Facts og tendenser i det danske møde- og eventmarked 2016 BARO METERET
Mødebarometret 2016 - Sådan gjorde vi I juni måned 2016 tilbød vi ca. 5.000 danske mødeplanlæggere at besvare et elektronisk spørgeskema om indkøb og brug af eksterne mødearrangementer. 250 responderede og deres svar ligger til grund for denne rapport. Tak til alle respondenter, der gjorde denne rapport mulig. Christian Guldager Direktør, Kursuslex INDHOLDSFORTEGNELSE Respondenternes alder...side 3 Hvilken type virksomhed er de ansat i...side 4 Hvor mange ansatte er der i virksomheden/organisationen...side 5 I hvilken afdeling er de ansat i virksomheden/organisationen...side 5 Hvor stor indflydelse har de på valget af følgende...side 6 Hvordan forventer de at antallet af møder og events 2016 bliver sammenlignet med 2015...side 8 Hvor lang tid i forvejen booker de typisk møder og eventarrangementer...side 9 Hvilke kriterier er generelt vigtige for valg af møde/konference/eventsted...side 10 På hvor mange kursushoteller, kongrescentre eller lignende har de personlige relationer...side 11 Har virksomheden tidligere afholdt møder eller events i udlandet...side 13 Overvejer virksomheden i fremtiden at afholde møder eller events i udlandet...side 14 I hvilken grad læser de nyhedsmails fra kursushoteller, konferencecentre el. lign...side 16 Hvor meget læser de typisk af nyhedsmails fra kursushoteller, konferencecentre el. lign...side 17 Afslutning...side 18 2
RESPONDENTER RESPONDENTERNES ALDER Pct. Under 25 år 0% 26-35 år 6% 36-45 år 21% 46-55 år 40% 56-65 år 29% Over 65 år 2% Ønsker ikke at besvare spørgsmålet 2% Ønsker ikke at besvare Over 65 år Under 25 år 26-35 år 56-65 år 36-45 år 46-55 år 3
RESPONDENTER HVILKEN TYPE VIRKSOMHED ER DU ANSAT I? Pct Offentlig institution 12% Privat erhverv 59% Forening eller organisation 18% Selvstændig 5% Andet 6% Selvstændig Andet Offentlig institution Forening eller organisation Privat erhverv 4
RESPONDENTER HVOR MANGE ANSATTE ER DER I DIN VIRKSOMHED/ORGANISATION? Antal Pct. 1-5 10% 6-25 12% 26-100 14% 101-250 16% 251-500 9% 501-1.000 8% Over 1.000 30% Ved ikke 1% I HVILKEN AFDELING ER DU ANSAT I VIRKSOMHEDEN/ORGANISATIONEN? Pct. Direktionen 10% Ledelses- eller direktionssekretariatet 16% Personaleafdelingen/HR-afdelingen 6% Salgs- og marketingafdelingen 18% Events/kursusafdelingen 10% Øvrig administration 15% Research and Development 3% Andre 22% Direktionen Research and Development Andre Øvrig administration Events/ kursusafdelingen Salgs- / marketingafdelingen Ledelses- eller direktionssekretariatet Personaleafdelingen/ HR-afdelingen 5
RESPONDENTER HVOR STOR INDFLYDELSE HAR DU PÅ VALGET AF FØLGENDE? Hovedansvarlig Delvis ansvarlig Ikke ansvarlig Eksterne mødefaciliteter (Hoteller, kursus- og konferencesteder) 52% 43% 5% 100% Programtilrettelæggelse ifm. møder og konferencer 26% 60% 14% 100% AV udstyr ifm. møder og events 34% 48% 18% 100% Transport ifm. møder og events 35% 48% 17% 100% Individuelle forretningsrejser 24% 34% 42% 100% Grupperejser 21% 32% 47% 100% Eventrådgivning 31% 49% 20% 100% Speakere/ foredragsholdere 17% 54% 29% 100% Julefrokost og andre firmafester 22% 41% 37% 100% Hotelaftaler 35% 32% 33% 100% Tilmeldings- og registreringssystemer 34% 37% 29% 100% Firmagaver og give aways 21% 40% 39% 100% Total 6
RESPONDENTER KOMMENTARER Mødeplanlæggere er erfarne kvinder, hvor 93% har fejret 35 års fødselsdag. 32% er modne kvinder på mere end 55 år, mens den store gruppe (62%) aldersmæssigt befinder sig mellem 36 og 55 år. 59% af respondenterne arbejder i det private erhvervsliv, mens 30% arbejder i det offentlige system eller i større organisationer. De sidste 11% er selvstændige eller andet. Både store og små virksomheder indkøber eksterne mødefaciliteter m.m. af og til, og 28% hører til små og mellemstore virksomheder med færre end 100 ansatte. I 24% af virksomhederne er medarbejderskaren mellem 101 og 500, mens hele 38% hører til de større med flere end 500 ansatte. Det er en myte, at de fleste indkøbere af eksterne mødefaciliteter er ansat i personale og HR-afdelinger, for det er kun 6% af dem. Den største gruppe hører til direktionen eller ledelsessekretariatet (27%), efterfulgt af salg & marketingafd. med 18%, event & kursusafd. 10% og øvrig administration 15%. Hele 22% arbejder i helt andre funktioner, hvilket endnu engang beviser, at mødeplanlæggere kan være svære at identificere. De erfarne kvinder er store indkøbere af rigtig mange elementer til gode møder/events og ikke blot hoteller og kursusmødesteder bør vise dem interesse. De er nemlig hovedansvarlige eller delvist ansvarlige for både av-udstyr, speakere og foredragsholdere, julefrokoster og andre firmafester og meget mere. At 58% også er involveret i indkøb af individuelle forretningsrejser og 53% i grupperejser vidner om, at møde- og eventplanlægning ofte kombineres med rejseplanlægning. 7
FORVENTNINGER HVORDAN FORVENTER DU AT ANTALLET AF DINE MØDER OG EVENTS FOR 2016 VIL BLIVE SAMMENLIGNET MED 2015? Forventninger for: Fald over10% Fald 1-10% 0% (uændret) Stigning 1-10% Stigning over 10% Forventning til antal møder/events 5% 8% 64% 19% 4% 100% Forventning til antal deltagere 3% 7% 66% 19% 5% 100% Total 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Fald over 10% Fald 1-10% 0% (uændret) Stigning 1-10% Stigning over 10% Forventning til antal møder/events Forventning til antal deltagere 8
FORVENTNINGER HVOR LANG TID I FORVEJEN BOOKER DU TYPISK JERES MØDE- OG EVENTARRANGEMENTER? Størrelse af arrangement 5-30 personer 31-100 personer 101-300 personer 301-500 personer Flere end 500 personer Møder, events, incentives rejser i udlandet 1-4 uger 1-3 mdr. 3-6 mdr. 6-12 mdr. 12 18 Over 18 mdr. mdr. 18% 41% 28% 9% 4% 0% 2% 24% 36% 29% 6% 3% 1% 9% 30% 42% 14% 4% 0% 9% 21% 39% 20% 11% 0% 5% 15% 35% 30% 15% 5% 25% 34% 24% 10% 2% KOMMENTARER Igen i år er der optimisme at spore hos mødeplanlæggerne og hele 23% tror på en stigning i antallet af møder og events. Også deltagerantallet i mødearrangementerne vil blive øget, - det tror i hvert fald 24% af respondenterne. Det harmonerer jo godt med meldingerne fra hotellerne og kursuscentrene, der har svært ved at få armene ned i begejstring over de mange gæster. En nærmere undersøgelse af de mest optimistiske mødeindkøbere viser, at de med størst optimisme findes blandt de mindre og mellemstore virksomheder med 5-100 ansatte og det er især planlæggerne med tilknytning til salg- og marketingafdelingerne, der har behov for flere og større arrangementer. (De eksakte tal medtages ikke her, men særkørsel kan rekvireres, se side 18). Planlæggerne er ikke nervøse for, at de ikke kan finde et egnet sted til deres eksterne mødearrangement. De ved, at der er et stort udbud og de booker ikke før det er nødvendigt. Store arrangementer med flere end 500 personer bookes typisk mellem 6 og 18 måneder før hele 9% tør vente med at reservere til perioden mellem 6 og 12 måneder før. Vi mener, at der generelt er en tendens til at booke senere end tidligere og det kan både ærgre og glæde møde- og konferencecentrene. På den ene side skal man have is i maven, for det kan give søvnløse nætter at bookingoversigten er tom efter de næste par måneder, men til gengæld kan man glæde sig over, at rigtig meget forretning bookes med kort varsel. Hele 59% af de små møder med deltagerantal mellem 5 og 30 personer bookes indenfor 3 måneder før afholdelse, mens 40% af de lidt større arrangementer med deltagerantal mellem 101 og 300 personer bestilles mindre end 6 måneder før start. 9
KRITERIER HVILKE KRITERIER ER GENERELT VIGTIGE FOR DIT VALG AF MØDE/KONFERENCE/ EVENTSTED? (SKALA 1 TIL 3) Score Mødelokalets standard 2,86 De tekniske faciliteter i lokalerne 2,84 Personlig kontakt og tillid til de ansatte på møde-/eventstedet 2,81 Konferencelokalets størrelse 2,77 Løbende dialog med konferencestedet 2,77 Pris 2,77 Mødelokalernes indretning, fleksibilitet mht. opstilling 2,75 Tilbud/aftale er kortfattet, klar og tydelig 2,73 Lempelige afbestillingsregler 2,62 På forhånd at vide hvilket lokale I får tildelt 2,62 At maden er på et højt kulinarisk niveau 2,57 Sund forplejning, der sikre mest energi under arrangementet 2,51 Separat lokale til socialt samvær (ved arrangementer med overnatning) 2,43 Anbefaling fra netværk/kolleger 2,39 At stedet tilbyder god og kreativ rådgivning 2,33 Antallet af grupperum 2,24 At hotellet/kursuscentret har etableret procedurer vedr. gæsternes sikkerhed 2,19 Antal stjerner (konference- og/eller hotelstjerner) 2,04 Miljømærkning, f.eks. Svanemærket eller Grøn Nøgle 1,99 At maden er økologisk eller delvis økologisk 1,89 0,00 0,50 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 Mødelokalets standard De tekniske faciliteter i lokalerne Personlig kontakt og tillid til de ansatte på møde-/eventstedet Konferencelokalets størrelse Løbende dialog med konferencestedet Pris Mødelokalernes indretning, fleksibilitet mht. opstilling Tilbud/aftale er kortfattet, klar og tydelig Lempelige afbestillingsregler På forhånd at vide hvilket lokale I får tildelt At maden er på et højt kulinarisk niveau Sund forplejning, der sikre mest energi under arrangementet Separat lokale til socialt samvær (ved arrangementer med overnatning) Anbefaling fra netværk/kolleger At stedet tilbyder god og kreativ rådgivning Antallet af grupperum At hotellet/kursuscentret har etableret procedurer vedr. gæsternes sikkerhed Antal stjerner (konference- og/eller hotelstjerner) Miljømærkning, f.eks. Svanemærket eller Grøn Nøgle At maden er økologisk eller delvis økologisk 10
KRITERIER PÅ HVOR MANGE KURSUSHOTELLER, KONGRESCENTRE ELLER LIGNENDE HAR DU PERSONLIGE RELATIONER? Antal Pct. 0 10% 1-3 36% 4-7 33% 8-10 8% Over 10 13% Over 10 0 8-10 1-3 4-7 11
KRITERIER KOMMENTARER Prisen er slet ikke det vigtigste kriterium, når mødestedet vælges. Hele 6 elementer er vigtigere eller lige så vigtige i søgeprocessen, hvilket tyder på at mødets udbytte er langt mere væsentligt end prisen. Heldigvis. Mødelokalets standard, størrelse og tekniske faciliteter i lokalet er særdeles vigtige kriterier, men også den personlige kontakt og tillid til stedet vægter meget tungt i udvælgelsesproceduren. 83% finder det af stor betydning at de har personlig kontakt og tillid til de ansatte på møde-/eventstedet. Det underbygger naturligvis konferencecentrenes store ønske om at besøge og invitere mødebookerne. Det er ikke altid leverandørerne bliver lukket indenfor, for mødeplanlæggere er travle mennesker, og de knytter sig ikke til alt for mange. 36% har kun 1-3 personlige relationer på mødestederne og 32% har op til 7 relationer. Det kan lyde meget kommercielt, men en god personlig relation kan altså være mange penge værd. Stjerneklassifikation og miljømærkning er stadig blandt de elementer, der scorer lavest blandt elementer af stor betydning, men det behøver naturligvis ikke betyde, at det ikke er vigtigt. Måske er årsagen, at man forventer at et professionelt hotel eller kursuscenter har styr på kvalitet og miljø med eller uden mærkning? 12
UDLANDET HAR DU/DIN VIRKSOMHED TIDLIGERE AFHOLDT MØDER ELLER EVENTS I UDLANDET? (GERNE FLERE KRYDSER) Pct. Sverige 36% Tyskland 22% Centraleuropa 18% Sydeuropa 15% Norge 12% Baltiske lande + Finland 10% Grønland, Færøerne og Island 7% Østeuropa 7% Øvrige destinationer 17% Nej, det har vi ikke prøvet endnu 29% Nej, vi kan/må/vil ikke placere møder i udlandet 15% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Sverige Tyskland Centraleuropa Sydeuropa Norge Baltiske lande + Finland Grønland, Færøerne og Island Østeuropa Øvrige destinationer Nej, det har vi ikke prøvet endnu Nej, vi kan/må/vil ikke placere møder i udlandet 13
UDLANDET OVERVEJER DU/DIN VIRKSOMHED I FREMTIDEN AT AFHOLDE MØDER ELLER EVENTS I UDLANDET? Pct. I Sverige 33% I Tyskland 14% I Centraleuropa 13% I Sydeuropa 12% I Norge 10% I Grønland, Færøerne og Island 7% I Baltiske lande + Finland 6% I Østeuropa 6% Øvrige destinationer 17% Nej 44% 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% I Sverige I Tyskland I Centraleuropa I Sydeuropa I Norge I Grønland, Færøerne og Island I Baltiske lande + Finland I Østeuropa Øvrige destinationer Nej 14
UDLANDET KOMMENTARER For et par år siden var Sverige den store vinder blandt udenlandske destinationer, når mødearrangementer skulle være lidt mere eksotiske og afvikles udenlands. 36% af de bookere, der tidligere har afholdt arrangementer i udlandet, har prøvet Sverige. Det overvejer 33% at gøre igen, men Tyskland er også blevet et stadig hyppigere valg. 22% har allerede været der, mens 14% overvejer den sydlige nabo. 29% har slet ikke prøvet udlandet til møder og events endnu. 15% kan eller må ikke afvikle udenfor Danmark, mens de resterende måske blot ikke har set mulighederne endnu. Når der spørges på interesse for øvrige destinationer er USA topscoreren. 15
INFORMATION I HVILKEN GRAD LÆSER DU ELEKTRONISKE NYHEDSMAILS FRA KURSUSHOTELLER, KONFERENCECENTRE EL.LIGN? Pct. Altid 19% Ofte 66% Sjældent 15% Aldrig 0% Aldrig Sjældent Altid Ofte 16
INFORMATION HVOR MEGET LÆSER DU TYPISK AF DE ELEKTRONISKE NYHEDSMAILS FRA KURSUSHOTELLER, KONFERENCECENTRE EL.LIGN? Pct. Jeg læser det hele 3% Jeg læser det meste 46% Jeg læser enkelte artikler 31% Jeg skimmer artiklerne 20% Jeg skimmer artiklerne Jeg læser det hele Jeg læser enkelte artikler Jeg læser det meste KOMMENTARER Naturligvis bruges der store ressourcer på at fange planlæggernes opmærksomhed og de interesserer sig også godt og grundigt for mødestederne. Imponerende 84% læser altid eller ofte de elektroniske nyhedsmails de modtager fra kursushoteller, konferencecentre el.lign. 49% læser det hele eller det meste, hvilket viser en imponerende interesse for at følge med i markedet. 17
AFSLUTNING KOMMENTARER Til sidst i spørgeskemaet plejer vi at spørge om andre kommentarer og denne lille tankevækker synes vi alle skal læse: Jeg booker 12-15 arrangementer om året og bliver irriteret over, at der er nogle steder hvor, når man vender tilbage med besked om, at de er valgt fra p.g.a prisen, ja så kommenterer de afslaget med, at de da godt kunne have givet en bedre pris. Jeg har ikke tid til at forhandle frem og tilbage med 3 kursussteder hver gang jeg skal bruge et. Så min point er: Konferencestederne skal komme med deres skarpeste pris første gang. Alt andet er tidsspilde. Tak til respondenterne for tid og interesse! Det er muligt at bestille særkørsler af Mødebarometret 2016. Pris kr. 1500,- Særkørsler bestilles på: kursuslex@kursuslex.dk 18
Hvem er udgiveren af Mødebarometret? Kursuslex er Danmarks største medie- og markedsføringsvirksomhed for leverandører og aktører i møde- og eventbranchen. Vores ekspertise består i at rådgive og hjælpe bl.a. møde og konferencesteder, nationale og internationale mødedestinationer samt andre leverandører i branchen med at markedsføre deres faciliteter og mødeprodukter overfor møde- og eventplanlæggere. Hvert år gennemfører vi brugerundersøgelser, der bl.a. fortæller om møde- og eventplanlæggerens behov og ønsker til deres samarbejdspartnere. Dette er værdifuld viden, som man via Kursuslex kan drage nytte af i forbindelse med synliggørelse af produkter og ydelser overfor denne målgruppe. (Fold ud) SYMBOLFORKLARING Utraditionelle konferencesteder Brug for lokaler til dine arrangementer? VIND Slotte & herregårde Bregnerødvej 144 A 3460 Birkerød flotte præmier se bagerste opslag Telefon: 7022 1173 e-mail: redaktion@kursuslex.dk PRIMÆRE FARVER PRODUKTFARVER SEKUNDÆRE FARVER LOGO_BRUG.indd 2 06/01/2011 11:29 Det kan betale sig at bruge Kursuslex Håndbog og Konference.dk Flere end 200 konferencesteder Overblik over dine firmaaftaler VIND Skrab feltet og se dit lykkenummer! Gratis bookingservice SPAR HÅNDBOGEN 2016 www.kursuslex.dk Se om dit lykkenummer er udtrukket som vinder på: Konference.dk/kursuslex2016 219 tid og pen mødesteder ge Brugervenligt system 10.000 kr. og andre gode præmier Største udvalg af bedste venues til møder, events og kongresser HÅNDBOGEN Konference.dk er Danmarks største bookingportal for dig, der skal finde steder til dine arrangementer. Vi sidder også klar til at hjælpe ved personlige henvendelser. 88 83 20 99 møde- og konferencesteder 2016 www.konference.dk 44. årgang Konference.dk er skabt af Kursuslex i samarbejde med Info-Connect A/S. 1151731 Omslag.indd 1 08/01/16 11.42 140 MM 168 MM Bregnerødvej 144 A DK-3460 Birkerød Tlf. +45 70 22 11 73 E-mail: info@kursuslex.dk www.kursuslex.dk 12 170 MM Copyright: Nærværede rapport er beskyttet af lovens bestemmelser om ophavsret. Undersøgelsens resultater må således ikke offentliggøres, scannes, kopieres eller på anden måde videregives i fysisk eller elektronisk form til tredjemand, heller ikke i uddrag, med mindre der foreligger en skriftlig aftale herom med udgiveren. Overtrædelse vil medføre retsfor19 følgelse og krav om erstatning.