Åben Dagsorden til Hoved MED-udvalg Mødedato: Torsdag den 5. december 2013 Mødetidspunkt: 13:00 Mødested: Deltagere: Fraværende: Referent: Mødelokale 2, Bytoften Ulla Rosendahl, Johannes Madsen, Else Matthiesen, Brian Skytte Laursen, Mona Køhlert, Vibeke Jensen, Merete W. Lauesen, Kim Jørgensen, Helle Lyager, Ina Kristensen, Trine-Sofie Josephsen, Max Kruse, Bent Peter Larsen, Louise Raunkjær, Erling S. Pedersen, Lis Bang Troelsen, Kjeld Mathiasen, Helle Marquertsen, Aksel Rask, Svend Aage Jensen, Anne Puggaard Jørgensen Pia Jæger Kehlet, Kari Stork Ragnhild Sigaard
Indholdsfortegnelse Side 1. Deltagere i Hoved MED-udvalgsmøde 05.12.13... 2 2. Siden sidst 05.12.13... 3 3. Strategidrøftelse i Hoved MED-udvalget 2014/15 - fortsat... 4 4. Arbejdsmiljø december 2013... 6 5. Årlig arbejdsmiljødrøftelse- indsatsområde 2014... 7 6. Afrapportering på arbejdsulykker 2013... 9 7. Afrapportering på APV 2013... 11 8. Opsamling på digitalisering i Hoved Med... 13 9. Næste møde 13.03.14 (05.12.13)... 14 10. Eventuelt 05.12.13... 15 Bilagsliste... 16 Underskriftsblad... 17 Side 1
1. Deltagere i Hoved MED-udvalgsmøde 05.12.13 Dok.nr.: 3710 Sagsid.: 13/10767 Initialer: rasi Sagsfremstilling Medarbejdersiden Formøde kl. 11.30 på BCV 5.3.1 Ulla Rosendahl, OAO/HK Johannes Madsen, OAO Else Matthiesen, OAO /FOA Brian Skytte Laursen OAO/TL Mona Køhlert, OAO /SL Vibeke Jensen, AC/DJØF Merete Lauesen, FTF/BUPL Kim Jørgensen, FTF/DLF Helle Lyager, FTF/DS Ina Kristensen, FTF/DSR Trine-Sofie Josephsen, AMR Anne Puggaard Jørgensen, AMR Ledersiden Formøde kl. 12.30 på BCV 5.3.3 Max Kruse, Direktion Erling S. Pedersen, Direktion Bent Peter Larsen, Direktion Louise Raunkjær, Direktion Svend Aage Jensen, Personale Lis Bang Troelsen, Arbejdsmiljøkoordinator Kjeld Mathiasen, Skoleområdet Pia Jæger Kehlet, Dagtilbudsområdet AFBUD Maiken Flindt Christensen deltager Kari Stork, Ældreområdet AFBUD Ann-Christina Dalager deltager Helle Marquertsen, Drift + adm. + øvrige Aksel Rask, Større sociale institutioner Suppleanter, der deltager i medarbejdersidens formøde: Anette P. Lund, OAO /HK Jens Thomsen, OAO /3F Annette Aagaard, OAO /FOA Eunice Steenberg Hansen, OAO /TL Michael Korsgaard, OAO /SL Niels Eg Poulsen AC/MF Conny Knudsen, FTF/BUPL Dorte Pihl Bjerre, FTF/DLF Michael Frandsen, FTF/DS Pia Karina Høgh, FTF/DSR Susanne Bertelsen, AMR Helle Holm Jensen, AMR Side 2
2. Siden sidst 05.12.13 Dok.nr.: 3646 Sagsid.: 13/3044 Initialer: rasi Sagsfremstilling 1. Orientering om valg til Byråd og efterfølgende konstituering Ved Max Kruse 2. Orientering om studiejob / praktikplads Ved Max Kruse 3. Orientering om innovatøruddannelsen Ved Svend Aage Jensen 4. Orientering om nyttejobs se bilag 152920-13 Ved Erling Pedersen 5. Orientering om arbejdspladser for handicappede på det nye rådhus og BCV Ved Erling Pedersen 6. Orientering om Klima- & Miljøpolitik Ved Bent Peter Larsen Bilag: 1 Åben kriterier_nyttejob 152920/13 Side 3
3. Strategidrøftelse i Hoved MED-udvalget 2014/15 - fortsat Dok.nr.: 3709 Sagsid.: 12/1175 Initialer: saje Sagsfremstilling I 2012/13 var emnerne for de strategiske drøftelser kompetenceudvikling samt digitalisering, herunder velfærdsteknologi og innovation. I vedlagte bilag er opregnet aktiviteterne, Hoved MED-udvalget har haft på de 2 områder. Hoved MED-udvalgets strategiske drøftelser tilrettelægges over en 2-årig periode. Den første periode er næsten udløbet, og denne sag fremlægges for at starte anden periode. Forvaltningens vurdering Anden periode foreslås startet med en drøftelse af, om resultatet af første runde har været tilfredsstillende. Der bør man både forholde sig til arbejdsformen og til, om indsatsen indholdsmæssigt har givet resultater. Personaleafdelingen har fokus på, om noget skal ændres til næste periode. Næste del af drøftelsen tager sigte på at fremkalde forslag til temaer for næste periodes strategidrøftelser. Personaleafdelingen bearbejder de forslag, som kommer frem, så der kan udarbejdes forslag til beslutning på næste Hoved MED-udvalgsmøde. Retsgrundlag Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse Bilag: 1 Åben Oversigt over emner og tidsplan for gennemførte strategiske tiltag 137839/13 Anbefaling Personalechefen anbefaler, at indsatsen i 2012 evalueres at temaer til strategidrøftelser 2014/15 tilvejebringes at personaleafdelingen laver forslag til temavalg til næste møde Beslutning Hoved MED-udvalg den 24-10-2013 Fraværende: Johannes Madsen, Brian Skytte Laursen, Mona Køhlert, Vibeke Jensen, Bent Peter Larsen, Lis Bang Troelsen, Kari Stork, Helle Marquertsen Punktet udsættes til næste møde. Side 4
Supplerende sagsfremstilling til Hoved MED-udvalgsmøde den 5. december 2013 Dagsordenspunktet blev udsat, men for at fremme beslutning i sagen skal der peges på nogle mulige emner, som Hoved MED-udvalget kan vælge mellem eller beslutte sig ud fra. De foreslåede emner er: Fokus på sygefravær Følge lønudviklingen Digitalisering fortsat beskæftigelse med digitalisering og velfærdsteknologi Social kapital fremme af samarbejde, tillid og retfærdighed Tema om tværgående indsats for at undgå silotænkning Der er gået ud fra, at Hoved MED-udvalgets erfaring tilsiger valg af højst 2 emner for en toårig periode. Side 5
4. Arbejdsmiljø december 2013 Dok.nr.: 3670 Sagsid.: 13/3140 Initialer: rasi Sagsfremstilling Siden sidst fra Arbejdstilsynet Grøn smiley på 2 institutioner på Børn og Unge området Grøn smiley på 3 institutioner på Social og Sundhedsområdet Accept af indsendt tids- og handleplan til forbedring af psykisk arbejdsmiljø på Børn og Unge området. Risikobaseret tilsyn på en institution på Børn og Unge området, hvor der ikke er truffet afgørelse. Påbud på institution på Børn og Unge området omkring kontrolanordning, der giver lys eller lyd og advarer, hvis punktudsugningen ikke fungerer tilstrækkeligt. Arbejdstilsynet har inviteret daginstitutionerne til en temadag omkring ergonomi og arbejdsstillinger. Arbejdstilsynet har varslet tilsyn på yderligere 10 institutioner. Tilsynene fordeler sig som følgende: 6 på Børn og Unge området 4 på Social og Sundheds området. Retsgrundlag Lov om arbejdsmiljø Anbefaling Arbejdsmiljøkoordinator anbefaler at tage orienteringen til efterretning, idet drøftelse af området kommer i punkt 5. Side 6
5. Årlig arbejdsmiljødrøftelse- indsatsområde 2014 Dok.nr.: 3682 Sagsid.: 07/19506 Initialer: lbtr Sagsfremstilling Fokusområderne i arbejdsmiljøindsatsen 2013: Psykisk arbejdsmiljø, hvordan kommer vi godt igennem forandringer Konflikthåndtering Kerneopgaven- bevare fokus, når omgivelserne også kræver opmærksomhed Arbejdsulykker generelt herunder trusler og vold. Arbejdsmiljøkonferencen 2013 blev afviklet med 124 deltagere, og emnerne var i år: Job og Krop, hvordan kan man gå på arbejde med smerter v/ Videncenter for arbejdsmiljø. Velfærdsteknologi i et medarbejder- og arbejdsmiljøperspektiv v / Socialstyrelsen Der er afholdt 2 temadage om trusler og vold for repræsentanter for arbejdsmiljøgrupperne på Centerområderne med Michal Munch-Hansen, og formålet med dagene var at give medarbejderne en bredere forståelsesramme i arbejdet med borgere, som kan være truende og voldelige. 1 temadag med Kurt Mark omkring håndtering af truende og voldelige borgere for socialpsykiatrien. 1 temadag for ledere med fokus på lederens rolle omkring håndtering af konflikter i grupper. Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse har været afviklet med 2 hold med i alt 34 deltagere, et hold blev aflyst pga. for få deltagere. Ud over de 3 lovpligtige dage skal arbejdsmiljøgruppens medlemmer tilbydes yderligere 2 dages kompetenceudvikling inden for det første funktionsår. De efterfølgende funktionsår skal der tilbydes 1,5 dag pr år. Den enkelte virksomhed aftaler selv, hvordan denne forpligtigelse kan opfyldes, og arbejdsmiljøkonferencen og Varde kommunes tilbud i kursuskataloget kan indgå i disse tilbud. Der er afviklet en halv dag omkring ergonomi på daginstitutionsområdet i samarbejde med Worklife (arbejdsmiljørådgiver). Der har været nedsat en arbejdsgruppe som skulle komme med forslag til styrkelse af arbejdsmiljørepræsentantens kompetence omkring inklusion. Arbejdet er afsluttet. Netværk for arbejdsmiljørepræsentanter på direktørområderne er ikke blevet drøftet, men arbejdsmiljøkoordinatoren vil tage initiativer til en sådan drøftelse snarest. Arbejdet med en tre-hjulet el-cykel er sat i bero, efter en medarbejder er væltet på cyklen. Side 7
Der er indkøbt cykelhjelme til de medarbejdere, som måtte ønske det, men der er stadig en del medarbejdere, som benytter cykel som transportmiddel i forbindelse med arbejdet, som ikke ønsker en hjelm. Retsgrundlag Lov om arbejdsmiljø. Anbefaling Arbejdsmiljøkoordinator anbefaler: at indsatsen drøftes, at arbejdsmiljøindsatsen for 2014 fastlægges, herunder at følgende emner fortsætter o psykisk arbejdsmiljø - hvordan kommer vi godt igennem forandringer o kerneopgaven o ulykker generelt herunder trusler og vold at forflytninger og håndtering af tunge byrder indgår i indsatsen for 2014. Side 8
6. Afrapportering på arbejdsulykker 2013 Dok.nr.: 3671 Sagsid.: 12/11650 Initialer: lbtr Sagsfremstilling Varde Kommune er selvforsikrende på arbejdsskader, hvilket betyder at Kommunen selv bærer den økonomiske risiko ved en skade. Tidligere var sagsbehandlingen på skader lagt hos et forsikringsselskab (Gjensidige), men denne behandling hjemtog Varde Kommune januar 2013. Det betyder, at det er kommunen (forsikringsenheden i Økonomi), der i samarbejde med en advokat behandler skaderne. Samtidig med denne administration er kommunen overgået til et administrationssystem Insubiz, hvorfra alle skader registreres og anmeldes, og det har for arbejdsskaderne betydet en mindre udgift til administration. I administrationssystemet opfordres alle til at registrere de hændelser som ikke umiddelbart medfører en skader eller fravær, men som over tid måske kan gøre det (nær-ved hændelser), hvilket giver en bedre mulighed for at holde styr på hændelserne. Der er i perioden 1. november 2012 til 1. november 2013 registreret i alt 328 hændelser hvoraf de 106 er anmeldt. Af de 106 er de 73 henlagt, da der ikke er udgifter på nuværende tidspunkt, og hvis der kommer det, så sendes de til advokaten til behandling. Der er 33, der er sendt til behandling hos advokat, da der er udgifter på disse, og endelig er 12 (af de 33) sendt til behandling i Arbejdsskadestyrelsen med henblik på anerkendelse eller afvisning af skaden som en arbejdsskade. Der er 164 hændelser, som er registeret, men ikke anmeldt, da der ikke er fravær (der er anmeldepligt ved mere end en dags fravær) Der er i samme periode registreret i alt 508 fraværsdage som følge af en arbejdsskade i lønsystemet. De tre hyppigste årsager på anmeldte skader: 1. Uheld fysisk 51 2. Personforflytning og personhåndtering 34 3. Andet 33 De tre hyppigste årsager på alle hændelser: 1. Andet 124 2. Uheld fysisk 75 3. Fysisk og psykisk vold 61 Oversigt over arbejdsulykker på direktørområderne kan se i følgende dokumenter: Plan, Kultur & Teknik dok 166924-13 Børn & Unge dok 166922-13 Social & Sundhed dok 166925-13 Kommunaldirektørens område 166927-13 Side 9
Retsgrundlag Lov om arbejdsmiljø Bilag: 1 Åben Årsrapport på arbejdsskader 2012-2013 164918/13 Anbefaling Arbejdsmiljøkoordinatoren anbefaler, at afrapporteringen drøftes med henblik på, om der skal tages initiativer til nedbringelse af antallet af arbejdsskader. Side 10
7. Afrapportering på APV 2013 Dok.nr.: 3645 Sagsid.: 13/9319 Initialer: rasi Sagsfremstilling I henhold til Lokalaftalen om Medindflydelse og Medbestemmelse for Varde Kommune skal der gennemføres APV hvert 2.år, og Hoved MED-udvalget har besluttet at der årligt skal ske en afrapportering til udvalget. Formålet med afrapporteringen er at sikre fremdrift i APV-processen, synliggøre arbejdspladsernes valgte løsninger, og hvad arbejdspladsen ikke selv kan finde løsninger på. I 2012 var udfordringerne omkring IT, indeklimaproblemer. For Børn og Unge området var indeklimaudfordringen primært omkring rengøring og støj. I 2013 viser afrapporteringen: Børn og Unge: Der er arbejdet med: Fysiske arbejdsmiljø, psykiske arbejdsmiljø, og ulykker, Fortsat arbejde med: Samme punkter, dog også ergonomi. Social og Sundhed: Der er arbejdet med : Fysiske arbejdsmiljø, hvor der er fundet løsninger via ombygning eller omflytning. Itudfordringer løst ved nyindkøb, og der hvor der er udfordringer med det psykiske arbejdsmiljø arbejdes der målrettet med at finde løsninger. Fortsat arbejde med: Samme områder, og forvaltningens vurdering er at der arbejdes seriøs med APVarbejdet, og at der er en stadig stigning i kvaliteten af tilbagemeldingerne. Plan, Kultur og Teknik: Der er arbejdet med: Fysisk arbejdsmiljø på de administrative arbejdspladser med forskellige udfordringer blandt andet via en gennemgang af arbejdspladser mht. en mere hensigtsmæssig indretning af arbejdspladsen samt diverse småjusteringer da alle administrative arbejdspladser flytter til nye lokaler i løbet af et par år (Bytoften). Det psykiske arbejdsmiljø hvor en forbedre medarbejderinddragelse og håndtering af stress har været udfordringen. HR har været inddraget og fremadrettet opfordres medarbejderne til at kontakte en intern trivselsvejleder. Fortsat arbejde med: Psykisk arbejdsmiljø og arbejdsstillinger hvor der skal arbejdes med variation (komme væk fra skærmen i løbet af en arbejdsdag) Driften, Biblioteket, og Kultur og Fritid er midt i en proces med en ny APV og har ikke givet tilbagemeldinger. Side 11
Arbejdspladser uden Fælles MED-udvalget: Der er arbejdet med: Indeklima herunder temperatur, indretning af arbejdspladsen, støj, og udfordringer med at arbejdspladsen er placeret forskellige steder i bygningen i forbindelse med flytningen til Titan. Fortsat arbejde med: Samme emner. Afrapportering fra direktør-områderne kan ses i følgende dokumenter: Social & Sundhed: 146017-13 Plan, Kultur & Teknik: 147363-13 Børn & Unge: 152382-13 Økonomi: 151934-13 Ledelsessekretariatet: 167869-13 Personale: 164602-13 Retsgrundlag Lov om arbejdsmiljø og Lokalaftale om medbestemmelse og medindflydelse i Varde Kommune. Lov om arbejdsmiljø Anbefaling Arbejdsmiljøkoordinator anbefaler, at afrapporteringen drøftes Side 12
8. Opsamling på digitalisering i Hoved Med Dok.nr.: 3584 Sagsid.: 13/15257 Initialer: 40531 Sagsfremstilling I 2013 har emnet digitalisering været behandlet i Hoved Med-udvalget to gange. Fokus har været på den aktuelle indsats for digitalisering i Varde Kommune, status på direktørområderne og medarbejdernes rolle i digitaliseringen. For at samle op på udbyttet af behandlingen i Hoved Med-udvalget tages emnet op endnu engang. Forvaltningens vurdering Forvaltningens vurdering er, at dialogen i Hoved Med-udvalget har påvirket, at en række tiltag er blevet iværksat. Herunder: Et øget fokus på digital kompetenceudvikling blandt andet via en lancering af et samlet vinterprogram herfor og udvidelse af aktiviteterne på Campus Et øget fokus på brug af sociale medier blandt andet via vejledningen Sociale Medier dit offentlige liv på nettet i relation til din arbejdsplads samt en kommende strategi for anvendelsen af sociale medier i Varde Kommune Udarbejdelse af nyt og åbent intraforum Et øget fokus på digitalisering i Varde Kommunes organisation Med henblik på at øge Hoved Med-udvalgets involvering i digitaliseringsindsatsen er det væsentligt, at høre udvalgets vurdering af udbyttet af de to tidligere oplæg samt en vurdering af, hvordan udvalgets rolle i digitaliseringen fremadrettet kan styrkes. Sundhedskonsekvensvurdering Ingen Retsgrundlag - Økonomi - Høring - Anbefaling Forvaltningen anbefaler at hoved med-udvalget drøfter udbyttet af oplæggene om digitalisering at hoved med-udvalget drøfter hvordan de fremadrettet gerne vil involveres i forhold til digitalisering Side 13
9. Næste møde 13.03.14 (05.12.13) Dok.nr.: 3648 Sagsid.: 13/3038 Initialer: rasi Sagsfremstilling Det næste ordinære møde i Hoved MED-udvalget er planlagt til torsdag, den 13. marts 2014 Side 14
10. Eventuelt 05.12.13 Dok.nr.: 3647 Sagsid.: 13/3041 Initialer: rasi Side 15
Bilagsliste 2. Siden sidst 05.12.13 1. kriterier_nyttejob (152920/13) 3. Strategidrøftelse i Hoved MED-udvalget 2014/15 - fortsat 1. Oversigt over emner og tidsplan for gennemførte strategiske tiltag (137839/13) 6. Afrapportering på arbejdsulykker 2013 1. Årsrapport på arbejdsskader 2012-2013 (164918/13) Side 16
Underskriftsblad Ulla Rosendahl Johannes Madsen Else Matthiesen Brian Skytte Laursen Mona Køhlert Vibeke Jensen Merete W. Lauesen Kim Jørgensen Helle Lyager Ina Kristensen Trine-Sofie Josephsen Max Kruse Bent Peter Larsen Louise Raunkjær Erling S. Pedersen Lis Bang Troelsen Kjeld Mathiasen Pia Jæger Kehlet Kari Stork Helle Marquertsen Aksel Rask Svend Aage Jensen Anne Puggaard Jørgensen Side 17