Aftalevilkår 1 Aftalegrundlag 1.1 Aftalevilkårenes grundlag Disse aftalevilkår er gældende for ordregivers dynamiske indkøbssystem vedrørende lejlighedsvis buskørsel af hel og halvdagsture. Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter i prioriteret: 1. Aftalevilkår 2. Kravspecifikation 3. Den konkrete tilbudsindhentning 4. Leverandørens ansøgning om optagelse og det konkrete tilbud Hvis der er uoverensstemmelse mellem aftalevilkårene og de øvrige dokumenter, går aftalevilkårene forud for dokumenterne. Hvis der er uoverensstemmelse mellem dokumenterne, går det førstnævnte forud for et senere nævnt dokument. 1.2 Betingelser Leverandøren skal inden tilslutning til det dynamiske indkøbssystem fremsende følgende dokumentation til ordregiver: 1. Kopi af forsikringspolice for erhvervsansvarsforsikring eller dokumentation for at denne er tegnet. Skal opfylde kravene i pkt. 14 2. Rene børneattester på de chauffører som vil blive anvendt til udførslen af opgaven Leverandørens optagelse i det dynamiske indkøbssystem er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver. 1.3 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til aftalevilkårene skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes det konkrete indkøb som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. 1.4 Underleverandører Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af disse aftalevilkår. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør. Ansvaret for opfyldelse af aftalevilkårene påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Side 1 af 9
Leverandøren skal forud for kontraktens indgåelse oplyse om eventuelle underleverandører og om omfanget af deres kørsel. Antagelse eller udskiftning af underleverandører samt væsentlige ændringer i omfanget af underleverandørers kørsel skal godkendes af ordregiver. 2 Aftaleperiode Aftalevilkårene er gældende i perioden det dynamiske indkøbssystem løber og til sidste buskørsel er udført, hvis denne buskørsel udføres efter udløb af det dynamiske system. Det dynamiske indkøbssystem er fra ordregivers side opsigelig med 6 måneders varsel. Leverandøren kan til hver tid udtræde af det dynamiske indkøbssystem, men forpligtelsen udløber først efter udførslen af sidste konkrete ordre indkøbt via det dynamiske indkøbssystem. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers konkret ordre annulleres eller erklæres for uden virkning eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe det dynamiske indkøbssystem til ophør, kan det dynamiske indkøbssystem i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned mens den konkrete ordre kan opsiges straks. 3 Aftalevilkårenes omfang 3.1 Omfang Disse aftalevilkår omfatter lejlighedsvis buskørsel på endags- og halvdagsture for ordregiver. Ydelsen er nærmere beskrevet i kravspecifikationen og tilbudsindhentningen. Denne aftale er i overensstemmelse med reglerne i udbudsdirektivet. Aftalevilkårene medfører ikke pligt for ordregiver til at indkøbe for en bestemt mængde af de anførte ydelser hos de godkendte leverandører, der er omfattet af aftalen. De forbrugsmængder, der er oplyst i forbindelse med udbuddet, er derfor alene vejledende. 4 Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til aftalen. Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om aftalevilkårene i sin helhed. Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Side 2 af 9
5 Kvalitet 5.1 Generelt De af aftalevilkårene omfattede ydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af aftalevilkårene samt i aftalens løbetid. Ydelsen skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud. Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af aftalevilkårene omfattede ydelser er i overensstemmelse med leverandørens tilbud og kravspecifikationen. 6 Priser og prisregulering 6.1 Pris Prisen for de ydelser, der er omfattet af aftalevilkårene, fremgår af den konkrete tilbudsindhentning. Der accepteres ingen gebyrer, tillæg eller lignende i forbindelse med bestillingen og fakturering af de af udbuddets omfattede buskørsler. Priserne skal angives ekskl. moms, men inkl. samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter og service. Eventuelle afgifter til bro eller færge skal ikke inkluderes i prisen, da disse skal fremgå særskilt af fakturaen ved behov uden pålæg af avancer, tillæg eller lign.. 6.2 Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende aftalevilkår må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere. 7 Bestilling Bestilling sker ved tilbudsindhentning via det dynamiske indkøbssystem. Når leverandøren er tildelt en ordre, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse pr. mail til ordregivers kontaktperson. Ordregiver forbeholder sig retten til at aflyse/ændre hele eller dele af en bestilling af hel- og halvdagsture op til 3 dage før afgangstidspunktet. Hvis en planlagt kørsel ikke gennemføres, bortfalder betalingen medmindre det er ordregiver som aflyser kørslen med under 24 timers varsel til kørslen skulle have været udført. Side 3 af 9
8 Levering 8.1 Leveringsbetingelser Levering skal foretages i overensstemmelse med tilbudsindhentningen og ordrebekræftelse. 9 Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandelinfrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. oplyste EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Beskrivelse af ydelsen Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Sidste rettidige betalingsdato Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler. 10 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 9. Falder sidste rettidig betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. 11 Leverandørens misligholdelse 11.1 Generelt Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger denne aftalevilkår. Side 4 af 9
11.2 Forsinkelse eller udeblivelse af enkelte ordrer Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt eller udebliver, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf. Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende. Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstidspunkt på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren. 11.3 Mangler 11.3.1 Generelt Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i aftalevilkårene eller kravspecifikationen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering. Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende. Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder aftalevilkårene, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden. 11.3.2 Ophævelse af ordre Hæves en ordre helt eller delvist pga. væsentlig forsinkelse, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. 11.4 Ophævelse af aftalevilkårene Ordregiver kan ophæve aftalevilkårene, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang og derved udelukke leverandøren fra det dynamiske indkøbssystem. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at udelukke leverandøren med virkning for fremtiden: Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at leverandøren vil blive udelukket helt eller delvist ved en ny forsinkelse. Manglende overholdelse af de etiske krav i pkt. 155 eller arbejdsklausulen i pkt.16. Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at Side 5 af 9
være ude af stand til at opfylde aftalevilkårene. Udelukkelsen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen. Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen. Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed. Gentagen manglende fremsendelse af faktura i henhold til denne aftale. Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne. Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalevilkårenes opfyldelse i alvorlig fare. Grov eller ofte gentagen overtrædelse af aftalevilkårenes bestemmelser. Manglende tilladelser til buskørsel fra Trafikstyrelsen Manglende forsikringsdækning eller fremvisning af ren børneattest Forhold, der giver grund til at antage, at busselskabet ikke fremover vil udføre kørslen på forsvarlig vis Manglende opfyldelse af kontraktens krav til busser, herunder fx passagerkapacitet, alder, hofteseler mv Opregningen er ikke udtømmende. Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren. 11.5 Erstatning Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning. 12 Ordregivers misligholdelse Ordregivers misligholdelse bedømmes efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse. 13 Force majeure Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af aftalevilkårene på grund af force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af aftalevilkårene er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som leverandøren, jf. ovenstående. Side 6 af 9
Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer. Hvis opfyldelsen af aftalevilkårene helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve det dynamiske indkøbssystem. Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt det dynamiske indkøbssystem ophæves på grund af force majeure. 14 Forsikring Leverandøren skal til enhver tid holde det anvendte materiel behørigt ansvarsforsikret i overensstemmelse med lovgivningen. Leverandøren skal have tegnet tilstrækkelig erhvervsansvarsforsikring i et anerkendt forsikringsselskab til fuld dækning for enhver tings- og/eller personskade, som leverandøren måtte blive ansvarlig for under udførelse af en opgave i henhold til aftalen. Forsikringen skal være gældende i hele aftalens løbetid. Leverandøren er efter anmodning fra ordregiver forpligtet til at fremsende dokumentation for, at forsikringen er tegnet. 15 Etik Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Side 7 af 9
16 Arbejdsklausul Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandøren, som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Leverandøren er forpligtet til at følge de bestemmelser om løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster, jf. herved buslovens 18, stk. 2. Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren orienteres om de gældende arbejdsvilkår. Leverandøren er forpligtet til inden for 10 dage efter skriftlig anmodning at udlevere et udtræk pr. medarbejder fra E-indkomst, med en oversigt over Leverandørens indbetalte A-skat for de pågældende medarbejdere. For personale, hvor oplysningerne indberettes til andre landes skattemyndigheder, skal tilsvarende oplysninger udleveres. Hvis Leverandøren ikke overholder sine forpligtelser i medfør af arbejdsklausulen, og hvis dette medfører et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne kan ordregiver tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese sådanne krav. Leverandør kan endvidere pålægges at betale en bod på 3.000 kr. pr. dag klausulen ikke overholdes til ordregiver. 17 Overdragelse 17.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter disse aftalevilkår uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen. Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter disse aftalevilkår i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter disse aftalevilkår må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af aftalevilkårene. 17.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter disse aftalevilkår til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. 18 Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af aftalevilkårene. Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om aftalevilkårene eller Side 8 af 9
offentliggøre aftalevilkårenes indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke. Tavshedspligten er også gældende efter aftalevilkårenes ophør. Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking. 19 Lovvalg og værneting Aftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG finder derfor ikke anvendelse. Uoverensstemmelser om aftalevilkårene søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab. Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting. Side 9 af 9