Beskatning af fri telefon den systemmæssige understøttelse

Transkript

1 Beskatning af fri telefon den systemmæssige understøttelse Version Beskatning af fri telefon Med virkning fra 1. januar 2012 er beskatning af arbejdsgiverbetalt telefon, computer m.v. blevet ændret. Det har betydet en revision af systemunderstøttelsen af administrationen af beskatningen. Særligt skal fremhæves, - At beskatningen primært vedrører udleveret mobiltelefon - At en mobiltelefon, nu kan aftales til alene at må anvendes arbejdsmæssigt og dermed ikke skal beskattes Tro- og loveerklæring Beskatningen af privat rådighed er ændret til kr. om året eller 208,33 kr. pr. måned. Beskatningen anses som a-indkomst. Det vil sige, at universitetet skal indeholde a-skat af værdien af rådigheden, altså af 208,33 kr. pr. måned. Den skattemæssige indeholdelse betyder, at universitetet skal sikre, at der sker rettidigt indeholdelse af a-skatten af værdien af den private rådighed. Indeholdelsen foretages via registreringer i lønsystemet. I den følgende beskrives den etablerede systemmæssig understøttelse, så registreringer vedrørende beskatningen i lønsystemet er ajourførte. 2. Hvad sikrer systemunderstøttelsen Den systemmæssige understøttelse er betegnet multimediebeskatning. I systemet registreres ansatte, der har fået udleveret telefon med eller uden privat rådighed, med anvendelsens karakter og periode. På baggrund af registreringerne i systemet udtrækker lønkontoret periodisk lister over ændringer og ajourfører lønsystemet. Det er derfor helt essentielt, at systemet altid er ajourført. Ajourføringen skal derfor foretages ved udlevering, ved tilbagelevering af telefon samt ved ændring af aftale om anvendelsen af telefonen. 3. Hvem er ansvarlig for systemets ajourføring Systemet er tilrettelagt således, at ajourføringen af systemet kan ske på institutniveau og overordnede niveauer. Det er det enkelte hovedområde, der tilrettelægger graden af decentralisering ved at tildele rettigheden til navngivne personer på institutniveauet, såkaldte multimedieadministratorer.

2 For AU Administrationen fastsætter vicedirektøren administrationen af registreringen. 4. Registreringer i systemet Systemet placerer ansatte i forhold til hvilke enheder, som de er tilknyttede i henhold til oplysninger i universitetets IDM. Ansatte, som er tilknyttede flere enheder, vil fremgå i relation til samtlige tilknytninger. Ved registrering af telefon vil det fremgå ved hvilken enhed registreringen er foretaget. Herved sikres at alle kan se, hvilken enhed der er ansvarlig for registreringen. I systemets billeder er det undladt at vise cprnr. Alle registreringer i systemet er dog baseret på cprnr. 5. Ajourføring af systemet Systemet ajourføres af de ansatte (multimedieadministratorer), der via opsatte rettigheder har adgang til systemet. Registreringen af udleveret mobiltelefon for den enkelte ansatte sker via opslag på den enhed, som den pågældende er ansat ved. Hvis vedkommende ikke er registreret på enheden, oprettes vedkommende ved enheden og mobiltelefonen registreres efterfølgende Adgang til systemet Adgangen til systemet sker fra selvbetjeningen Siden, der åbnes ved aktivering af linket multimediebeskatning, er bestemt af hvilke rettigheder man har som multimedieadministrator. Hvis man alene har rettighederne i forhold til et enkelt institut åbnes et billede, hvor enhedens ansatte listes op. Hvis man som multimedieadministrator er sat op til at skulle foretage registreringer for flere enheder på samme organisatoriske niveau får man mulighed for at vælge mellem enhederne. vises et billede,

3 hvor der er mulighed for at vælge hvilken enhed man vil foretage registreringer for altså et slags mellembillede Er man oprettet som administrator på hovedområdeniveau er mellembilledet udvidet med funktionalitet til at oprette multimedieadministratorer. Billedets ekstra funktionalitet gennemgås kort under afsnit 6. I det følgende vises alene adgange for en administrator, der har adgang til et enkelt institut. I billedet er der følgende muligheder: Foretage registrering af udleveret mobiltelefon for en ansat på listen samt ajourføre oplysninger Tilføje en ansat til listen Det er muligt at ændre listens sortering ved at trykke på listens kolonnenavne. Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis de ansattes ønskes sorteret efter enhed eller navn Registrering af udleveret mobiltelefon for en enkelt ansat Registreringen foretages ved først at aktivere linket i den ansattes navn, hvorefter følgende billede fremkommer:

4 Billedet består af 3 dele: Oplysninger om registrerede skattepligtige multimedier Mulighed for at registrere skattepligtige multimedier Oplysninger om den ansatte Det udleverede udstyr er vist under Udleveret udstyr. Det er muligt at ændre perioden og identifikationen for det registrerede, men det er ikke muligt at slette en registrering. Et ophør af eksempelvis skattepligten foretages således ved at sætte en slutdato ind. En sletning foretages ved at sætte slutdatoen lig begyndelsesdatoen. Når datoen er tastet trykkes på knappen Opdater. En udleveret mobil telefon er enten stillet til fri rådighed og skal dermed beskattes, beskattet telefon. Eller er udleveret med aftale om, at den alene anvendes arbejdsmæssigt. Den skal ikke beskattes og registreres derfor med værdien arbejdstelefon. Det er ikke muligt at ændret en registrering fra beskattet telefon til arbejdstelefon eller omvendt. I stedet skal registreringen med det udleverede lukkes med datoen før ændringsdatoen og der skal oprettes en ny registrering med den nye status, jf nedenfor

5 En registrering foretages ved at vælge art af udstyr og anføre periode. Hvis slutdatoen ikke er kendt, skal den forblive blank. Herudover er det muligt at registrere en identitet. Det kan eksempelvis være numret på en mobiltelefon. Hvis mobiltelefonnumret er kendt i IDM en vil det i øvrigt fremgå øverst på siden. Det er forsat muligt at registrere beskatning af arbejdsgiver betalt netadgang. I visse situationer, hvor der ikke er den forudsatte adgang til universitetets systemer, vil en netadgang være skattepligtig. Det er således muligt at vælge mellem - Arbejdstelefon - Beskattet telefon - Net Registreringen gemmes ved at trykke på knappen Gem. Når registreringen er gemt vil den fremgå under Udleveret udstyr Oplysninger om den ansatte er til orientering. IDM-registreringer er oplysninger fra universitetets IDM og Ansat som (fra PØS) er oplysninger fra PØS Opret en ansat til listen Det er ikke muligt at oprette nye personer. Derimod er det muligt at knytte en ansat til en enhed. Det bør dog være en undtagelse, jf. følgende. Oprettelse af personer skal ske i universitetets IDM. Der henvises til udsendt information om dette. I en periode her i begyndelsen af 2012 er der herudover særlige procedurer til vedligeholdelse af IDM en. Der henvises til siden Alt efter oprettelsesmetode vil en person fremgå af multimediebeskatningen inden for et døgn efter oprettelsen. Ligeledes skal flytninger af ansatte ske via IDM en. Undtagelsesvis kan en flytning af en ansats registrering af udleveret udstyr fra en enhed til en anden ske via multimediebeskatning. Flytningen foretages ved at anvende rubrikken Søg person. Der kan angives navn, cprnr, AUid eller . Systemet vil da søge efter, om der er registreret en person, der opfylder søgekriteriet. Hvis søgeresultatet er:

6 En enkelt person åbnes billedet, hvor registreringen af multimediebeskatning foretages, jf. punkt 4.3 ovenfor. Registreringen foretages og gemmes og der vendes tilbage via krummen Flere personer vises en liste over den udsøgte personkreds med angivelse af navn, cprnr, AUid og enhed. Fra listen vælges den ønskede person, hvorefter registreringsbilledet, jf. afsnit 4.3. vises Ingen personer, der opfylder søgekriteriet oplyses, at der er fundet Oprettelse af multimedieadministrator Denne funktionalitet er alene forbeholdt administratorer på hovedområdeniveau. Der kan oprettes administratorer på institutniveauet. Oprettelsen er svarende til proceduren for flytning af ansatte, der skal knyttes til en enhed, jf. afsnit 5.3. Hvis der ønskes oprettet yderligere multimedieadministratiorer på hovedområdeniveau kontaktes Peter Blæsberg via mail eller Lars Mose via mail