Indlæsning fra BS Plus. - modulbeskrivelse

Transkript

1 Indlæsning fra BS Plus - modulbeskrivelse

2 Indledning Modulet Indlæsning fra BS Plus drejer sig om at håndtere virksomhedens tilbagevendende betalinger f.eks. forsikringer, abonnementer, rengøring eller energiforbrug på en nem og hurtig måde med en betydelig arbejdsbesparelse og på en ensartet måde ved hver betaling: - Automatisk betaling foretages af PBS, ved tilmelding til PBS Betalingsservice - Automatisk kontering og bogføring, på grundlag af teksterne i betalingsmeddelelsen - Intet manuelt arbejde er nødvendigt til at bogføre og betale de tilbagevendende betalinger Betalingerne skal kunne tilmeldes til PBS, og der skal indgås en aftale med PBS om at få tilsendt elektroniske betalingsmeddelelser. Dette system kalder PBS for BS Plus. Aftalerne kan tilmeldes fra Unik Bolig 4 programmet, og de bliver derefter sendt elektronisk til PBS. I Unik Bolig 4 er der et kartotek med alle aftaler og fra dette kartotek styrer brugeren alle ændringer til aftalerne. Der er ligeledes mulighed for at lægge budget på de enkelte BS Plus aftaler, så det kan ses, hvad der normalt faktureres på de enkelte aftaler. Hvis modulet workflow er anskaffet er der mulighed for at sende BS Plus aftaler til godkendelse via workflow. Alle medarbejdere kan kontrollere alle modtagne betalinger. På selve posteringen er der mulighed for at se den til den enkelte BS Plus opkrævning. BS Plus aftale kartoteket Betalingsaftaler tilmeldes til PBS via følgende numre: PBS-nr. (8 cifre), Debitor gruppenr. (5 cifre) og Debitor kundenr. (15 cifre), og når betalingsaftalen er registreret hos PBS, bliver aftalen af PBS tildelt et aftalenr. (9 cifre), som også er det nummer, som aftalen identificeres med i Unik Bolig 4. Brugeren opretter først aftalen i aftalekartoteket og via en kørsel dannes en fil til PBS, som herefter opretter aftalen dvs. bruger behøver kun at oprette aftalen én gang i Unik Bolig 4. Hvis der senere er ændringer til aftalen, indtastes ændringer tilsvarende i Unik Bolig 4 og ændringerne sendes til PBS. Bruger kan tilknytte op til 4 tekstlinjer til en aftale. De kan f.eks. bruges til at angive: - Finansenhed, som aftalen hører til, og evt. en konteringsoplysning - Bruger af en firmabil eller firmatelefon Tekstlinjerne vil PBS automatisk føje til alle fremtidige betalinger, så der både modtages kreditors tekstlinjer med specifikationen af opkrævningen og nederst de 4 tekstlinjer brugeren har udfyldt med supplerende oplysninger. Andre vigtige oplysninger i aftale kartoteket er: - Bankkonto, som aftales betales fra - Konteringsmetode der angiver, hvordan aftalen skal konteres (debiteres) enten på en fast konto, eller forskellige konti, afhængigt af tekstlinjerne i betalingsmeddelelsen - Finansenhed(er), som aftalen tilhører og som sammen med konteringsmetoden styrer bogføringen 6.2. Indlæsning fra BS Plus Side 2 af 8

3 Aftale kartotekets første side med stamoplysninger ser således ud: BS Plus konteringsdefinitioner En konteringsdefinition angiver, hvordan en aftale skal konteres og bogføres. Den er fælles for flere betalingsaftaler, f.eks. alle terminsbetalinger af obligationslån hos BRF kredit. Genbrug af konteringsdefinitionen letter opsætningsarbejdet, fordi der ofte er ensartede specifikationer fra samme kreditor. Enten anvendes samme konto for hele betalingen (uanset indholdet af betalingsmeddelelsen), eller også opsættes der regler, som hver indeholder en søgetekst og et kontonr. og så debiteres de enkelte dele af betalingen på særskilte konti, f.eks. renter og bidrag på en konto, og afdraget på en anden konto. Ud over den lettere og hurtigere betaling af aftalerne får brugeren dermed også sikkerhed for, at konteringen gennemføres på samme måde hver gang. Der er også mulighed for automatisk at finde en periode i betalingsmeddelelsen, og at få perioden tilknyttet posteringerne, med henblik på automatisk periodisering Indlæsning fra BS Plus Side 3 af 8

4 Konteringsdefinitionens første side med stamoplysninger ser således ud: Ovenfor viser programmet med farver i hvilke linjer programmet har genkendt søgeteksten og konteret beløbet i linjen på den tilhørende konto. Det giver i dette tilfælde følgende automatiske bogføring af aftalen: Indlæsning af månedens betalinger Hver måned sender PBS en elektronisk betalingsoversigt med alle månedens betalinger. Betalingerne indlæses via en guide, og der dannes automatisk bogføring på grundlag af oplysningerne i aftale kartoteket og konterings definitionerne. Efter indlæsning af filen med betalingsoversigterne viser programmet en oversigt på skærmen med alle indlæste betalinger. For hver betaling vises en status, som f.eks. kan være: - Aftalen kan konteres uden fejl, og er klar til bogføring - Aftalen kan delvist konteres, men de genkendte søgetekster svarer ikke til det samlede beløb - Aftalen kan slet ikke konteres, f.eks. fordi der ikke er angivet nogen konterings definition 6.2. Indlæsning fra BS Plus Side 4 af 8

5 Ved fejl krediteres på bankkontoen så denne kan afstemmes med kontoen i banken, og med debitering på en fejlkonto. Bruger skal på et senere tidspunkt behandle denne aftale, typisk via rettelser til konteringsdefinitionen. Bruger får således på skærmen et umiddelbart overblik over, hvordan månedens betalinger bliver behandlet i systemet. Derefter kan der udskrives en kontrolliste, som automatisk opdeles efter administrator (en adressefunktion på finansenhed/ejendom), og som viser: - Betalingsmeddelelsen med specifikation fra kreditor og de op til 4 registrerede tekstlinjer - De finansposteringer programmet automatisk har dannet med konto, tekst, periode og beløb Brugeren kan dermed nemt dele kontrollisten ud til de berørte medarbejdere, som på denne måde får information om den automatisk dannede bogføring i de finansenheder, som medarbejderen har ansvaret for. Betalingsoversigt Brugeren kan efter behov åbne en betalingsoversigt, der automatisk viser alle betalinger, som endnu ikke er færdigbehandlede. Fra oversigten kan brugeren både åbne aftalekartoteket og konteringsdefinitionen for at foretage rettelser, og fra oversigten gennemføres den manglende bogføring af de fejlramte aftaler. Fordelen for brugeren er, at du nemt og hurtigt får gennemført og bogført så meget som muligt i indlæsningsguiden, og derefter får du nemt et overblik over udestående bogføring, der kræver manuelle ændringer. Når programmet i første omgang har debiteret på en fejlkonto, så sker modposteringen automatisk på samme fejlkonto i den afsluttende bogføring dvs. brugeren kan efter rettelserne blot bogføre aftalen, uden at skulle tænke på, at aftalen midlertidigt har været bogført på en fejlkonto. Der er mulighed for at afvise betalinger elektronisk. Oversigten ser således ud: 6.2. Indlæsning fra BS Plus Side 5 af 8

6 Ud over at vise fejlramte betalinger, så er det også muligt at bruge oversigten til at se indholdet af tidligere bogførte betalinger dvs. brugeren kan på et senere tidspunkt se samtlige modtagne leverancer (filer) og alle betalinger i disse. Finanskontokort med specifikation På finanskontokortet vises med en markering til venstre, at der findes en tilknyttet specifikation til denne postering: Fra menuknappen nederst i kontokortet kan bruger se den betalingsmeddelelse fra kreditor, som PBS fremsendte i den månedlige betaling. Brugeren har dermed elektronisk adgang til hele informationen om betalingen, og det giver tilsvarende fordele om visning af fakturaen fra kontokortet ved de gentagne betalinger, som scanning løsningen giver for ad hoc fakturaerne: 6.2. Indlæsning fra BS Plus Side 6 af 8

7 Eksport og import af aftaler Brugeren kører en guide, som automatisk finder alle oprettede og ændrede aftaler i aftale kartoteket, og som danner en fil til PBS med ajourføringerne. Når PBS har modtaget filen, så opretter/ændrer PBS betalingsaftalerne i deres system, som dermed automatisk kommer til at afspejle oplysningerne i Unik Bolig 4. Ved oprettelsen hos PBS tildeler PBS det 9-cifrede aftalenr., som entydigt identificerer aftalen. For at få oplysningerne ajourført i Unik Bolig 4 aftales det derfor med PBS, at der regelmæssigt dannes et udtræk med aftalerne, som indlæses via en guide. Efter indlæsning er oplysningerne fra PBS automatisk på plads i Unik Bolig 4. Brugeren kan således foretage alle ajourføringer af aftalerne i Unik Bolig 4, og så via eksport og import overføre oplysninger til og fra PBS. Udskrift med betalingsaftaler Systemet indeholder også en udskrift, hvor brugeren kan se alle betalingsaftaler i de enkelte finansenheder. Hvis en ejendom sælges eller udgår af administration kan du med udskriften nemt se, hvilke aftaler der skal afmeldes. Afgrænsningerne til rapporten ser således ud: 6.2. Indlæsning fra BS Plus Side 7 af 8

8 Udskriften kan indeholde betalingsmeddelelserne, og f.eks. se således ud: 6.2. Indlæsning fra BS Plus Side 8 af 8