Sitecore Foundry 3.0 Formular modul 15. juli 2011 - Version 1.0 Pentia A/S Store Kongensgade 66, Baghuset 1264 København K Telefon: 7023 3330 E-mail: info@foreningssite.dk
Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Opret en ny formular... 4 Skjult eller offentlig formular... 5 Redigering af en formular... 6 Gem og opdater formularen... 7 Titel, Top og bundtekst... 8 Felter... 9 Sektioner... 11 Send knap... 12 Actions... 13 Download tilmeldingerne... 17 Oprydning i gamle data... 20 Slet en formular... 21 2 af 22
Indledning Formular modulet giver mulighed for at oprette enkle tilmeldingsformularer til brug for f.eks. tilmelding til stævner og indmeldelsesblanketter. Tilmeldingerne lagres i en lille database, hvorfra webmasteren efterfølgende kan downloade dem til Excel. 3 af 22
Opret en ny formular En formular er tilknyttet en bestemt side. Opret en ny side eller naviger hen til den side, som skal indeholde formularen. Inden der oprettes en formular på en side, er det vigtigt at sidens Præsentation vælges, dvs. om siden skal indeholde 1, 2 eller 3 kolonner. Bemærk: Sidens Præsentation vælges inden formularens oprettes, da det ikke umiddelbart er muligt at ændre sidens Præsentation bagefter. Normalt bør man vælge 2-kolonne dokument, således at der er god plads til indtastningsfelterne. 4 af 22
I Værktøjsbjælken klikkes på Formular ikonet for at oprette en formular. Bemærk: Når der klikkes på Formular ikonet, vil der gå ca. 20 sek. Inden formularen er klar til videre bearbejdelse. Der er mulighed for enten at oprette en formular helt fra grunden eller tage en kopi af en eksisterende formular. Når formularen er oprettet startes formular designeren op, hvorefter det er muligt at indsætte nye felter mv. Skjult eller offentlig formular Hvis tilmeldingsformularen ikke skal være tilgængelig for alle og enhver, men f.eks. kun for foreningens medlemmer, kan siden, som indeholder formularen, oprettes som en kodeordsbeskyttet side (Extranet). Læs om kodeordsbeskyttede sider i vejledningen Brugerstyring. 5 af 22
Redigering af en formular Når der oprettes en ny formular startes Formular Designeren automatisk. Skal der redigeres i en eksisterende formular, navigeres hen til siden med formularen, hvorefter der klikkes på knappen Rediger i Værktøjsbjælken. Når musen holdes hen over formularen markeres formularen, og der kan klikkes på knappen Rediger for at redigere formularen. I højre side af Formular Designeren vises formularens indhold, såsom felter, overskrifter mv. I venstre side vises egenskaberne for det element, der er valgt i højre side. Øverst vises en Værktøjsbjælke. Udover at højre side af Formular Designeren indeholder formularens indhold, indeholder den også nogle knapper, som sammen med Værktøjsbjælken benyttes til at redigere formularen. 6 af 22
HUSK at siden med formularen kan ses så snart der klikkes på knappen Gem. Ønsker man ikke at formularen skal være tilgængelig før en bestemt dato eller før den er godkendt, kan man enten oprette siden som en kodeordsbeskyttet side eller angive et udgivelsestidspunkt længere fremme i tiden, og benytte Preview til at se formularen på hjemmesiden. Gem og opdater formularen Når felter, overskrift mv. er oprettet på formularen, klikkes på knappen Luk/Gem, hvorefter formular designeren lukkes og der returneres til siden. Bemærk: Inden formularen (eller ændringerne i formularen) kan ses på siden skal der trykkes på F5-tasten på tastaturet for at genopfriske siden. 7 af 22
Titel, Top og bundtekst I værktøjsbjælken klikkes på hhv. Titel, Intro eller Footer for at redigere det pågældende element. Det er muligt at benytte simple html-koder til f.eks. fremhævelse af tekst eller ekstra linjeskift. 8 af 22
Felter Der er mulighed for at indsætte felter med forskellige egenskaber. Klik på Add Field, indtast et navn på feltet, og vælg en felttype. Markér feltet Required, hvis indtastning i feltet kræves. Når felttypen er valgt, kan feltets egenskaber angives i venstre side af vinduet. Eksempelvis skal valgmulighederne (Items) for felttypen Drop List angives. Bemærk: Ved brug af felttyperne Drop List, List Box, Radio List og Checkbox List SKAL valgmulighederne indtastes inden der klikkes på Luk/Gem. Såfremt det ikke gøres vil der fremkomme en fejl i betaversionen. Bemærk: Felttyperne Drop List, List Box, Radio List og Checkbox List har en grænse på 60 valgmuligheder. 9 af 22
10 af 22
Sektioner Felterne kan grupperes i sektioner for at gøre formularen mere overskuelig. Klik på Add Section for at tilføje en ny sektion. Angiv en titel på sektionen, hvorefter der kan tilføjes nye felter i den nye sektion. 11 af 22
Send knap Denne knap kan udføre både kontrol af de indtastede data, gemme data, vise en kvitteringstekst, og sende kvitteringsmails. Teksten på Send knappen kan ændres ved at klikke på knappen, og indtaste en tekst i Button Name. Kontrol af de indtastede data Når der klikkes på Send knappen udføres de kontroller, der er angivet for de enkelte felter, f.eks. om der er tale om en gyldig mail-adresse, om der er indtastet noget i et felt, som er angivet som Required eller om en talværdi er indenfor det interval, der er angivet. Hvis det ikke er i orden udføres de efterfølgende funktioner ikke. Gemmer data og sender en mail Det er muligt at vælge forskellige handlinger (Actions), som skal udføres. Normalt vil man gemme de indtastede data i databasen og eventuelt sende en mail. Se en nærmere beskrivelse i afsnittet Actions. Success Message Når kontrol af data er udført, data er gemt i databasen og en kvitteringsmail er afsendt, vises en meddelelse på skærmen. Indholdet af denne meddelelse indtastes i feltet Success Message. Det er muligt at benytte simple html-koder til f.eks. fremhævelse af tekst eller ekstra linjeskift. 12 af 22
Actions Når der klikkes på Send knappen kan der udføres forskellige handlinger. Klik på Edit Actions for at vælge de handlinger som ønskes udført. Som standard er handlingen Save to Database valgt. Sædvanligvis vil der være behov for at vælge yderligere handlinger, f.eks. Send Mail. 13 af 22
Klik den lille pil for at åbne vinduet, hvor yderligere handlinger kan vælges. Klik herefter på knappen Add for at tilføje den valgte handling. Det er muligt at vælge den samme handling to gange, f.eks. hvis der ønskes afsendt to forskellige mails. Markér en handling og klik på Edit for at redigere egenskaberne for handlingen. 14 af 22
Under egenskaber for handlingen Send Mail, kan indholdet i kvitteringsmailen redigeres. Feltnavne fra formularen vises i kantede parenteser. Når mailen sendes udskiftes feltnavnene med det indtastede indhold i formularen. I mailens felter Til, CC og Subject kan indtastningsfelter fra formularen angives. På denne måde kan der f.eks. sendes en kvitteringsmail til den der har udfyldt formularen. Bemærk: Såfremt flere mail adresser ønskes anvendt, skal mail adresserne adskilles med et komma. I Subject feltet kan der angives både tekst og flere indtastningsfelter. For at indsætte feltnavne fra formularen, placeres markøren der hvor indholdet ønskes vist, hvorefter feltnavnet vælges i vinduet Insert Field. Bemærk: For at indholdet fra formularen kan vises, skal feltet vælges i vinduet Insert Field. Det er ikke tilstrækkeligt at indtaste feltnavnene manuelt. I mailens felter Til, CC og Subject skal feltnavnene dog indtastes manuelt. Hvis formularen er kopieret fra en eksisterende formular, SKAL felterne indsættes på ny ved at vælge felterne i vinduet Insert Field. Når mailen sendes benyttes foreningens mail-adresse som afsender mail. Dvs. den mail, som er anført i Guiden under Kontaktinformation. 15 af 22
Hvis foreningen ikke har anført en mail-adresse, vil mail-adressen info@foreningssite.dk blive benyttet. Bemærk: For at undgå at mails bliver frasorteret i spamfiltre skal der være overensstemmelse mellem hjemmesidens domæne og mail-adresse. Dvs. hvis hjemmesiden har domænet www.foreningssite.dk skal mail-adressen ligge på samme domæne, f.eks. info@foreningssite.dk 16 af 22
Download tilmeldingerne De indtastede data gemmes i en lille database, hvorfra de efterfølgende kan downloades. Adgang til denne database sker ved at klikke på Indholdsredigering i Værktøjsbjælken. Der åbnes et nyt vindue, hvor der klikkes på knappen Sitecore, og herefter Indholdsredigering. Formularerne findes i mappen Forms. Klik på den ønskede formular og herefter klik på knappen Datavisning i Værktøjsbjælken. 17 af 22
Når der klikkes på knappen Datavisning kan de indtastede data ses. Det er muligt at downloade alle data eller udvalgte poster til Excel eller Xml. Posterne kan arkiveres, således at f.eks. de poster, der er downloadet, kan gemmes i arkivet. Vælg den formular, hvorfra der skal downloades data fra. Herefter klikkes på Til Excel og Alle til Excel for at downloade alle de indtastede poster i den valgte formular. 18 af 22
Der er mulighed for at fravælge de felter, som ikke ønskes downloadet. Herefter kan Excel-filen åbnes eller gemmes, og viderebearbejdes. Bemærk: Hvis der opleves problemer i forbindelse med download, skyldes det sandsynligvis at Internet indstillingerne skal tilpasses. Læs mere på www.foreningssite.dk 19 af 22
Oprydning i gamle data Mange poster, især fra store formularer, kan sløve hele systemet. Det er derfor meget vigtigt at foretage oprydning i gamle data. Det gælder også de data, der er placeret i arkivet. Vælg den formular hvor der skal foretages oprydning i. Klik herefter på Slet og Slet alle. Der fremkommer et kontrolspørgsmål inden posterne slettes. Bemærk at posterne kan strække sig over flere sider. Vælges Slet alle, slettes alle poster for den valgte formular også de poster, som findes på de efterfølgende sider. 20 af 22
Slet en formular Hvis en formular ikke skal bruges mere, kan den fjernes fra den pågældende side uden at formularen slettes. På den måde kan formularen genbruges, hvis man senere ønskes at oprette en ny formular, der ligner den oprindelige. En formular kan fjernes fra den pågældende side ved enten at slette den pågældende side eller ændre sidens Præsentation. Naviger hen til siden, der indeholder den pågældende formular og klik på Slet i Værktøjsbjælken. Siden slettes, og kan genfindes i Skraldespanden og kan eventuelt gendannes. Alternativt kan man ændre sidens Præsentation. Så snart sidens præsentation ændres vil sidens formularindstillinger blive nulstillet. Hvis man ønskes at beholde det samme layout, kan man blot vælge det samme layout igen. De layout indstillinger der er foretaget under Design menupunktet vil ikke blive påvirket ved at ændre sidens præsentation. 21 af 22
Ønskes formularen helt slettet, dvs. at den ikke vil kunne genbruges ved oprettelse af andre formularer, skal det ske i Indholdsredigering. Der åbnes et nyt vindue, hvor der klikkes på knappen Sitecore, og herefter Indholdsredigering. Markér den formular, der ønskes slettet, og klik på Slet i Værktøjsbjælken. Formularen slettes, og kan genfindes i Skraldespanden og kan eventuelt gendannes. 22 af 22