Bestyrelsesmøde / Board meeting

Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Theis Jonas 13.03.14 16.00 20.00 Projektrummet, Bygn. 13, RUC Jonas, Asger, Natasja, Theis, Alissa, Rasmus Aarup, Sidsel, Mette, Ida, Kirsten, Rasmus Stampe, Anders Martin Scäfer Opsummering af referatet / Shot summation of the minute Martin går af som kommunikationskoordinator. Der er ansøgt til Studiemiljøpuljen. For intern kommunikation er det aftalt at Podio skal tjekkes alle hverdage, og længere fravær fra internet meldes. Ift. Visionsdag skal Missionen ændres. Vision er godkendt. Værdier godkendt med få mindre ændringer. Vi skal lave strategi om fællesskab mellem SH og RUCbar Budget: DAF og revision billigere end forventet. Tilsidesat penge til eventuelle udgifter for bestyrelsen. Udgifter til DAF diskuteret synes nødvendigt men alternativer kan undersøges. Rusvejledning: Rusvejledningen kan bruge SH som førebunker, mødested, arbejdssted, lager, men ikke fest. Huset er stadig tilgængeligt for andre men låses af om aftenen. Baren i SH åbner når rusvejledningen slutter. SH skal være en del af frivillighedsmessen, Tour de RUC og Marbjergmark Martin stops as communication coordinator. Study Environment Fund applied. For internal communication it is decided that Podio should be checked every working day, and one should announce if they are out of reach for a longer period of time. In relation to the vision day Mission should be changed. Vision approved. Values approved with few changes. Shall make strategy for sense of fellowship and cooperation between RUCbar and SH Budget: DAF and audit cheaper than expected. Superseded money for other expenses of the Board. Cost of DAF discussed seems necessary but alternatives can be explored. Tutoring: The Tutoring can use SH as lead bunker, venue, workplace, warehouse, but no partying. The house is still available for others but locked in the evening. The bar in SH opens when the tutoring ends. SH will take part in voluntariness fair, Tour de RUC and Marbjergmark

Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Referat / Minute Referatet er godkendt. Minute is approved. Approve Agenda Kommentarer / Commets: Vi rykker om på punkt 3 og 4. We switch order of item 3 and 4. Ændringer / Changes

Orienteringer / Orientations The Chairmanship Martin går af som kommunikationskoordinator. Han bliver dog til vi har fundet en ny. Diskussion om konsekvens for de studerende der tændte for brandalarmen til James Bond festen: Der er ikke enighed om, hvorvidt vi kan tillade os at sætte dem, der gjorde det til at udføre arbejde for os som gengæld. Sætningen kammeratlig samtale skal ændres til alvorlig snak. Der er ikke stemning for at sige, at de skal gøre noget til gengæld. Vi kan opfordre dem til at hjælpe med bænkene, men vi kan reelt set ikke sige, at de skal. Vi skal huske at vi lejer huset og at vi har ansvaret for at loven bliver overholdt, men vi skal ikke håndhæve den. Lave Husorden (arbejdsgruppe): Kirsten, Natasja og Asger. Husk at snak med RUCbar om husorden. Derudover skal vi snakke med RUCbar om, hvad vi gør med servering for mindreårige. Forsikring: Vi kan få en indboforsikring for hele huset for omkring 10.000. Derudover er det lovpligtigt, at vi har en arbejdsskadeforsikring. Denne er dog kompliceret. Derudover skal vi arbejde videre med at komme ind under RUCs forsikring. Martin stops as communication coordinator. However he will stay till we have found a new coordinator. Discussion about consequences for those student who turned on the fire alarm at the James Bond party: Disagreement whether or not we can ask those who did it to do some work for us in return. The phrase " friendly conversation" should be changed to serious talk. There is not support for making them do anything in return. We can encourage them to help with the benches, but we can not really make them. We must remember that we rent the house and that we are responsible for the law is obeyed, but we should not enforce it. Make House rules (working group): Kirsten, Natasja and Asger. Remember to talk with RUCbar about the house rules. In addition, we should talk to RUCbar about what we do about serving minors. Insurance: We can get a home insurance for the entire house for about 10,000. Additionally, it is required that we have a work injury insurance. This is however complicated. Furthermore we must continue to work on getting covered by RUCs insurance Lave Husorden: Kirsten, Natasja, Make Houserules Asger Fortsætte med at undersøge forsikring Asger Continue investigating insurance

The Architect Committee Andre orienteringer / Other orientations Ansøgninger til Studiemiljøpuljen: Vi har søgt penge til lydanlæg. Derudover har vi søgt penge til en tur for vores frivillige. Fra Jane: Der er nu lavet en guide til udlægssedlerne. Vi skal huske at udfylde sedlerne inden for 10 dage. Applications to the Study Environment Fund: We have sought money for an audio system. In addition, we sought money for a trip for our volunteers. From Jane: There is now created a guideline for the outlay notes. We must remember to fill it out within 10 days.

Punkt på dagsorden / Item at the agenda Retningslinjer for intern kommunikation / Guidelines for internal communication: Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Vi skal ændre alle dage til alle hverdage. Bestyrelsen behøver derfor ikke gå på Podio i weekenden. Der bliver stillet spørgsmålstegn ved, hvorvidt vi behøver at synkronisere Podio med vores smartphone kalender. Man behøver ikke synkronisere de to kalender. Dokumentet er en kraftig anbefaling, men der er ingen konsekvenser, hvis det ikke overholdes. Alle opfordres til at melde hvis de er væk fra nettet i længere tid. We need to change "every day" to all weekdays. The Board therefore does not have to check Podio during the weekend. It is questioned whether we need to synchronize Podio with our smartphone calendar. One does not have to synchronize the two calendars. The document is a strong recommendation but there are no consequences if not complied. Everyone is encouraged to inform if they are out of reach for a longer period of time. Konklusioner / Conclusions: Podio skal tjekkes alle hverdage, og man skal melde fra hvis man er uden for kontakt i længere periode. Podio should be checked every working day, and you must announce if you are out of reach for an extended period. Ændre formuleringer I retningslinjerne Theis Change sentences in the guidelines

Punkt på dagsorden / Item at the agenda Strategiseminar / Strategy seminar: Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Mission: Der er ikke enighed om missionen. Den er for Hippie agtig. Resten af Livet er måske lidt stort formuleret, og fjerner fokus fra nuværende studerende. Vi ekskludere måske mange mennesker ved at skrive RUCer. Det var dog i høj grad RUCer og fællesskabsfølelse som blev nævnt til dagen, og RUC ere som er målgruppen. Vi skal snakke videre om missionen, den er for vigtig til at blive godkendt uden at være perfekt. Theis og Jane skal arbejde videre på missionen (alle er velkomne). Vi beholder RUC er og ændrer resten af livet. Vision: Vedtaget, alle er tilfredse! Værdier: Under Loyalitet stilles der spørgsmålstegn ved ordet trofast, men vi beslutter at lade det stå. Der er enighed om at vi sletter punktet positivitet og skriver værdien ind i alle de fem andre. Diskuteres om vi skal have fællesskab med som en ny værdi, men beslutter at denne værdi allerede er underliggende. Ændre: Vi lykkes, når afstemninger i bestyrelsen ikke er nødvendige. til Vi lykkes når vi sammen når frem til enighed. Vi kan videreformidle og visualisere værdierne i studenterhusets logo. Når vi kommunikere værdierne ud til frivillige skal vi ikke skrive bestyrelsen i teksten. Når de er stillet op som en liste skal vi have de udadvendte værdier øverst: Sjov Engagement Anerkende kommunikation Loyalitet Konsensussøgende Strategier: VI skal have tilføjet strategi omhandlende RUCbar. Vi skal have en strategi om Fællesskabsfølelse og Mission: There is no consensus on the mission. It's too hippie like. " For life" is perhaps a bit too much and removes focus from current students. We maybe exclude many people by using the term " RUCer " [colloquial to students of Roskilde University]. However, it was primarily " RUCer " and sense of community that was mentioned at the seminar, and RUCers are the targets. We need to talk further about the mission, it is too important to be approved without being perfect. Theis and Jane will work further on it (all are welcome). We keep " RUC er " and change "for life". Vision: Adopted, everyone is happy! Values: Under " Loyalty " the word faithful was questioned, but decided to be kept. It is agreed that we delete "positivity" and merge it with the other five values. Discussed whether we should have fellowship as a new value, but decided that this value is already underlying. Change: "We succeed when voting in the Board is not needed" to " We succeed when we together reach an agreement. We can communicate and visualize the values with the student housing logo. When we communicate the values to volunteers, we should not write "the Board " in the text. When set up in a list, we need the outgoing values at first: Fun Engagement Recognizing communication Loyalty Aiming for consensus Strategies : We should add a strategy concerning RUCbar. We need a strategy for sense of fellowship and

samarbejde mellem RUCbar og SH. cooperation between RUCbar and SH. Konklusioner / Conclusions: Missionen skal ændres. Vision er godkendt. Værdier godkendt med få mindre ændringer. Vi skal lave strategi om fællesskab mellem SH og RUCbar Mission should be changed. Vision approved. Values approved with few changes. Shall make strategy for sense of fellowship and cooperation between RUCbar and SH Theis skaffer de visioner vi lavede på arbejdsdagen. Theis Theis will get the visions we made on the seminar

Punkt på dagsorden / Item at the agenda Budget Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Både DAF og revision er blevet billigere end forventet. Vi skal muligvis prøve at kontakte dem som vi har serviceaftale om espressomaskinen med. Der bliver stillet spørgsmålstegn ved, hvordan det kan være, at vi har udgifterne til espressomaskinen men ikke indtægterne, men omvendt har baren heller ikke bedt om at få den, og den fylder meget. Der er blevet tilføjet 2000 kroner til eventuelt under udgifter til bestyrelsen, f.eks. vin til oplægsholdere. Derudover skal vi have forsikring på budgettet. Det gør, at vi ikke har et særlig stort overskud. Derfor skal vi passe på med at bruge for mange penge. Diskussion af DAF: Hvorfor har vi valgt at bruge så mange penge på DAF? Pengene er øremærket fra RUC. Vi får udelukkende de 90.000 til DAF af RUC da det er administration. Der er dog usikkerhed omkring hvorvidt pengene til DAF tæller med i de samlede midler vi kan få. Problemet ligger i, at vi ikke må få mere en de studenterpolitiske organisationer, og muligvis ville vi få færre penge fra RUC hvis vi ikke brugte DAF. Jane er enighed om at 90.000 er mange penge, men hun har svært ved at se, hvordan vi kan gøre det på anden måde, også på længere sigt med skiftende økonomiansvarlige. Hvis vi ansatte en studentermedhjælper ville det årligt løbe op i noget nær samme beløb, men uden de samme kompetencer. På sigt kan vi dog undersøge om der er mere økonomiske alternative til DAF. Both DAF and auditing have been cheaper than expected. We may need to try to contact those who do the service on the espresso machine. Questioned why SH have the cost of the espresso machine and does not get the income it produces, but on the contrary the bar never asked for it, and it takes up a lot of space. There has been added 2000 kroner to possible expenses under the expenses of the board, for example for wine for presenters. In addition, we must have insurance on the budget. It means that we do not have a very big profit. Therefore, we must be careful not to spend too much money. Discussion of DAF: Why are we spending so much money on DAF? The money is earmarked from RUC. We only get the 90,000 from RUC since it is used for administration. However, there is uncertainty about whether the money for DAF counts in the totals of the funding we can get. The problem is that we can not receive more than the student political organizations, and perhaps we would receive less money from RUC if we did not use DAF. Jane understands that 90,000 is a lot of money, but she has a hard time seeing how we can do it in another way, e.g. in the long run with changing financial managers. If we hired a student assistant we would annually spend close to the same amount but without the same qualifications. In the long run, we can look into more economic alternatives to DAF. Konklusioner / Conclusions:

DAF og revision billigere end forventet. Tilsidesat penge til eventuelle udgifter for bestyrelsen. Udgifter til DAF diskuteret synes nødvendigt men alternativer kan undersøges. DAF and audit cheaper than expected. Superseded money for other expenses of the Board. Cost of DAF discussed seems necessary but alternatives can be explored. Punkt på dagsorden / Item at the agenda Møde med Rusvejledningen / Meeting with tutoring Præsenteret af / Presented by Diskussion / Discussion: Diskussion af SH og rusvejledernes rolle under rusvejledningen og brug af studenterhuset. Planlægningsperioden: diskuteret at SH kunne hjælpe med mad o.a., men vi skal ikke overvurdere vores tid. Rusvejledningen vil gerne bruge huset som førerbunker og samlingssted; til lakajmøder, workshops etc.. Diskuteret om huset skal være åbent for alle; Lakajer efterspørger begrænset adgang for andre, men det argumenteres at huset også skal være tilgængeligt for de andre studerende, der vil bruge det. Dog ville det foruden rusvejledningen være sommerferie, og derfor færre mennesker. Huset skal bruges som et godt arbejdssted, samlingssted og mødested, men ikke til fester. Skal låses af om aftenen. Lakajer vil gerne bruge SH som øllager, da det kan låses af. Kan muligvis bruge RUCbars lager, hvis det er tomt. Overnatning: det understreges at der ikke må Discussion of SH and tutor s role during the tutoring and the use of student housing. Planning Period: discussed that SH could help with food, etc., but we should not overestimate our time. Tutors would like to use the house as command bunker and hub; for tutor meetings, workshops etc. Discussed if the house should be open to all; Tutors ask for limited access for others, but it is argued that the house should also be available to other students who would want to use it. It is however summertime and therefore there is fewer people. The house will be used as a good workplace, gathering place and venue, but not for parties. Must be locked during the night. Tutors would like to use SH for beer storage as it can be locked. Could possibly use RUCbars storage room if it is empty. Sleep: stressed that no sleep is allowed in the

soves i huset. Baren: Diskuteres om baren skal være åben og i så fald om det kun skal være for kaffe eller også øl. Diskuteres om baren skal åbne normalt når fagene starte af hensyn til andre studerende. Der er dog bred enighed om at det er bedst for rusvejledningens økonomi at de står fuldt ud for ølsalg, og at SH godt kan tage det hensyn. Ydermere er det vigtigt at rusvejledere og ruslinge udvikler huskultur. Snak om at SH skal fokusere på ugerne efter rusvejledningen, og at baren åbner med første fredagsbar (når rusperoden er slut, ligesom de andre år) studenterhuset træder ind når rusvejledningen træder ud. Vi er ikke konkurrenter, men har en fællesforpligtelse for campus ikke kun vores hus. Det er en uges forsinkelse hvor huset er åbent men baren lukket, men en god start er så vigtig og vigtig for det overordnede engagement. SH skal være en del af frivillighedsmessen og Tour de RUC. Til Marbjerg Mark er der forslag om at trække ruslingene gennem cafeen med iscenesat fest på den ene side og studerende på den anden side. house. The bar: Discussed if the bar will be open and if so, whether it should be only for coffee or also beer. Discusses whether the bar should open normally when subjects start for the sake of other students. However, there is broad agreement that it is best for the economy of the tutoring if they are in charge of beer sales, and that SH should take that into account. Furthermore, it is important for tutors and tutees to develop a good social environment in their basic house. Talk about that SH will focus on the weeks after the tutoring and that the bar will open at the first Friday bar (when the tutoring is over, as previous years) Student house takes over when the tutoring ends. We are not competitors, but have a common obligation for campus, not only our house. It is a weeks delay where the house is open only the bar is closed, but a good start is important and essential for the overall engagement. SH will take part in the voluntariness fair and Tour de RUC. For Marbjerg Mark it is proposed to drag the tutees through the café and act a party in one side of the bar and students studying on the other side Konklusioner / Conclusions: Rusvejledningen kan bruge SH som førerbunker, mødested, arbejdssted, lager, men ikke fest. Huset er stadig tilgængeligt for andre men låses af om aftenen. Baren i SH åbner når rusvejledningen slutter. SH skal være en del af frivillighedsmessen, Tour de RUC og Marbjerg Mark The Tutoring can use SH as lead bunker, venue, workplace, warehouse, but no partying. The house is still available for others but locked in the evening. The bar in SH opens when the tutoring ends. SH will take part in voluntariness fair, Tour de RUC and Marbjerg Mark

Evt. / AOB Printer: hvad er status? Kan vi lægge pres på? RUC er ved at udvikle nyt printersystem så alt ændres omkring sommer. Det er en midlertidig løsning men alle der arbejder i huset burde få adgang i løbet af nogle dage. Opfølgning og årshjul: Vi skal være bedre på at følge op på tidligere møder. Vi skal være gode til at spørge hinanden og orientere til møderne. Vi bør tilføje en siden sidst i referatet. Kirsten foreslår at lave et årshjul til hjælp for fremtidige bestyrelser så de kan se, hvornår på året det er smart at gøre hvad. Kontortid: vi skal have gjort noget ved den kontortid, der var snak om. Theis laver en plan. Theis foreslår at lave en form for pokal / gave med vores logo til folk der har gjort noget særligt godt for huset. F.eks. kop, nøglering. Der er lidt diskussion af, at det er svært at vurdere hvem der hypotetisk ville skulle have en sådan gave, så ideen er ikke helt købt. Men der er stemning for at give Ib en gave som tak for at gøre huset muligt. En kop, eller our house single foreslås. Printer: what is the status? Can we put pressure on? RUC is developing new printer system so everything changes around this summer. It is a temporary solution but everyone working in the building should have access in a couple of days. Follow up and annual cycle: We need to be better at following up on previous meetings. We should be good to ask each other and report to the meetings. We should add a "Since last time" item in the minute. Kirsten proposes to make an 'annual cycle' to help future boards so they can see during what time of year it is smart to do what. Office Hours: we must do something about the office hours, we talked about. Theis will make a plan. Theis is proposing to make a kind of trophy / gift with our logo to people who have done something particularly good for the house. Eg. cup, keychain. There is discussion about the fact that it is difficult to determine who hypothetically should receive such a gift, so the idea is not quite adopted. But it is decided to give Ib a gift as thanks for making the house possible. A cup or the 'our house' single is proposed. Tilføje punktet siden sidst I referatet Lave udkast til årshjul Kirsten Næste møde Lave plan for kontortid Gave til Ib Theis