Magasinet i Ribe Museumsprojekt 2005 Magasindelen Magasindelen...2 Baggrund...3 Undersøgelsesarbejdet...6 Bygningen...8 Genstandsmængden, pakning og reoler...9 Opstillingsprincip...10 Håndtering, overflytning m.v...11 Registrering og registreringens tilgængelighed...12 Tidsplan...12 Økonomi...13 Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 1
Museumsprojekt 2005 Magasindelen Den antikvariske Samling i Ribe Den antikvariske Samling i Ribe er et kulturhistorisk lokalmuseum - Danmarks ældste - der dækker såvel arkæologi som nyere tid. Samlingens nuværende magasiner, der rummer ca. 65.000 genstandsnumre med ca. 163.000 genstande, er ikke tidssvarende - hverken plads-, opbevaringseller håndteringsmæssigt. En bevilling fra VELUXFONDEN har gjort det muligt at beskrive et nyt magasin af høj kvalitet. Dette magasin kan løse ikke kun Samlingens behov, men også tilsvarende behov i Ribe-området, f.eks. Ribe Kunstmuseums og Ribe Byhistoriske Arkivs. I Ribes industrikvarter placeres en ny bygning med plads til håndtering af genstandene, magasinrum og et opbevaringsrum - i det sidste kan der med tiden ske en udvidelse af magasinet. Bygningen skal være stor og tung, idet bygningskroppen skal virke som buffer for udsving i temperatur og luftfugtighed. For de fleste genstande er det nok - kun luftcirkulation og frostsikring er nødvendig - mens det for et par små grupper genstande er nødvendigt med et mere reguleret indeklima. Genstandene placeres dels på kompaktreoler og dels på pallereoler. De placeres efter sags-nr., således at hver aflevering eller udgravning står sammen, og således at al tilvækst sker i enden. Selve magasinrummene vil have en størrelse, der giver rum for en fremtidig tilvækst af genstandsmængden på ca. 25%. I det nye magasin skal genstandene kunne stå i fred mest muligt. I forbindelse med overflytningen til det nye magasin skal genstandene - i nødvendigt omfang - rengøres, stabiliseres, konserveres og nedpakkes, så de kan stå på deres nye plads uden risiko for, at der sker en nedbrydning af dem. Samtidig skal en registrering og fotografering sikre, at flest mulige oplysninger findes i Samlingens EDB-system. Dette system skal udbygges, så oplysninger er tilgængelige ikke alene for museets medarbejdere men også formidlingsmæssigt over for alle interesserede, hvadenten disse besøger museet og dets udstillinger eller søger viden via Internettet. Det er ønsket at kunne indlede arbejdet i 2003. Byggeriet forventes klar til begyndende ibrugtagning primo 2004. Inden da ønskes arbejdet med genstandene påbegyndt. Sortering og håndtering er så pladskrævende, at lokaler lejes til første fase af dette arbejde. Den EDBmæssige side af sagen ønskes ligeledes påbegyndt hurtigst muligt. Det samlede projekt vil komme til at koste 26.428.250 kr. incl. moms. Deraf bruges 15.401.250 kr. på bygningen, bygningsinventar m.v., 1.206.250 kr. til EDB-løsningen og 8.937.000 kr. til arbejdsløn, materialer m.v. i forbindelse med overflytningen, rengøring, stabilisering, konservering, registrering, fotografering og al håndtering i sagen. Endelig er der afsat 330.000 kr. til administration og ledelse af projektet, 53.750 til formidling og 500.000 til uforudsete udgifter. Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 2
Det er håbet og troen, at en gennemførelse af ovenstående projekt kan tjene som eksempel og inspiration for en række museer med tilsvarende magasinproblemer i Danmark og udlandet. Ikke sådan at forstå, at vi forventer at projektet vil blive direkte kopieret, men at ideerne kan tilpasses det enkelte museums behov. Baggrund Den antikvariske Samling i Ribe blev oprettet i 1855 og er landets ældste provinsmuseum. I dag består Samlingen af tre udstillingssteder: Museet Ribes Vikinger, Rådhussamlingen, og Quedens Gaard. Dertil kommer bygningerne Toldboden, Sortebrødregade 3 og Sortebrødregade 5. I bygningerne findes der - udover udstillingslokaler - kontorer, arkiver, biblioteker, værksteder, magasiner, faciliteter til midlertidigt ansat personale (fortrinsvis arkæologer) m.m. Quedens Gaard, Toldboden og Sortebrødregade 5 er alle fredede bygninger. Den antikvariske Samling er et kulturhistorisk lokalmuseum med ansvar for såvel den nyere tid som arkæologien, og vores område udgøres af Ribe Kommune og to sogne i Bramming Kommune. Når det gælder arkæologien i perioden fra 700-1700 - og måske lidt tidligere - er Ribe-området af mere end national interesse. Byens og områdets placering i den internationale vareudveksling gør sammensætningen i fundbilledet i Ribe til unikt i Danmark og de fantastiske fundforhold og udgravninger har f.eks. gjort, at Ribe internationalt sætter dateringsrammerne for en lang række genstande i 700- og 800-årene. I de sidste år er det blevet mere og mere klart for os, at en række forhold i de gamle bygninger er så utidssvarende, at drastiske forholdsregler er nødvendige. Det drejer sig først og fremmest om de magasinforhold, som de fredede bygninger giver mulighed for: hverken plads-, temperatur-, luftfugtigheds- eller håndteringsforhold er acceptable, og i de fredede bygningerne er det ikke muligt at etablere sådanne. Dernæst drejer det sig om vores kontorforhold: for øjeblikket er de spredt ud over vores bygningskompleks, hvilket giver en meget diffus struktur. Samtidig trænger en del af Toldboden - nemlig sidehuset - til en regulær istandsættelse. Til sidst drejer det sig om vores udstilling i Quedens Gaard, der er forældet og nedslidt. Vi har i et samlet projekt - Museumsprojekt 2005 - forsøgt at beskrive løsninger på disse tre forhold - 2005 fordi Samlingen det år kan fejre sin 150 års fødselsdag. De beskrevne løsninger omfatter byggeri af ny magasinbygning, restaurering og efterfølgende samling af museets kontorer i Toldboden og nye udstillinger i Quedens Gaard. Hvad angår magasindelen gjorde en bevilling fra VELUXFONDEN i december 2001 det muligt, at gennemføre en nøjere undersøgelse af Den antikvariske Samlings behov, at se på moderne magasinløsninger gennemført i museumsverdenen i landene omkring os og afslutningsvis at beskrive et samlet højkvalitets magasin-projekt, der er tilpasset netop vores situation. Nærværende beskrivelse er resultatet af dette arbejde. Den indledes med en kort gennemgang af det arbejde, der er udført i undersøgelsesperioden. Derefter følger en gennemgang af projektet - beskrivelse såvel som økonomi - med henvisninger til en række efterfølgende bilag. Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 3
På loftet over købmandsgården Quedens Gaard står en række reoler med nyere tids genstande. Plastik beskytter mod snavs, men det er også den eneste beskyttelse mod frost om vinteren, varme om sommeren samt fugt. Taget er kun delvis isoleret. På hylderne under plastikken står nogle genstande frit fremme, mens andre er pakket i kasser. Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 4
Efter at loftet over Quedens Gaard var blevet fyldt op med mindre genstande fra nyere tid, blev spidsloftet på nederste hanebånd fyldt med større genstande. Håndteringsmæssigt er de ikke til at komme til. På spidsloftet over Quedens Gaaard s baghus, efter to hønsetrapper, finder man arkæologiske genstande fra middelalderen, indkommet ved afleveringer eller udgravninger i perioden fra 1855 til ca. 1980. Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 5
Undersøgelsesarbejdet Den primære del af undersøgelsesarbejdet blev gjort af løst og fastansat personale fra Den antikvariske Samling. Konservator Lizzi Thamdrup og arkæolog Erik Bjerre Fisker blev ansat til dette arbejde, som blev udført i samarbejde med de fastansatte museumsinspektør Claus Feveile, der i det daglige har ansvaret bl.a. for magasiner, registrering og EDB og antikvar Jakob Kieffer- Olsen, der havde økonomien, selve projektbeskrivelsen og det overordnede ansvar som sin del. Til supplering af ovenstående er der blevet trukket på ekstern arbejdskraft: Lars Christoffersen fra Ingeniørfirmaet Birch & Krogboe til udvikling af et bygningskoncept, der modsvarer de museale krav, arkitekt Anker Ravn Knudsen til at tegne et arbejdskoncept af den ønskede bygning i plan og snit og LFDATA til at beskrive den EDB-løsning, der er ønskværdig. Selve arbejdet blev indledt med to udlandsture, hvor museer og samlinger af forskellig art blev besøgt. Den ene tur gik til Sverige og Norge, hvor først Nordiska Museet og Kungliga Husgerådskammeret i Stockholm besøgtes, derefter Vitenskapsmuseet og Trøndelags Folkemuseum i Trondhjem og til slut Norsk Folkemuseum i Oslo. Den anden tur gik til England, hvor vi så magasinforholdene på Museum of London og Winchester Museum. Efter disse to rejser var der ikke direkte behov for en tredje, og det besluttedes at afvente udredningsarbejdet og evt. ønsker og direkte spørgsmål, der kunne besvares ved en sådan tredje rejse. In casu kunne de ønskede svar fås ved besøg i Odense og København. På besøg i Museum of London s magasin for genstande fra nyere tid. Før vi kom alt for langt i arbejdet afholdt vi et møde med en følgegruppe bestående af konservator Elmer Fabech fra Konserveringstjenesten for Ribe og Ringkjøbing Amter, Eske Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 6
Wohlfart fra Dansk Kulturhistorisk Centralregister, Ingegerd Marxen fra Nationalmuseets Bevaringsafdeling og Peter Obel fra Odense Bys Museer. Her fik vi gennemdiskuterer de problemer og ideer som rejserne og vores specielle forhold gjorde aktuelle samt de generelle forhold ved magasinering af museumsgenstande. Herefter gik det egentlige arbejde for alvor i gang: Gennemgang og opmåling af nuværende magasiner, beskrivelse af krav til plads, rengøring, registrering, pakning m.v., ønsker til reolsystemer, håndteringslokaler m.m., registrerings- og opstillingsprincipper o.s.v. o.s.v. o.s.v. Udgangspunktet var de kvalitetskrav, som var blevet formuleret i ansøgningen til VELUX- FONDEN:. 1) Drift: Det færdige magasin skal være driftsmæssigt billigst muligt. Det nytter ikke noget at vælge løsninger, der kræver mange midler hverken til tekniske styringssystemer eller til mandskabstimer. De få midler, som et provinsmuseum af vores størrelse har til rådighed, er bedst brugt på det faglige arbejde, og derfor bør bygningens, teknikkens og håndteringens krav til ressourcer være lavest mulige. 2) Materialer: Genstandene på et magasin bliver påvirket af omgivelserne, og valget af alle typer af materialer, der indgår i såvel bygning som inventar, er vigtigt. 3) Indretning: Magasinets genstande skal principielt kunne stå urørte i mange år, men skal på den anden side også være let tilgængelige uden at andre genstande udsættes for unødig håndtering og dermed risiko. 4) Rengøring og konservering: Når genstandene først er sat på plads i det nye magasin, bør de kunne passe sig selv i længst mulig tid. Skidt rummer nedbrydende stoffer og skal derfor, hvis det da ikke er en del genstanden, fjernes. I det omfang, det er nødvendigt, skal genstandene igennem en stabiliserende konservering. 5) Pakning: Pakning og emballering af genstandene skal tage hensyn til såvel håndtering, genfinding og undgåelse af nedbrydning. 6) Registrering: Enhver forstyrrelse af genstande på magasinet udsætter dem for en større eller mindre risiko. Jo bedre registreringen er - beskrivelse, foto, oplysninger m.v. - jo mere sikker kan vi være på kun at skulle håndtere netop de genstande, som skal bruges f.eks. til forskning eller udstilling. 7) Tilgængelighed: Museernes formål er at indsamle, bevare, registrere, forske og formidle - alt sammen aktive handlinger fra vores side. Vores publikum kan have andre ønsker end dem, som vi med vores aktive handlinger tilbyder. Adgang til vores registrering - og i vore dage adgang via Internettet - giver publikum den største mulighed for at tilfredsstille egne ønsker. Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 7
Grundigere beskrivelse af Bygningen Tankerne om bygningen er udviklet i samarbejde med Lars Christoffersen fra Ingeniørfirmaet Birch & Krogboe, der har udarbejdet et dispositionsforslag, se bilag 1. Det endelige bygningsprojekt skal først udarbejdes senere, men for at visualisere ideerne har arkitekt Anker Ravn Knudsen tegnet et arbejdskoncept af den ønskede bygning i plan og snit, se bilag 2. Arbejdskonceptet er ikke den endelige bygning - overvejeleserne affødt af bygningstegningerne vil fortsætte til magasinet står klar, men principperne bag bygningen ligger fast. Den ønskede bygning er opdelt i tre dele - en opholdsdel, et opbevaringsrum og selve magasindelen. Fælles for alle tre led er bygningskroppen, og at der i den ene side er et gennemgående dæk. Udover denne bygning kommer der en udhus -del, idet vi ønsker et halvtag/let bygning på den ene side af magasinet, hvorunder udgravningsudstyr lige fra skurvogne over våde vintermåtter til graveskeer kan placeres, samt et mindre anlæg, hvor arkæologisk soldning kan foregå. Bygningsdelen, der rummer selve magasindelen, ligger i midten. Den skal være en stor og tung bygning, der virker efter det passive klimatiseringsprincip som beskrevet af Lars Christoffersen i bilag 1. Passiv klimatisering vil sige, at en stor og tung bygningskrop virker som buffer for udsving i temperatur og luftfugtighed - de udsving, der tillades, vil foregå meget langsomt. Der vil normalt ikke være behov for regulering af hverken temperatur eller luftfugtighed, - normalt, fordi det skal være muligt at sætte lidt varme på for at holde temperaturen over 5 gr., og fordi det vil være nødvendigt med midlertidig affugtning for at fjerne byggefugten. Den nødvendige teknik vil begrænse sig til et ventilationsanlæg, der skal sikre cirkulation af luften, og i dette anlæg skal en varmekilde placeres. Fordelene ved denne bygningstype er at det er bedst for genstandene, fordi udsvingene vil foregå meget langsomt - det er ændringernes hastighed og ikke om f.eks. temperaturen er 5 eller 20 gr., der skader genstandene, og denne langsomme ændring er mere skånsom end et klimaanlægs hurtige ændringer at der er ingen risiko for teknisk nedbrud i et klimaanlæg at det er billigst og enklest i daglig drift. Rummets størrelse skal af hensyn til brandregler holdes under 1000 m2. På og under det indskudte dæk placeres kompaktreoler, mens det frie gulv bruges til pallereoler samt til genstande, hvortil der ikke skal gøres brug af reoler. Her skal så langt hovedparten af de museale genstande placeres. Fra dækket er der adgang til et mindre magasinrum, hvor specielt følsomme genstande; arkæologisk jern, fotografisk materiale m.v. placeres. Specielt følsomt betyder, at vi her skal have mulighed for at styre såvel temperatur som luftfugtighed. Også her placeres kompaktreoler. Yderligere plads i hovedmagasinet vil kunne opnås ved placering af et extra dæk over en del af bygningsarealet. Lager- eller opbevaringsdelen er bygningsmæssigt en fortsættelse af magasindelen, men der er kun adgang udefra. Døre mellem magasindelen og lagerdelen er nødudgange. På længere sigt er det meningen, at magasinet kan/skal udvides med lagerdelen, der derfor indrettes efter samme system blot uden reolerne (der lægges dog skinner til kompaktreolerne i gulvet). I dette lager skal en stor del af museets materialer opbevares. Med materialer tænkes på udstillinger og udstillingsmateriel, specielle byggematerialer til de fredede bygninger såsom træ, munkesten, tagtegl m.v., udgravningsudstyr, der skal stå tørt og sikkert, kontor-, arkiv- og andre møbler/reoler, der ikke skal kasseres m.v. Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 8
I opholdsdelen findes de rum, hvor personalet skal opholde sig og arbejde. Under det gennemgående dæk ligger toiletter, rengøringsrum, køkken og studielokalet, det sidste skal ved hjælp af en skillevæg kunne deles op i to - fleksibilitet er nøgleordet for formålet her: studier, registrering, møder, kontor m.v. Genstandene skal komme ind i modtagerummet, dog skal de, hvis de kan rumme borebiller og andet kryb, placeres i karantænerummet og derfra fryses. Fra modtagerummet kan genstandene placeres midlertidigt i et opbevaringsrum, de kan gå til rengøring m.v. i klargøringsrummet eller til registrering med efterfølgende pakning, hvilket kan ske i klargøringsrummet eller i studielokalet. Et depot er beregnet til pakningsmateriale og til bøger, der sælges af Museet. Over dækket ligger dels det ovenfor nævnte specialmagasin og dels yderligere et mindre magasinrum, der skal stå til rådighed for Byhistorisk Arkiv. Genstandsmængden, pakning og reoler Magasinet skal have en størrelse så genstandene kan være der ikke alene i år men også gerne i de nærmest kommende år. Det er ikke muligt at sikre sig 100%, at genstandene også kan være der om f.eks. 10 år. Årsagen til dette er, at vi ikke kender indsamlingen i de kommende år. Til en vis grad er den selvfølgelig afhængig af vores egne beslutninger, men også kun til en vis grad. Eksempelvis kan vi få tilbudt meget omfangsrige genstande, som vi ikke synes, at vi kan sige nej til - det kunne være Ambergs ciboriealter fra ombygningen af Ribe Domkirke 1904, vogne brugt i Ribe eller diverse kirkeklokker. Vi kan også blive nødt til at overtage ansvaret for eksisterende museumssamlinger indenfor vores ansvarsområde - eksempelvis er vi ved at indgå et samarbejde med Amtssygehuset i Hviding om registrering af deres museumsgenstande - skønnet ca. 30.000, et samarbejde vi vil gøre betinget af, at Ribe Amt forpligter sig til at anerkende disse genstande som museale for al fremtid - og disse o. 30.000 genstande kunne ved en evt. nedlæggelse af Amtssygehuset gå hen og blive vores problem. Vi har forespurgt hos vores kolleger i Ribe Amt, om nogle af dem var interesseret i magasinplads under en eller anden form i en ny magasinbygning. Vi har fået positiv tilbagemelding fra Ribe Kunstmuseum. Vi har ligeledes forespurgt Ribe Byhistoriske Arkiv, der muligvis bliver overført til Den antikvariske Samling engang i fremtiden, og Mandøhuset. Begge har sagt ja til tilbuddet for den del af deres samlinger, som passende kan/skal opbevares på et magasin. For Mandøhuset viste det sig at være forsvindende, idet alle dette Museums samlinger er udstillet på nær nogle ganske få genstande, der står på husets loft. Før en beregning af pladsbehovet kunne gennemføres er det vigtigt at vælge pakkesystem. Her er udgangspunktet, at når genstandene en gang er pakket, så skal de helst ikke røres ved i overskueligt fremtid medmindre, at der er nogle der skal se/bruge/studere dem. D.v.s. at vi ønsker, at de står nedpakket, så de ikke støver til. Hvor det kan lade sig gøre, har vi valgt at pakke mindre genstande i standard flyttekasser (40*40*70) eller i mindre kasser, der passer i modul med standard flyttekasser. Denne pakning er også valgt i Odense, og har der fungeret udemærket. Flyttekasserne placeres i kompaktreoler med langsiden ud ad, fordi de så er nemmere at få fat i og dermed løfte. Større genstande sættes på pallereoler, hvor de dækkes af. Imidlertid er der en række genstande, der ikke passer i disse to standarder. Mange tekstiler skal pakkes i kasser, der ikke er ret høje men til gengæld større i fladen, andre tekstiler skal gerne rulles - ruller kan sidde på en kompaktreol - og endelig er der tekstiler, der skal behandles specielt (store kjoler f.eks.). Malerier og større billeder har det bedst med at hænge/stå på et gitterværk, der også kan indgå i et kompaktreolsystem. Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 9
En gennemgang af Den antikvariske Samlings nuværende magasiner og udstillinger, af de af Kunstmuseets udpegede samlinger til magasinering samt oplysninger fra Byhistorisk Arkiv ligger til grund for en beregning over pladsbehovet. I denne gennemgang er genstandene blevet opdelt i flyttekasse-reoler, tekstilkasse-reoler, billed-reoler og palle-reoler. D.v.s. at der ikke er udskilt tekstiler, der skal placeres på ruller, hvilket vi ikke anser som væsentligt i forhold til beregningerne. De små genstande er heller ikke gennemgået med henblik på udskilning af arkæologisk jern. Udgangspunktet er altså, at rummet til Byhistorisk Arkiv passer til det anslåede behov, og at der er godt med plads til arkæologisk jern og øvrigt sårbart materiale. Selve udregningerne er selvfølgelig behæftet med en vis usikkerhed - hvor meget genstandsmængden kommer til at fylde efter endt pakning bygger på mål, vurderinger og kvalificerede skøn. Udregningerne viser, at vi har 388,2 m2 areal til kompaktreoler (efterlader 2,8 m frit areal mellem reolerne, der fylder 35,8 m på hver etage). Vi regner med, at hver reol har 4 hylder med en hyldehøjde på 40 cm. Når der hertil lægges plads i bunden til hjul m.m. samt til selve hylderne, så kommer den øverste hylde så højt op, at hvis vi skal have en femte hylde, så medfører det, at vi skal bruge stiger for nå op til denne hylde. Af hensyn til sikkerheden ved håndteringen ønsker vi ikke, at det er nødvendigt med stiger. Ved beregningerne har vi regnet med, at der er 5 cm luft til hver kasse, samt at der for hver 20. kasse efterlades et hul - som sikkerhed for, at vi ikke behøver at rykke kasserne, fordi der måtte komme ekstra genstande eller at de eksisterende af en eller anden grund skulle komme til at kræve mere plads. Af de 388,2 m2 bruger vi 314,75 m2, og har til nye genstande 73,45 m2. Det svarer til, at der er plads til en forøgelse af vores genstandsmængde i kompaktreolerne på 23,3%. Arealet med pallereoler er 485 m2. På dette areal kan der placeres reoler dækkende 222,3 m2, hvis der i hver ende af reolrækken efterlades plads til genstande, der måtte være for store til at placere i reoler. Vi regner med, at der i gennemsnit er plads til 3,5 (3 eller 4) hylder på hver reol - den øverste hylde kan placeres i en højde på 3,60 m, som er maksimumhøjden for den valgte palleløfter, hvilket efterlader enten 1,7 m eller 1,1 m til de underliggende hylder. Det er de færreste af vores genstande, der kræver 1,7 m i højden. Med 3,5 hylder har vi altså 778,1 m2 hylde til rådighed. Beregningerne viser, at hvis vi placerer samtlige vores store genstande på hylder, så skal vi af dem bruge 624,8 m2, hvilket efterlader 153,25 m2 til nye genstande. Det svarer til, at der er plads til en forøgelse af vores genstandsmængde i pallereolerne på 24,5%. Yderligere plads i hovedmagasinet vil kunne opnås ved placering af et extra dæk over 315 m2 af bygningsarealet. Dette dæk kunne f.eks. anvendes til kompaktreoler. Opstillingsprincip En væsentlig overvejelse såvel i forbindelse med ovenstående pladsberegning som i forbindelse med hele det problem, der hedder at kunne genfinde genstandene, er opstillingsprincippet: efter hvilket system skal genstandene placeres i magasinet. Udgangspunktet for vores overvejelser har været at vi ikke ville have huller til tilvækst i genstandsmængden for mange steder at det skulle være simpelt at finde den enkelte genstands fysiske plads at det skulle være simpelt administrativt at låne genstande ud. Det har f.eks. betydet, at vi har fravalgt at placere nyere tids genstande efter den grønne registrant som de står nu - den grønne registrant, d.v.s. i vid udstrækning efter genstandstype: stole, tallerkner, symaskiner o.s.v. sammen - for det vil betyde, at der skal være plads til de næste stole, tallerkner og symaskiner, og hvad gør vi, hvis der ikke er det? Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 10
Opstillingsprincippet tager udgangspunkt i Den antikvariske Samlings nuværende måde (indført 1980) at håndtere tilvæksten på. Indsamler vi nogle genstande eller påbegynder vi en udgravning, så giver vi udgravningen og indsamlingen er sags-nr., f.eks. ASR 1727: Den arkæologiske udgravningn ved Gråbrødre Torv sommeren 2002. Genstandene fra udgravningen får undernummer i sagen: ASR 1727x1, x2, x3 o.s.v. Ved at sætte genstandene op i et sådant sagsnummersystem opnår vi, at tilvæksten kun sker i enden og at det er forholdsvist simpelt at finde det sted, hvor den enkelte sag står. Dog vil der blive mere end én række, for der er nødvendigt med vis opdeling: i små og store genstande, i arkæologisk og nyere tids genstande, i tekstiler, billeder og arkæologisk jern m.m. Indenfor den enkelte sag kan genstandene stå forskelligt: arkæologiske sager sorteres ofte op efter materialer, nyere tids genstande vil ofte placeres efter nr. og/eller størrelse. Her er det vigtigt, at der på kassen noteres, hvilke genstande, der ligger i den. Ulempen ved det valgte opstillingsprincip er, at vi må regne med lidt mere spildplads mellem især nyere tids genstande - det er ikke sikkert, at genstandene kan pakkes så tæt. En anden konsekvens er, at vi for de ældre genstandes vedkommende må skabe museumssager - eller rettere rekonstruere, for alle de gamle genstande høre jo også hjemme i en sag, som vi forstår en sag i dag. At (gen)skabe sagerne, som de gamle genstande hører til, får desuden den sidegevinst, at vi gør det tilsvarende i vores arkiv. Uden at opløse det gamle museale arkiv, der jo fortæller sin historie, kan vi ved henvisninger og fotokopier samle de oplysninger, som vi har om de enkelte genstande i genstandens genskabte sag. Den enkelte genstands placering gives altså af genstandens tilhørsforhold til en sag - et forhold, der giver sig selv for genstande indkommet efter 1980. For genstande indkommet før, vil de som oftest kunne findes i nummerorden i det genstandsnummersystem, som de nu en gang indkom under. Imidlertid kan der være brud på denne orden, f.eks. kan der over længere tid være indført genstande fra en arkæologisk udgravning - så meget længere tid, at nummerrækken brydes af andre genstande, der skulle registreres. Derfor skal arbejdsrutinen være den, at man inden opsøgningen af den ønskede genstand går i gang undersøger, hvilke sag genstanden tilhører. Registreringen af udlån af genstande fra magasinet har været overvejet. En notering i den EDB-mæssige registrering af den enkelte genstand (se i øvrigt senere) blev hurtigt droppet: når det gælder genstandstyper som keramik, perler og tilsvarende kan et udlån omfatte så mange EDB-poster, at en notering tager urimeligt lang tid. Det basale og simpleste er, at der placeres en seddel i kassen, hvor genstanden lå - en seddel, der fortæller, hvad der er fjernet, hvornår og af hvem m.v. Denne basale notering kan suppleres af en fil på EDB-anlægget, hvor de samme oplysninger findes, og hvor man kan hente sine informationer uden at skulle på magasinet, finde kassen og åbne den. Håndtering, overflytning m.v. Overflytningen fra Den antikvariske Samlings nuværende overfyldte magasiner, hvor genstandene er placeret efter flere forskellige principper, bliver kompliceret og tidskrævende. Det er et arbejde, som vi ønsker at påbegynde så snart som muligt. For at få plads til første fase af dette arbejde - plads til at bringe den ønskede orden i genstandene - vil det blive nødvendigt at leje et midlertidigt lokale med plads nok. Hertil kan første fases genstande flyttes, sorteres, rengøres og evt. konserveres, registreres og pakkes. Og efterfølgende flyttes til det på det tidspunkt færdige magasin. Med første fase menes netop perioden indtil det nye magasin kan tages ibrug. Når det er tilfældet, skal opbevaringsrummet i den ene ende af magasinbygningen anvendes til sortering m.v. Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 11
Udgangspunktet for overflytningen skal tages i den opstilling, som genstandene får i det nye magasin - de genstandsrækker, som de ovenfor nævnte principper medfører. D.v.s. at tekstilerne f.eks. kan overflyttes på én gang, gennemgås og pakkes færdig. Derefter kan billederne gå gennem processen, senere de arkæologiske genstande, så kan det blive de små nyere tids genstandes og sluttelig de store genstandes tur. Den mest hensigtsmæssige rækkefølge kan først fastlægges, når forholdene kendes. Nedpakningen i forbindelse med flytningen skal foretages af Samlingens personale, mens selve flytningen skal udføres af professionelle. Herefter sorteres genstandene, så de samles i den orden, som de skal have på magasinet. Efter rengøring og evt. konservering skal registreringen tjekkes og evt. bringes i orden. Digitale fotos tilknyttes registreringen i det omfang, at det tjener et formål. Herefter pakkes til den endelige placering på det nye magasin. Et sted i denne proces skal der for træ og andre genstande, der måtte være inficeret af skadedyr, ske en bekæmpelse af disse ved hjælp af frysning. Det kan enten ske i det fryserum, der indrettes i det nye magasin eller i en lejet fryseboks/frysecontainer. Registrering og registreringens tilgængelighed Når genstandene er placeret på deres plads i det nye magasin, skal de kun forstyrres, hvis de skal udstilles, studeres eller tilsvarende. For at sikre mod unødvendige forstyrrelser et det ønskeligt, at registreringen give så stor viden om den enkelte genstand, at man kan vælge/genkende/erkende den genstand, der skal bruges. På den anden side kan man populært sagt registrere sig ihjel: alt kan beskrives og noteres ned, og korrekt registrering af den enkelte genstand vil ultimativt kræve en ekspert på netop denne genstands område. Vi har valgt det kompromis, at bruge den allerede eksisterende skriftlige registrering, at overføre den til elektronisk format, at kontrollere og evt. korrigere/supplere den ved nedpakningen og - vigtigst - at supplere den med fotografering af samtlige de genstande, hvor et foto vil være oplysende. Registreringen skal gøres så brugervenlig så muligt. Ved at alt registrering findes på EDB og kobles sammen med oplysninger om selve sagen, kan man på computeren få den tilgængelige viden om den enkelte genstand. I slutningen af 90 erne tog Samlingen EDB-systemet ASRSYS i brug. Her håndteres sagssystemer, genstandsbeskrivelser, billeder m.v. I forbindelse med arbejdet med det nye magasin tog vi kontakt med firmaet LFDATA, der har gennemgået vores nuværende systemer og lyttet til vores ønsker og planer. Deres forslag, se bilag 3, er at udbygge og tilpasse vores nuværende system, så det kan håndtere den store mængde data, kan sikre en hurtig og enkel afvikling samt er så tilgængelig som muligt. Internt er der brug for, at registreringens data kan hentes og bruges såvel på det nye magasin, på kontorene på Toldboden og på Museet Ribes Vikinger. Eksternt - for museets brugere - ønskes der mulighed for at stille dataene til rådighed for såvel gæsteforskere, udstillingsgæster samt interesserede, der ikke er i Ribe - altså stille dem til rådighed på Internettet. For at kunne gennemføre alt dette skal museets afdelinger og enkelte EDB-maskiner bygges sammen i et netværk. Og i systemet skal der gives mulighed for, at Internetbrugere kan få adgang. Tidsplan Projektering, byggeri og indretning er af Lars Christoffersen fra Ingeniørfirmaet Birch & Krogboe vurderet til at vare ca. 9 mdr. fra det øjeblik, hvor startsignalet kan gives. Fra samme tidspunkt forventes det museale arbejde at kunne påbegyndes, ligesom EDB-delen vil kunne sættes i gang. Det vil betyde, at fra det øjeblik, hvor selve bygningen er klar til at blive taget i brug, så vil alt andet også være så klar, at arbejdet vil kunne gå for fuld kraft. Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 12
Tidsplan 2003 2004 2005 2006 2007 Byggeriet - Birch & Krogboe X X EDB-delen, LFDATA X X Overførsel af skriftlig registrering til digital form X X Flytning, rengøring, evt. konservering m.v. X X X X X Bygge- og projektstyring X X X X X Den del af arbejdet, der vil tage længst tid, er flytningen, sorteringen, rengøringen og evt. konserveringen, kontrollen af registreringen, fotograferingen og endelig pakningen af genstandene. De enkelte processer er blevet vurderet i forhold til gestandsmængden, dens stand og registrering m.v. Den samlede vurdering for denne del af arbejde er, at det vil tage 22 mandår. Hvis der regnes med 1236 effektive arbejdstimer pr. år - altså fraregnet tid til ferie, sygdom, kurser, møder m.v. så svarer det til 10 min. pr. genstand. Dette vurderes som rimeligt set ud fra det forhold, at selvom eksempelvis en sofa vil tage væsentligt mere end 10 min., så vil keramik, perler, støbeforme o.lign. tage væsentligt mindre tid. Det anses for mest effektivt både med hensyn til kvaliteten og effektiviteten, at det er det samme hold, der foretager alt dette arbejde. Holdet skal bestå af 1 konservator, 2 videnskabelige museumsfolk og 2 museumsassistenter: Konservatoren vurderer og forestår arbejdet med rengøring, stabilisering og evt. konservering Den ene museumsmand forestår arbejdet med sortering, pakning og påpladssætning Den anden museumsmand står for registrering og fotografering De to assistenter hjælper til alle steder, men mest de to førstnævnte. Denne arbejdsproces vil hermed tage lidt over 4 år. Forud eller samtidig med ovennævnte arbejdsproces skal den nuværende registrering overføres til digital form. Det er et arbejde, der allerede er i gang, idet nye genstande indføres elektronisk. De gamle registreringer overføres i øjeblikket til digital form i det omfang, hvor der er kræfter til det på Samlingen. Den resterende overførsel vurderes til at kunne gøres på 1 år med et hold bestående af 1 videnskabelig museumsmand og 3 assistenter - svarende til 4 mandår. Arbejdet med EDB-løsningen kan påbegyndes samtidig med byggeriet, men kan først færdiggøres efter at magasinbygningen er klar til at ibrugtagning. Ovenstående arbejdsprocesser planlægges gennemført med arbejdskraft, der enten er ansat i private firmaer eller købes ind til at løse lige netop disse opgaver. Den antikvariske Samling s faste personale vil nødvendigvis også blive involveret, og det vurderes, at Samlingens leder og inspektøren med ansvar for regisrering og magasiner gennemsnitligt skal bruge 1 måned om året ud over, hvad kan siges at ligge i det normale arbejde. Desuden forventes regnskabet ført af Samlingens adminstrative personale og revideret af Samlingens revisor. Samlingen tråder ikke over sgakyndige på det bygningsmæssige område, og i fald det er nødvendigt, håbes på bisatnd fra Ribe Kommunes tekniske forvaltning. Økonomi Det samlede projekt forventes at koste 26.428.250 kr. Budgettet i bilag 4 er delt op i 5 hovedpunkter samt en diverse. Det første hovedpunkt er selve bygningen. Her planlægges med en grund i Industrikvarteret, grunden skal indhegnes, og udover selve bygningen, som er Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 13
beskrevet af Birch & Krogboe i bilag 1, planlægges to udhuse : dels en let træbygning langs den en side af magasinet med plads til beskidt og vådt udgravningsmateriel, skurvogne m.v. og dels en udendørs soldeplads, hvor soldning af arkæologisk materiale kan foregå. Birch & Krogboe har medregnet normalt inventar, og her er så det inventar som er specielt i forbindelse med magasinets museale funktion samt alt materiale til pakning m.v. - for nærmere specifikation se bilag 5. Endelig skal der regnes med driftsudgifter til indkøring af bygningen - primært til eludgifter i forbindelse med udtørring af byggefugt. EDB-løsningen forventes ikke umidelbart at medføre udgifter udover dem, der er beskrevet af LFDATA, idet Birch & Krogboe har indregnet installationsudgifter til EDB i det nye magasin. I forbindelse med overflytningen regnes med udgifter til et professionelt flyttefirma, med arbejdsløn til såvel overførsel af registreringen til digital form som til håndtering, registrering m.v. Desuden regnes der med et beløb til konservering - d.v.s. den konservering, der ikke kan foretages i egne lokaler af den til porjektet knyttede konservator, men skal udføres andet steds - forventeligt hos Konserveringstjenesten for Ribe og Ringkjøbing Amter. Endelig regnes der med en udgift til leje af et større eller mindre lokale, hvor sortering m.v. kan foregå indtil magasinbygningen er klar til at tage i brug. Til administrationsudgifter er afsat et beløb til regnskab og revision og desuden midler til frikøb af Samlingens leder og inspektøren med ansvar for regisrering og magasiner 1 måned om året indtil projektet er færdigt. Endelig er der afsat midler til formidling, idet det er ønsket og planen at hhv. Lars Christoffersen fra Birch & Krogboe og Samlingen skal skrive til et hæfte. Her skal metoder, erfaringer m.v. beskrives, således at de bliver tilgængelige for andre museer og personer, der er interesseret i projektet. Museumsprojekt 2005 - Magasindelen - s. 14