DANVA Dansk Vand- og Spildevandsforening

DANVA Dansk Vand- og Spildevandsforening VUDP 2016: Ansøgningsvejledning til Fase 1 Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 2 1.1 PROJEKTKATEGORIER... 3 2 Udfyldelse af ansøgningsskema... 3 2.1 ØVRIGE PROJEKTPARTNERE OG SAMARBEJDE... 4 2.2 PROJEKTETS TITEL... 4 2.3 PROJEKTBESKRIVELSE... 4 2.4 FORMÅL FOR PROJEKTET... 4 2.5 PROJEKTETS OUTPUT... 4 2.6 NYTÆNKNING... 4 2.7 NYTTEVÆRDI... 4 2.8 EFFEKTIVISERINGSPOTENTIALE... 5 2.9 KVALITETSFORBEDRING... 5 2.10 BUDGET... 5 2.11 ANSVARLIGE FOR PROJEKTET Hovedansøger SKAL være et vandselskab... 7 3 Indsendelse af ansøgning... 7 4 Tips og tricks til ansøgningen... 8 Vandselskabernes eget støtteprogram, VUDP Vandsektorens Udviklings- og Demonstrationsprogram, har i alt ca. 9 mio. kr. til uddeling i 2016. VUDP skal yde støtte i form af tilskud til teknologi- og demonstrationsprojekter, der skal forbedre effektivitet, kvalitet, miljø og eksportpotentiale i vandsektoren. DANVAs sekretariat administrerer VUDP s midler og varetager udbetaling af tilskud til projekterne. VUDP er oprettet i henhold til Vandsektorloven og finansieres af vandselskaber. Størrelsen af indbetalinger til VUDP er besluttet i fællesskab af vandselskaberne på DANVA s generalforsamling 26. Maj 2016 og opkræves samtidig med det ordinære kontingent. Der indkaldes til ansøgninger én gang om året. Ansøgningsrunden har to faser: I den første fase indsender alle interesserede en kortere beskrivelse af deres projektide. På baggrund heraf udvælges en række projekter, der går videre til næste runde. Projekter udvælges på baggrund af en række overordnede udvælgelseskriterier, som præsenteres neden for. Denne vejledning skal bruges til Fase 1-ansøgninger. Der skal anvendes et elektronisk ansøgningsskema, som man får adgang til via følgende link https://vudp.danva.dk. Side 1 af 10 Vandhuset Godthåbsvej 83 8660 Skanderborg Tlf.nr.: 7021 0055 Fax: 7021 0056 danva@danva.dk www.danva.dk

DANVA anbefaler, at ansøger forinden opdaterer sin browser til den nyeste version, og tester ansøgningsskemaet i god tid inden tidsfristen, så ansøger kan gøre sig bekendt med de funktioner, der er. Ansøgningsfrist til fase 1 er 16. september 2016 kl. 12:00. 1 Indledning I første omgang skal ansøger indsende en kortere projektbeskrivelse. Det skal gøres på et elektronisk ansøgningsskema (se ovenfor for link). Hvis ideen vurderes egnet, bliver ansøger kontaktet og bedt om at lave en mere uddybende projektbeskrivelse med dertil hørende budget, tidsplan, mini CV'er, årsregnskab, samarbejdserklæring, organisationsdiagram og formidlingsplan. Det er vigtigt, at ansøger bruger vejledningen, når ansøgningsskemaet skal udfyldes. Alle rubrikker og felter i ansøgningen skal udfyldes. Et link til elektronisk ansøgningsskema og vejledning findes på DANVAs hjemmeside www.danva.dk. Hovedansøger skal være et vandselskab. Projektet skal være et samarbejdsprojekt. Udvælgelse I vurderingen af de indkomne projekter til Fase 1 prioriteres projekter, der har nytteværdi for vandsektorens forsyninger og de tilsluttede forbrugere (husholdninger, virksomheder, institutioner mv.), styrker vandbranchens effektivitet og er af nytænkende karakter. Samarbejde og anvendelighed prioriteres ligeledes. Udvælgelse af projektideer sker på baggrund af en vurdering af, hvorledes projektet opfylder følgende kriterier: Grad af nytænkning Generel nytteværdi for vandbranchen Effektivitetspotentiale Kvalitetspotentiale Det er vigtigt, at beskrivelsen i forhold til opfyldelse af kriterierne er fyldestgørende, for at vurderingen af ansøgningen bliver optimal. Projekter indeholdende elementer fra alle de ovennævnte vurderingskriterier vil blive prioriteret højest. Derudover vil projekter med et bredt sammensat projektteam af forskellige aktører i vandbranchen, med forretningsmuligheder og eksportmuligheder samt projekter med cirkulær tankegang og bæredygtighed ligeledes blive vægtet højt. Ansøgningerne bliver vurderet af et panel, som udvælger egnede ansøgninger til en mere uddybende ansøgning fase 2. Efter endnu en vurdering indstiller panelet kandidater til egnede projekter til DANVAs bestyrelse, som herefter tager stilling til ansøgningerne. Side 2 af 10

1.1 PROJEKTKATEGORIER Projektet skal være et samarbejdsprojekt mellem forsyninger, leverandører, rådgivere eller forskningsinstitutioner omkring vandteknologi. VUDP er målrettet projekter inden for udvikling, test og demonstration. Dvs. at der ikke ydes støtte til grundforskning eller markedsmodning. Udvikling, test og demonstration bliver defineret på følgende måder: Udvikling (Industriel forskning): Der er stor teknologisk og praktisk usikkerhed. Der kan være et stort stykke arbejde involveret i at få teknologien eller metoden til at virke eller få valideret. Det kan være en ny idé eller en anden måde at bruge nye produkter, teknologier, eller produktionsmetoder på. Det kan være løsninger, der ikke allerede findes på markedet, og ikke er udført i stor skala. Man er typisk i laboratoriet eller i forsøgsopstillinger, som pilles ned efterfølgende. Test og demonstration (Eksperimentel udvikling): Teknologien eller metoden er ikke på markedet, men er udviklet. Metoden eller teknologien skal nu testes. Man går typisk op i skala, tester på eksisterende anlæg eller i fuld skala i en afgrænset periode. Der justeres og tilpasses under praktiske forhold. Undervejs dokumenteres testene. Udvikling af kommercielt anvendelige prototyper og pilotprojekter er også omfattet. Dog kan der kun støttes prototyper, der er for dyre at fremstille udelukkende til test og validering. Hvis demonstrations- eller pilotprojekterne efterfølgende udnyttes kommercielt, fradrages eventuelle indtægter ved en sådan udnyttelse i de støtteberettigede omkostninger. Forsøgsproduktionen og testningen af produkter, produktionsmetoder og tjenesteydelser er ligeledes støtteberettiget, forudsat at de ikke kan anvendes eller ændres til at blive anvendt i industrien eller kommercielt. Eksperimentel udvikling omfatter ikke rutinemæssige eller regelmæssige ændringer af produkter, produktionslinjer, produktionsmetoder, eksisterende tjenesteydelser og andre igangværende transaktioner, selv om sådanne ændringer kan medføre forbedringer. Tekniske gennemførlighedsundersøgelser (vurdering af tekniske muligheder forud for industriel forskning eller eksperimentel udvikling). 2 Udfyldelse af ansøgningsskema Nedenfor er uddybet hvilket indhold, der forventes i de enkelte felter i ansøgningsskemaet. Der er nævnt eksempler på mulige forhold, men det udelukker ikke andre muligheder. Side 3 af 10

2.1 ØVRIGE PROJEKTPARTNERE OG SAMARBEJDE Der lægges stor vægt på at projekterne har et bredt samarbejde mellem forsyninger, forskningsinstitutioner, leverandører og rådgivere. Der angives navn på partnere og nøgleperson(er) hos partnerne. (max 500 tegn) 2.2 PROJEKTETS TITEL Her angives titel på projektet. Det er hensigtsmæssigt, at titlen er beskrivende, indeholder navn på metode eller produkt samt kan anvendes undervejs i projektet. (max 100 tegn) 2.3 PROJEKTBESKRIVELSE Beskriv kort og præcist projektet og den bærende idé, aktiviteterne i detaljer indenfor tekstrammen, herunder også hvordan projektet tænkes gennemført. (max 3750 tegn) 2.4 FORMÅL FOR PROJEKTET Beskriv kort og præcist formålet for projektet. (max 500 tegn) 2.5 PROJEKTETS OUTPUT Beskriv hvad projektet munder ud i. Hvilket produkt bidrager projektet med til vandsektoren? Hvordan inddrages interessenter, og hvordan kommunikeres viden og resultater fra projektet ud til vandsektoren? (max 1000 tegn) 2.6 NYTÆNKNING Beskriv nyheden og innovationshøjde samt state-of-the-art indenfor området. Beskriv og dokumenter at ideen, løsningen til produkter eller teknologi ikke allerede findes på markedet. Eller er det f.eks. brug eller forbedring af kendt teknologi på en ny måde eller i en anden sammenhæng? (max 1000 tegn) Beskriv: - Hvilke forskningsmæssige nyheder benyttes? - Hvorfor er det ikke allerede på markedet (hvilke barrierer er der)? - Hvorfor er tiden moden nu? 2.7 NYTTEVÆRDI Beskriv relevansen af projektet og hvilket behov i vandbranchen projektet dækker. Beskriv f.eks. en eller flere problemstillinger for vandbranchen, som projektet kan løse. Beskriv f.eks. om projektets output skaber jobs eller marked i eller udenfor Danmark, og hvilken gevinst i form af optimering af ressourcer, energi eller genbrug vandbranchen kan få af projektet. (max 1000 tegn) Side 4 af 10

2.8 EFFEKTIVISERINGSPOTENTIALE Beskriv projektets effektiviseringspotentiale: Hvordan bidrager projektet til effektiviseringer indenfor f.eks. klima, miljø, forbrugere, økonomi, ressourcegenbrug, energibesparelse/produktion, mindre tidsforbrug i drift og arbejdsgange, optimal udnyttelse af data osv.). Der kan f.eks. også være elementer indenfor Asset Management, salg af ydelser til andre forsyningsselskaber, vagt og beredskabsforbedringer osv. (max 1000 tegn) 2.9 KVALITETSFORBEDRING Beskriv hvordan projektet bidrager til kvalitetsforbedring inden for f.eks. drikkevand, spildevand, miljø, forsyningssikkerhed, ressourcekvalitet, håndtering af differentieret kvalitet og tilhørende teknologi, kvalitet af processerne - fra strategi over planlægning til drift i forsyningen, upcycling og serviceteknologier, dokumentation af teknologi og procedurer osv. Ansøger bør forholde sig til, om projektets output løser et problem et sted, men skaber et nyt problem andetsteds. F.eks. ved at løse et kvalitetsproblem opstår der et miljøproblem ved recipienten. (max 1000 tegn) 2.10 BUDGET I Fase 1-ansøgningen skal der ikke afleveres et budgetskema, men projektets forventede budget skal angives. Der kan søges tilskud til: Personaleudgifter (forskere, produktudviklere, teknikere, og andet hjælpepersonale i det omfang, de er beskæftiget ved projektet samt sekretariatsbistand til projektstyring og regnskabsaflæggelse). Udgifter til personale skal beregnes med en maksimal timepris inkl. overhead gange antal arbejdstimer. Dette forudsætter, at timeprisen inkl. overhead ikke overstiger 800 kr. pr. time. For offentlige institutioner (universiteter, forskningsinstitutter og lign.) må der indregnes 44% overhead af samtlige støtteberettigede omkostninger. Husk at medtage tid til udarbejdelse af afsluttende projektregnskab og udgifter til revisorerklæring (revisorerklæring kræves for projekter over 250.000 kr.). Udgifter til kontraktforskning, teknisk knowhow samt udgifter til konsulentbistand og tilsvarende tjenester udelukkende til brug for projektets aktiviteter eller afrapportering og formidling af projektets resultater. Udgifter til instrumenter og udstyr i det omfang og i det tidsrum, hvor det anvendes til forskningsprojektet. Anvendes sådanne instrumenter og udstyr ikke i hele deres livscyklus til projektet, er det kun afskrivningsomkostninger under projektets varighed beregnet efter god regnskabspraksis, der betragtes som støtteberettigede. Udgifter til bygninger i det omfang og det tidsrum de anvendes til projektet. Det er kun afskrivningsomkostninger under projektets varighed beregnet efter god regnskabspraksis, der betragtes som støtteberettigede. Leje af lokaler kan medtages i det tidsrum, de anvendes til projektet. Yderligere generalomkostninger, som er direkte affødt af projektet, herunder udgifter til revision af projektomkostninger, udgifter til afholdelse af møder og rejseudgifter i direkte tilknytning til projektet. Udgifter til revision vil ligge på 10.-25.000 kr. ved projekter i størrelsesordenen 1-2 mio.kr. Projekter Side 5 af 10

som støttes med under 250.000 kr. skal ikke revideres af en revisor, men påtegnes af ansøgers regnskabsansvarlige. Andre driftsudgifter i direkte tilknytning til projektet, herunder udgifter til materialer, forsyninger, og diverse produkter, samt også udgifter til rapporter og anden publicering af projektets resultater. Udgifter til tekniske gennemførlighedsundersøgelser Budgettet skal omfatte alle de omkostninger, der søges tilskud til eller som indgår som egenfinansiering. Der ydes IKKE tilskud til udgifter til aktiviteter, der er gennemført inden projektet har opnået tilsagn. Hovedansøger ansøger om støtte på vegne af sig selv og eventuelle projektpartnere. VUDP udbetaler kun tilskud til hovedansøger, som er ansvarlig for at fordele midler til sine projektpartnere ved eventuelt tilsagn. Hovedansøger er hovedansvarlig overfor VUDP og bekræfter således ved sin underskrift, at både egne og projektpartneres oplysninger er korrekte. Budgettet skal være lagt, så der tages højde for pris- og lønudvikling i projektperioden. Støtteprocent: VUDP kan yde støtte efter nedenstående procentsatser af samlet projektsum: Virksomhedsstørrelse Procent af samlet budgetsum for hver partner * Stor virksomhed 50 % Mellemstor virksomhed 60 % Lille virksomhed 75 % Vandselskab 50 % Forskningsinstitution 100 % *Èn partner må højst afholde udgifter på 70 % af hele projektbudgettet. Forskningsinstitution og universiteter: Forskningsinstitutioner kan få sine udgifter 100 % finansieret. Det kræver dog, at projektet er i samarbejde med mindst et vandselskab. Vandselskab: Vandselskaber, uanset størrelse, kan få 50 % i støtteprocent. Definition af virksomhedsstørrelse: Der anvendes EU s definition af virksomhedsstørrelser ud fra seneste årsregnskab, nemlig: Størrelse Antal ansatte Årlig omsætning Samlet balance Stor virksomhed 250 Og > 50 mio. Eller > 43 mio. Mellemstor virksomhed 250 50 mio. 43 mio. Lille virksomhed < 50 10 mio. 10 mio. Side 6 af 10

Egenfinansiering: VUDP lægger op til, at der skal være egenfinansiering fra alle involverede partnere, og ønsker at se at partnerne har vilje til at yde noget selv og til at samarbejde om finansieringen af projektet. Forskningsinstitutioner får dog 100 % støtte. Eksempel på beregning af tilskud til et projekt: Der søges tilskud til et projekt i et samarbejde mellem 3 partnere: mellemstor virksomhed, stor virksomhed og vandselskab. Grundlag for tilskud findes således: Budget for mellemstor virksomhed: ansøgt beløb 60 % af partnerens totale udgifter = beløb X Budget for stor virksomhed: ansøgt beløb 50 % af partnerens totale udgifter = beløb Y Budget for vandselskab: ansøgt beløb 50 % af partnerens totale udgifter = beløb Z Samlet ansøgt beløb = tilskud for hele projektet = X + Y + Z Den samlede tilskudsprocent for hele projektet udregnes til sidst på baggrund af den samlede projektsum. Samarbejdserklæring: Samarbejdserklæringen med rollefordeling, underskrevet af alle partnere, skal kun sendes ind, hvis ansøgningen går videre til fase 2. Skat og momsforhold: Tilskuddet er skattepligtigt for tilskudsmodtageren, og tilskuddet skal medregnes ved opgørelsen af tilskudsmodtagerens skattepligtige indkomst. Tilskuddet udbetales ekskl. moms. 2.11 ANSVARLIGE FOR PROJEKTET Hovedansøger SKAL være et vandselskab Det skal angives (navn, stilling), hvem der hos hovedansøger er projektleder, samt hvem der er den økonomisk eller juridisk ansvarlige for projektet, (dvs. en person, der kan forpligte forsyningen juridisk, ofte en direktør. Der gøres særligt opmærksom på, at hovedansøger er hovedansvarlig overfor VUDP, og at udbetalinger udelukkende sker til hovedansøger. Det er således hovedansøgers ansvar at træffe aftale med samarbejdspartnere og underleverandører samt at sørge for at indgå andre aftaler, der er en forudsætning for projektets realisering (deltagelse fra myndigheder, organisationer etc.). 3 Indsendelse af ansøgning Ansøgninger indsendes elektronisk via link på DANVAs hjemmeside. Tidsfrist for indsendelse af ansøgningen skal overholdes. Det anbefales, at man begynder indtastning og af ansøgning i god tid, således at evt. tekniske problemer kan afklares inden tidsfristens ophør. Ansøgninger, der modtages EFTER fristens udløb - uanset årsag - vil ikke blive behandlet af VUDP og vil dermed få automatisk afslag. Ansøgningsfrist for fase 1 er 16. september 2016 kl. 12:00. Side 7 af 10

Når VUDP har modtaget ansøgningen, sendes en automatisk kvittering, hvoraf fremgår bl.a. ansøgnings ID. Svar på om ansøgningen går videre til anden runde sendes pr. email i løbet af uge 40 (første uge i oktober). Projekter, som udvælges til at indsende en detaljeret ansøgning, vil modtage et login til et elektronisk ansøgningsskema, ligeledes i uge 40. Indsendelse af uddybende ansøgning vil have ansøgningsfrist den 9. november 2016 kl. 12:00. Der vil sendes svar på email for den detaljerede ansøgning i starten af december. Projektansøgninger, som er indkommet rettidigt, korrekt udfyldt, men ikke tildeles tilskud, vil modtage et afslag på e-mail. Ansøgere kan anmode om en faglig begrundelse. Afslaget kan påklages til DANVA. En evt. klage skal sendes til DANVA - VUDP, Godthåbsvej 83, 8660 Skanderborg, som vil sende klagen videre til DANVAs bestyrelse sammen med sagens oplysninger. Kontaktoplysninger ved spørgsmål eller lign. DANVA Vandhuset Godthåbsvej 83 8660 Skanderborg Att: Tanja Nielsen Tlf. 87 93 35 68 tn@danva.dk 4 Tips og tricks til ansøgningen Hvem kan søge og hvilke partnerskaber? Vandselskaber kan søge VUDP om støtte. Partnerskaber indgået mellem forsyninger, forskningsinstitutioner, rådgivere og leverandører vægtes højt i vurderingen. Hvad er forskellen mellem en 1. Fase og 2. Fase ansøgning? Første fase ansøgning er en idétilkendegivelse indeholdende en kortere beskrivelse af projektet, projektsum og ansøgt beløb samt underskrift af projekt- og juridisk ansvarlige. Til anden fase udvælges ansøgninger fra første fase til en mere uddybende ansøgning. Der skal også vedlægges diverse dokumenter såsom, mini CV er, organisationsplan, udførligt budget, tidsplan, årsregnskaber for partnerne, formidlingsplan og samarbejdserklæring påført opgave- og rollefordeling samt underskrift af projekt- og juridisk ansvarlige. Kan jeg være sikker på at min idé og teknologi ikke bliver tyvstjålet? Vurderingspanelet har underskrevet en fortrolighedserklæring. Den vil være tilgængelig på DANVA s hjemmeside i løbet af sommeren. Hvilket sprog skal ansøgningen skrives på? Som udgangspunkt skal ansøgningen skrives på dansk. Side 8 af 10

Hvordan bliver tilskuddet udbetalt? Parterne kan få udbetalt støtte i løbet af projektperioden ved indsendelse af statusrapporter og delregnskaber, der skal godkendes af VUDP. Dette søges af hovedansøger når milepæl eller perioder er afsluttede. Det anbefales, at tage dette med i overvejelserne, når projektet inddeles i milepæle eller perioder. Hvilken form for regnskab skal der holdes? Budget- og regnskabsskabelon skal anvendes i projektet, dog først i forbindelse med Fase 2 af ansøgningsrunden. Budgettet inddeles i partnere og poster såsom tidsforbrug, udstyr og instrumenter, formidling, leje af lab og eller lokaler, andre udgifter (mødeudgifter, rejseudgifter (se afsnit 2.10 Budget). Slutregnskabet skal revideres af en revisor, hvis støttebeløbet overstiger 250.000 kr. Hvilken slutrapportering kræver VUDP? Efter at projektet er afsluttet, skal der foreligge en faglig rapport med detaljerede projektresultater og et resumé samt revideret slutregnskab. Hvad sker der, hvis projektet ændrer sig økonomisk eller forløbmæssigt eller der sker forsinkelser undervejs? Hovedansøger skal snarest muligt undervejs tage kontakt til VUDP for at redegøre for ændringer og komme med forslag til afhjælpning, så projektets formål og tidsplan stadig kan opnås. Det er vigtigt, at projektets muligheder for udførelse er udtømte, hvis der opleves tekniske eller samarbejdsmæssige forhindringer. Kan man få mere i tilskud end tilsagnsbeløbet undervejs eller efter at projektet er afsluttet? Det er ikke muligt at få udvidet tilsagnsbeløbet. Vandselskaberne kan dog søge om midler til næste fase, hvis projektet stadig holder sig indenfor kategorien Teknologiudvikling, test og demonstration. Projektstart og projektafslutning hvornår? Projektet kan tidligst afholde støttede udgifter efter tilsagnsdatoen, dvs. tidligst i januar 2017. Udgifter afholdt efter at projektet er slutrapporteret, og/eller 3 år efter tilsagnsdatoen, støttes ikke af VUDP. Hvor lang tid må projektet forløbe? Slutrapport og revideret slutregnskab skal være VUDP i hænde senest 3 år efter tilsagnsdato. Hvor stort et beløb kan der ansøges om? Der kan ansøges om op til ca. 1,5 mio. kr. i 2016. Der er ingen nedre grænse for ansøgt beløb. Kan der vedlægges dokumenter til fase 1 ansøgning? Nej, det er først muligt at vedlægge dokumenter, hvis man inviteres til at indsende en uddybende ansøgning i anden fase. Kan der indsendes ansøgning på e-mail i stedet for online? Nej, alle ansøgninger skal indsendes via det elektroniske ansøgningsskema. Side 9 af 10

Får jeg en kvittering for indsendelse af ansøgningen? Ja, du vil modtage en e-mail med kvittering for modtagelsen og besked om hvornår du kan forvente at få svar på ansøgningen. Heri vil også et ID nr. fremgå. Dette ID skal du bruge i kommunikationen med sekretariatet angående ansøgningen. Inddeling af faser Det er hensigtsmæssigt, at ansøger inddeler projektet i projektfaser ud fra, hvornår man ønsker udbetaling af dele af tilskuddet. Kan test og demonstration foregår udenfor Danmark? Nej, som udgangspunkt skal projektet udføres i Danmark. Side 10 af 10