FORENINGSGUIDEN Tilskudsregler og muligheder for folkeoplysende foreninger i Esbjerg Kommune med virkning fra 1. januar 2016 Revideret og godkendt på Byrådsmødet den 1. november 2010 Redaktionelle rettelser i 2012, 2013 og 2015.
Indholdsfortegnelse Side Generelt for aktivitetsområdet 2 Hvem er tilskudsberettiget 4 Erklæring om indhentelse af børneattest 5 Esbjerg-Ordningen 6 Lederuddannelse 7 Medlems- og grundtilskud 9 Foreningskategorier 11 Anvisning af kommunale lokaler og udendørs anlæg 12 Gebyr for benyttelse af kommunale faciliteter 14 Lokaletilskud til foreningers egne eller lejede lokaler 16 Revisionskrav 22 Ansøgnings- og afleveringsfrister 24 Øvrige tilskudsmuligheder 24 1
GENERELT I henhold til Folkeoplysningsloven skal der ydes tilskud til aktiviteter for børn og unge under 25 år. Byrådet fastsætter hvert år i oktober måned i forbindelse med budgetlægningen beløbsrammen for det følgende år. Foreninger kan finde yderligere relevante oplysninger på Esbjerg Kommunes Foreningsportal på www.foreninger.esbjergkommune.dk. Hvem kan søge Tilskud kan søges af godkendte folkeoplysende foreninger, der er hjemmehørende i Esbjerg kommune, og som har til formål at drive folkeoplysende virksomhed. Hvad er en forening Ved en forening forstås en sammenslutning af mindst 5 betalende medlemmer, som har til formål at drive folkeoplysende virksomhed. Foreningens bestyrelse er ansvarlig for anvendelsen af modtagne tilskud og anviste lokaler m.v. samt for regnskab og dokumentation for foreningen. Det er Kultur & Fritidsudvalget, der tager stilling til, om reglerne i Folkeoplysningsloven er opfyldt. Ansøgninger Ansøgninger om tilskud indberettes på Foreningsportalen via det tildelte brugernavn og password. Har foreningen ikke fået tildelt et brugernavn og password, kan Børn & Kultur kontaktes på foreninger@esbjergkommune.dk. På Foreningsportalen findes en vejledning til, hvordan de forskellige tilskud kan søges. Ansøgningsfrister Der henvises til efterfølgende delområder og afsnittet på side 24 om ansøgningsfrister. Regnskab og revision Alle foreninger, der modtager tilskud efter Folkeoplysningsloven, skal efter regnskabsårets afslutning aflevere et regnskab. Tilskuddene skal fremgå direkte af regnskabet. Regnskabet skal dokumentere, at foreningen har anvendt tilskuddet i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i Foreningsguiden. Regnskabet skal være underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer i foreningen samt være attesteret af revisor. Hvis foreningen samlet set modtager tilskud for mere end 500.000 kr. skal regnskabet være revideret af en registreret eller statsautoriseret revisor. Bestyrelsen skal påse, at der tages skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af foreningens tilskudsmidler og skal sørge for, at regnskab og formueforvaltning kontrolleres på betryggende måde. 2
Regnskabet skal udformes så de udgifter, der er søgt tilskud til, fremgår af regnskabet enten i form af poster i regnskabet eller i form af noter. Regnskabet skal indsendes til Børn & Kultur senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning. Revisor skal kontrollere foreningens oplysninger og sikre, at regnskabet er aflagt i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i henhold til Folkeoplysningsloven. Det reviderede regnskab forsynes med påtegning herom. Se i øvrigt afsnittet om revisionskrav på side 22-23, hvor kravene for større og mindre tilskud er defineret. Tilbagebetaling, hæftelse m.v. Krav om tilbagebetaling af for meget udbetalt tilskud rettes mod foreningen og ikke mod enkeltpersoner. Tilskud skal tilbagebetales, hvis det ikke er anvendt i overensstemmelse med de fastsatte regler samt de forudsætninger for foreningens omfang, der har været lagt til grund ved beregningen af tilskuddet. Der vil blive sendt en regning til foreningens digitale postkasse, eller beløbet vil blive modregnet i indeværende eller kommende års tilskud. Kun hvis erstatningsansvaret er opstået ved en ulovlig handling eller undladelse, der kan tilegnes én som forsætlig eller uagtsom, hæfter bestyrelsens medlemmer personligt. Overholder en forening ikke de fastsatte regler om tilskud herunder regnskabsaflæggelse, samt de fastsatte tidsfrister for indsendelse af regnskabet, kan Byrådet beslutte at udsætte eller at afslå at yde tilskud for en nærmere angiven periode. 3
HVEM ER TILSKUDSBERETTIGET Folkeoplysende foreninger, der søger tilskud, skal opfylde følgende betingelser: Skal bestå af mindst 5 betalende medlemmer Minimum halvdelen af foreningens medlemmer skal være bosiddende i Esbjerg Kommune Skal være hjemmehørende i Esbjerg Kommune Skal have formuleret et formål med foreningsdannelsen, som fremgår af vedtægten, og som kan godkendes af Esbjerg Kommune Skal have et forpligtende fællesskab Skal tilbyde folkeoplysende virksomhed efter Folkeoplysningsloven Skal give deltagerne/medlemmerne indflydelse på foreningens ledelse Skal have en bestyrelse på minimum 3 medlemmer (der skal vælges et nøjagtigt antal bestyrelsesmedlemmer) Skal være demokratisk opbygget Skal som udgangspunkt være åben for alle, som kan tilslutte sig foreningens formål Skal have en virksomhed, der er almennyttig og kontinuerlig Foreningen skal have et CVR nr. Overskud ved foreningens virke må ikke tilfalde enkeltpersoner. I tilfælde af foreningens ophør skal et eventuelt overskud tilfalde andre folkeoplysende foreninger eller almennyttige formål Der må ikke være tale om kommerciel virksomhed Der må ikke være tale om husstandsmedlemskaber Klippekort/dagskort og lignende godkendes ikke som medlemskab Foreningen må ikke samtidig modtage driftstilskud efter anden lovgivning eller kommunal bestemmelse Foreningens regnskabsår skal så vidt muligt følge kalenderåret Kultur & Fritidsudvalget afgør, om en forening er tilskudsberettiget. 4
ERKLÆRING OM INDHENTELSE AF BØRNEATTEST Samtlige folkeoplysende foreninger, der modtager tilskud og/eller får stillet kommunale lokaler til rådighed skal erklære over for Esbjerg Kommune, at de overholder loven omkring indhentelse af børneattester. Erklæringen bekræfter, at foreningen indhenter børneattester i det omfang, foreningen ansætter eller beskæftiger personer, der som led i udførelsen af deres opgaver skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Forpligtelsen gælder også for de foreninger, der ikke har kontakt med børn under 15 år. Med indførelse af Foreningsportalen er det med virkning fra 1. januar 2013 KUN foreninger, der har kommunale lokaler i fritidsbygninger/ lokaler, der ikke bookes via foreningsportalen, der skal indsende erklæring om indhentelse af børneattest. For denne gruppe er fristen for indsendelse af erklæringen 1. april hvert år. Erklæringen kan findes på Foreningsportalen under Vejledning og regler. Alle andre foreninger, der enten søger tilskud eller booker kommunale lokaler via Foreningsportalen, vil i forbindelse med ansøgninger skulle bekræfte, at foreningen overholder reglerne om indhentelse af børneattester. 5
ESBJERG-ORDNINGEN Esbjerg-Ordningen består af en pulje til henholdsvis lederuddannelsestilskud og medlems- og grundtilskud. Af den samlede pulje til Esbjerg-Ordningen afsættes forlods et beløb til administrationstilskud til Esbjerg Idrætsråd samt eventuelle øvrige paraplyorganisationer. Tilskuddet pristalsreguleres i overensstemmelse med kommunens budgetlægningsregulativ. Esbjerg-Ordningen fordeles og udbetales af Børn & Kultur til: Lederuddannelsestilskud Medlems- og grundtilskud For at den samlede pulje kan opgøres i et kalenderår, ophører udbetalingen af tilskud for så vidt angår lederuddannelsestilskud pr. 1. oktober. Ansøgninger, der indberettes efter denne dato, udbetales efter godkendelse i det følgende kalenderår. Derefter kan restpuljen til medlems- og grundtilskud opgøres. Restpuljen fordeles mellem de ansøgende foreninger efter reglerne for medlems- og grundtilskud. Se mere i afsnittene om lederuddannelse og medlems- og grundtilskud på de efterfølgende sider. 6
LEDERUDDANNELSE Foreningen kan få tilskud til uddannelse og dygtiggørelse af ledere og instruktører til brug for deres arbejde i foreningen. Uddannelsen skal teoretisk og praktisk have et emnevalg, der vil øge viden om og kendskab til folkeoplysende aktiviteter. Endvidere skal uddannelsen have relevans inden for det område, foreningen beskæftiger sig med. Der ydes ikke tilskud til foreningens professionelle trænere. Tilskud Som udgangspunkt ydes der tilskud til lederuddannelse arrangeret af: DIF/specialforbundene DGI DUF og organisationerne herunder Hovedorganisationerne (herunder landsorganisationer og distriktsorganisationer) Kurser arrangeret af andre end ovenstående SKAL søges forhåndsgodkendt i Børn & Kultur. Der gives IKKE tilskud til kompetencegivende kurser eller kurser, hvor der kan opnås ECTSpoint, ligesom der heller ikke ydes tilskud til eksamensgebyr. Til lederuddannelse arrangeret af ovenstående ydes der et tilskud på 100% af de tilskudsberettigede udgifter. Der kan dog maksimalt ydes et tilskud på 750 kr. pr. deltager pr. kursusdag. En kursusdag skal bestå af mere end 3 undervisningstimer. Såfremt en kursusdag er 3 timer eller derunder, vil tilskuddet pr. dag blive reduceret til max. 375 kr. Tilskudsberettigede udgifter er: Kursusgebyr Transportudgifter til og fra kursusstedet ved afstande på minimum 24 kilometer i alt Overnatningsudgifter i det omfang, de ikke er indeholdt i kursusafgiften (dog ikke tilskud til tillæg for enkeltværelse m.m.) Forplejning på kurset, i det omfang, det ikke er indeholdt i kursusafgiften (dog ikke til kurser på 3 timer eller derunder) Ved transportudgifter forstås billigste offentlige transportmiddel. Ved kørsel i egen bil beregnes taksten også efter billigste offentlige transportmiddel. Kan offentligt transportmiddel ikke benyttes, udbetales der efter Esbjerg Kommunes billigste kilometertakst (2,05 kr. i 2015 og 1,99 i 2016) for de kilometer, der ligger ud over de første 24 kørte kilometer. Der ydes som hovedregel ikke tilskud til overnatning inden for kommunegrænsen. Der kan dog ydes tilskud til overnatning i de tilfælde, hvor overnatningsprisen er indeholdt i kursusgebyret. Kursusdeltagere skal være fyldt 13 år senest 3 måneder efter kursets afholdelse for at kunne få tilskud til lederuddannelse. 7
Der ydes ikke tilskud til lederuddannelse i udlandet. Forhåndsgodkendelse Er en forening i tvivl om, hvorvidt et kursus er tilskudsberettiget, kan kurset søges forhåndsgodkendt hos Børn & Kultur. Ansøgningsfrist Der kan søges hele året. Der gøres opmærksom på, at ansøgninger, som Børn & Kultur modtager efter den 1. oktober, først behandles og udbetales i det efterfølgende kalenderår. Tilskud skal være søgt senest et år efter kursets afholdelse for, at tilskud kan udbetales. Ansøgning Ansøgning om tilskud indberettes på Foreningsportalen via det tildelte brugernavn og password. Se vejledning om udfyldelse af ansøgning om lederuddannelsestilskud under Vejledning og regler på Foreningsportalen. For sent indsendte ansøgninger Ansøgninger om lederuddannelsestilskud, der modtages senere end et år efter kursets afvikling, vil blive afvist. Udbetaling af tilskud Tilskud udbetales løbende. Det er en betingelse for udbetaling af tilskud, at der sammen med ansøgningen vedlægges: Program for kurset med angivelse af formål, emne, undervisningstimer samt kursusarrangør Dokumentation for udgifter Børn & Kultur kan kræve dokumentation for, at udgifterne er betalt. 8
MEDLEMS- OG GRUNDTILSKUD Medlems- og grundtilskud er opdelt således, at der udbetales et grundtilskud og et medlemstilskud til alle tilskudsberettigede foreninger, som har indsendt ansøgning rettidigt. Reglerne for fordeling af medlems- og grundtilskud er ens for alle foreninger. Grundtilskud Der udbetales et grundtilskud på 1.500 kr. til alle tilskudsberettigede foreninger, såfremt foreningen har min. 10 betalende medlemmer under 25 år. I flerstrengede foreninger ydes der grundtilskud til hver afdeling, der i praksis kan sidestilles med en selvstændig forening (f.eks. en gymnastikafdeling med afdelingsbestyrelse/udvalg, der er medlem af DGI/DGF og har min. 10 medlemmer under 25 år). For at kunne betragtes som en flerstrenget forening skal hver afdeling ligeledes have sit eget regnskab. Medlemstilskud Der ydes et medlemstilskud til foreningens medlemmer under 25 år. Medlemstilskud kan også opnås ved færre end 10 betalende medlemmer under 25 år. Medlemmer i flerstrengede foreninger kan tælles med i foreningens samlede opgørelse, svarende til de gange medlemmet betaler kontingent i de forskellige afdelinger. Klippekort/dagskort og lignende betragtes ikke som et medlemskab. Tilskuddet vil være variabelt fra år til år. Opgørelsesdato Foreningen skal opgøre medlemstallet på samme dato hvert år. Opgørelsesdatoen skal altid ligge før ansøgningstidspunktet. Dokumentation Foreningen skal på forlangende kunne dokumentere antallet af medlemmer, der er omfattet af ansøgningen. Esbjerg Kommune kan indgå aftale med et eksternt revisionsfirma om gennemførelse af en stikprøvekontrol af foreningens medlemsopgørelse. Ansøgningsfrist Tilskud skal være søgt senest 1. april hvert år. Foreninger, der IKKE modtager lokaletilskud fra Esbjerg Kommune, skal sammen med ansøgningen indsende foreningens senest reviderede og underskrevne regnskab. Ansøgning Ansøgning om tilskud indberettes på Foreningsportalen via det tildelte brugernavn og password. Se vejledning om udfyldelse af ansøgning om medlems- og grundtilskud under Vejledning og regler på Foreningsportalen. 9
Udbetaling af tilskud Foreningen modtager et a conto tilskud svarende til 50% af grundtilskuddet (for de foreninger der er berettiget til grundtilskud) samt 50% af et administrativt fastsat forventet medlemstilskud. A conto udbetalingen sker i løbet af maj/juni måned. Endeligt tilskud udbetales i november/december. For sent indsendte ansøgninger Foreninger, der indberetter ansøgningen om medlems- og grundtilskud efter ansøgningsfristen, vil ikke få udbetalt a conto medlems- og grundtilskud. Hvis ansøgningen modtages inden puljen lukkes pr. 1. oktober, vil foreningen få bevilget medlems- og grundtilskuddet, men dog først få tilskuddet udbetalt i forbindelse med den endelige udbetaling af medlems- og grundtilskud i november/december måned. Der kan IKKE indberettes ansøgning efter puljen er lukket pr. 1. oktober, og foreningen vil derfor ikke være berettiget til medlems- og grundtilskud for det pågældende år. Nyoprettede foreninger Foreninger, der godkendes som en folkeoplysende forening efter ansøgningsfristen, vil være berettiget til halvdelen af grundtilskuddet og halvdelen af medlemstilskuddet, såfremt ansøgningen indberettes inden den endelige opgørelse af puljen pr. 1. oktober. 10
FORENINGSKATEGORIER Med indførelse af gebyrordningen fra 2014 har det været nødvendigt at inddele foreningerne i nogle forskellige kategorier. Det er foreningens aktivitet der er afgørende for indplaceringen i de forskellige kategorier. A) Foreningskategori 1 I denne gruppe er langt størstedelen af idrætsforeningerne og de idébestemte børne- og ungdomsforeninger. B) Foreningskategori 2 Denne gruppe omfatter de grupper af foreninger, der primært har voksne medlemmer både idrætsforeninger og de idébestemte børne- og ungdomsforeninger. Billardklubber, jagtforeninger, madlavnings- og husholdningsforeninger, motorcykel, knallert og bilklubber, møntsamlere og filatelister, radioamatører og fotoklubber, spillemands, folkedans, linedance samt swing og rock n roll foreninger, bridge, backgammon og skakforeninger, diverse hobbybetonede foreninger (håndarbejde, keramik, quiltning, sløjd m.m.) samt diverse modelforeninger (modeljernbaner, modelflyvere, modelbåde, modelbaner m.m.) C) Foreningskategori 3 Foreninger i denne gruppering omfatter følgende: Rideklubber, golf, bowling, kegler, dart, agility, svæveflyveklubber, brevdueklubber samt diverse dyreforeninger (hunde, katte, fugle/fjerkræ, kaniner m.m.) D) Foreningskategori 4 Foreninger der har fitness og spinning aktiviteter. OBS: De forskellige foreningskategorier er kun relevante for så vidt angår beregning af lokaletilskud og gebyr. I andre sammenhænge er tilskudsvilkår ens for alle foreninger uanset foreningskategori. 11
ANVISNING AF KOMMUNALE LOKALER OG UDENDØRS ANLÆG Kommunale lokaler og anlæg til folkeoplysende virksomhed stilles til rådighed for godkendte folkeoplysende foreninger mod betaling af gebyr. Gebyrets størrelse afhænger af foreningskategorien (se mere nedenfor). Foreningen har ansvaret for lokalet/anlægget i den tildelte tid. Hvilke lokaler stilles til rådighed Børn & Kultur administrerer dels egne lokaler og dels skolernes lokaler efter kl.16.00 og i weekender. Næsten alle lokaler på skolerne stilles til rådighed, hvis de er ledige og i øvrigt er egnede til det formål, som den ansøgende forening ønsker at benytte lokalet til. Den samlede mængde lokaler og anlæg udgør mere end 1.500 enheder, der kan opdeles i følgende grupper: Idrætsfaciliteter Andre lokaler Indendørs Boldspilhaller Boldspilsale Gymnastiksale Svømmehaller Svømmesale Klasselokaler Faglokaler Mødelokaler Festsale m.m. Udendørs Fodboldbaner Håndboldbaner Kunstgræsbaner Krocketbaner Hvad kan der søges om lokaler til Der kan søges om lokaler til almindelig folkeoplysende virksomhed samt bestyrelsesmøder, generalforsamlinger og forældreaftener. Der kan også søges lokaler til overnatninger i forbindelse med arrangementer eller stævner. Hvornår må lokalerne benyttes Al brug slutter normalt kl. 22.00. Dog kan boldspilhaller bookes indtil kl. 23.00 på hverdage. Til specielle arrangementer gives tilladelse til at slutte senere. Lokalerne kan benyttes i skolernes ferier og fridage, når der indgås særskilt aftale herom. Ansøgning herom søges senest 4 uger før via Foreningsportalen. Skolevirksomhed Aktiviteter, der har direkte tilknytning til skolens undervisningsaktiviteter - herunder skolefester, featurearrangementer, forældremøder m.v. har fortrinsret til skolelokaler frem for fritidsvirksomhed. Eventuel aflysning af planlagte fritidsaktiviteter på grund af skolens eget brug skal ske med mindst 3 ugers varsel. Navngivning og reklamer Der er særlige regler for navngivning og eventuelt opsætning af reklamer i kommunale lokaler/bygninger. Esbjerg Kommunes reklameregulativ kan findes på Foreningsportalen under Vejledning og regler. 12
Lokalefordeling Lokalefordelingen planlægges som en kombination af sæsonudlån, der følger det kommende skoleår, og en tildeling af lokaler til enkeltstående arrangementer. Tildelingen af lokaler sker på baggrund af lokaleansøgninger indberettet via Foreningsportalen. Ansøgningsfrister Følgende ansøgningsfrister for sæsonbookinger er gældende: Ansøgning om idrætslokaler - 15. februar Ansøgning om øvrige lokaler, klasselokaler, faglokaler - 15. marts Ansøgning om udendørs baner - 15. november. Ved enkeltudlån skal der søges senest 14 dage før arrangementet. Ved stævner og overnatninger skal foreningen søge senest 6 uger før arrangementet. Hvordan kan der søges Bookingansøgninger indberettes via Foreningsportalen. På Foreningsportalen kan man også se, om bestemte lokaler er ledige. For at kunne foretage en forespørgsel om lån af lokale, skal foreningen have tildelt et brugernavn og password. Disse fås ved henvendelse til Børn & Kultur på booking@esbjergkommune.dk. Hovedfordeling Ansøgninger der indberettes rettidigt, medtages i hovedfordelingen. Senere indkomne ansøgninger tilgodeses i det omfang, der er timer tilovers. Hovedfordelingen foretages af en nedsat fordelingsgruppe. Se mere omkring retningslinjer for fordelingen på Foreningsportalen. Bookingbeskeder til brugerne udsendes inden skolesommerferien for den efterfølgende sæson. Anvisning af lokaler og udendørs anlæg vil normalt ske i denne rækkefølge: Handicappede (i forhold til handicapegnede lokaler) Aktiviteter for børn og unge Undervisning samt aktiviteter i tilknytning hertil Aktiviteter for voksne i øvrigt Enkelte arrangementer Den omtalte fordeling omfatter ikke blot faste ugedage, men også enkeltdage, der kan planlægges inden ansøgningsfristen. Der kan hele året søges om lokaler til enkeltstående arrangementer - men med ansøgningsfrist på minimum 14 dage før. Ønskerne tilgodeses i den udstrækning, der er ledige timer og lokaler. Overnatning i kommunale lokaler Foreninger har mulighed for at benytte kommunale lokaler til overnatning i forbindelse med større arrangementer og stævner. Der skal som hovedregel være minimum 50 overnattende deltagere for, at de kommunale skoler stilles til rådighed for overnatning. Overnatningen er gratis og i henhold til gældende regelsæt på området. 13
GEBYR FOR BENYTTTELSE AF KOMMUNALE FACILITETER Med virkning fra 1. januar 2014 opkræves alle folkeoplysende foreninger gebyr for benyttelse af kommunale faciliteter pr. aktivitetstime. Gebyret afhænger af størrelsen på det benyttede lokale (se Bilag 2 på Foreningsportalen) samt hvilken foreningskategori, der er tale om. Se nærmere omkring inddeling i foreningskategorier på side 11. Takster for forskellige kommunale lokaler i 2016: Almindelige lokaler op til 200 m 2 129 kr. Multisale mellem 200 og 450 m 2 200 kr. Minihaller mellem 450 og 800 m 2 314 kr. Haller over 800 m 2 428 kr. A) Foreningskategori 1 Denne gruppe foreninger betaler 5,5% af taksten i gebyr pr. time. Eksempelvis betales 5,5% af 129 kr. altså 7,10 kr. pr. time for et helt almindeligt lokale under 200 m 2. B) Foreningskategori 2 Foreninger i denne kategori betaler 25% i gebyr pr. time. For et helt almindeligt lokale under 200 m 2, betaler foreningerne her altså 32,25 kr. pr. time. C) Foreningskategori 3 Foreningerne i denne kategori betaler et gebyr på 25%, som dog reguleres på baggrund af foreningens medlemssammensætning. Hvis mere end halvdelen af medlemmerne er over 25 år, reguleres gebyret forholdsmæssigt. Det betyder eksempelvis, at hvis alle medlemmer er over 25 år, vil gebyret være 100%. Eksempel på beregnet gebyr pr. aktivitetstime udgangspunktet er 25% gebyr Under 50% medlemmer over 25 år 75% medlemmer over 25 år 85% medlemmer over 25 år Boldspilhaller 107,00 267,50 331,70 Almindelige lokaler 32,25 80,63 99,98 D) Foreningskategori 4 Foreningerne i denne kategori betaler et gebyr på 5,5%, som dog reguleres på baggrund af foreningens medlemssammensætning. Hvis mere end halvdelen af medlemmerne er over 25 år, reguleres gebyret forholdsmæssigt. Det betyder eksempelvis, at hvis alle medlemmer er over 25 år, vil gebyret være 100%. Lokaler til fitnessformål defineres som lokaler med et varieret udbud af konditions- og styrketræningsmaskiner, og hvor der ikke foregår anden væsentlig aktivitet samtidig. For fitnesslokaler gælder det, at der maksimalt opkræves gebyr for 8 timer pr. døgn. Eksempel på beregnet gebyr pr. aktivitetstime udgangspunktet er 5,5% gebyr Under 50% medlemmer over 25 år 75% medlemmer over 25 år 85% medlemmer over 25 år Boldspilhaller 23,54 225,77 306,66 Almindelige lokaler 7,10 68,05 92,43 14
For Foreningskategori 3 og 4 gælder det, at medlemmerne skal opgøres på samme måde som ved ansøgning om medlems- og grundtilskud. Foreningen skal tage stilling til, om den ønsker at søge tilskud som en flerstrenget forening med flere afdelinger eller en enkeltstrenget forening. Det vil sige, at hvis en flerstrenget forening søger tilskud som én samlet forening, vil gebyret blive udregnet efter foreningens samlede medlemsprocent. Vælger foreningen derimod at søge tilskud til hver enkelt afdeling i en flerstrenget forening, vil gebyret blive beregnet ud fra den enkelte afdelings medlemssammensætning. Ledere og bestyrelsesmedlemmer over 25 år fratrækkes ved opgørelsen af det samlede medlemstal. Foreningers egne faste kommunale lokaler Foreninger med egne faste kommunale klublokaler m.m. betaler med virkning fra 2015 et gebyr pr. m 2. Prisen pr. m 2 er fastsat til 425 kr. hvoraf foreningen betaler gebyr afhængig af foreningskategorien. Foreningskategori 1 5,5% af 425 kr. 23,37 kr. pr. m 2 pr. år Foreningskategori 2 25,0% af 425 kr. 106,25 kr. pr. m 2 pr. år Gebyret opkræves efter nærmere aftale med den enkelte forening enten kvartalsvist eller årligt. 15
LOKALETILSKUD TIL FORENINGERS EGNE ELLER LEJEDE LOKALER Hvad ydes der tilskud til Der ydes tilskud til driftsudgifter til idrætshaller og andre lokaler og lejrpladser, der ejes eller lejes af foreninger til brug for aktiviteter i henhold til Folkeoplysningsloven. Alle nye lejemål skal være godkendt til foreningsformål. Der kan ikke udbetales lokaletilskud til lejemål, hvor lokalerne ikke er godkendt til foreningsbrug. Lokaler og lejrpladser m.m. skal være beliggende inden for landets grænser samt i Sydslesvig. Tilskuddet bevilges efter en fastsat maksimal tilskudsberettiget aktivitetstimepris afhængig af lokalets størrelse. Ridehaller betragtes altid som et almindeligt lokale uanset størrelse. Se Bilag 1 for definition af forskellige lokaler og takster. Maksimalt tilskudsberettiget aktivitetstimepriser Pr. 1/1 2016 Haller min. 800 m 2 (ikke ridehaller) 428 Minihaller/multisale takst 1 200 til 450 m 2 200 Minihaller/multisale takst 2 450 til 800 m 2 314 Almindelige lokaler (inkl. ridehaller) under 200 m 2 129 Se i øvrigt bilag 1 - Det er alene taksten for almindelige lokaler, der fremskrives til og med 2016. Taksterne i Bilag 1 reguleres med en procent svarende til reguleringen af statens generelle tilskud til kommuner og afrundes til hele kroner. Der kan ydes tilskud til ophold på campingpladser og vandrerhjem i forbindelse med kanoog vandreture, såfremt overnatningsstedet er skiftende. Tilskud ydes til følgende driftsudgifter: Egne lokaler og lejrpladser: Renter af prioritetsgæld Skatter, afgifter og forsikringer vedrørende ejendommen Udgifter til almindelig vedligeholdelse Forbrugsafgifter (vand, varme, el) Rengøring Lejede lokaler og lejrpladser: Det aftalte lejebeløb Udgifter til almindelig vedligeholdelse Forbrugsafgifter (vand, varme, el) Rengøring Forinden beregning af lokaletilskud fratrækkes eventuelle lejeindtægter. Der ydes ikke tilskud til: Lokaleudgifter i forbindelse med offentlige entrégivende arrangementer Lokaleudgifter i forbindelse med arrangementer, hvis hovedformål er afholdelse af spil - f.eks. banko eller lignende - hvori der indgår økonomisk gevinst for foreningen Udgifter til lokaler hvortil andre samtidig har adgang mod betaling 16
Tilskud til rideklubbers udgifter til ridehal og rytterstue ydes efter ovennævnte regler, idet tilskud til udgifterne i rytterstue dog maksimalt ydes for 1 ¼ time om ugen pr. 5 medlemmer og højst 4 timer pr. dag. Der ydes ikke tilskud til udgifter i stald. Lokaler til fitnessformål defineres som lokaler med et varieret udbud af konditions- og styrketræningsmaskiner, og hvor der ikke foregår anden væsentlig aktivitet samtidig. For fitnessforeninger gælder det tillige, at der maksimalt kan ydes lokaletilskud til 8 timer pr. døgn pr. lokale. Byrådet kan undlade at yde tilskud til nye haller, såfremt der er tale om en væsentlig merudgift for kommunen. Hvis det er muligt at anvise et egnet kommunalt lokale til foreningens aktivitet, kan Børn & Kultur undlade at yde tilskud til nye lejemål. Tilskuddet kan nedsættes, hvis udgiften ikke står i et rimeligt forhold til antallet af deltagere eller til hallens, lokalets eller lejrpladsens anvendelse i øvrigt. Driftsudgifterne kan nedsættes til et anslået beløb, der svarer til det normale niveau for en til formålet passende hal, lokale eller lejrplads på egnen. Lokaletilskudsprocenter Lokaletilskudsprocenten afhænger af hvilken foreningskategori foreningen tilhører. Se uddybende beskrivelse af de forskellige foreningskategorier på side 11. A) Foreningskategori 1: Der ydes 94,5% i lokaletilskud til lejeudgifter ved lejede lokaler og renter af prioritetsgæld vedr. egne lokaler (ikke afdrag). Til øvrige udgifter (skatter, afgifter og forsikringer, vedligeholdelse af ejendommen/lokalet, forbrugsafgifter samt rengøring) ydes et tilskud på 75%. B) Foreningskategori 2: Der ydes 75% i lokaletilskud til samtlige tilskudsberettigede udgifter. C) Foreningskategori 3: Der ydes 75% i lokaletilskud til samtlige tilskudsberettigede udgifter. Tilskudsprocenten reduceres forholdsmæssigt, hvis mere end 50% af medlemmerne er over 25 år (se uddybning nedenfor). D) Foreningskategori 4: Der ydes 94,5% i lokaletilskud til lejeudgifter ved lejede lokaler og renter af prioritetsgæld vedr. egne lokaler (ikke afdrag). Til øvrige udgifter (skatter, afgifter og forsikringer, vedligeholdelse af ejendommen/lokalet, forbrugsafgifter samt rengøring) ydes et tilskud på 75%. Tilskudsprocenten reduceres forholdsmæssigt, hvis mere end 50% af medlemmerne er over 25 år (se uddybning nedenfor). For fitnessforeninger gælder det, at der maksimalt kan ydes lokaletilskud til 8 timer pr. døgn pr. lokale. 17
Reduktion af tilskudsprocent på baggrund af medlemstal: For Foreningskategori 3 og 4 reguleres tilskudsprocenten forholdsmæssigt, hvis mere end 50% af medlemmerne er over 25 år. Ledere og bestyrelsesmedlemmer over 25 år fratrækkes i beregningen af foreningens medlemsprocent over 25 år. Foreningens samlede medlemstal opgøres hvert år på en af foreningen fastsat dato. Datoen skal være den samme fra år til år. Foreningen skal opgøre sine medlemmer på samme måde som ved ansøgning om medlemsog grundtilskud. Foreningen skal derfor tage stilling til, om den ønsker at søge tilskud som en flerstrenget forening med flere afdelinger, eller en enkeltstrenget forening. Det vil sige, at hvis en flerstrenget forening søger medlems- og grundtilskud som én samlet forening, vil medlemsprocenten til brug for beregning af lokaletilskud blive udregnet efter foreningens samlede medlemstal. Vælger foreningen at søge tilskud til hver enkelt afdeling i en flerstrenget forening, vil medlemsprocenten til brug for beregning af lokaletilskud blive beregnet ud fra den enkelte afdelings medlemssammensætning. 18
Faste lejemål Ansøgninger om lokaletilskud skal indberettes via Foreningsportalen senest 1. oktober for det efterfølgende kalenderår. Se vejledning om udfyldelse af ansøgning om lokaletilskud til faste lejemål under Vejledning og regler på Foreningsportalen. Ansøgningens indhold: Specificeret budget for huslejeudgifter/renter af afdrag samt øvrige driftsudgifter til egne eller lejede lokaler - herunder forventede lejeindtægter Antal tilskudsberettigede aktivitetstimer fordelt på de forskellige lokaler foreningen benytter Oplysninger om medlemssammensætning, hvor dette er nødvendigt Foreningen skal på forlangende kunne fremvise gyldig lejekontrakt samt dokumentation for tilskudsberettigede udgifter. Såfremt foreningen i løbet af året ønsker at igangsætte større vedligeholdelsesarbejder, som ikke fremgår af tilskudsansøgningen, skal der søges forhåndsgodkendelse i Børn & Kultur. Såfremt der sker ændringer i foreningens lejemål, skal der indsendes en ny lejekontrakt til godkendelse hos Børn & Kultur. Udvidelse af foreningens aktivitetsniveau, i det omfang udvidelsen har økonomiske konsekvenser, skal altid søges forhåndsgodkendt i Børn & Kultur. Foreningen kan ikke uden en godkendelse forvente at få refunderet udgifter til øget aktivitet i forbindelse med regnskabsafslutningen, hvis dette ikke er godkendt af Børn & Kultur. For sent indberettede ansøgninger Ansøgninger om lokaletilskud til faste lejemål, der indberettes senere end 30/11, vil først være berettiget til lokaletilskud den 1. i måneden efter indeværende og efterfølgende måned. Det vil sige, at hvis foreningen indberetter sin ansøgning i løbet af december måned, vil foreningen være berettiget til lokaletilskud med virkning fra 1. februar. Indberettes ansøgningen eksempelvis i marts måned, vil foreningen først være berettiget til lokaletilskud pr. 1. maj. Det må i de tilfælde, hvor foreningen indberetter sin ansøgning for sent forudsættes, at udgifterne til lokalerne fordeler sig jævnt over året. Tilskuddet vil derfor blive beregnet og bevilget i 12- dele. Udbetaling af tilskud Meddelelse om tilskud er tilgængelig på Foreningsportalen i løbet af december måned. Tilskuddet udbetales a conto forud og som hovedregel 4 gange årligt. Tilskud under 10.000 kr. årligt udbetales i første kvartal. Tilbageholdelse af tilskud Såfremt foreningen ved seneste gennemgang af regnskabet har haft tilbagebetaling på 10.000 kr. eller derover, vil der kun blive udbetalt i alt 90% af det bevilgede tilskud i forbindelse med a conto betalingen. 19
Regulering af tilskud/regnskabsaflæggelse for modtaget lokaletilskud Alle foreninger der modtager tilskud til faste lejemål, skal senest 1. april indberette faktuelle regnskabstal samt indsende et underskrevet regnskab, der dokumenterer foreningens indtægter, tilskudsberettigede udgifter samt aktivitetstimer. Regnskabet skal være underskrevet af foreningens samlede bestyrelse samt være revideret af revisor. Endelig afregning af lokaletilskuddet foretages i forbindelse med foreningens indberetning af regnskabstal for det enkelte lejemål. Hvis foreningen har fået udbetalt for meget eller for lidt tilskud i a conto udbetaling, vil tilskuddet blive reguleret i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Der vil enten blive sendt en regning til foreningens digitale postkasse, eller beløbet vil blive modregnet i indeværende eller kommende års tilskud. Reguleringer på 50 kr. eller derunder vil ikke blive afregnet særskilt, men udbetalt/tilbageholdt sammen med førstkommende udbetaling til foreningen. Hvert år udtages min. 10 % af foreningerne til stikprøvekontrol. Foreninger, der er udtaget til stikprøvekontrol, skal aflevere originale bilag som dokumentation for afholdelse af udgifter inden for tilskudsrammen. Bilagene skal være sorteret i de kategorier, som er på ansøgningsskemaet. Overholder en forening ikke de fastsatte regler om tilskud, herunder regnskabsaflæggelse, samt tidsfrister for indsendelse af regnskab, kan Byrådet beslutte at udsætte eller afslå at yde tilskud for en nærmere angiven periode. Se nærmere omkring regler for revision af regnskaber på side 22-23. 20
Spontane lejemål Da der er afsat en total ramme for lokaletilskud, vil der ikke kunne udbetales lokaletilskud til spontane lejemål, når denne ramme er opbrugt. Ansøgningsfrist Ansøgninger om tilskud til spontane lejemål kan indberettes løbende og senest den 31. december for det pågældende år. Arrangementer afviklet i december måned skal senest indberettes den 15. januar i det efterfølgende år. Udbetaling af tilskud Tilskuddet bliver udbetalt på baggrund af den faktiske udgift. Der vil ikke blive udbetalt lokaletilskud til et spontant lejemål, som vedrører et tidligere kalenderår. Ved leje af lejrpladser samt hytter til weekendture m.v. beregnes tilskuddet ud fra lejeudgiften. Det vil sige, at tilskuddet ikke er afhængigt af aktivitetstimerne. Ansøgning Ansøgning samt nødvendig dokumentation skal indberettes via Foreningsportalen. Se vejledning om udfyldelse af ansøgning om lokaletilskud til spontane lejemål under Vejledning og regler på Foreningsportalen. 21
REVISIONSKRAV Krav til registeret eller statsautoriseret revisor Såfremt foreningens samlede kommunale tilskud i henhold til Foreningsguiden overstiger kr. 500.000, skal regnskabet revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. Revision skal ske i overensstemmelse med god revisionsskik. Revisor skal endvidere efterprøve: Om tilskudsregnskabet er rigtigt Om tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med loven, de kommunale regler og forskrifter At foreningen har opfyldt tilskudsbetingelserne At foreningens oplysninger til kommunen er korrekte At der er dokumentation for deltagernes kontingent Øvrige opgaver: Revisionen kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser Revisor foretager normalt revision i løbet af året Revisor foretager uanmeldt kasseeftersyn mindst en gang årligt Revisor påtegner regnskabet revideret efter reglerne i bekendtgørelsen Eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen. Revisionsprotokollens indhold: Diverse bemærkninger Revisors habilitet Om revisor har modtaget alle oplysninger Om regnskabet er aflagt i henhold til gældende regler Oplysninger om særlige kontrolarbejder, særlige beretninger, rådgivning eller assistance Revisor har krav på alle de oplysninger fra foreningen, som revisor mener, har betydning for bedømmelsen af regnskabet og de tilskudsudløsende faktorer. Revisor har adgang til at foretage de undersøgelser m.v., der anses som nødvendige for udførelsen af sit hverv. Bliver revisor opmærksom på brud på loven og tilsidesættelse af forskrifter af væsentlig betydning for bedømmelse af regnskabet, skal foreningen straks orienteres. Endvidere skal revisor påse, at foreningen inden 3 uger giver Byrådet via Børn & Kultur meddelelse herom. 22
Krav til en af foreningen valgt revisor Såfremt foreningens samlede kommunale tilskud i henhold til Foreningsguiden ikke overstiger kr. 500.000 skal regnskabet revideres af en af foreningen valgt revisor. Revisor må ikke være medlem af bestyrelsen. Revisor skal efterprøve: Om tilskudsregnskabet er rigtigt Om tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med loven, de kommunale regler og forskrifter At foreningen har opfyldt tilskudsbetingelserne At foreningens oplysninger til kommunen er korrekte At der er dokumentation for deltagernes kontingent Øvrige opgaver: Revisor påtegner regnskabet, revideret efter reglerne i Folkeoplysningsbekendtgørelsen. Eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen. Revisor har krav på alle de oplysninger fra foreningen, som revisor mener, har betydning for bedømmelsen af regnskabet og de tilskudsudløsende faktorer. Revisor har adgang til at foretage de undersøgelser m.v., der anses som nødvendige for udførelsen af sit hverv. Bliver revisor opmærksom på brud på loven og tilsidesættelse af forskrifter af væsentlig betydning for bedømmelse af regnskabet, skal foreningen straks orienteres. Endvidere skal revisor påse, at foreningen inden 3 uger giver Byrådet via Børn & Kultur meddelelse herom. 23
ANSØGNINGS- OG AFLEVERINGSFRISTER Erklæring om indhentelse af børneattest Esbjerg-Ordningen Lederuddannelse Medlems- og grundtilskud Lokaletilskud Faste lejemål Spontane lejemål 1. april Løbende senest 1 år efter kursets afholdelse 1. april 1. oktober for det efterfølgende år Regnskabstal skal indberettes senest 1. april Senest 31. december i det år lejemålet afvikles. For arrangementer afviklet i december dog senest 15. januar. Kommunale lokaler og udendørsanlæg Idrætslokaler Øvrige lokaler, klasselokaler, faglokaler Udendørs baner Enkeltstående arrangementer 15. februar 15. marts 15. november Senest 14 dage før arrangementets afholdelse Vedtægtsændringer Hvis foreningen foretager ændringer i foreningsvedtægterne, skal disse indsendes til endelig godkendelse i Børn & Kultur. De reviderede vedtægter skal være underskrevet af bestyrelsen samt generalforsamlingens dirigent. Bestyrelsesændringer Ændringer i bestyrelsessammensætningen skal indberettes via Foreningsportalen. KONTAKTPERSONER I BØRN & KULTUR På Foreningsportalen findes en oversigt over kontaktpersoner i Børn & Kultur i forhold til de forskellige foreninger. ØVRIGE TILSKUDSMULIGHEDER Ud over de nævnte tilskud i Foreningsguiden er der som godkendt folkeoplysende forening mulighed for at søge tilskud fra særlige puljer m.m. Det drejer sig om Tilskud til tennisbaner, Den Fritidskulturelle Pulje, Udviklingspuljen samt KULTURpuljen. For at få mere at vide om tilskud fra disse puljer, kan du læse mere på Foreningsportalen. 24