au-hr.sharepoint.au.dk/med/default.aspx b. Vejledning til databasen findes ligeledes på siden c. På baggrund af basens oplysninger vil IDM for så vidt angår organisatorisk tilknytning blive opdateret for den ansatte. HR Front skal således ikke foretage sig yderligere i forhold til opdatering af IDM Side 3/5 4. Information om ansatte organisatoriske tilhør På siden http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/organisationsændring2012 vil al relevant information blive formidlet. Siden er under etablering og forventes tilgængelig i løbet af uge 8 eller uge 9. 5. Konteringsoplysninger For alle ansatte skal det være kendt, hvordan lønudgiften skal konteres. Alle lønudløsende breve inklusive timeanvisninger skal derfor til brug for Lønkontorets registrering i lønsystemet indeholde oplysninger om kontering. 1. Enhed og bogføringskreds Frem til implementerings af ny økonomistyringsmodel bestemmer, den bogføringskreds, som den ansatte er knyttet til, hvilke konteringsoplysninger, der skal tilgå Lønkontoret. For alle enheder kan man i ovennævnte 2 informationskilder til oplysninger om enheder se, hvilken bogføringskreds enheden er sat op til. En enhed kan således kun være tilknyttet én bogføringskreds. Som følge af beslutninger i forbindelse med organisationsændringerne pr. 1. august 2011 er der dog nogle krøller på denne sammenhæng. Således blev det besluttet, at lønudgiften for ansatte, der var ansat pr. 1. august 2011, fortsat skulle konteres i samme bogføringskreds uanset organisatorisk flytning. Det har derfor været nødvendigt for enheder, hvor der efter 1. august 2011 er ansatte fra forskellige bogføringskredse, at oprette underenheder, der afspejlet dette bogføringstekniske hensyn. Derfor kan en organisatorisk enhed, selv om den er lokaliseret samme sted bestå af flere enhedsnumre. Det er muligt ved opslag at se hvilket enhedsnummer, der er det egentlige og hvilke der er tekniske.
Udgangspunktet er, at nyansatte registreres med det egentlige enhedsnummer for den organisatoriske enhed og dermed er bogføringskreds og princip for kontering af lønudgift givet. Side 4/5 2. Bogføringskreds og konteringsoplysninger, der skal formidles De konteringsoplysninger, som Lønkontoret skal have til brug for registrering i lønsystemet, er bestemt af, hvilken bogføringskreds den ansattes lønudgift skal konteres i. Følgende regelsæt gælder i forhold til formidling af konteringsinformation til Lønkontoret: Konteringsoplysninger til lønkontoret Bogføringskreds 8000C ASB/DPU DJF DMU Delregnskab Nej Ja Ja Nej Sted Ja Ja Ja Ja Øvrig konteringsoplysninger Nej Ja Nej Nej Der er fastsat en default-kontering pr. enhed som kan anvendes, hvis oplysninger om kontering mangler. Defaultkontering fremgår af enhedsguiden. 3. Snitflade mellem AU HR og AU Økonomi Det er AU Økonomis opgave at følge op på konteringen af lønudgiften. AU HR har ingen opgaver i den sammenhæng. Arbejdsdeling er derfor som følger: Oplysninger Identifikation Registrering i PØS Formidling til lønkontoret Registrering i lønsystemet Ansættelses- og lønvilkår AU HR, Front AU HR, Front AU HR, Front Lønkontoret Organisatorisk tilhørsforhold AU HR, Front AU HR, Front AU HR, Front Lønkontoret Finansieringsstamkort ved ansættelse eller organisatorisk flytning AU Økonomi AU HR, Front AU HR, Front Lønkontoret Økonomiopfølgning AU Økonomi AU Økonomi AU Økonomi Lønkontoret
Med venlig hilsen Side 5/5 Lars Mose Chefkonsulent Kopi til: LG, CBR, Administrationschefer, CFS