Ballerup Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 11. februar 2010 kl. 17.00 i Egebjerggård, Søpavillionen Egebjergtoften, 2750 Ballerup. Mødet blev afholdt med følgende dagsordenen: 1 Godkendelse af referat... 2 2 Ballerup Boligselskab... 2 2.1 Drøftelse af udlejningsforhold... 2 2.2 Overvejelse om eventuel studiebesøg.... 2 2.3 Bestyrelsesforhold... 2 2.4 Strukturreform... 3 2.5 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår... 3 2.6 Standardtilladelser til beboerne... 4 3 Boligselskabets afdelinger... 4 3.1 Ombygning af ungdomsboliger i Bispevangen II.... 4 3.2 Isolering af facade mod øst i Bispevangen I.... 5 3.3 Maling af port i Nordbuen Egebjerggård.... 5 3.4 Evt. fjernvarmelevering fra Vestforbrændingen til Bispevangen I og II.... 5 4 Mødeplanlægning... 5 5 Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Lone Thomsen, formand Flemming Frydensbjerg, næstformand Annette Birch Henrik Bolberg Karin Thomsen (afbud) May Houmann Vinie Larsen (repr. fra Rugvænget) Øvrige deltagere: Dennis Malm, Domea Domea Boligcenter København, den 19. april 2010
1 Godkendelse af referat Referat af møde den 29. oktober 2009 vedlægges. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat blev godkendt. 2 Ballerup Boligselskab 2.1 Drøftelse af udlejningsforhold Opfølgning på sidste mødes drøftelse af udlejningsaftaler. Orientering gives på mødet. Kim Pasternak fra Ballerup Kommunes Boliganvisning har tilkendegivet, at vi kunne drøfte udlejning af primært 2-værelses lejligheder. Bestyrelsen fra afdeling 10-26 fastlægger dato og uddyber de observerede problem ved den hidtidige ordning. 2.2 Overvejelse om eventuel studiebesøg. Opfølgning på seneste møde. Det blev besluttet, at indgangsvinklen skulle være energi- og miljøtiltag i forbindelse med større renoveringsopgaver. Samtidig blev datoerne fastlagt fra den 10. til 12. september 2010. Det forventes, at bestyrelsesmedlemmer + suppleanter fra de 5 afdelinger med bestyrelser inviteres. Endelig beslutning træffes på organisationsmødet i maj måned. 2.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Lone Thomsen Formand Repræsentantskab 2010 Flemming Frydensbjerg Næstformand Repræsentantskab 2011 May Houmann Medlem Repræsentantskab 2010 Annette Birch Medlem Repræsentantskab 2011 Karin Thomsen Medlem Domea 2010 Vinie Larsen Repræsentant Afdelingsbestyrelse 2010 1 repræsentant Medlem Kommunen 2013 De kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer er udtrådt pr. 31. december 2009, og der afventes melding fra kommunen om udpegning. Side 2 af 5
Henrik Bolberg er udpeget af Ballerup Kommune som repræsentant. 2.4 Strukturreform Som det formentlig er de fleste bekendt, så gennemføres der en række regelændringer vedrørende den almene sektors styring og administration fra den 1. januar. BL har i den anledning udsendt nogle præciseringer, og her er et lille udpluk af de mest relevante: Børnefamiliers fortrinsret til store familieboliger bortfalder: Denne ændring vil først træde i kraft medio 2010, når de nødvendige aftaler mellem boligorganisationer og kommuner er indgået på området. Udgangspunktet er, at den automatiske fortrinsret vil bortfalde, men at der kan indgås aftale mellem kommune og boligorganisation om opretholdelse af fortrinsretten i en eller anden form. Vi afventer yderligere oplysninger. Alle husstandsmedlemmer over 18 år har stemmeret i beboerdemokratiet: Denne ændring træder i kraft pr. 1. januar 2010 og er gældende uanset hvad, der står i boligorganisationens vedtægter. Ændringen indebærer, at f.eks. hjemmeboende børn over 18 år kan udøve husstandens stemmeret. Kommunalbestyrelsen kan godkende pårørende som afdelingsbestyrelsesmedlemmer i ældreboligafdelinger m.v.: Denne ændring træder i kraft pr. 1. januar 2010 og er gældende uanset hvad, der står i boligorganisationens vedtægter. Kompetencen til at fastsætte vedligeholdelsesordning overføres til afdelingsmødet: Kompetencen har hidtil ligget hos repræsentantskabet, men fra og med 1. januar 2010 er det afdelingsmødet, der fastsætter afdelingens vedligeholdelsesordning. Spørgsmålet kan tages op på første afdelingsmøde i 2010, hvis det er hensigtsmæssigt, eller hvis der fremsættes forslag herom, men der er ikke pligt til at tage spørgsmålet op i afdelingerne. Præsentation og emneliste fra regionsmøde i december måned 2009 vedlægges. Den enkelte bestyrelse bør arbejde med emnelisten og forsøge at prioritere, hvilke punkter der kunne være interessant at arbejde videre med. 2.5 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Fra og med regnskabsåret 2010 skal boligafdelingerne have den fulde forrentning af deres indestående i Domeas fællesforvaltning. Hidtil har boligselskabet fået den fulde forrentning af det samlede indestående og derefter udbetalt renter til afdelingerne efter en lavere sats. Denne såkaldte rentemarginal har i de fleste boligselskaber været den historisk væsentligste metode til at sikre opbygning og fastholdelse af en rimelig arbejdskapital, men muligheden bortfalder altså nu som følge af ændret lovgivning. I konsekvens heraf åbner lovgivningen op for, at afdelingerne kan opkræves et bidrag til selskabets arbejdskapital på maksimalt kr. 136,00 pr. bolig/år, indtil ar- Side 3 af 5
bejdskapitalen udgør kr. 2.633 pr. bolig (2010-niveau). Ved seneste regnskabsafslutning udgjorde selskabets arbejdskapital kr. 827.817,00 svarende til kr. 1.398,00 pr. bolig. Med henblik på at sikre tilstedeværelsen af en rimelig egenkapital til imødegåelse af bygningsmæssige, udlejningsmæssige eller boligsociale problemer i afdelingerne er det Domeas anbefaling, at der fra og med næste regnskabsårs begyndelse opkræves det særlige bidrag til arbejdskapitalen, indtil arbejdskapitalens indestående udgør det fastsatte minimum. Det særlige bidrag vil udgøre en omkostning i afdelingerne, som i varierende grad opvejes af afdelingernes øgede renteindtægter. For afdelinger med stor opsparing vil de øgede renteindtægter langt overstige udgiften til det særlige bidrag til arbejdskapitalen, mens det for mindre likvide afdelinger kan forholde sig anderledes. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der i budget 2011 opkræves særligt bidrag til arbejdskapitalen. Det blev godkendt, at der i samtlige afdelinger opkræves bidrag til arbejdskapitalen i organisationen. 2.6 Standardtilladelser til beboerne På møde den 27. oktober for samtlige ejendomsmestre i region Nordsjælland Øst og Storkøbenhavn, blev vedlagte standardtilladelser præsenteret, gennemgået og tilpasset. Der er tale om i alt 5 tilladelse, som vedrører: Installationsret Forandringsarbejder i boligen Forandringsarbejder udenfor boligen Husdyr Antenner/paraboler Standarderne er alene udtryk for en kvalitetssikring og en ensartethed i tilladelsernes udformning standarderne medfører ingen indskrænkning i afdelingernes muligheder for at fastsætte egne regler. Der er i begrænset omfang mulighed for lokal tilpasning af standarderne. Tilladelser på ovennævnte 5 områder vil fremover blive givet af ejendomskontoret, mens sager om f.eks. individuelle og kollektive råderetsarbejder også i fremtiden behandles af Domea. 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Ombygning af ungdomsboliger i Bispevangen II. Domea har ansøgt kommunalbestyrelsen om tilladelse til sammenlægning af 6 ungdomsboliger til 3 stk. 2værelses familieboliger. Kommunen har svaret positivt på ansøgningen og Skema A er derfor fremsendt til endelig godkendelse. Side 4 af 5
Ballerup Kommune har svaret positivt. Skema A skal nu lægges ind digitalt inden endelig godkendelse kommer. 3.2 Isolering af facade mod øst i Bispevangen I. I et samarbejde med Danakon er der udpeget 3 forsøgslejemål, hvor der foretages efterisolering på facade eller gavl. Over vinteren vil vi følge op på komfort og varmeforbrug inden en endelig beslutning træffes om en totalrenovering for hele ejendommen. 3.3 Maling af port i Nordbuen Egebjerggård. Orientering gives på mødet. Flemming Frydensbjerg redegjorde for indhentning af tilbud. Det blev besluttet, at organisationen maksimalt ville bidrage med kr. 150.000,-. 3.4 Evt. fjernvarmelevering fra Vestforbrændingen til Bispevangen I og II. Statusorientering giver på mødet. 4 Mødeplanlægning Følgende møder er planlagt. 28-05-2010 Ordinært organisations- og repræsentantskabsmøde kl. 17.00 i Borgergade 6. Accepteret, men er efterfølgende ændret til fredag den 21. 5. 2010 kl. 17.00. 5 Eventuelt Der forsøges gennemført et fælles budget- og regnskabsmøde den 11. april for de 5 afdelinger. Evaluering af mødeform foretages på organisationsmødet i maj måned. Side 5 af 5