GUIDE Tavshedspligt i frivilligt socialt arbejde Udskrevet: 2016
Tavshedspligt i frivilligt socialt arbejde Denne guide handler om regler for tavshedspligt i det frivillige arbejde, og om hvordan I kan arbejde med det i jeres forening. Tavshedspligt gælder nemlig også i det frivillige arbejde, hvor I kan få fortrolige og personfølsomme oplysninger om brugere eller andre frivillige, som I ikke må videregive. Guiden er skrevet til jer, der arbejder med ledelse af frivillige, og rådgiver om, hvordan I kan arbejde for, at frivillige overholder deres tavshedspligt. Hvad er tavshedspligt i frivilligt socialt arbejde? Normalt vil den tavshedspligt, I skal overholde i jeres organisation, være den generelle tavshedspligt som ifølge Straffeloven gælder alle myndige borgere. Derudover kan I som organisation vælge at underlægge jer en selvpålagt tavshedspligt, hvor I yderligere lader frivillige og ansatte underskrive en erklæring om tavshedspligt. I meget sjældne tilfælde vil nogle organisationer og foreninger, være underlagt særlige bestemmelser i Lov om social service. De vil desuden være underlagt Forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt. Det er oftest i de tilfælde, hvor organisationen eller foreningen har indgået en driftsoverenskomst med en offentlig myndighed. Hvad er den generelle tavshedspligt? Straffelovens generelle bestemmelser om tavshedspligt betyder, at du som privatperson, ikke må videregive private billeder og personlige oplysninger om andres private forhold. Den generelle tavshedspligt gælder alle privatpersoner. I en frivillig sammenhæng betyder det, at I ikke må give personfølsomme oplysninger om jeres brugere videre til uvedkommende, med mindre brugeren har givet sit udtrykkelige samtykke til det. Det kan eksempelvis være oplysninger om familieforhold seksuelle forhold privatøkonomiske forhold sygdom straf misbrug sociale problemer. 2 Guide
De frivillige i jeres organisation har altså en tavshedspligt ifølge Straffeloven. Det er derfor vigtigt, at I har retningslinjer for, hvordan I håndterer tavshedspligt i jeres organisation eller forening. Hvem er underlagt forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt? Foreninger og organisationer, der arbejder under Lov om social service, er i nogle tilfælde underlagt Forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt. Disse bestemmelser er på en række områder mere vidtgående end den generelle tavshedspligt i Straffeloven. Typisk er det foreninger, der har driftsoverenskomst med kommuner udfører opgaver for det offentlige modtager hoveddelen (mere end 60 procent) af de økonomiske driftsmidler fra det offentlige (dog med undtagelse af paragraf 18 midler og puljemidler) Se mere i Forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt. Hvilke oplysninger har frivillige tavshedspligt om? Tavshedspligten gælder alle oplysninger om personlige og økonomiske forhold. Det kan eksempelvis være oplysninger om: Familieforhold Seksuelle forhold Privatøkonomiske forhold Sygdom Straf Misbrug Sociale problemer. Hvornår bryder frivillige tavshedspligt? Som hovedregel bryder den frivillige sin tavshedspligt i det øjeblik, den frivillige deler en personlig eller fortrolig oplysning om en bruger eller en anden frivillig med en anden person. Anonymiser oplysninger Hvis en frivillig deler personlige oplysninger om en bruger med andre frivillige, en kommunal medarbejder eller en ægtefælle, må det kun være på et meget generelt plan. Alle oplysninger skal være anonymiserede. Tavshedspligt i frivilligt socialt arbejde 3
Den generelle tavshedspligt gælder også mellem frivillige og mellem frivillige og ansatte. Altså må frivillige heller ikke dele personlige oplysninger om brugerne med hinanden - med mindre brugeren udtrykkeligt har givet lov til det. Overvej sparring I nogle former for frivilligt arbejde kan sparring i frivilliggrupper eller supervision være relevant. Husk at personfølsomme oplysninger om brugere også skal anonymiseres her, med mindre brugeren har givet samtykke til, at oplysningerne må deles. Pas på passiv overtrædelse af tavshedspligt I skal også være opmærksomme på, at I kan overtræde tavshedspligten passivt. Det kan eksempelvis ske, hvis I opbevarer dokumenter med personfølsomme oplysninger på en uforsvarlig måde, så uvedkommende kan få adgang til dem. Det er derfor vigtigt, at I opretter en forsvarlig praksis for, hvordan I opbevarer dokumenter med personfølsomme oplysninger, og at I får slettet oplysningerne, når I ikke længere har brug for dem. Hvordan motiverer I frivillige til at overholde tavshedspligt? Vi anbefaler, at I i jeres forening eller organisation bliver enige om, hvordan I motiverer jeres frivillige til at overholde tavshedspligt. I kan anvende forskellige fremgangsmåder - her er tre forslag: Information om tavshedspligt Lav løbende korte undervisningssessioner om tavshedspligt med både nye og erfarne frivillige. Informer her om, hvad straffeloven siger om den generelle tavshedspligt, hvad tavshedspligt vil sige i jeres sammenhæng, diskuter måske konkrete dilemmaer og drøft organisationens overordnede retningslinjer. Erklæring om tavshedspligt Overvej om frivillige i jeres organisation skal underskrive en erklæring om tavshedspligt. I nogle sammenhænge kan det gøre tavshedspligten mere konkret. Husk, at I stadig skal oplyse og informere om tavshedspligt. Sparringsgrupper Overvej, hvordan frivillige kan tale, om de udfordringer han eller hun støder på i det frivillige arbejde, uden at bryde tavshedspligten. Måske skal I tilbyde sparring i frivilliggrupper eller 4 Guide
supervision, hvor I kan sikre jer, at de personfølsomme oplysninger bliver anonymiseret i tilstrækkelig grad? Hvornår har frivillige oplysningspligt? I nogle tilfælde må tavshedspligten tilsidesættes for en oplysningspligt. Oplysningspligt betyder pligten til at videregive oplysninger, der normalt er omfattet af reglerne om tavshedspligt, til offentlige myndigheder. Denne myndighed vil typisk være politiet. Generelt har alle borgere (og dermed også frivillige) oplysningspligt til politiet i to tilfælde ifølge straffeloven. Det gælder tilfælde, hvor jeres oplysninger kan være med til at: forhindre en alvorlig forbrydelse forhindre justitsmord Læs mere om oplysningspligt i Forvaltningslovens kapitel 8, paragraf 28. Hvornår har frivillige underretningspligt? Alle borgere har pligt til at underrette kommunen, hvis et barn eller en ung har behov for hjælp. Det betyder blandt andet, at I, i jeres organisation, har pligt til at underrette kommunen, hvis I får mistanke om, at et barn eller en ung lever under forhold, der bringer dets sundhed og udvikling i fare. Det gælder forhold som vold, mishandling, omskæring og seksuelle overgreb. Underretningspligten er en personlig pligt. Det betyder, at hver enkelt er ansvarlig for at reagere på sin egen bekymring. Som forening eller organisation er det vigtigt, at I overvejer: hvordan I sikrer, at de enkelte frivillige kender til underretningspligten hvordan den enkelte frivillige skal forholde sig ved en konkret bekymring skal de kontakte foreningens og organisationens ledelse, inden de kontakter de relevante myndigheder? hvordan og hvem, der indberetter en eventuel bekymring til kommunen Læs mere om underretningpligt. 6 anbefalinger til dig, der arbejder med tavshedspligt i frivilligt socialt arbejde For at opsummere giver CFSA her seks anbefalinger til frivillige foreninger og organisationers retningslinjer for tavshedspligt i frivilligt socialt arbejde: Tavshedspligt i frivilligt socialt arbejde 5
1. Opret en praksis for at tale om tavshedspligt, oplysnings- og underretningspligt i jeres organisation eller forening. Afhold månedlige tjek-in møder, eller hav det som et punkt på introduktionsmødet for nye frivillige. Husk at fortælle om den generelle tavshedspligt i Straffeloven. 2. Overvej om I vil supplere med en selvpålagt tavshedspligt, hvor jeres frivillige underskriver en erklæring om tavshedspligt. 3. Opret eventuelt sparringsgrupper for frivillige eller overvej om supervision er relevant. Giv jeres frivillige mulighed for at kunne drøfte udfordringer i forbindelse med det frivillige arbejde, uden at de bryder tavshedspligten. 4. Overvej, hvordan I forsvarligt opbevarer dokumenter med personfølsomme oplysninger det betyder i et aflåst skab eller kodeordslåst digital mappe. 5. Overvej, hvordan I håndterer underretningspligten til kommunerne hvem der indberetter og hvordan I tager jer af de frivilliges bekymringer. 6. Overvej, hvordan I vil forholde jer, hvis en af jeres frivillige bryder sin tavshedspligt. Senest revideret: Torsdag, 26. maj 2016 6 Guide
Vil du vide mere? Denne guide er udarbejdet af Center for Frivilligt Socialt Arbejde (CFSA). Har du spørgsmål vedr. guidens emne eller brug for yderligere vejledning, er du velkommen til at kontakte os på telefon: 66 14 60 61 eller mail: info@frivillighed.dk. Du kan finde andre gode råd om frivilligheden og foreningsliv i vores onlineguider på www.frivillighed.dk her kan du også melde dig til vores faglige nyhedsbrev det er gratis og udkommer en gang om måneden. Center for Frivilligt Socialt Arbejde Center for Frivilligt Socialt Arbejde (CFSA) er det nationale videns, kompetence- og udviklingscenter om den sociale frivillighed i Danmark. CFSA opbygger og formidler viden, der styrker frivilligheden og civilsamfundet i Danmark. Centret tilbyder rådgivning, kompetenceudvikling, analyser og konsulentbistand baseret på praktisk og analytisk viden. CFSA løser opgaver for blandt andre foreninger, landsorganisationer, kommuner, ministerier og virksomheder, hovedsageligt på social- og sundhedsområdet. Centret er en selvejende institution under Social- og Indenrigsministeriet og har sin egen bestyrelse. Centret er etableret i januar 1995 og har godt 20 ansatte. Læs mere om CFSA på www.frivillighed.dk Center for Frivilligt Socialt Arbejde Albanigade 54 1. sal 5000 Odense C + 45 66 14 60 61 info@frivillighed.dk www.frivillighed.dk