Appendix Student House RUC Board meeting 06 19th of June, 16:15 o clock
Messages: Study trip to Jutland Members from the board had a very successful trip to Aalborg and Aarhus Student Houses. We heard a lot about how they organize themselves and run the places in terms of volunteers, employees and the hierarchy. Also we saw many different ways to design rooms, spaces and bars which were very inspiring. Additional they shared with us some experience with how they motivate and keep volunteers effective and happy, which we should consider to listen to. The members who took the trip will within short time make a report from the trip to share the experience with the rest of the board. Orientation from the steering group of the Student House The plan has been approved and RUC has started looking for someone to reconstruct the house! Status on Rules of Procedure Due to lack of time at more important issues, it has not been possible to prepare a suggestion to revision of the rules of procedure with the comments from last meeting.
Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Theis Elisabeth 4. juni 2013 16.15 Teorilokalet, Bygn. 01, RUC Natasja, Theis, Jonas, Signe R., Signe G., Ziyad, Asger, Astrid, Elisabeth, Anders, Mads, Frederik, Sidsel Marie Spanggård Dansk / Danish: Opsummering af referatet / Shot summation of the minute På bestyrelsesmødet orienterede de forskellige udvalg om deres arbejde. Arkitekten er i fuld gang med at finde ud af, hvordan vores visioner for Studenterhuset kan gøres til virkelighed, og arkitektudvalget præsenterede forskellige forslag til, hvordan rummene skal fordeles, hvilket blev diskuteret på mødet. Der arbejdes videre med, hvordan rummene bedst udnyttes til gavn for både de studerende og de forskellige foreninger. Eventudvalget præsenterede forskellige forslag til events, der skal skabe synlighed omkring, hvad Studenterhuset er, og hvad det kan bruges til. Kommunikationsudvalget orienterede om, hvordan arbejdet med oprettelsen af hjemmeside skrider fremad. Samarbejdet med Fredagsbaren fortsætter, og da de nye vedtægter blev diskuteret og godkendt på bestyrelsesmødet, er åbningen af Fredagsbaren til semesterstart et skridt nærmere. Udkast til en kontrakt blev diskuteret på mødet, og arbejdet med denne fortsætter. Ændringer i Studenterhusets forretningsorden blev også diskuteret på mødet, og arbejdet med dette fortsætter ligeledes. Engelsk / English: On the board meeting the different committees made orientations regarding their work. The architect is busy figuring out how our visions for the Student House can become reality, and the Architect Committee presented different suggestions on how to divide the rooms, which was discussed at the meeting. They will keep working on figuring out the best way to use the rooms so it benefits both the students and the different associations. The Event Committee presented different suggestions to event that will create attention on what the Student House is and what it can be used for. The Communication Committee oriented on the progress regarding the creation of a homepage. The cooperation with the Fridaybar continues, and since the new articles was discussed and approved at this board meeting, the opening of the Friday Bar next semester is a step closer. The draft for a contract was discussed at the meeting, and work on this continues. Changes in the rules of procedure of the Student House was also discussed at the meeting, and the work on this also continues. 1
Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Dansk / Danish: Referat / Minute Til AOB skal tilføjes, at det blev diskuteret, hvordan mødedatoer vælges ud fra besvaret doodle. Engelsk / English: Add to AOB that it was discussed how dates for meetings is chosen from doodle answers. Referatet blev godkendt. The minute was approved. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Tidsfrist / Person responsible Deadline AOB tilføjelse til sidste referat/ Addition to AOB in the minutes Theis 19 June Approve Agenda Kommentarer / Commets: Dansk / Danish: Punkt 5 slettes fra dagsordenen. Ansøgningen skal sendes igen, da Podios administratorer ved en fejl ikke har modtaget den. Dagsorden blev godkendt med ændringer. Engelsk / English: Item 5 is erased. The application has to be send again as the administrators of Podio has not received it. The agenda is approved with the changes. Ændringer / Changes Punkt 5 slettes/item 5 is erased. 2
Orienteringer / Orientations The Chairmanship Dansk / Danish: Arbejdsdag d. 9. juni (Se appendix). Theis noterer, hvem der deltager. Der mangler stadig et par hjælpere til arbejdsdagen. Studietur til Jylland 11. juni (se appendix). Theis noterer, hvem der deltager. Odense åbner et Studenterhus d. 2. september. Det foreslås, at de interesserede tager med til deres åbningsfest. Tur til Studenterhuset København 14. juni (se appendix). Theis noterer, hvem der deltager. Alumneforeningen (se appendix). Det besluttes, at Eventudvalget kontakter dem for detaljer. Engelsk / English: Workday the 9 th of June (see appendix). Theis notes who will attend. We still need a couple of volunteers for the day. Study trip to Jutland the 11 th of June (see appendix). Theis notes who will attend. Odense opens a Student House the 2 nd of September. It is suggested that those interested joins their opening party. Trip to Student House Copenhagen the 14 th of June (see appendix). Theis notes who will attend. The Alumne Association (see appendix). It is decided that the Event Committee will contact them for details. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline Kontakt Alumneforeningen/Contact the Alumne Association Eventudvalget Before summer holiday The Architect Committee Dansk / Danish: Arkitektudvalget orienterede via referat fra deres seneste møde (se appendix). Arkitekten er ved at undersøge priser på forskellige muligheder angående loft, ændring af rum etc. Udvalget arbejder i øjeblikket på at fordele rum til brug for de studerende og organisationerne (se punkt 6). Engelsk / English: The Architect Committee oriented through the minutes from their last meeting (see appendix). The architect is currently looking at prices concerning ceiling, changes in rooms etc. The committee currently works on dividing the rooms between students and associations (see item 6). Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Tidsfrist / 3
Person responsible Deadline The Event Committee Dansk / Danish: Eventudvalget er kommet frem til følgende ideer: - At lave en Studenterhus bog, både som flyer og på internettet. Den skal indeholde info om hvem vi er, hvad Studenterhuset kan bruges til, præsentere events etc. Det blev foreslået, at der skabes mulighed for, at de studerende kan tilkendegive deres forventninger til Studenterhuset. - At lave et event for rusvejlederne ved studiestart, som tak for deres indsats. Rusvejledningen vil blive diskuteret mere på et senere møde. - At have en ugedag med musik, hvor det er de studerende, der skal stå for det. Det blev på mødet foreslået, at udvalget kan kontakte øvelokaler eller lignende i Roskilde for at høre, om der er bands med interesse i at spille. - At lave et event i starten af semesteret, for at skabe fokus på Studenterhuset. Evt. at lave et dagsevent for interesserede, fremtidige frivillige, så de får mulighed for at se, hvad man kan bruge Studenterhuset til. Engelsk / English: The Event Committee presented the following: - To make a Student House book, both flyer and on the internet. It should contain information on who we are, what the Student House can be used for, present events etc. It was suggested that an option is created so that the students can express what they would like the Student House to be. - To make an event for the tutors at the beginning of the semester as a thank you for the effort. The tutoring will be discussed further later. - To have a weekly day with music where the students are responsible. It was suggested to contact rehearsal rooms and the like in Roskilde to figure out if there re bands who are interested. - To make an event in the beginning of the semester to create focus on the Student House. Perhaps an event for interested, future volunteers so they can see what the Student House is. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline The Communication Committee 4
Dansk / Danish: Hjemmesiden: Udvalget er ved at undersøg et tilbud fra nogle af Signe G. s venner, der er forholdsvis billigt. Detaljer og pris skal klarlægges på et møde, og en kontrakt er nødvendig. Tilbuddet fra sidst er droppet. Det blev diskuteret, hvordan den daglige vedligeholdelse af hjemmesiden skal fungere. Udvalget undersøger, om det er en del af ovennævnte tilbud, eller om det alternativt kan viderelæres til kommunikationsudvalget (hvilket er at foretrække). Det er vigtigt, at hjemmesidens system er nemt at finde ud af. Det foreslås, at udvalget kontakter Toke Høiland angående et supplerende tilbud. En alternativ, billig mulighed vil være at bruge Wix. Facebook Udvalget er kommet frem til følgende angående publicering på facebook: 7 dage før bestyrelsesmødet (bm) skal dato, sted og dagsorden offentliggøres. 3 dage før bm lægges dagsorden og bilag på Script. 8 dage efter bm lægges referatet på Script. Ansvar Signe G. og Sidsel er ansvarlige for facebook, og Signe R er tovholder for udvalget. Forespørgsel til andre udvalg Send gerne informationer og materiale fra møder til Signe R., der kan bruges til at øge PR. Engelsk / English: Homepage: The committee is investigating a cheap offer from Signe G. s friends. Details and price are to be discussed at a meeting and a contract will be necessary. The offer discussed last time is out. It was discussed how the daily maintenance of the homepage should work. The committee will figure out if it is part of the offer from above or if it alternatively can be taught to the communications committee (which is preferred). It is important that the system is easy to figure out. It is suggested that the committee contacts Drewpal (Toke Høiland) regarding an alternative offer. An alternative, cheap possibility is to use Wix. Facebook The committee has agreed on the following regarding publishing on facebook: 7 days before board meeting (bm) the date, place and agenda is published. 3 days before bm agenda and appendix is uploaded on Script. 8 days after bm the minute is uploaded on Script. Responsibilities Signe G. and Sidsel are responsible for facebook and Signe R. is coordinator of the group. Request to the other committees Please send info and material from meetings to Signe R. to enhance PR. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Kontakt Signe G.s venner og Toke ang. tilbud på hjemmeside / Comm. committee Contact Signe G.s friends and Toke regarding offer on homepage Send info fra møder til PR / Send info from meetings to PR Alle / Everybody Tidsfrist / Deadline Andre orienteringer / Other orientations Dansk / Danish: Engelsk / English: 5
Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline 6
Punkt på dagsorden / Item at the agenda 3. The cooperation with the Fridaybar Præsenteret af / Presented by Café/bar group Diskussion / Discussion: Dansk / Danish: I. Approve the articles of association (appendix III) Følgende ændringer blev foreslået og godkendt: 2 Stk. 1 c) Et andet ord end sammenslutning evt. fusion. Der var en forespørgsel om at indføre en tidsfrist i paragraffen, men dette indføres i stedet i kontrakten. 4 Stk. 3 b) Studenterhusets mulighed for udmeldelse skal ændres, så det stemmer overens med kontrakten. 5 Stk. 4 a) skal forklares bedre (slet komma, og ledelsens formand ændres til den daglige leder ). 8 Stk. 3 skal ændres til, at budgetter skal godkendes enstemmigt, i stedet for vetoret. 9 Stk. 6 Den gule sætning i bilagene foreslås tilføjet, ikke slettet. Tilføjelsen er godkendt. Det skal ændres, så der står, at overskuddet fordeles efter semesterregnskabets afslutning. Følgende forslag sendes videre til Fredagsbarens bestyrelse til overvejelse, med en opfordring om godkendelse: 4 Stk. 1 Det foreslås, at den nye forening overvejer at åbne mulighederne for stemmeret til de almindelige studerende, da det vurderes i højere grad at være i de studerendes interesse. Det bliver anset for problematisk, at ledelsen godkender bartendere, og at kun bartendere vælger ledelsen, da dette er en meget lukket konstellation. Denne konstellation er originalt valgt ud fra ideen om, at ledelsen skal vælges af de frivillige, der arbejder i baren, og for at sikre, at der vælges en kompetent ledelse, da bartenderne har indsigt i, hvad det kræver at lede baren og caféen. Det besluttes at opfordre foreningen til at overveje de to følgende forslag: - At give stemmeret til medlemskategori C i det omfang, at de kan stemme på forslag etc., men ikke på ledelsen. Således kan de studerende få indflydelse på, hvad ex. overskuddet bruges på. Engelsk / English: I. Approve the articles of association (appendix III) The following changes were suggested and agreed on: 2 Stk. 1 c) Another word that sammenslutning maybe fusion. A request was made for a time limit in the paragraph, but this will instead be in the contract. 4 Stk. 3 b) The possibility of resignation of the Student House should be changed to match the contract. 5 Stk. 4 a) needs to be explained better (delete comma and change chairman to daily leader. 8 Stk. 3 is changed so that budgets should be approved unanimously instead of the right of veto. 9 Stk. 6 The yellow sentence in the appendix is suggested added, not deleted, which is approved. It has to be changed so that the surplus has to be divided after the semester accounting is finished. The following suggestions are sent on to the Fridaybar board to consider with a hope of approval. 4 Stk. 1 It is suggested that the new association considers opening the possibilities of voting right to the students because it is considered to be in the interest of the students. It is seen as problematic that the management approves the bartenders and that only bartenders can vote for the management as this is a very closed constellation. This constellation is originally chosen from the idea that the management is chosen from the volunteers, who work in the bar, and to secure that a competent management is chosen, as the bartenders have the insight in what the job demands. It is decided to make the two following suggestions for the association to consider: - To give voting rights to member category C so they can vote on suggestions etc., but not the management. This way the students can have a say 7
- At give fuld stemmeret til medlemskategori C, så de også kan stemme på ledelsen. For at sikre, at ledelsen fortsat har kompetencen til at drive bar og café, kan der i stedet fokuseres på kravene til opstilling til ledelsen. 5 Stk. 4 b) Det foreslås at fjerne dette punkt, da Studenterhuset ønsker mulighed for at vælge en person til bestyrelsen, der ikke har tilknytning til RUC, hvis dette vurderes at være den bedste kandidat. 2. Discuss the contract between SH and FB (appendix IV) Nedenstående er de centrale fordele og ulemper ved modellerne, der kunne uddrages fra diskussionerne: Model 1: - Fordele: Giver barforeningen størst mulig økonomisk selvbestemmelse, og giver Studenterhuset mindst muligt arbejde, da barforeningen står for økonomiske beslutninger. - Ulemper: Modellen virker meget usikker. Det er svært at fastsætte den rette procentvise deling af pengene, hvilket betyder en risiko for, at barforeningen ikke får nok midler til at dække driften eller de får for stor en del af overskuddet. Model 2: - Fordele: Giver Studenterhuset mulighed for indflydelse på budgetterne, mens den giver barforeningen mulighed for delvis selvbestemmelse og et økonomisk råderum. Derudover skabes der et økonomisk incitament, hvis barforeningen får en procentdel af overskuddet. Denne model lægger op til samarbejde og et kompromis mellem de to foreninger. Det foreslås, at der i højere grad lægges op til forhandling af budgetrammerne i stedet for, at de fastlægges, da dette lægger op til et samarbejde. - Ulemper: Der er risiko for, at barforeningen får en for stor del af overskuddet, da der ikke er erfaring med den procentvise deling. in e.g. what the surplus is spent on. - To give full voting right to member category C so they can also vote on the management. To secure that the management still has the competences to run the bar and café a focus could alternatively be put on the requirements for a spot in the management. 5 Stk. 4 b) It is suggested to remove this item as the Student House wishes to have the possibility of choosing a person for the board without affiliations to RUC if it is thought to be the best candidate. 2. Discuss the contract between SH and FB (appendix IV) The following is the central advantages and disadvantages concerning the models: Model 1: - Advantages: Gives the new association greatest economic decision power and gives the Student House minimum work, as the other association takes care of economic decisions. - Disadvantages: The model seems very insecure. It is difficult to set the right percentage for division of the money which means a risk of the bar association not being able to cover their costs or that they get too big a part of the surplus. Model 2: - Advantages: Gives the Student House influence on the budgets while giving the bar association partial decision power and economic scope. In addition an economic incentive is created when the association gets part of the surplus. This model suggests cooperation and is a compromise between the two organisations. It is suggested that there is focused more on negotiations of the budgetary frameworks than determination of them, as this suggest a cooperation. - Disadvantages: There is the risk of the bar association getting to big a part of the surplus because there is no experience with the percentage division. Model 3: Model 3: 8
- Fordele: Giver Studenterhuset størst mulighed for indflydelse på driften, da der tillige fastsættes en buffer budgetpost. Inden for disse rammer er der stadig mulighed for råderum til barforeningen. Umiddelbart minder denne model mest om, hvordan det bliver, når foreningerne fusionerer. - Ulemper: Der er risiko for, at budgetterne ikke kan dække barforeningens udgifter, da foreningen også skal varetage drift af café, hvilket der ikke er nogen erfaring med. Der er derfor brug for mulighed for fleksibilitet i forhold til dette. Forskellen på model 2 og 3 er umiddelbart, hvorvidt der fra Studenterhusets side skal fastlægges en buffer i budgettet, eller om bufferen dannes ud fra den vedtagne procentvise deling af overskuddet, og hvor størrelsen afgøres af indkomsten. Udover modellerne blev nedenstående diskuteret: - Belønning af frivillige og hvordan dette koordineres mellem Studenterhuset og barforeningen, hvilket der skal arbejdes videre på. - Delingen af større udgifter til udstyr og vedligehold, hvilket får indflydelse på delingen af overskuddet/størrelsen på bufferen. I den forbindelse diskussion af hvad barforeningen kan bruge overskuddet til, hvis Studenterhuset tager sig af de større udgifter. - Hvordan caféen skal drives, og hvordan der sikres fleksibilitet til opstarten. Oplæg til næste bestyrelsesmøde forberedes af bar/café udvalget, samt evt. et revideret årshjul, hvis der er kendskab til, hvor mange mennesker der tillades i caféområdet. - Det foreslås, at Studenterhuset skal godkende budgetrammer i stedet for at fastlægge dem, men der argumenteres imod, da Studenterhuset i så tilfælde ikke har tilstrækkelig bestemmelse. Kommentarer til resten af udkastet til kontrakt: Angående afsnittet om gæld: Der er usikkerhed om denne formulering, for hvem skal skønne, om barforeningens økonomi er i fare? Det besluttes, at juristen skal hjælpe med dette. - Advantages: Gives the Student House the greatest influence on the operation, because a specific buffer is added to the budget. Inside these frames the bar association has economic scope. This reminds most of how it is thought it will be when the associations fusion. - Disadvantages: There is a risk that the budgets can not cover the bar associations cost, as the association also takes care of operating the café, which there is no experience with. There is need of possible flexibility for this. The difference between model 2 and 3 is whether the Student House should decide on a specific buffer in the budget or this buffer is created from the decided percentage of the surplus, where the size is determined by the income. Besides the models the following was discussed: - Rewarding of volunteers and the coordination between Student House and the bar association, which needs to be worked on. - The division of costs for equipment and maintenance, which will influence the division of surplus/size of the buffer. In this context a discussion about what the bar association can use the surplus for if Student House takes care of the big expenditures. - How to run the café and how to secure flexibility for the start-up. The bar/café group will prepare a presentation for next meeting, perhaps with a revised annual cycle, if it is known how many people will be allowed in the café area. - It is suggested that the Student House should approve budgetary frames rather than determine them, but it is counter argued, as the Student House in that case will not have satisfactory decision power. Comments for the rest of the contract draft: Regarding the section on dept: There is uncertainty on the formulation, as who will determine if the bar associations economy is in danger? It is decided that the lawyer should help with this. Konklusioner / Conclusions: 9
Dansk / Danish: I. Vedtægterne blev godkendt med ovenstående ændringer og forslag. Hvis der forekommer større vedtægtsændringer inden den stiftende generalforsamling, ønsker Studenterhuset mulighed for at godkende vedtægtsændringerne. II. De fleste diskussioner drejede sig om model 2 og 3, men der er behov for mere konkret viden og detaljer. Derfor fortsættes arbejdet med model 2 og 3. Der arbejdes ligeledes videre med udkastet til kontrakten. Engelsk / English: I. The articles where approved with the abovementioned changes and suggestions. If bigger changes in the articles occur before the founding general assembly, the Student House wishes the possibility of approving them again. II. Most discussions concerned model 2 and 3, but there is a need for more concrete knowledge and details. Therefore the work with model 2 and 3 continues. The work with the draft for the contract also continues. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible De foreslåede ændringer skrives ind i vedtægterne /The proposed Asger changes are added to the articles De to forslag til overvejelse angående vedtægterne sendes videre Elisabeth til Fredagsbarens bestyrelse /The two suggestions regarding articles is send onwards to the Fridaybar Board Café/barudvalget arbejder videre med kontrakten og model 2 og 3, Café/bar hvor juristen kontaktes for assistance / The café/bar committee committee continues work on the contract and model 2 and 3, where the lawyer is contacted for assistance. Café/barudvalget forbereder oplæg til diskussion af driften af café / The café/bar committee prepares a presentation for discussion of the operation of the café Café/bar committee Tidsfrist / Deadline As fast as possible As fast as possible 16 th of June 16 th of June 10
Punkt på dagsorden / Item at the agenda 4. Rules of procedure Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Dansk / Danish: I. Discuss the matter of written (anonymous) voting in not personal matters Argumenter for mulighed for anonym afstemning: Det er de endelige beslutninger, der er relevante for de studerende, ikke hvem der stemmer hvad. Derimod kan opgørelsen af navne taget ud af kontekst skabe misforståelser, og det kan derfor fungere som en beskyttelse af bestyrelsen. Det kan være med til at fremme ærlige valg, da det fjerner muligheden for gruppepres og trusler. Ved denne ændring står bestyrelsen stadig til ansvar for beslutningerne, men nu som samlet bestyrelse, i stedet for personligt ansvarlige medlemmer. Det er stadig muligt at offentliggøre stemmetallene, hvilket også sikrer ansvarlighed. Argumenter imod: Det mindsker gennemsigtigheden, og der opstår risiko for mørklægning af sager. Det fjerner muligheden for, at de studerende kan stille bestyrelsens medlemmer personligt til ansvar for beslutninger, hvilket er særlig vigtigt i forhold til de medlemmer, der vælges på generalforsamlingen. Dette er meget udemokratisk. Det foreslås, at der på næste generalforsamling laves klare visioner for Studenterhuset, så bestyrelsen har et samlet grundlag, at skulle tage beslutninger ud fra. II. Discuss the matter of disability 14. Henvisningen til forvaltningsloven giver ikke mening, da den ikke passer til vores situation. Da mange i bestyrelsen er medlemmer af andre organisationer, er stort set alle inhabile, og det er derfor nødvendigt at løsne op for formuleringerne. Det er dog en god ide at have mulighed for, netop da mange i bestyrelsen har loyalitet for flere foreninger. Det foreslås, at man kan erklæres inhabil, hvis man Engelsk / English: I. Discuss the matter of written (anonymous) voting in not personal matters Arguments for the possibility of anonymous voting: It is the final decisions that are relevant for the students, not who votes what. On the contrary the publication of names taken out of context can create misunderstandings, and this can work as a protection of the board. It can promote honest voting as it removes the possibility of group pressure and threats. The board will still be accountable for the decisions, but as a united board instead of as individual persons. It is still possible to publish the number of votes, which also secures accountability. Arguments against: It reduces the transparency, and it creates the risk of cover-ups. It removes the possibility of the board members being held accountable for their decisions by the students, which is especially important in regard to the members, who are voted in at the general assembly. This is very undemocratic. It is suggested that clear visions for the Student House are made at the next general assembly, so that the board has the same basis to make decisions on. II. Discuss the matter of disability 14. The reference to the law does not make sense, as it does not fit our situation. As many in the board are members of different associations almost everybody is disable, and it is therefore necessary to change the formulation. It is a good idea to have the possibility of disability precisely because so many in the board has loyalty to different associations. It is suggested that one can be declared disable if 11
repræsenterer to organisationer i forhandling med hinanden, men at det ved almindelige diskussioner er tilstrækkeligt at notere i referatet, hvis man har andre interesser end Studenterhuset, da det er nødvendigt at give muligheden for deltagelse i diskussionerne. Det er svært at skelne, hvornår man skal kunne erklæres inhabil eller ej. Økonomiske interesser er en del af det, men ikke et tilstrækkeligt grundlag. Ved at have mulighed for at erklære inhabilitet, fjernes incitamentet til at melde sig til bestyrelsen udelukkende for at fremme en anden forenings interesser, hvilket vil være godt for en samlet bestyrelse i Studenterhuset. Modsat kan dette også skræmme folk væk, hvis de ikke får lov at være med til at diskutere, hvad de brænder for. Det foreslås, at juristen kan være en hjælp til selve formuleringerne. this person represents two organisations in negotiations with each other, but at ordinary discussions it is enough to note in the minute, if there are other interests than the Student house at play. The possibility of participation in the discussions is necessary. It is difficult to distinguish when one is disable or not. Economic interests is a part of it, but not sufficient. By having the possibility of declaring disability, the incentive to sign up for the board only to promote another associations interest vanishes, which can be good for a united board in the Student House. On the contrary this can also turn people away, if they are not allowed to discuss their special interests. It is suggested that the lawyer can be of assistance regarding the formulations. Konklusioner / Conclusions: Dansk / Danish: I. Det stemmes om, hvorvidt det skal tilføjes, at man kan bede om anonym afstemning. Mads vil gerne have stemmerne ført til referat. For: Natasja, Jonas, Theis, Signe R, Signe G, Elisabeth, Astrid og Anders Imod: Ziyad, Asger og Mads Det besluttes, at almindeligt flertal er nødvendigt for, at anonym afstemning kan finde sted. II. Der er overvejende stemning for en eller anden mulighed for at inhabilitet, men formuleringerne skal laves om til næste møde, gerne med hjælp fra juristen. Engelsk / English: I. It is voted upon whether the possibility of anonymous voting should be added. Mads would like the votes recorded in the minutes. For: Natasja, Jonas, Theis, Signe R, Signe G, Elisabeth, Astrid and Anders Against: Ziyad, Asger and Mads It is decided that a regular majority is needed if the anonymous voting can take place. II. There is predominantly a want for some kind of possibility to declare disability, but the formulations need to be changed, preferably with help from the lawyer. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Forberedelse af nye formuleringer til begge ovenstående punkter Theis til forretningsordenen, gerne med hjælp fra juristen / Preparation of new formulations to both items from above in the rules of procedure, preferably with help from the lawyer Forberedes visionsworkshop til næste generalforsamling / Prepare Bestyrelsen workshop of visions for next general assembly Tidsfrist / Deadline 16th of June November 12
13
Punkt på dagsorden / Item at the agenda 6) Locations of organizations in the house Præsenteret af / Presented by Architect group Diskussion / Discussion: Dansk / Danish: Reklameplads på væggene i stuen skal generelt være til Studenterhusets plakater, hvor der oprettes særlige steder til andre organisationers. Det skal overvejes, om organisationerne skal fylde så meget i huset, som de gør i nuværende forslag, da det mindsker pladsen til generelle studieaktiviteter. Dog er der ikke økonomisk råderum til at gøre særligt meget ved grupperummene, da pengene kun rækker til at udvikle den ene halvdel af huset (café siden). Grupperum vil blive rengjort, malet etc. men ikke bygget om. Dog er det nødvendigt med plads til organisationerne, da de bliver smidt ud af deres gamle lokaler. Det foreslås, at man starter forfra, og først ser på, hvad de studerende skal have, og derefter hvad organisationerne skal have. Dog pointeres det, at der er masser af plads i de renoverede områder, samt diverse mødelokaler til de studerende. Det foreslås, at de endelige forslag vendes med organisationer, før de vedtages. Forslag om at samle organisationerne: Det lægger op til fællesskab, samarbejde og liv, men der skal være opmærksomhed på også at skabe liv på 1. sal. Det risikeres, at de studerende bliver fremmedgjort fra den del af huset, der er studenterpolitisk, hvis de ikke er en del af miljøet. Dog kan det også være positivt at samle dem, så de interesserede studerende ved, hvor de skal henvende sig. Forslag om at sprede organisationerne: Det giver bedre plads i stuen til andre aktiviteter. Det tvinger ikke de studenterpolitiske organisationer til at ligge op ad hinanden, hvis de ikke ønsker det. Dog kan der være et problem, hvis kun en enkelt af disse organisationer isoleres på 1. sal i forhold til at nå de studerende på samme Engelsk / English: Wall space for advertisement in the ground floor should be to Student House posters, and other spots should be created for other associations. It needs to be considered if the associations should have as much space as they have in the current suggestions, as it creates less space for general student activity. However, there is not money to do much with these rooms, as there is only enough to develop on side of the house (the café side). The group rooms will be cleaned and painted, but not rebuild. However, it is necessary with space for the associations, as they no longer have their old offices. It is suggested, that the group start over and first have a look at what the students should have, and then what the associations should have. However it is pointed out that there is loads of space in the renovated areas and in the different meeting rooms for the students. It is suggested, that the different suggestions is discussed with the associations before they are approved. Suggestion on gathering the organizations: It creates community, cooperation and life, but there need to be focus on also creating life on the first floor. There is a risk that the students will be alienated from the student political part of the house, if they are not already part of the environment. However it can also be positive to gather them, as interested students know where to go. Suggestion on spreading the organizations: It creates better space on the ground floor for other activities. It will not force the student political organizations to be besides each other, if they don t want to. However there can be a problem with isolating one of the organizations on the first floor in relation to reaching the students 14
vilkår. Enten skal beslutningen tages i bestyrelsen, eller også skal der dannes en ny arkitektgruppe. Det foreslås at fjerne radio/avisområdet fra hjørnekontorerne. Det foreslås at oprette en mindevæg til natterne, da det er deres gamle hus. on the same terms. Either this decision should be made in the board or a new architect group should be made. It is suggested to move the radio/newspaper area away from the corner offices. It is suggested to make a memory wall for the natbas, as it is their old house. Konklusioner / Conclusions: Dansk / Danish: Der er umiddelbar størst tilslutning til at arbejde videre med at samle de studenterpolitiske organisationer, hvor der også tænkes mere på, hvad de studerende har brug for i form af rum. Signe G. hopper med i arkitektgruppen. Engelsk / English: There are predominantly motions to work towards gathering the student political organizations, where there is a bigger focus on what the students require of rooms. Signe G. joins the architect group. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Afhold møde, hvor der tages udgangspunkt i hvad de studerende Architect group har brug for først, hvorefter forslagene vendes med organisationerne / Have a meeting where the point of departure is what the students need, and afterwards discuss the proposal with the organizations. Tidsfrist / Deadline asap 15
Evt. / AOB Dansk / Danish: Til næste møde skal sommerferie og produktionsplan diskuteres. Kommunikationsudvalget vil gerne vide på næste møde, hvor mange penge de kan bruge på PR. Jonas og Theis har møde torsdag med styregruppen for Studenterhuset, og får forhåbentlig grønt lys til at ombygningen påbegyndes. Her forhører de sig ligeledes om status på diverse aftaler mellem RUC og Studenterhuset. Der anmodes om, at bestyrelsen til næste møde er bedre til at overholde den afsatte tid. Engelsk / English: For next meeting the summer vacation and production plan should be discussed. The Communications Committee would like to know for next meeting what they can spend on PR. Jonas and Theis have a meeting Thursday with the group in charge of the Student House and will hopefully get an ok on the rebuilding to start. They will ask about what the status is on our different agreements between RUC and the Student House. There is a request for better compliance regarding the timeframe for next meeting. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Sommerferie, produktionsplan og budget på dagsorden til næste Theis bestyrelsesmøde / Summer vacation, productionplan and budget on the agenda for next board meeting Tidsfrist / Deadline 12 th of june 16
Appendix II: FB Comments and Articles of Association Preface 1. Fredagsbarens bestyrelse godkendte de ændringsforslag, vi gennemgik på Studenterhusets sidste bestyrelsesmøde, med undtagelse af formålsparagraf 2c, der lyder At arbejde hen imod en indslusning af RUCbar i Foreningen Studenterhus RUC. Argumentet for at fjerne det fra de vedtægter, der er oploadet til generalforsamlingen, er, at bestyrelsen synes, at dette hører sig mere til i en kontrakt (hvor det jo allerede kommer til at fremgå) end i selve vedtægterne. Selve formålet for foreningen er jo at drive café og bar, hvor det at indsluses i SH er en indgået aftale (og et præmis for, at en aftalen kan indgås), men ikke formålet med at foreningen findes håber I kan se forskellen? Derudover blev det argumenteret, at det er en smule voldsomt at have 3 forskellige formål for foreningen, da foreningens formål bør være klart og enkelt. Jeg foreslår derfor, at I på næste bestyrelsesmøde kort diskuterer, hvorvidt dette er dødsens nødvendigt for, om vi kan lave en aftale mellem RUCbar og SH, og hvis ja, sende et ændringsforslag til generalforsamlingen. 2. FB bestyrelsen har diskuteret SHs forslag om at ændre, hvem der har stemmeret og at åbne op for foreningen på den måde. Der var generelt ikke stemning for at muliggøre, at andre end medlemskategori A kan stemme på ledelsen, men i forhold til stemmeret til andre ting, var der delte holdninger. Det endte med, at FBs bestyrelse gerne vil foreslå jer at sende et ændringsforslag til vedtægterne, hvis det er noget SH føler for. 3. Til SHs andet forslag om at muliggøre, at bestyrelsesmedlemmer ikke skal have tilknytning til RUC, så var der enighed om, at tilknytningen til RUC er meget vigtig for at få et godt samarbejde op at køre, da kendskab til RUC er nødvendig for, at man kan sætte sig ind i arbejdet og engagere sig (RSF er et godt eksempel på, hvordan det ellers kan gå). Der var dog forståelse for, at der kan opstå situationer, hvor det ikke er muligt at finde en kandidat fra RUC, og det foreslås derfor, at der laves en klausul, hvor der står noget i retningen af, at hvis det ikke er muligt at finde en kandidat med tilknytning til RUC, kan en kandidat uden tilknytning vælges, hvis dette godkendes af begge bestyrelser. Dette er ikke nået at blive formuleret og tilføjet, så det skal udformes som et ændringsforslag, ved ikke om det skal være SH eller FB der gør det? I kan jo lige vende det, og finde ud af det. Recommendation The Chairman recommend that the board discuss the comments and refuses from the Fridaysbar. Especially the fact that the Fridaysbar seems to refuse all of our demands and only accept the changes that were lingual. Furthermore the Chairman recommend that the board write suggestions to the open-up part. Additional comments to appendix
Vedtægter for foreningen RUCbar 1. Navn og hjemsted Stk. 1. Foreningens navn er RUCbar Stk. 2. Foreningen har hjemsted ved Roskilde Universitet i Roskilde Kommune. Stk. 3. Foreningen er en selvstændig forening med egen formue. 2. Formål Stk. 1. Foreningens formål er: a) At fremme studiemiljøet på Roskilde Universitet ved at drive en frivillig drevet café og bar, der kan fungere som et samlingspunkt for nuværende og tidligere studerende og ansatte ved Roskilde Universitet. b) At fremme studiemiljøet for de studerende og ansatte ved Roskilde Universitet gennem planlægning, afholdelse af og deltagelse i studentersociale aktiviteter. 3. Foreningens struktur og arbejdsdeling Stk. 1. Foreningen består af følgende organer: a) Generalforsamlingen b) Bestyrelsen, som består af følgende tillidsposter: a) Bestyrelsesformand b) Menige bestyrelsesmedlemmer c) Ledelsen, som består af følgende tillidsposter: a) Daglig leder b) Lageransvarlig c) Kasserer d) Menige ledelsesmedlemmer d) Bartendere Stk. 2. Generalforsamlingen Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed, og fastlægger de overordnede målsætninger for Foreningen. Valg til foreningens poster sker på generalforsamlingen. Stk. 3. Bestyrelsen Bestyrelsen består af 3 personer. Bestyrelsens ansvarsområder er anskaffelse af alkoholbevilling samt godkendelse af budgetter og regnskaber. Bestyrelsen er foreningens højeste myndighed mellem generalforsamlinger. Stk. 4. Ledelsen Ledelsen består af minimum 3 personer og maksimalt 9 personer. Ledelsens ansvarsområder er den daglige drift; daglig økonomi, leverandørvalg, kontakten med det frivillige personale og Studenterhuset RUC s udvalg; samt udarbejdelse af budgetter, løbende regnskaber og årsregnskab. Ledelsesmedlemmer oplæres til at fungere som barchefer, og har ansvaret under torsdags- og fredagsbar-vagter. Stk. 5. Bartendere Personer, der ønsker at fungere som bartendere, skal ansøge og optages på foreningens liste over frivillige bartendere. Bartendere på bartenderlisten skal ved første vagt oplæres af en barchef for at kunne fungere som bartender fremover. Det maksimalt tilladte antal på bartenderlisten fastsættes af ledelsen, der ligeledes fastsætter yderligere regler for optag og fortsættelse på bartenderlisten. Bartenderes ansvarsopgave er at deltage i den daglige drift af café og bar. 4. Medlemskab Stk. 1. Foreningens medlemmer deles op i 3 kategorier: a) Medlemskategori A: Aktive medlemmer. Aktive medlemmer omfatter foreningens bestyrelse, ledelse og bartendere opført på bartenderlisten. Aktive medlemmer har tale- og stemmeret på generalforsamlingen. b) Medlemskategori B: Studenterhuset RUC s bestyrelse Studenterhuset RUC s bestyrelses medlemskab medfører taleret, men ikke stemmeret, på generalforsamlingen.
c) Medlemskategori C: Støttemedlemmer Støttemedlemmer er nuværende og tidligere studerende og ansatte ved Roskilde Universitet. Dette medlemskab medfører taleret, men ikke stemmeret, på generalforsamlingen. Stk. 2. Kontingent Foreningens medlemskab er gratis. Stk. 3. Udmeldelse a) Udmeldelse af kategori A medlemskab skal ske ved skriftlig henvendelse til bestyrelsesformanden og den daglige leder. b) Udmeldelse af kategori B medlemskab skal ske ved skriftlig henvendelse til bestyrelsesformanden og den daglige leder med 3 måneders varsel. c) Udmeldelse af kategori C medlemskab skal ske ved skriftlig henvendelse til den daglige leder. 5. Generalforsamlingen Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Stk. 2. Ordinær generalforsamling afholdes ved udgangen af hvert semester og indkaldes af bestyrelsen med mindst 14 dages varsel ved e-mail til medlemskategorierne A og B. Annoncering til medlemskategori C sker på foreningens officielle Facebook side. Stk. 3. Generalforsamlingen afholdes almindeligvis på Roskilde Universitet. Stk. 4. Valg til bestyrelsen a) Medlemskategori A og B udpeger hver en kandidat til bestyrelsen for en etårig periode, der enten: som minimum er fyldt 25 år, eller som minimum er fyldt 23 år, og besidder en relevant bartenderuddannelse. b) Mulige kandidater til bestyrelsen skal have tilknytning til Roskilde Universitet ved at være nuværende eller tidligere studerende på Roskilde Universitet. c) Bestyrelsens tredje medlem besiddes af ledelsens formand. Bestyrelsen skal godkendes på generalforsamlingen ved udgangen af efterårssemestret af medlemskategori A og B. d) Bestyrelsen vælger en formand fra deres midte på det konstituerende bestyrelsesmøde, der senest skal afholdes 7 dage efter generalforsamlingen. Stk. 5. Valg til ledelsen a) Ledelsen vælges på generalforsamlingen for en halvårlig periode af de stemmeberettigede. b) Ved valg til posterne daglig leder, lageransvarlig og kasserer tildeles stemmeberettigede en stemme pr. post. Ved valg til øvrige ledelsesmedlemmer tildeles stemmeberettigede 6 stemmer. c) Senest 7 dage efter nyvalg til ledelsen afholdes der konstituerende møde. Stk. 6. Opstilling a) Opstilling til ledelsen sker ved fremmøde eller anden kontakt til siddende bestyrelsesformand, og kan indgives frem til selve afholdelsen af valget. b) Medlemmer fra kategori A kan opstille til ledelsen. Stk. 7. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde til generalforsamlingen. Stk. 8. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter: Valg af dirigent Valg af referent Valg af stemmetællere Godkendelse af dagsorden Bestyrelsesformandens beretning Kassererens beretning Godkendelse af foreløbigt regnskab eller årsregnskab Godkendelse af bestyrelse (ved generalforsamlingen i udgangen af efterårssemesteret) Valg af ledelse Eventuelt Stk. 9. Forslag og vedtægtsændringer, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen, og udsendes til medlemmerne senest 4 dage før generalforsamlingen. Stk. 10. Ændring af vedtægter kan kun ske på en generalforsamling med 2/3 flertal. Ændringsforslag skal være skriftlige og udsendt rettidigt. Stk. 11. Foreningens vedtægter udsendes sammen med indkaldelsen til generalforsamling.
Stk. 12. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal (en over halvdelen af de gyldigt afgivne stemmer) og ved håndsoprækning, med mindre andet er anført. Skriftlig afstemning anvendes dog, når det begæres af minimum én mødedeltager. Ved personvalg, hvor der er foreslået flere end det antal, der skal vælges, foretages altid skriftlig afstemning. Stk. 13. Kan posterne jf. 3 stk. 3 og 3 stk. 4. ikke besættes, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. 6. Ekstraordinær generalforsamling Stk. 1. Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes, når mindst 7 af medlemmerne fra medlemskategori A fremsætter en skriftlig begrundet anmodning til bestyrelsesformanden. I sådanne tilfælde indkaldes den ekstraordinære generalforsamling af bestyrelsen med mindst 11 dages varsel og afholdes senest 14 dage efter begæringen er kommet til bestyrelsesformandens kendskab. For øvrige bestemmelser vedrørende generalforsamlingen gælder bestemmelserne i 5, undtaget 5 stk. 8 Stk. 2. Den skriftlige anmodning om ekstraordinært bestyrelsesmøde skal ligeledes indeholde udkast til dagsorden, og skal som minimum indeholde følgende punkter: Valg af dirigent Valg af referent Valg af stemmetællere Godkendelse af dagsorden Eventuelt 7. Foreningens daglige ledelse Stk. 1. Bestyrelsen og ledelsen leder foreningen i overensstemmelse med nærværende vedtægter, generalforsamlingens beslutninger og Studenterhuset RUC s overordnede visioner. Stk. 2. Den daglige leder har ansvaret for den daglige drift mellem ledelsesmøderne. Ledelsen træffer afgørelse om, hvilke dispositioner den daglige leder kan lave uden ledelsens accept. Stk. 3. Den lageransvarlige er den daglige leders stedfortræder, og overtager posten som daglige leder ved den daglige leders urettidige afgang. Ved dette tilfælde konstituerer ledelsen selv en ny lageransvarlig blandt de siddende ledelsesmedlemmer. Stk. 4. Kassereren fører et regnskab for foreningen og informerer løbende bestyrelsen og ledelsen om foreningens økonomiske situation. Ved kassererens urettidige afgang konstituerer ledelsen en ny kasserer blandt de siddende ledelsesmedlemmer. Stk. 5. Ledelsen fordeler internt andre opgaver. Stk. 6. Den daglige leder - og i dennes fravær, den lageransvarlige - indkalder og leder ledelsesmøder. Indkaldelse sker skriftligt med angivelse af dagsorden, når den daglige leder skønner det nødvendigt, eller når mindst tre medlemmer af ledelsen fremsætter ønske om det over for den daglige leder. I sådanne tilfælde afholdes mødet senest en uge efter anmodningen er kommet i den daglige leders kendskab. Stk. 7. Ledelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Stk. 8. På ledelsesmøderne planlægges driften af baren. Ledelsesmøderne er åbne for alle foreningens medlemmer. Dog har kun ledelsen stemmeret. Stk. 9. Punkter på dagsordenen, der omhandler personer eller personspørgsmål, behandles af ledelsen for lukkede døre. Stk. 10. Et ledelsesmedlem kan ekskluderes af ledelsen, såfremt at ledelsens øvrige medlemmer enstemmigt træffer beslutning herom. Det pågældende ledelsesmedlem har krav på at blive hørt, inden beslutning om eksklusion træffes. Stk. 11. Ved urettidig afgang af ledelsesmedlemmer der bevirker, at ledelsen udgøres af mindre end 3 personer, kontaktes bestyrelsen, der derefter indkalder til ekstraordinær generalforsamling jf. 3. stk. 4. 8. Foreningens bestyrelse Stk. 1. Bestyrelsen er mellem generalforsamlingerne foreningen øverste myndighed mellem generalforsamlingerne. Stk. 2. Bestyrelsen er ansvarlig for økonomien i foreningen og tegner foreningen udadtil.
Stk. 3. Bestyrelsen træffer afgørelser ved almindeligt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Budgetter og regnskaber skal godkendes enstemmigt. Stk. 4. Bestyrelsesformanden indkalder og leder bestyrelsesmøderne. Indkaldelse sker skriftligt med angivelse af dagsorden, når bestyrelsesformanden skønner det nødvendigt, eller når mindst to medlemmer af bestyrelsen fremsætter ønske om det over for bestyrelsesformanden. I sådanne tilfælde afholdes mødet senest en uge efter anmodningen er kommet i bestyrelsesformandens kendskab. Stk. 5. Bestyrelsesmøderne er åbne for alle foreningens medlemmer. Dog har kun bestyrelsen stemmeret. Stk. 6. Punkter på dagsordenen, der omhandler personer eller personspørgsmål, behandles af bestyrelsen for lukkede døre. Stk. 7. Udtrædelse af bestyrelsen meddeles bestyrelsesformanden med 1 måneds varsel. Stk. 8. Ved et medlems utidige afgang fra bestyrelsen, indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling jf. 6. stk. 1. 9. Økonomi, regnskab og revision Stk. 1. Foreningen hæfter alene ved sin formue. Stk. 2. Foreningen fører en eller flere bankkonti, hvortil den daglige leder og kassereren har hæveret. Hæveretten til den daglige leder og kasserer tildeles af bestyrelsen. Den øvrige organisering af konti, økonomiske procedurer mm. ordnes af bestyrelsen, i samarbejde med ledelsen. Stk. 3. Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet for året forelægges på generalforsamlingen umiddelbart efter årsskiftet. Der udarbejdes løbende regnskaber for aktiviteterne i foreningen. Ved afslutningen af hvert semester udarbejdes en oversigt for semesterets økonomiske aktiviteter samt hvorledes overskuddet af driften er disponeret af bestyrelsen efter generalforsamlingens anvisninger. Stk. 4. Foreningens årsregnskab skal revideres af en autoriseret revisor. Stk. 5. Foreningens ledelse udarbejder til begyndelsen af hvert semester et budget. Budgettet skal godkendes af bestyrelsen. Stk. 6. Et overskud i foreningen fordeles efter regnskabets afslutning mellem RUCbar og Studenterhuset RUC. De nærmere bestemmelser beskrives i en særskilt kontrakt. Foreningens andel af overskuddet anvendes til følgende formål i prioriteret rækkefølge: 1) Fortsat drift af café og bar og indkøb af udstyr til dette. 2) Studentersociale aktiviteter for studerende på Roskilde Universitet og studentersamarbejder i Roskilde Kommune. 10. Tegningsregler og hæftelse Stk. 1. Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden og mindst et yderligere bestyrelsesmedlem i forening. Ved optagelse af lån og ved salg/pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede bestyrelse. Stk. 2. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen. 11. Opløsning Stk. 1. Generalforsamlingen kan opløse foreningen såfremt et flertal på 2/3-dele kræver det, på to af hinanden følgende generalforsamlinger, med minimum to måneders mellemrum. Stk. 2. Ved opløsning af foreningen overdrages foreningens formue til en anden forening, som kan sikre, at formuen udloddes i overensstemmelse med foreningens formål, jf. 2, stk. 1. Den opløsende generalforsamling beslutter, hvortil formuen overdrages. Således vedtaget på foreningens stiftende generalforsamling den. 2013 og senest ændret på den ordinære/ ekstraordinære generalforsamling den.