Referat af Grupperådsmøde(generalforsamling) for De Blå Spejdere i Rårup den 3. februar 2014 kl. 17.00 i spejderhytten i Rårup. a) Valg af dirigent og referent Bettina valgt til referent og Alex valgt til dirigent b) Beretning fra bestyrelsen og ledergruppen Formandens beretning for 2013 Jeg har kigget alle referaterne fra vores bestyrelsesmøder i 2013 da skulle lave denne beretning. Og igen i år er det manglende ledere der har præget møderne i år bare endnu mere end tidligere. For lige at give jer forældre et overblik over hvad der egentligt er sket vedr. vores ledersituation i 2013, og for at give jer lidt en forklaring på den alvorlige melding vi valgte at sende rundt i sommers, vil jeg lige give et hurtigt overblik over hvad der er sket. Efter grupperådsmødet i februar sidste år indtrådte Bo Theilmann som gruppeleder. Vi havde stadig ingen ledere til mikrogrenen. Dette løste vi ved at Pia, Katrine og jeg selv tog endnu en tørn som ledere og bestyrelsesmedlemmer. Dette er ikke lige hvad korpset foreskriver men grundet situationen fik vi en dispensation. Aftalen blev at vi var ledere indtil sommerferien og at vi ville stoppe uanset om der er blev fundet nye ledere til mikrogrenen eller ej. Som i nu ved fandt vi ikke nye ledere til grenen. I juni måned fortalte Søren og Anette at de ville stoppe Anette med det samme. Søren til juleferien eller når vi havde fundet en afløser for ham. På et fællesmøde mellem lederne og bestyrelsen aftalte vi nogle ting omkring fremtiden for at vi kunne køre videre med de ledere vi nu var. Desværre meddelte Bo kort tid efter at han ville stoppe med øjeblikkelig virkning så manglede vi endnu en leder, samt en gruppeleder.
Nu stod vi reelt med kun 2 ledere og en hjælper, hvilket ikke var holdbart. Umiddelbart så det på tidspunkt det ud som om at vi var nødt til at lukke gruppen Den lille tilbageværende gruppe af bestyrelse og ledere synes imidlertid det ville være rigtig ærgerligt hvis vi skulle lukke gruppen ned, den havde trods alt eksisteret i snart 60 år, og vi havde jo egentligt børn nok, som gerne ville være spejdere. Aftalen blev derfor, at vi ville forsøge at få det til at køre videre for at se om vi ikke kunne finde nogle nye ledere, og få gruppen til at overleve. Pia, Katrine og jeg indvilgede i at blive ved som ledere for at få det til at hænge sammen indtil juleferien. Søren lovede at fortsætte indtil jul i det omfang han kunne i forhold til hans studier. Katrine indtrådte desuden som gruppeleder fra august og indtil årsskiftet, da vi skulle have en gruppeleder for at kunne få lov til at fortsætte som spejdergruppe iflg. Korpsets regler. Samtidig sendte vi seddel rundt til jer forældre med besked om at vi stod for at skulle lukke gruppen ned til nytår, med mindre der kom mindst 3 nye ledere nye ledere til. Miraklet skete heldigvis! Tanja, Karina, Jane og Erik kom os til undsætning. De meldte sig som ledere og dermed er gruppen heldigvis blevet reddet fra lukning. Jeg er personligt rigtig optimistisk omkring fremtiden lige nu. Jeg synes de nye ledere har gået til opgaven med en masse positiv energi, og jeg synes man kan mærke, at de virkelig gerne vil det her. De har en masse gode ideer til hvad vi kan gøre for at få det til at køre, og de er indstillet på at samarbejde, hvilket jo også er en nødvendighed for at få det til at fungere. Jeg håber meget, at der nu vil komme ro på ledersituationen i en god tid fremad. Jeg håber at vi i bestyrelse, og ledere sammen kan få skabt nogle rammer der gør at vores ledere vil fortsætte og at vi også kan tiltrække nye ledere. For at få tingene til at fungere for lederne har vi indført, at der efter sommerferien kun var spejdermøde hver anden mandag. Dette har vi gjort da flere af vores ledere havde svært ved at komme hver mandag, og for ikke at skulle aflyse spejdermøder, eller lave nogle lappeløsninger som ingen alligevel var tjent med. Vi har valgt at fortsætte med denne ordning her efter jul, da nogle af lederne stadig har svært ved at skulle komme hver mandag, men også for at lederne ikke køre sur i ledergerningen. Vi ved godt, at det virker forkert at vi fortsat opkræver fuldt kontingent når vi har skåret spejdermøderne ned til det halve. Forklaringen på det er, at det er her på grupperådsmødet at man aftaler hvad kontingentet skal være, og vi har derfor ikke kunnet sætte det ned sidste år. Udover det, så ligger det også sådan, at vi ud af det kontingent i betaler faktisk ikke selv beholder ret mange af pengene. En stor del af kontingentet går til dels korpset, og dels divisionen. De beløb vi giver til dem er faste beløb per spejder. Så hvis vi sætter kontingentet ned bliver der simpelthen færre penge til os selv. Henrik vores kasser vil lidt senere komme ind på hvad det er vi betaler til korpset og divisionen, så i kan få en fornemmelse af det.
Det vil så betyde, at vi skal ud og skaffe penge på en anden måde. Vi har store udgifter til husleje, og der skal også bruges penge til diverse materialer i løbet af året, og af og til er der også noget udstyr der skal købes. Vi har i forvejen blomstersalg og julekalendersalg, og jeg tror personligt ikke at forældrene er interesserede i at skulle ud og sælge flere ting, for at skaffe penge. Fra bestyrelsens side vil vi derfor lægge op til at vi beholder kontingentet som vi har det i dag. Lederne har selv foreslået at vi kompensere for de manglende mandagsmøder ved at der bliver lavet nogle møder i weekenden. Det synes vi er en bedre ide. På den måde kan man også lave nogle andre ting, da man så har længere tid til rådighed, hvis man tager en lørdag formiddag. Vi håber meget at i forældre også kan gå med til denne løsning. Jeg skal også sige en stor tak til jer forældre for det arbejde i har gjort med at gøre spejderhytten ren i det første halvår af 2013. Igen har i gjort et rigtig flot stykke arbejde. Jeg vil lige minde om at det i år er vores tur til at skulle arbejde når spejderhytten holder arbejdsdag her engang i maj måned. Jeg håber meget at så mange forældre som muligt vil møde op denne dag og være med til at få lavet nogle af de ting som trænger til at blive fikset her i hytten. Hytteudvalget har ikke ret mange penge, og der er derfor ikke råd til at få lavet ret mange reparationer af håndværkere, og derfor er det en god hjælp når forældrene kommer og giver et nap med. Til slut vil jeg gerne sige en stor tak for godt samarbejde til de øvrige medlemmer af bestyrelsen, og til Alex og Søren. I sommers synes jeg det var svært at se, hvordan vi lige skulle få det til at køre videre, men i var bare helt indstillet på at vi skulle gøre alt hvad vi kunne for at køre gruppen videre og give de børn der gerne vil være blå spejder muligheden for det. Tusind tak fordi i ikke gav op, men blev og kæmpede. Det ser ud som om vores ekstra indsats for givet pote, og jeg håber at der kommer mere ro på i 2014. Jeg vil også godt sige tak til jer forældre. Da vi besluttede at sende sedlen rundt med at vi måske skulle lukke, og at vi skar spejdermøderne ned til hver anden mandag, var vi godt klar over at det kunne betyde, at rigtig mange af børnene ville stoppe. Det har heldigvis ikke været tilfældet. Vi er meget taknemmelige for at i forældre har støttet op om gruppen, og de beslutninger der er taget, ved at lade jeres børn fortsætte hos os. Vi håber at vi som tak kan blive ved med at give jeres børnene nogle rigtig gode oplevelser. Bettina Bøgh, formand Divisionschefen fortæller at divisionen har en konsulent - Bonny vi kan kontakte, hvis vi kommer i en lignende situationen. Det kan være farligt selv at kæmpe med så stor en opgave, da det nemt kan vokse de involverede over hovedet, og få dem til at miste modet.
Gruppelederens beretning Årsberetning 2013 var præget af en del turbulens hos De Blå Spejdere i Rårup, hvor blandt andet gruppelederposten skiftede hænder flere gange, og der var et mærkbart frafald af øvrige ledere. Dette påvirkede naturligvis også spejderaktiviteterne i gruppen, men alligevel blev der da både gennemført blomstersalg, sommertur og flere andre aktiviteter i løbet af året, hvilket ikke mindst skyldtes en ihærdig indsats fra de tilbageværende ledere samt bestyrelsens side. Lige før sommerferien så det meget sort ud, og gruppen var på randen til at måtte lukke på grund af ledermangel. Dette blev afværget, da der blev fundet tre nye ledere samt lavet en strukturændring, der betød at der kun blev holdt spejdermøder hver anden mandag. Tanja og Søren trådte ind som gruppeledere efter at Katrine forlod posten, og har inddelt deres funktioner, således at Tanja varetager den daglige drift af gruppen samtidig med sin funktion som juniorleder, mens Søren varetager de eksterne funktioner herunder blandt andet kontakten til Korpskontoret og divisionen samt udarbejdelse af gruppens røde tråd sammen med den øvrige ledergruppe. I samarbejde varetager Tanja og Søren udviklingsopgaver i gruppen. Søren Lytzau, gruppeleder c) Fremlæggelse af årsregnskab, og status for det foregående år til godkendelse Regnskabet er sendt rundt sammen med indbydelsen. Der har været et underskud på kr. 4.512,37 i 2013. Forklaringen på dette har hovedsageligt været at vi ikke har solgt så mange blomster som tidligere år, og at vi kun har solgt halv så mange julekalendere som vi plejer. Til trods for det har vi stadig en pæn kassebeholdning. d) Behandling af indkomne forslag Der er ikke kommet nogen forslag. e) Væsentlige beslutninger om gruppens fremtid, herunder: 1.Forelæggelse af gruppens udviklingsplan med hovedindsatsområder for indeværende år Der er ikke lavet en egentlig udviklingsplan da vi har haft så store udfordringer med ledermangel. Der skal laves en udviklingsplan i 2014. Vi har lidt været i gang i og med at vi har fornyet den røde tråd. I udviklingsplanen skal vi måske tænke ind at det ikke er ønskeligt at vi får alt for mange nye spejdere lige nu da vi ikke har så mange ledere. Udviklingsplaner er rimeligt brede så det kan også være målsætning omkring hvad spejderne skal lære eller hvordan lederne skal udvikle sig.
Divisionschef Jørgen Tegllund fortæller at Divisionen vil i år se gennem fingre med at vi ikke indsender en udviklingsplan da det er et problem for mange små grupper. Gruppeleder Søren Lytzau har formuleret dette oplæg til en udviklingsplan: Udviklingsplan De Blå Spejdere i Rårup skal i løbet af 2014 udarbejde en udviklingsplan, der tager udgangspunkt i de indsatsområder, som gruppen konkret vil arbejde med igennem året. Denne udviklingsplan udarbejdes i et samarbejde mellem gruppelederne og den resterende ledergruppe, og skal indeholde elementer fra den røde tråd samt områder under udvikling. 2. Beslutninger i øvrigt om gruppens udvikling, spejderarbejde mv Søren har ved den årlige nytårsparade snakket med nogle ledere fra de lokale spejdergrupper omkring mere samarbejde på tværs af grøn og blå grupper. Søren vil stille forslag om dette på et ledermøde snarligt. Forældre spørger til hvorfor der ikke er samarbejde imellem blå og grønne i Rårup. Til det blev der svaret at vi har prøvet til nogle gange men det virker ikke til at de grønne ønsker det. Forældre Orla Rieber har snakket med Ole fra de grønne og han var interesseret i en sammenlægning. Der kan også være problemer i forhold til lokaletilskud hvis vi bliver lagt sammen. Hvis vi er en forening vil vi kun få en gang lokaletilskud, og vi vil derfor få svært ved at betale husleje til hytten. Der er alt i alt nogle praktiske problemer der skal findes en løsning på hvis en sammenlægning kom på tale, men generelt synes de fremmødte at det kunne være godt med mere samarbejde. Divisionschef Jørgen Tegllund fortæller, at der til den fælles Sommerlejr også blev drøftet sammenlægning og mere samarbejde på landsplan, men her var det også oplevelsen at de gamle hos den grønne bevægelse ikke var interesserede. I Horsens er der dog meget samarbejde grupperne imellem. Den øverste ledelse hos DDS arbejder også på mere samarbejde. 3. Vedtagelse af budget for indeværende år, herunder fastsættelse af kontingent Lokaletilskud: vi bliver straffet for at vi ikke har haft så mange spejdermøder. Vi har kun fået kr. 26.000 i lokaletilskud i 2013. Dette vil også blive et problem i 2014, og det er derfor vigtigt at vi husker at skrive alle de timer vi bruger hytten på kalenderen som ligger i skabet.
f) Fastsættelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer 17,2 Vi er seks nu, det køre fint. Det er besluttet at fortsætte med seks medlemmer. g) Valg til bestyrelsen af: 1. bestyrelsesformand, kasserer og evt. øvrige forældre(nadine Jakobsen er på valg, men er villig til genvalg) Forældrerepræsentanter: Bettina Bøgh(formand), Pia Nielsen og Nadine Jakobsen Kassér: Henrik Krogsgaard 2. unge 3. ledere, herunder mindst en gruppeleder Gruppeleder: Søren Lytzau Lederrepræsentant: Karina Hejgaard 4. valg af suppleanter Rikke Knudsen og Lone Hansen h) Valg af gruppens to medlemmer af Korpsrådet. Afholdes d. 7-9 november Søren Lytzau og Alex Nielsen i) Valg af gruppens 5 medlemmer af Divisionsrådet. Afholdes i marts Karina Hejgaard, Søren Lytzau, Tanja Svendsen, Jane Bøjlesen, Erik Madsen j) Valg af revisor og revisorsuppleant Revisor: George fortsætter et år endnu. Suppleant: Erik Didriksen(Nanna og Jakobs far) k) Beretning fra større arrangementer tilknyttet gruppen Pia Nielsen fra bestyrelsen fremlagde beretning vedr. salg af blomster og julekalendere i 2013: Blomster salg 2013 Vi har den 29. april solgt 1200 stk. margueritter og tjent 10.000 kr. (2012 har vi solgt 1500 stk.) Det har kun kunne lade sig gøre med den store forælder opbakning der er omkring det projekt. Der var en særlig udfordring i 2013 og det var at blomsterne pludselig skulle hentes i Juelsminde på selve dagen de andre gange har vi fået dem leveret til spejderhytten. Men Rie trådt til med hendes heste trailer og kørte en del gange frem og tilbage, da blomster ikke lige kan stables.
Så jeg tænker at i 2014 skal vi have flere forældre med trailer til at hente blomster om eftermiddagen. Julekalender salg 2013 Julekalender salget som er vores anden indtægtskilde, der har vi i 2013 kun solgt 500 stk. vi har alle de andre år solgt 1000 stk. Men da vi ikke har været så mange spejder har vi valgt at halvere antallet af kalendere. Det resulter også i en halveret indtægt som i 2013 var omkring 6000 kr. Reglerne for at afholde sådan en form for lotteri er blevet ændret og der har været en del myndigheder ind over. Men det lykkedes til sidst at tilladelsen. Vi skal ikke under 500 stk. for så er der for det førets for meget arbejde med det, gebyr for tryk er den samme ligegyldig antal, præmierne bliver enten meget mindre eller færre, og vores sponsorer betaler 500 kr. for annoncen bag på både ved 1000 stk. og ved 500 stk. Til slut stor ros til forældrene for uden deres opbakning ved de her indtægt givende aktiviteter ville det ikke kunne lade sig gøre. Pia Nielsen Vi skal have afklaret, hvor mange julekalendere vi skal have i 2014. Konklusion: Vi skal have 750 stk. Der skal være mulighed for at vælge mellem rute og at stå et sted f.eks. Glud brugs og sælge. Der var diskussion om hvor vi skal stå henne og sælge. Det har været godt at stå ved Glud brugs, men Skjold gymnastikforening var utilfredse med at vi stod der da de følte at vi gik ind på deres territorium. Vi mener dog ikke dette er en fair beskyldning idet vi ikke har gået rundt og solgt ved hver enkelt hus, og da mange fra Rårup desuden handler i Glud brugs. Fremkomne forslag: Vi kunne måske genindføre at vi sælger på en mandag i Rårupområdet. Dette kræver dog at der er forældre nok til at kunne følge børnene rundt. Vi kunne måske lave afslutning på julekalendersalgsdag med æbleskiver og gløgg for forældrene. Hvis vi skal det er det måske bedst at gøre det i en weekend, da det bliver for sent for børnene på en hverdagsaften. Forældrene foreslår, at vi måske finder noget andet at sælge end julekalender. Lodder om sommeren f.eks. kunne vi sælge dem til havnefesten i Juelsminde eller til byfesten i Rårup. Loppemarked blev foreslået. Vi skal dog lige huske på y-mens Club. Hvis vi selv arrangere loppemarked skal vi ikke forvente at få penge fra dem. Vi har imidlertid tidligere søgt hos dem uden at få noget, så det er måske ikke så stort et problem. Den største udfordring ved et loppemarked er nok at få det organiseret hvor skal det holdes, hvor kan vi opbevare de ting vi får indtil selve dagen og hvad gør vi ved det der ikke bliver solgt.
Der kommer traktortræk i Rårup i år, måske kunne vi sælge noget der. Lodsedler eller lignende. Det er uge 32. Karina Hejgaard vil gerne undersøge hvad der er af muligheder. Vi skal også tænke på at der er noget reklameværdi i at sælge noget. Der kunne være med til at tiltrække nye spejdere. Hvis vi vil deltage i sommerfest med videre skal vi snart tage kontakt til festudvalget, og aftale det med dem. l) Evt. Jørgen Tegllund : der kommer nogle datoer på divisionens hjemmeside vedr. divisionsrådsmødet og forskellige ture for spejderne. Han opfordre til at vi deltager i arrangementer. Der blev spurgt til sommerlejre, og mulighed for lokaletilskud. Juniorerne skal på tur i uge 28. Rårupmessen skal vi deltage? Der kommer ikke ret mange besøgende og der er mest voksne der kommer. Generelt tror vi ikke vi vil få noget ud af det. Vi kunne tage op på skolen og hverve nogle spejdere. Man kunne også besøge sfo'en og lave et arrangement. Vi skal passe på ikke at lave noget som de små ikke kan være med til, hvis de vil gå til spejder. F.eks. lave noget med rafter eller snitte med dolk. De små bliver skuffede når det så ikke er det de skal lave når de begynder til spejder. Det blev foreslået at vi kunne lave et arrangement sammen med forældrerådene i de forskellige klasser. Vi kunne også sende en seddel med børnene hjem om at vi eksisterer. Søren Lytzau fortæller at til tænke dag er det ved at blive mode at man tager sit tørklæde og viser at man er spejder! Tak for et flot fremmøde, og god ro og orden. Bettina Bøgh, formand Alex Nielsen, dirigent