Randers Byråd Laksetorvet 8900 Randers C

Randers Byråd Laksetorvet 8900 Randers C 06-12- 2010 TILSYNET Statsforvaltningen modtog den 5. oktober 2009 en henvendelse fra byrådsmedlem Mogens Nyholm, der er formand for Randers Byråds udvalg for miljø og teknik. Forud for henvendelsen var gået en orienterende drøftelse i august 2009 pr. mail og telefon. Mogens Nyholms henvendelse var foranlediget af kommunens behandling af et lokalplanforslag. Sagen var imod hans ønske sat på dagsordenen for udvalg for miljø og teknik; han mente, at yderligere sagsforberedelse var nødvendig. Han var blevet nægtet mulighed for at tilføje dagsordensteksten oplysning om sin modstand mod sagens optagelse på dagsordenen. Han spurgte derfor statsforvaltningen: 1. Kan en udvalgsformand til enhver tid nægte at sætte et punkt på dagsordenen, hvis han mener, en sag ikke er belyst godt nok? 2. Kan en udvalgsformand kræve at få en tekst tilføjet i dagsordener under et sagspunkt, f.eks. en tekst om, at han ikke mener, en given sag er belyst godt nok? 3. Hvis en udvalgsformand ikke ønsker, at en sag kommer på dagsordenen, kan borgmesteren så give instruks om, at sagen kommer på udvalgets dagsorden? 4. Kan en borgmester kræve, at sager tages af de stående udvalgs dagsordener? STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: 151 6950 RINGKØBING JOURNAL NR.: 2009-613/546 SAGSBEHANDLER: TIMMID DIREKTE TELEFON: 7256 8575 TELEFON: 7256 8575 TELEFAX: 9732 4517 GIRO: 887 3747 EAN-NR. 5798000362314 midtjylland@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: 09.00-15.00 TORSDAG: 12.30-17.00 FREDAG: 09.00-12.00 EKSPEDITIONSTID: MANDAG-ONSDAG 09.00-15.00 TORSDAG 09.00-17.00 FREDAG 09.00-12.00 Randers Byråd har efter statsforvaltningens anmodning afgivet en udtalelse ved brev af 18. december 2009. Byrådet behandlede statsforvaltningens høring den 14. december 2009 og vedtog her at fremsende sin forvaltnings notat af 7. december 2009 uden at forholde sig til den juridiske vurdering heri. Dette med henblik på, at statsforvaltningen udtalte sig om, hvad der må anses for

valtningen udtalte sig om, hvad der må anses for gældende ret på området. Statsforvaltningen udtaler følgende: Sagsfremstilling Ifølge kommunens notat af 7. december 2009 har sagen sit udspring i byrådets vedtagelse den 20. april 2009 af kommuneplantillæg nr. 89. Tillægget havde til formål at imødekomme efterspørgslen på ledige detailhandelsarealer og rammer. Ved byrådets møde fremsatte Mogens Nyholm et ændringsforslag med følgende ordlyd: Det foreslås, at vedtagelsen af kommuneplantillægget for detailhandel gøres betinget af, at der udarbejdes en grundig detailhandelsanalyse før en lokalplan for udbygning af Storcentret udarbejdes og vedtages. Undersøgelsen skal bl.a. belyse, hvilke omsætningsmæssige konsekvenser en udvidelse af Storcentret på 25.000 m2 vil have på detailhandlen i midtbyen undersøge om midtbyen fortsat ville kunne vedblive at være kommunens overordnede butiks- og servicecenter, når/hvis Storcentret/ Paderup udvides med 25.000 m2 samt undersøge konsekvenserne for detailhandlen/dagligvarehandlen i den øvrige del af Randers by og oplandet. Ændringsforslaget blev forkastet. Kommuneplantillægget blev herefter vedtaget med alle stemmer undtagen tre. På grundlag af denne byrådsbeslutning udarbejdede forvaltningen forslag til lokalplan 549 med henblik på behandling i udvalget for miljø og teknik den 13. august 2009. Udvalgsformand Mogens Nyholm ønskede ikke sagen sat på dagsordenen, da han mente, at sagen ikke var tilstrækkeligt belyst uden den tidligere foreslåede detailhandelsundersøgelse. Først forvaltningen, siden også borgmesteren mente, at sagen skulle på dagsordenen. Mogens Nyholm krævede herefter, at hans standpunkt skulle fremgå af dagsordenen. Med borgmesterens tilslutning udsendte forvaltningen imidlertid dagsordenen uden tilføjelse af formandens standpunkt. Udvalg for miljø og tekniks, økonomiudvalgets og byrådets flertal vedtog forvaltningens lokalplanforslag til videre behandling efter planloven. Ved behandlingen i udvalg for miljø og teknik protokolleredes følgende: Udvalgsformanden ønskede ikke - Forslag til lokalplan 549 Detailhandel i Paderup skulle på udvalgets dagsorden dags dato, da beslutningsgrundlaget ikke er SIDE 2

fyldestgørende; der mangler en detailhandelsanalyse at tage beslutning ud fra. Forvaltningen afviser, at udvalgsformanden kan nægte at en sag fremsættes; med henvisning til den kommunale styrelseslov. Udvalgsformanden ønskede følgelig, at udvalgsformandens modstand til sagens optagelse på dagsordenen skulle fremgå af sagen. Forvaltningen afviser udvalgsformandens ønske desangående; med henvisning til den kommunale styrelseslov. Retsgrundlaget for statsforvaltningens udtalelse Uddrag af styrelsesloven: 11. Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen kan for denne indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender samt fremsætte forslag til beslutninger herom. Udvalgene og kommunalbestyrelsens formand skal meddele kommunalbestyrelsen de oplysninger, denne forlanger, og er - med de begrænsninger, som er fastsat i lovgivningen - i enhver henseende undergivet kommunalbestyrelsens beslutninger. 20. Stk. 3. Udvalgene fastsætter selv deres forretningsorden. Udvalgene kan fastsætte regler om varigheden af udvalgsmøderne. Forud for udvalgenes møder udsendes en dagsorden til medlemmerne. For hvert udvalg føres en protokol, hvori udvalgets beslutninger indføres. Beslutningsprotokollen underskrives efter hvert møde af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Ethvert af disse medlemmer kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen. Ved sager, der af udvalget fremsendes til et andet udvalg, kommunalbestyrelsen eller en anden myndighed, kan ethvert medlem kræve, at modtageren samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Det pågældende medlem kan ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt. 22. Udvalgene vælger selv deres formand, jf. dog 18, stk. 1. Ethvert medlem af udvalget er forpligtet til at modtage valg til formand. Formanden forbereder, indkalder og leder udvalgets møder og drager omsorg for, at dets beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. Stk. 2. Formanden kan på udvalgets vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til SIDE 3

tvivl. Kommunalbestyrelsens formand underrettes forudgående om afgørelsen af sager, som ikke tåler opsættelse, medmindre der er tale om afgørelser, der ved lovgivningen er henlagt til udvalget. Stk. 3. Ethvert medlem af udvalget kan for dette indbringe ethvert spørgsmål om formandens virksomhed, og formanden skal meddele udvalget de oplysninger, dette forlanger. Formanden er i enhver henseende undergivet udvalgets beslutninger. 30. Formanden forbereder kommunalbestyrelsens møder og indkalder medlemmerne til disse. Han leder kommunalbestyrelsens forhandlinger og afstemninger og drager omsorg for, at dens beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. 31. Formanden kan på kommunalbestyrelsens vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Stk. 2. Formanden orienterer senest på førstkommende ordinære møde, jf. 8, stk. 1, kommunalbestyrelsen om afgørelser truffet i medfør af 31, stk. 1. Stk. 3. Formanden har den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Formanden fordeler sagerne til de pågældende udvalg og drager omsorg for, at sager, der kræver beslutning af kommunalbestyrelsen, forelægges denne med eventuelle erklæringer. Formanden påser sagernes ekspedition og udfærdiger om fornødent forskrifter herfor. Formanden sørger for, at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden fornøden bevilling. Stk. 4. I styrelsesvedtægten kan fastsættes nærmere regler om formandens forretninger. Uddrag af Randers Kommunes styrelsesvedtægt: 4. Borgmesteren varetager de funktioner som øverste daglige leder af kommunens samlede administration, der fremgår af styrelseslovens kapitel IV. Stk. 2. Borgmesteren drager omsorg for, at der om sager, der hører under et udvalgs område, indhentes de nødvendige erklæringer fra udvalget, inden byrådet træffer beslutning i sagen. Stk. 3. Borgmesteren påser sagernes ekspedition, herunder at de ekspederes uden unødvendig forsinkelse. Borgmesteren kan af udvalgene og de ansatte forlange enhver oplysning om sager, der er underlagt dem, og om sagernes ekspedition. 13. Miljø- og teknikudvalget består af 7 medlemmer. Stk. 2. Udvalget varetager den umiddelbare forvaltning af kommunens opgaver på det tekniske og miljømæssige SIDE 4

område og på arealanvendelsesområdet, herunder opgaver vedrørende Stk. 3. Udvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til byrådet om lokalplaner og sektorplaner for de i stk. 2 omtalte og eventuelle andre tekniske og miljømæssige områder i samarbejde med økonomiudvalget, jf. 10, stk. 4 takster for forsyningsvirksomheder anlægsplaner, programoplæg, byggeprogram og dispositionsforslag for bygge- og anlægsarbejder under udvalgets område. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen Midtjylland fører i henhold til kapitel VI i styrelsesloven 1 det statslige tilsyn med kommunerne i Midtjylland. Tilsynet tager sigte på, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, jf. 48, stk. 1. Til denne lovgivning hører styrelseslovens og kommunens styrelsesvedtægts regler om kommunalbestyrelsens og dens organers opgaver og funktionsmåde. Statsforvaltningen opfatter begivenhedsforløbet sådan, at kommunalbestyrelsens vedtagelse den 20. april 2009 af kommuneplantillæg 89 skete med henblik på, at der senere skulle udarbejdes og vedtages en eller flere lokalplaner til udfyldning af kommuneplanens rammer herfor. Det vil sige, at kommunalbestyrelsen efter sin vedtagelse af kommuneplantillægget måtte forvente, at den senere ville få forelagt indstilling om sådan lokalplanlægning. Ifølge Randers Kommunes styrelsesvedtægts 13, stk. 3, skal en sådan sag forelægges kommunalbestyrelsen med indstilling fra udvalg for miljø og teknik. Kommunalbestyrelsens formand skal ifølge 30, stk. 1, forberede kommunalbestyrelsens møder. Han har ifølge styrelseslovens 31, stk. 3, den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Han skal sørge for, at sager, kommunalbestyrelsen skal tage stilling til, forelægges den med eventuelle erklæringer. Sine beføjelser efter disse bestemmelser udøver borgmesteren på den samlede kommunalbestyrelses vegne som en nødvendig forudsætning for dens virke og for det enkelte kommunalbestyrelsesmedlems muligheder for at udøve de rettigheder, medlemmet er tillagt i styrelseslovgiv- 1 Lov om kommunernes styrelse, lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2010 med senere ændringer. SIDE 5

ningen 2. Han skal således virke for, at kommunalbestyrelsen får mulighed for at træffe de beslutninger, den ønsker, på et fyldestgørende og sagligt grundlag, uanset om borgmesteren måtte være politisk uenig i disse beslutninger. Borgmesteren har i et tilfælde som det foreliggende efter statsforvaltningens opfattelse pligt til at sætte forvaltningen i gang med at udarbejde en eller flere lokalplaner. Denne opgave vil typisk være delegeret til forvaltningens ledelse. Udvalgsformænd eller andre af kommunalbestyrelsens organer har ikke hjemmel til at gribe ind i eller tilsidesætte kommunalbestyrelsens formands dispositioner i den sammenhæng. Det antages, at borgmesterens kompetence efter disse regler ikke rækker til at bestemme indholdet af forvaltningens og udvalgenes beslutninger og indstillinger i denne sammenhæng 3. Han skal altså alene sørge for, at der skabes beslutningsgrundlag, og at sagerne forelægges kommunalbestyrelsen efter gældende regler. Formanden for et stående udvalg skal ifølge styrelseslovens 22, stk. 1, forberede, indkalde og lede udvalgets møder og drage omsorg for, at dets beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. Til forberedelsesopgaven hører at sørge for, at der til udvalgsmøder udsendes en dagsorden, jf. styrelseslovens 20, stk. 3. Udvalgsformanden har ikke instruktionsbeføjelse over for administrationen og dens ledelse. I mangel af enighed med denne må udvalgsformanden henvende sig til borgmesteren, som ifølge styrelseslovens 31, stk. 3, har den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Det må antages, at en udvalgsformand er forpligtet til at udøve sine funktioner efter styrelseslovens 22 med henblik på, at udvalget kommer til at udfylde sin funktion i kommunens styre, som det er forudsat i styrelsesloven og styrelsesvedtægten. Endvidere med henblik på, at (alle) udvalgets medlemmer får mulighed for at tage stilling til behandlede sager og virke for deres politiske mål. Herved er hans funktion at sammenligne med borgmesterens, jf. ovenfor. Det antages, at udvalgsformandens opgaver alene er af formel art: Hans forberedelse af udvalgets møder indebærer, at han skal tage initiativ til, at møder indkaldes, og 2 Se hertil hans B. Thomsen m.fl. s kommenterede styrelseslov, 2010, side 253 ff. 3 Se f.eks. Hans B. Thomsen m.fl. s kommenterede styrelseslov, 2010, side 262. SIDE 6

at der tilvejebringes og udsendes en dagsorden, hvori der er det fornødne beslutningsgrundlag i de behandlede sager. Formanden kan ikke f.eks. undertrykke eller redigere i forvaltningens faglige sagsbehandling, kræve at forvaltningen afgiver en indstilling af et bestemt indhold eller sætte sin egen indstilling i stedet for forvaltningens. Det er efter statsforvaltningens opfattelse i strid med forudsætningerne for en udvalgsformands opgaver efter 22, hvis han benytter disse til at forhindre, at udvalget og/eller kommunalbestyrelsen får lejlighed til at behandle en sag, som der er grund til at antage, at udvalget og/eller kommunalbestyrelsen finder tilstrækkeligt belyst. Finder han ikke en sag tilstrækkeligt belyst, må han gøre dette synspunkt gældende ved dens behandling i udvalget og/eller kommunalbestyrelsen og afgive sin stemme i overensstemmelse hermed. Derimod må udvalgsformanden efter statsforvaltningens opfattelse i kraft af sin mødeforberedende rolle i udvalgsmødets dagsorden have adgang til at supplere med oplysninger og synspunkter, som han men ikke forvaltningen finder væsentlige. Udvalget antages at kunne fastlægge retningslinjer for udvalgsformandens forberedelse af udvalgets møder, jf. 22, stk. 3. Retningslinjer kan udformes generelt eller med henblik på en enkelt sag. Udvalget vil i henhold til 20, stk. 3, kunne vedtage en forretningsorden og heri f.eks. indsætte regler om, at udvalgets medlemmer kan kræve sager sat på dagsordenen. Sådanne retningslinjer er bindende for udvalgsformanden, jf. styrelseslovens 22, stk. 3. Ifølge styrelseslovens 11, stk. 1, er et udvalg i enhver henseende undergivet kommunalbestyrelsens beslutninger. Det må indebære, at kommunalbestyrelsen f.eks. kan fastlægge bindende forudsætninger for et udvalgs forberedelse af en sag, som efterfølgende skal afgøres i et møde i kommunalbestyrelsen. F.eks. kan kommunalbestyrelsen efter statsforvaltningens opfattelse stille krav om, at et udvalg afgiver sin indstilling i en konkret sag efter tilvejebringelse af bestemte oplysninger. Kommunalbestyrelsen kan også bestemme, at udvalgets indstilling ikke skal afvente bestemte undersøgelser eller oplysninger, eller at der ikke skal bruges økonomiske ressourcer på at tilvejebringe dem, hvis kommunalbestyrelsen anser dem for ufornødne. Det forudsættes, at kommunalbestyrelsens beslutninger i denne som i alle sammenhænge er sagligt motiveret. Der ses ikke at være hjemmel til, at forvaltningen eller borgmesteren som formand for kommunalbestyrelsen eller som øverste daglige leder af administrationen kan SIDE 7

tilsidesætte eller overtage udvalgsformandens kompetencer efter styrelseslovens 22, stk. 1. Dette gælder også, selv om udvalgsformanden efter borgmesterens opfattelse ikke opfylder sine forpligtelser efter styrelseslovens 22. Statsforvaltningen bemærker i den forbindelse, at borgmesteren har mulighed for i stedet at sætte en sag på kommunalbestyrelsens dagsorden, eventuelt med henblik på at fastlægge bindende retningslinjer for udvalgets afgivelse af indstilling, at ethvert af udvalgets medlemmer efter 22, stk. 3, for udvalget kan indbringe ethvert spørgsmål om formandens virksomhed for udvalget, hvis beslutninger han er undergivet, samt at formanden for et udvalg ikke lige som formanden for kommunalbestyrelsen er valgt for hele kommunalbestyrelsens valgperiode, men til enhver tid kan afsættes af udvalgets flertal. Byrådsmedlem Mogens Nyholm modtager kopi af denne udtalelse. Den offentliggøres desuden snarest muligt på statsforvaltningens hjemmeside (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Torben Sørensen /Martin Basse SIDE 8