Styregruppemøde mandag den 3. december 2012 Mødet blev gennemført med deltagelse af Jørgen Dirksen Lars Simper Chr. Krause Steen Østergaard Laurits Tørnæs Mikkel Dahlqvist og Carl Erik Dalbøge - Der var afbud fra Thomas Silbersky Dagsorden var aftalt til: 1. Godkendelse af referat fra sidst 2. Styregruppens nye nordiske fokus 3. Fremlæggelse af regnskab for Team Rynkeby 2012 (Danmark + Sverige) 4. Orientering efter afholdelse af de to regionale møder med deltagelse af holdkaptajner, sponsorchefer m.v. 5. TV/film 2013 hvilke muligheder arbejdes der med 6. Fremtidig mere åbenhed om arbejdet og drøftelserne i den centrale styregruppe (ligge både dagsorden og referat ud på extranettet) 7. Arbejdet med forandring af det juridiske grundlag for gennemførelse af Team Rynkeby - hvor er vi i processen, og hvad er næste skridt? 8. Opfølgning på økonomi 2013 herunder antal deltagere, sponsorindsamlingen, venteliste m.v. 9. Dialog med Børnecancerfonden om en langt mere offensiv udmelding fra deres side om, hvad de mange penge fra Team Rynkeby er anvendt til hvilke resultater er opnået, hvor har vi gjort en forskel m.v. 10. Godkendelse af myndigheder i Tyskland og ankomsten i Paris 11. Eventuelt/diverse 12. Dato for næste møde Ad. 1 Referatet godkendt ingen yderligere kommentarer
Ad. 2 Situationen er den, at den fælles nordiske styregruppe naturligvis først og fremmest skal sikre en fælles nordisk gennemførelse af Team Rynkeby efter fælles regler, et fælles mål og et koncept, der i alle lande er i overensstemmelse med de vedtagne fælles værdier og principper. Der vil bestemt også kunne forekomme en række nationale forskelligheder men i givet fald skal disse være tydeligt formulerede og på forhånd vedtaget i styregruppen. Ad. 3 Desværre var der på tidspunktet for gennemførelse af mødet i styregruppen endnu ikke udarbejdet det ønskede regnskab for Team Rynkeby 2012 i Danmark og Sverige. Regnskabet vil helt sikkert være afsluttet inden jul hvorefter det udsendes til styregruppens medlemmer og ligges ud tilgængeligt på vores hjemmeside. Ad. 4 Der var i dagene den 21. november og den 22. november i Danmark blevet gennemført to regionale møder med de centrale medlemmer af de respektive 14 styregrupper det ene møde i Fredericia det andet i København. I disse møder deltog også vore vigtigste samarbejdspartnere (det vil sige Skoda/VW, Ørslev Rejser, konggaard og Bianchi/Kildemoes foruden de cykelforhandlere, der er afgørende for os alle) Begge møder var gennemført i en meget positiv ånd, hvor ganske mange informationer kom på bordet, forventninger blev afstemt og eventuelle misforståelser afklaret. På møderne blev der også givet en orientering af det kommende samarbejde med BetterNow. Ad. 5 Der blev givet en orientering om de igangværende danske forhandlinger med henblik optagelse og redigering af en så professionel intern Team Rynkeby- 2013- film som muligt (indenfor de tidligere vedtagne økonomiske rammer). Det samme for så vidt angår en 2013- produktion med vore mange sponsorer som målgruppe. Tilsvarende drøftede styregruppen mulighederne for en 2013- produktion og visning på TV (hvor vi i 2012 havde samarbejdet med TV2 Sport der nu er blevet solgt til Viasat). For Team Rynkeby Sverige/Finland håber vi også på næste møde at kunne præsentere mulighederne.
Ad. 6 Den centrale styregruppe var bestemt positive i forhold til fremadrettet at synliggøre både dagsorden og efterfølgende referat på vores website og på extranettet. Ad. 7 Arbejdet med en kommende forandring af det juridiske fundament for gennemførelse af Team Rynkeby har taget længere tid end forventet. Men nu er der skred i det juridiske og skattemæssige arbejde, der som første skridt handler om et etablere den juridisk enhed, der kan danne grundlaget for de mange initiativer for gennemførelse af koncerter, foredrag, spinningarrangementer, lotterier, golfturnering m.v. Det er vores håb at få kontakt til og i bedste fald en forhåndsgodkendelse fra de rette myndigheder primo 2013. Straks der er nyt i denne sag, vil styregruppen, holdkaptajner, sponsorchefer og andre interesserede blive orienteret yderligere. Ad. 8 Det kan med tilfredshed noteres, at sponsorarbejdet frem mod 2013 forløber ganske tilfredsstillende. Tilsvarende ser det ud til, at der stadig er meget stor interesse i at cykle med mere end 500 har allerede skrevet sig på venteliste for 2014. Indenfor de seneste 3 måneder har vi fået henvendelser fra interesserede i blandt andet Ballerup, Amager, Holbæk, Næstved, Køge, Skive, Frederikshavn, Djursland, Horsens foruden fra Island, Færøerne, Grønland, England, Tyskland og en stor dansk delegation i Australien. Det siger derfor sig selv, at det i foråret 2013 bliver en opgave at få gennemtænkt og drøftet, hvordan vi fremadrettet fortsat udvikler Team Rynkeby. Ad. 9 Vi har en meget positiv dialog med Børnecancerfonden om i starten af 2013 at få gennemført en professionel og effektiv information med primær fokus på, hvad de mange penge fra Team Rynkeby (læs: vore mange sponsorer) har betydet for behandlingen af kræft hos børn og for deres familier? Hvilke konkrete resultater er opnået, hvilke forskningsprojekter er positivt gennemført, forkælelseslegater uddelt m.v. hvad kan vi for alvor være stolte af og hvad kan vi i fællesskab takke vore sponsorer for?
Ad. 10 Det var frem mod afgangen i sommeren 2012 en meget stor og kompliceret opgave at sikre den nødvendige tilladelse hos de rette myndigheder til at cyklen igennem Nordtyskland. Der var stor usikkerhed og stor frustration over dette (som vi oplevede for første gang) og dette skal vi helt anderledes have styr på i 2013. Med hjælp fra Carsten Johansen hos Det Tyske Turistkontor i København er vi positive og forventer i løbet af 2-3 uger at kunne melde ud til alle 21 hold. Hvem skal der fremsendes ansøgning til? Hvordan skal denne ansøgning formuleres (i hvilket system skal ruterne angives)? Hvad er tidsfristerne? Ad. 11 A) De nye grafiske regler udsendes snarest muligt B) Der udsendes nummerserier til hvert hold til brug for gennemførelse af eventuelle lotterier C) Danske regler for opstilling/brug af vore indsamlingsbøsser skal afklares og disse regler skal herefter straks udsendes til holdkaptajner og sponsorchefer D) På næste møde skal der diskuteres hvad og hvordan extranettet anvendes (herunder regler for oprettelse og brug af facebookgrupper) Ad. 12 Næste møde afholdes den 28. februar på Sjælland For referatet: Carl Erik Dalbøge
For referatet Carl Erik Dalbøge