Til alle kommuner Anmeldelse af jobcenterets andre aktører til Datatilsynet Holmens Kanal 20 Postboks 2150 1016 København K Tlf. 35 28 81 00 Fax 35 36 24 11 ams@ams.dk www.ams.dk CVR nr. 55 56 85 10 Arbejdsmarkedsstyrelsen skal på given foranledning orientere kommunerne, herunder kommunernes jobcentre, om at kommunerne hver især skal anmelde de Andre aktører som kommunen anvender i beskæftigelsesindsatsen som databehandlere. Anmeldelse Når kommunerne anvender Andre Aktører inden for beskæftigelsesområdet, er Anden Aktør efter reglerne i persondataloven ( 42) og lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats ( 32) databehandlere for kommunen. 25. oktober 2011 Vores sag 2010-0005550 Kommunen skal derfor efter persondatalovens 43 anmelde sine Andre Aktører til Datatilsynet som værende databehandlere for kommunen. Databehandling inden for beskæftigelsesområdet er i vid udstrækning anmeldt af kommunerne ved anvendelse af en såkaldt fællesanmeldelse - konkret fællesanmeldelsen F) Beskæftigelse og kommunale ydelser. Ved søgning i Datatilsynets fortegnelse 1 fremgår, at 88 kommuner har anvendt denne fællesanmeldelse. Hver kommune skal imidlertid i sin anmeldelse - i dennes sektion 1. Dataansvarlig - oplyse navn og adresse på sine andre aktører samt angive, at der (også) opbevares oplysninger hos aktørerne. I samme sektion skal som databehandler også anføres fx KMD, Medialogic eller eventuelle andre databehandlere som kommunen anvender inden for beskæftigelses- og ydelsesområdet. I illustration 1 nedenfor er vist et eksempel på, hvordan en kommune har anmeldt sine Andre Aktører og KMD (tidl. Kommunedata) som værende databehandler for kommunen: 1 http://www.datatilsynet.dk/fortegnelsen/soeg-i-fortegnelsen/
Illustration 1: Eksempel på en kommunes anmeldelse Hvad skal anmeldes? I det omfang kommunen ikke p.t. har anmeldt sine Andre Aktører som databehandlere, skal Arbejdsmarkedsstyrelsen opfordre kommunen til at ajourføre sin anmeldelse - og indarbejde de aktører som kommunen aktuelt anvender som værende databehandlere for kommunen. I anmeldelsen skal angives aktørernes firmanavne og firmaernes adresse, svarende til eksemplet ovenfor. Af hensyn til sagsbehandlingstiden i Datatilsynet - og for at minimere behovet for efterfølgende opfølgning på anmeldelsen - skal Arbejdsmarkedsstyrelsen efter drøftelse med Datatilsynet opfordre til, at både aktørernes navne og adresser angives på anmeldelsen. 2/5
Hvordan anmeldes kommunens Andre Aktører? Kommunens anmeldelse ændres ved at anvende de digitale selvbetjeningsmuligheder på Datatilsynets hjemmeside: 1. Gå ind på www.datatilsynet.dk og tryk på linket Blanketter >> i nederste højre hjørne: 2. Vælg linket Anmeld ændring : 3/5
3. Skriv Datatilsynets journalnummer på kommunens anmeldelse F) Beskæftigelse og kommunale ydelser og klik på Find Hvis du ikke kender Datatilsynets journalnummer på kommunens anmeldelse, kan det findes ved at søge i Datatilsynets fortegnelse. 2 4. Scroll ned til feltet Databehandlerens navn under Dataansvarlig myndighed, og skriv navnene på kommunens Andre Aktører. Udfyld derefter i feltet Databehandlerens adresse adressen på hver af kommunens Andre Aktører. Marker i afkrydsningsfeltet Oplysninger opbevares hos databehandler lige ovenfor, at oplysninger opbevares hos databehandler. 2 Det gør du fra www.datatilsynet.dk under Fortegnelser Søg i fortegnelser, ved at søge på kommunens navn under Dataansvarlig. Herefter kommer en liste på alle de anmeldelser, din kommune måtte have. Journalnummeret står i anden kolonne. 4/5
Hvis der ikke er plads til adresserne på alle kommunens aktører i adressefeltet, kan nogle af adresserne evt. anføres i den følgeskrivelses-sektion, der er i bunden af den elektroniske anmeldelse. 5. Scroll herefter ned til bunden af siden, og afslut ændringen ved at klikke på Godkend 6. Følg herefter vejledning på skærmen - og du får herefter ændret din anmeldelse hos Datatilsynet. Datatilsynet sender et brev til kommunen, når ændringen af anmeldelsen er godkendt. Hvor ofte skal anmeldelsen ajourføres? På baggrund af drøftelse med Datatilsynet kan Arbejdsmarkedsstyrelsen oplyse, at det er tilstrækkeligt, at kommunen - for så vidt angår angivelsen af Andre Aktører som databehandlere - ajourfører sin anmeldelse én gang årligt. Venlig hilsen Knud de Place chefkonsulent 5/5