Bilag 5 Thy-Mors HF & VUC Revisionsprotokol af 23. marts 2015 for regnskabsåret 2014
Indhold Side 1 Revision af årsrapporten 133 1.1 Institutioner og regnskaber omftet af revisionsprotokollet 133 1.2 Konklusion på det udførte revisionsarbejde 133 1.3 Revisionens formål 133 1.4 Revisionens formål, tilrettelæggelse, udførelse og omfang 133 1.5 Forretningsgange og intern kontrol 134 2 Kommentarer til årsregnskabet 135 2.1 Resultopgørelsen med tilhørende noter 136 2.2 Balancen med tilhørende noter 136 3 Ledelsesberetningen og målrapporteringen 138 4 Øvrige forhold 139 4.1 Ikke-korrigerede forhold i årsregnskabet 139 4.2 Overholdelse af lovgivningen 139 4.3 Forsikringsforhold 139 5 Forvaltningsrevision 139 5.1 Sparsommelighedsaspektet 140 5.2 Produktivitetsaspektet 141 5.3 Effektivitetsaspektet 142 6 Øvrige arbejdsopgaver 142 6.1 Kontrol af bestyrelsens formelle pligter 142 7 Øvrige oplysninger 143 7.1 Ledelsens regnskabserklæring 143 7.2 Besvigelser af væsentlig betydning for årsregnskabet 143 7.3 Overholdelse af lovgivningen 143 7.4 Lov om sociale klausuler 143 7.5 Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø 144 7.6 Begivenheder indtruffet efter balancedagen 144 8 Lovpligtige oplysninger 144
1 Revision af årsrapporten 1.1 Institutioner og regnskaber omftet af revisionsprotokollet Som den af bestyrelsen valgte stsautoriserede revisor har vi revideret Thy-Mors HF & VUCs årsrapport for regnskabsåret 2014 omftende institutionens samlede virksomhed. Vi har i tilknytning til revisionen gennemlæst ledelsesberetningen. Årsregnskabet udviser følgende result, aktiver og egenkapital 2014 2013 t.kr. t.kr. Årets result 1.873 2.119 Aktiver i alt 67.839 67.009 Egenkapital 22.917 21.759 1.2 Konklusion på det udførte revisionsarbejde Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger af en sådan væsentlighed eller karakter, det vil komme til udtryk i vor revisionspåtegning på årsregnskabet. Såfremt bestyrelsen vedtager årsregnskabet i sin nuværende form, vil vi som konklusion på vor revision forsyne årsregnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold og uden supplerende oplysninger. Vi kan endvidere oplyse, vi i forbindelse med den udførte forvaltningsrevision ikke er blevet opmærksomme på forhold, der giver anledning til konkludere, forvaltningen i 2014 på de områder, vi har undersøgt, ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde, eller oplysningerne i rapporteringen om mål og resulter ikke er dokumenterede og dækkende for institutionens virksomhed i 2014. Vore kommentarer til årsregnskabet og den udførte revision fremgår i øvrigt nedenfor. 1.3 Revisionens formål I vor revisionsprotokol af 30. marts 2012 har vi redegjort for revisionens formål. I tilknytning hertil er endvidere redegjort for ansvarsfordelingen mellem institutionens ledelse og os. Revisionen af årsregnskabet er udført i overensstemmelse hermed. 1.4 Revisionens formål, tilrettelæggelse, udførelse og omfang Revisionen har været tilrettelagt og er udført i overensstemmelse med internionale revisionsstandarder og yderligere krav ifølge dansk lovgivning, god revisionsskik samt Undervisningsministeriets bekendtgørelse nr. 1292 af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol m.m. ved almengymnasiale uddannelser og almen voksen uddannelse. Revisionen skal sikre, årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinformion og har primært omftet væsentlige regnskabsposter om områder, hvor der er risiko for væsentlige fejl, herunder fejl vedrørende foretagne regnskabsmæssige skøn. I henhold til revisionsinstruksen udføres revisionen også i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, og omfter derfor udover den finansielle revision tillige en gennemgang og vurdering af, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omftet af regnskabet (forvaltningsrevision). Herudover har vi i forbindelse med den juridiske kritiske revision undersøgt om de dispositioner, der er omftet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med de af Undervisningsministeriets meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. 133
Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision og har blandt andel omftet stikprøvevis gennemgang af systemer, beslutningsgrundlag og rapporter, analyser af udgiftsog indtægtsposter, undersøgelse af nøgletal m.v. samt analyser af budgetafvigelser. Revisions formål er efterprøve, om årsregnskabet er aflagt korrekt i overensstemmelse med lovgivningen, vedtægterne og andre forskrifter og om de dispositioner, der er omftet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger samt, betingelser og grundlag for modtagne ststilskud er i overensstemmelse med institutionsstyrelsens retningslinjer (finansiel revision). Formålet er endvidere vurdere, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omftet af årsrapporten (forvaltningsrevision). Det er ikke revisionens formål afsløre besvigelser eller lignende. Det bedste værn herimod er en tilstrækkelig sikker forretningsgang og god intern kontrol. Kun i sådanne tilfælde, hvor der under revisionen konsteres unøjagtigheder, som kan give formodninger om misligheder, vil revisionen blive udvidet med henblik på opklaring af disse forhold. Revisionen er udført dels i årets løb og dels i forbindelse med revisionen af årsrapporten. Omfanget af revisionen er i væsentlig grad baseret på, vi under den løbende revision har gennemgået forretningsgange på de for årsregnskabet og den økonomiske forvaltning væsentligste områder og vurderet den interne kontrol. Revisionen er i øvrigt udført ved stikprøvevis kontrol af de beskrevne forretningsgange og stikprøvevis gennemgang af bogføring og bilagsmeriale. Revisionen er desuden tilrettelagt efter de vejledende retningslinjer, der er angivet i bilag til bekendtgørelse nr. 1292 af 12. december 2008. I henhold til bekendtgørelse nr. 1292 af 12. december 2008 skal vi i forbindelse med revisionen af årsregnskabet udfylde en revisorcheckliste, som skal indarbejdes i revisionsprotokollen. Revisorchecklisten er indarbejdet som bilag 1, hvortil der henvises. Vi har gennemlæst referer af bestyrelsesmøder til og med mødet den 15. december 2014 og herunder påset, der i den aflagte årsrapport er taget hensyn til de beslutninger af regnskabsmæssig karakter, der har været omtalt i refererne. 1.5 Forretningsgange og intern kontrol Forretningsgangene og den heri indlagte interne kontrol er baseret på de beskrevne regler i regnskabsinstruksen for Thy-Mors HF & VUC, der senest er opderet marts 2014. Desuden baserer de regnskabsmæssige registreringer sig også på brugervejledninger, konteringsvejledninger, cirkulærer mv. på løn- og regnskabsområdet. Vi har bl.a. gennemgået og efterprøvet forretningsgangene for kasseområdet, bogholderi, lønområdet, indkøb af undervisningsmerialer, omkostningsvarer, inventar- og bygningsanskaffelser, salg af ydelser mv. samt registrering af udstyrs- og inventargenstande. Vi har herunder påset, der er adskillelse mellem kasse og bogholderi, og der inden for andre områder i muligt omfang foretages personalemæssig opdeling mellem disponerende og kontrollerende funktioner, som også foruds i institutionsinstruksen. Vi har ved revisionen påset, fastste interne disponerings- og godkendelsesregler følges samt, indtægts- og udgiftsposter er behørigt dokumenteret ved bilag mv. og korrekt konteret. 134
I forbindelse med revisionen har vi påset, institutionens vedtægter, er overholdt. Vi har den 2. juli 2014 foretaget et uanmeldt kasseeftersyn på institutionens adresse i Thisted. Eftersynet har omftet hovedkassen og samtlige underkasser. Der er udarbejdet særskilt protokoll vedrørende beholdningseftersynet, hvortil der henvises. Vi anser generelt institutionens forretningsgange og interne kontrol for betryggende. Til enkelte områder bemærker vi følgende: Lønområdet Vi har foretaget revision af institutionens lønområde, og har herunder ved stikprøver kontrolleret følgende: de interne kontrolforanstaltninger i arbejdsrutiner og -processer efterleves, ansættelser, indplacering, afsked, andre stusændringer, ydelser af tillæg samt registrering af fravær foretages af dertil bemyndigede personer, institutionens indbetaling af lærernes pension er korrekt, institutionens opgørelse af lærernes aldersbetingede tidstillæg er korrekt, institutionens opgørelse af lærernes anciennitets- og stedtillægsindplacering af korrekt, der på personalesagerne er dokumention for fornøden forudgående uddannelser, pædagogisk uddannelse samt tidligere beskæftigelse af relevans for lønanciennitetsfastsættelsen, ydelser i form af over-/merarbejdsbetaling mv. er korrekt opgjort og dokumenteret ved specifikion af præstionerne og indrapporteret af dertil bemyndiget personer, da, der indrapporteres til lønsystemet er fuldstændige, nøjagtige, autoriserede og korrekt konteret, det indrapporterede har fået den tilsigtede virkning og har givet sig udslag i korrekt lønberegning og kontering til de i perioden anste, personalet er ans i henhold til de indgåede aftaler med finansministeriet og om ydelser af særlige tillæg mv. er hjemlet og givet i overensstemmelse med gældende overenskomster. Revisionen i 2014 er udført ved stikprøvevis kontrol af nyanste samt stikprøvevis kontrol af øvrige anste. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. 2 Kommentarer til årsregnskabet Institutionens resultopgørelse for 2014 udviser et overskud på kr. 1.872.642. Resultet er baseret på et svagt stigene elevtal, hvilket skyldes stor aktivitet i regi af Sprogcenter Thisted, som skolen har indgået en driftsoverenskomst med. Skolens udgiftsniveau er præget af, dels en engangsudgift til skolens lærere i forbindelse med tabt sag vedrørende løn i lockoutperioden i 2013, øget udbetaling af over-/merarbejde til skolens undervisere samt en engangsudgift til reetablering af fejldimensioneret varmeanlæg i skolens kantine. Vi henviser i øvrigt til ledelsesberetningen i årsrapporten, hvor der er redegjort for en række forhold, der har øvet indflydelse på årsrapporten for 2014. Ved revisionen af årsrapporten har vi kontrolleret, dette er udarbejdet i overensstemmelse med institutionens bogholderi via Navision. Ved revisionen har vi påset, indtægter, udgifter og tilskud er henført til rette regnskabsår efter gældende regler. 135
Ved gennemgang af stus har vi overbevist os om de opførte aktivers tilhørsforhold til institutionen, om deres tilstedeværelse samt om deres forsvarlige vurdering. Vi har endvidere kontrolleret, de forpligtelser, der os bekendt påhviler institutionen er rigtigt udtrykt i årsrapporten. 2.1 Resultopgørelsen med tilhørende noter Vi har foretaget en analyse af resultopgørelsens poster og en sammenligning med tidligere år og budgettet. Vi har revideret de foretagne elevindberetninger, som danner grundlag for beregning af taksttilskud. Vi har ikke haft bemærkninger til de erklæringer der er afgivet vedrørende 2014. Ultimo 2013 modtog skolen en henvendelse fra Undervisningsministeriet, vedrørende opgørelse og indberetning af klassekvotienter for skoleåret 2013/2014. Henvendelsen vedrørte opgørelsen af klassestørrelserne, hvor undervisningsministeriet var af den overbevisning den indsendte ledelses- og revisorerklæring var fejlbehæftet og den indsendte redegørelse vedrørende overskridelse af den tilladte størrelse på klasserne ikke var tilstrækkelig. Både skolen og vi har svaret Undervisningsministeriet, og skolen har fået skrivelse om partshøring vedrørende reduktion af tilskuddet som følge af manglende overholdelse af det fleksible klasseloft. Undervisningsministeriet, Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen har på baggrund af den fremsendte dokumention, afgjort Thy Mors HF & VUC ikke har overholdt det fleksible klasseloft, og der er i løbet af 2014 modregnet 68.948 kr. i udbetalt tilskud. I øvrigt henvises til resultopgørelsen tillige med ledelsesberetningen for nærmere beskrivelse af driftsmæssige forhold. 2.2 Balancen med tilhørende noter Bemærkninger til balancens enkelte poster: Grunde og bygninger, kr. 52.252.676 Vi har revideret institutionens registreringer og værdiansættelse af ejendomme i henhold til Undervisningsministeriets regnskabsinstruks. Vi har herunder revideret tilgang, hvilket ikke gav anledning til bemærkninger. Årets tilgang kan specificeres således: Om- og tilbygning, administrion og klasselokaler, Thisted 15.707.468 Om- og tilbygning, klasselokaler, Nykøbing Mors 4.384.706 Låsesystem, Thisted 5.578 Cykelskur, Thisted 11.600 20.109.352 Det er vores vurdering Thy-Mors HF & VUC har overholdt de retningslinjer der er gældende for udsendelse af bygge- og anlægsprojekter i udbud. 136
Institutionen har i 2013 / 2014 opført nye klasselokaler på adressen Limfjordsvej 95 i Nykøbing Mors samt foretaget nybyggeri/renovering af administrion, undervisningslokaler og mødelokaler på adressen Munkevej 9, Thisted. Ved udgangen af 2013 var byggeriet på Limfjordsvej, Nykøbing Mors og byggeriet på Munkevej, Thisted ved sin afslutning, der er i 2014 anvendt kr. 1.485.814 på færdiggørelse af de to byggerier. Klasselokaler, Nykøbing Mors Der er forud for opførelse af nye klasselokaler i Nykøbing Mors indgået aftale mellem Thy Mors HF & VUC og Morsø Gymnasium om lokalebytte. Aftalen medfører, Morsø Gymnasium overtager de nyopførte klasselokaler, når disse er klar til ibrugtagning - mod Thy Mors HF & VUC overtager nogle andre lokaler på gymnasiet i Nykøbing Mors som ligger i umiddelbar nærhed af de lokaler som Thy Mors HF & VUC allerede har. Aftalen er godkendt af Undervisningsministeriet. Det er vores vurdering det foretagne lokalebytte mellem Thy Mors HF & VUC og Morsø Gymnasium er sket i overensstemmelse med de oplysninger der er afgivet til / godkendt af Undervisningsministeriet. Nybygning/renovering, Thisted Institutionen har købt rådgivning ved ingeniør i forbindelse med ny tilbygning i Thisted og nybygning af undervisnings-lokaler i Nykøbing Mors. Værdien af rådgivningsydelsen på byggeriet i Thisted har overskredet tærskelværdien. Rådgivningsydelsen har ikke været udbudt, hvilket er i strid med tilbudsloven og EU s udbudsregler. Udstyr og inventar, kr. 3.454.563 Vi har revideret institutionens registrering og værdiansættelse af udstyr og inventar i henhold til Undervisningsministeriets regnskabsinstruks. Aktiver med en anskaffelsessum på mindre end kr. 50.000 skal i henhold til gældende regnskabsinstruks ikke registreres, medmindre aktiverne skal fungere sammen med andre driftsmidler. Vor revision har bestået i stikprøvevis fysisk kontrol af tilstedeværelsen, tilligemed sammenholdelse af anlægskartoteket med sidste års anlægskartotek. Vi har revideret årets tilgang stikprøvevis. Vi har tillige kontrolleret, beløbsgrænsen på kr. 50.000 overholdes. Årets tilgang kan specificeres således: Inventar Inventar fællesrum, Nykøbing Mors 155.193 Mercedes Integro årg. 1999, bus 308.695 Televarslingsanlæg 53.000 Inventar lærerforberedelse, Thisted 200.000 Kopimaskiner (8 stk.) 261.985 HP Elevcomputere (200 stk.) 527.300 HPZ Book mediefag 162.000 Kunst (2 malerier) 21.075 1.689.248 137
Tilgodehavender, kr. 3.063.186 Vi har afstemt institutionens tilgodehavender med forelagte bilag og for størstedelens vedkommende med efterfølgende indbetaling i 2015. Likvide beholdninger, kr. 8.870.835 Der er foretaget uanmeldt kasseeftersyn den 2. juli 2014 med tilhørende afstemning af bank- og girokonti, som ligeledes er afstemt i forbindelse med revision af årsrapporten. Langfristet gæld, kr. 26.445.172 Vi har afstemt langfristet gæld til årsopgørelser mv. I beløbet indgår låneomkostninger i forbindelse med optagelse af kreditforeningslånene samt forpligtelse vedrørende finansielle instrumenter pr. 31. december 2014. Låneomkostningerne nedskrives over kreditforeningslånenes levetid. Ordinære afdrag som forfalder inden udløbet af regnskabsåret 2015 er overført til kortfristet gæld med beløb kr. 901.473. Feriepengeforpligtelse, kr. 5.615.954 Feriepengeforpligtelsen er opgjort på grundlag af ferietotaler i lønsystemet og beregnet med 12,5% af den udgiftsførte gage til ikke frrådte funktionærer. Til dette beløb er tillagt ikke afholdte feriedage i henhold til den centrale overenskomst. Leverandører af varer og tjenesteydelser, kr. 1.726.557 Vi har afstemt de væsentligste gældsposter med foreliggende opgørelser, specifikioner og bilagsmeriale. Anden gæld, kr. 2.026.705 Vi har afstemt institutionens anden gæld med forelagte bilag og for størstedelens vedkommende med efterfølgende betaling i 2015. Mellemregning med Undervisningsministeriet, kr. 8.538.842 Vi har afstemt mellemregning med Undervisningsministeriet med foreliggende oplysninger. Egenkapital pr. 31.12.2014, kr. 22.916.958 Egenkapital pr. 31.12.2014 kan specificeres således: Egenkapital pr. 01.01.2014 21.759.032 Årets result 1.872.642 Markedsværdiregulering af finansielle kontrakter -714.716 22.916.958 3 Ledelsesberetningen og målrapporteringen I tilknytning til revisionen af årsregnskabet har vi gennemlæst ledelsesberetningen og målrapporteringen og sammenholdt oplysningerne heri med oplysninger i årsregnskabet og den viden og de forhold, vi er blevet bekendt med i forbindelse med revisionen. Ud fra vores viden om regelgrundlaget har vi taget stilling til, om der er fejl eller mangler i ledelsesberetningen og målrapporteringen. Vi har ikke foretaget nye særskilte arbejdshandlinger i forbindelse med vores udtalelse om ledelsesberetningen og målrapporteringen. I forbindelse med skolen har indhentet udtræk fra UNI-C s dabase, til brug for udarbejdelse af opgørelse af fuldførelsesprocent for skoleårene 2007/2008 2011/2013, har vi konsteret, UNI-C ikke har 138
registreret skolens da i årene 2008 2011. På baggrund heraf, er skolens opgørelse af fuldførelsesprocenten for skoleårene 2007/2008-2011/2012 mangelfuld. UNI-C er gjort opmærksom på fejlen og de arbejder på, finde en løsning på problemet. Skolen har oplyst os om, de vil fremsende de manglende oplysninger til Undervisningsministeriet, så snart oplysningerne er tilgængelige. De udførte arbejde har ikke givet anledningen til yderligere bemærkninger. 4 Øvrige forhold 4.1 Ikke-korrigerede forhold i årsregnskabet Danske revisionsstandarder kræver, vi informerer bestyrelsen om forhold, som ikke er korrigerede, fordi ledelsen har vurderet de er uvæsentlige både enkeltvis og sammenlagt for årsregnskabet som helhed. Alle konsterede forhold under revisionen er rettet i årsregnskabet. Der forekommer ingen ikkekorrigerede forhold. 4.2 Overholdelse af lovgivningen I henhold til lovgivningen skal vi oplyse i vores påtegning, hvis vi er bekendt med overtrædelser af regnskabslovgivningen og bogføringsloven og anden lovgivning der er relevant for institutionens drift. Vi har forespurgt ledelsen om kendte aktuelle eller potentielle overtrædelser af lovgivningen, der har væsentlig påvirkning på årsrapporten, er oplyst under vores revision og behørigt indarbejdet i årsregnskabet. Ledelsen har oplyst, den ikke er bekendt med forhold, der har betydning for årsregnskabet. Under vor revision er vi ikke blevet bekendt med overtrædelser af ovennævnte lovgivning. 4.3 Forsikringsforhold Skolen er dækket af Stens Selvforsikring. For sikre, skolen ikke risikerer tab ved tyveri mv., udover selvrisikoen ved stens selvforsikring, anbefales, skolen registrerer de forsikringsbegivenheder, som indtræffer i løbet af regnskabsåret, herunder værdiansættelse heraf. Der henvises til den af Undervisningsministeriet udarbejdede Vejledning om Stens Selvforsikringsordning. Vi gør opmærksom på, institutionen løbende bør revurdere, om der er særlige områder, hvor der kan tegnes særskilte forsikringer. Vi har ikke foretaget en vurdering af, hvorvidt Stens Selvforsikring i alle skadessituioner yder fuld økonomisk kompension. Ved indtægtsdækket virksomhed dækker Stens Selvforsikring ikke produktansvar og rådgivningsansvar. 5 Forvaltningsrevision I forbindelse med såvel den løbende revision som revisionen af årsregnskabet har vi på forskellige punkter i henhold til bilag til bekendtgørelse nr. 1292 af 12. december 2008 undersøgt institutionens økonomiske forvaltning af de midler, der er omftet af årsregnskabet. Formålet med forvaltningsrevision er vurdere, om den reviderede institution har udvist den sparsomme- 139
lighed, som må kræves, hvor det drejer sig om forvaltningen af stslige midler samt om institutionen arbejder produktivt og effektivt. Generelt bemærkes, vi ikke skolens forhold taget i betragtning har vurderet, der var anledning til iværksætte større undersøgelser på enkeltområder. Der er heller ikke frems ønsker herom fra Thy- Mors HF & VUC. Institutionen udarbejder stregier og fremtidsplaner til sikring af, institutionens idegrundlag og målsætning gøres operionel. Det er vor opftelse, institutionens økonomistyring fungerer tilfredsstillende, idet der løbende foretages opfølgning på afvigelser i forhold til det budgetterede. Ledergruppen og bestyrelsen på institutionen informeres herom gennem regelmæssige møder og økonomirapporter. 5.1 Sparsommelighedsaspektet I forbindelse med revisionen har vi gennemgået en række områder, der nurligt omftes af sparsommelighedsaspektet. Om enkelte områder kan vi anføre følgende: Indkøb Det er vor opftelse, institutionen for alle væsentlige indkøb af varer/tjenesteydelser indhenter alternive tilbud i rimeligt omfang eller benytter stens indkøbsaftaler, hvor dette er foreskrevet. Der indhentes tilbud ved indkøb af edb udstyr, software, kopipapir, bøger og bygningsvedligeholdelse samt ved større om- og tilbygninger, ligesom det undersøges om der er mulige rabter opnå i forbindelse med indkøb. Likvide midler Forrentningen af likvide midler sikres ved løbende kontakt til institutionens pengeinstitutter. Indlånsgaranti Institutionens likvide beholdninger overstiger EUR 100.000, som Garantifonden for indskydere og investorer dækker. Vi anbefaler, ledelse og bestyrelse foretager en risikovurdering af sine indeståender i pengeinstitutter. Lån Institutionens gæld i fast ejendom vurderes løbende i forhold til det aktuelle renteniveau for sikre, institutionen betaler mindst mulig i rente af gælden. Institutionen har to rentetilpasningslån med restgæld på henholdsvis kr. 7.613.069 og kr. 3.909.790 hos Nykredit A/S. Derudover er der et lån, med restgæld på kr. 13.500.485 hos Nykredit A/S, som er afdækket med en renteswap med en fast rente på 4,25% mod CIBOR 3M. Værdien heraf udgør pr. stusdagen kr. -1.545.881. Beløbet er medtaget i balancen som langfristet gæld og modregnet på egenkapitalen. Fakturering af ydelser Det er vor opftelse, institutionen løbende fakturerer ydelser, hvor betaling skal opkræves hos modtageren af ydelsen. 140
5.2 Produktivitetsaspektet Med hensyn til måle og belyse udviklingen i institutionens præsentioner eller produktivitet i forhold til de indste ressourcer henvises til nøgletal i årsregnskabet. Institutionens effektive styring af den daglige drift omfter løbende budgetkontrol, styring af samtlige læreres tidsforbrug samt udarbejdelse af faste månedlige økonomirapporter. Aktivitetsudvikling Skolen har det seneste år oplevet en markant udvikling i det generelle aktivitetsniveau. Oversigten over de forskellige aktiviteters udvikling, fordelt på årskursister, viser sammenholdt med udviklingen i antal årsværk, følgende result: Udvikling i aktivitetsniveau År 2011 2012 2013 2014 OBU 17,60 18,62 19,49 20,93 AVU 181,19 149,62 130,74 139,84 FVU 17,66 28,40 34,46 55,81 HF-enkeltfag 134,37 152,33 143,25 130,58 GSK 18,92 21,92 31,16 14,20 2-årig hf 89,09 122,05 130,38 148,28 I alt 458,83 492,94 489,48 509,64 Indeks 156 168 166 173 Udvikling i antal årsværk (undervisning) År 2011 2012 2013 2014 I alt 55,60 59,52 60,16 61,27 Indeks 134 143 144 147 Tallene viser udviklingen i årsværk vedrørende undervisningens gennemførelse ligger under udviklingen i skolens generelle aktivitetsniveau, hvilket forts er udtryk for god anvendelse af undervisningsressourcerne. Skolen forventer et tilsvarende aktivitetsniveau i 2015 idet det forventes, kommuner og jobcentre stadig giver unge uddannelsespålæg og virksomhederne i lokalområdet forts ønsker tilbyde deres medarbejdere efter- og videreuddannelse og ledelsen forventer, årselevtallet forts vil ligge omkring 500 årselever. Generelt Efter indgåelse af OK13 opgøres der ikke længere over-/undertid for skolens undervisere, idet skolen ikke længere udarbejder årsplaner for skolens medarbejdere. 141
Ledelsen havde i forbindelse med aflæggelse af årsrapporten for 2013 oplyst, der ikke var væsentlige overtidssaldi, som ikke forventedes udlignet i løbet af skoleåret 2013/2014. Imidlertid har institutionen i 2014 haft store udbetalinger af mer-/overarbejde i sommeren 2014, hvilke har vedrørt sidste skoleår. Der er således opstået en forskydning af udgifterne mellem regnskabsårene 2013 og 2014. Årets samlede udbetaling vedrørende overarbejde, andrager i henhold til skolens bogholderi 1.322.157 kr.. Vi har fået oplyst, der ikke er undervisere der pr. 31. december 2014 har væsentlige under- eller overtidssaldi, som ikke forventes udlignet i løbet af skoleåret 2014/2015. Skolens ledelse har oplyst, denne i samarbejde med skolens fagansvarlige og administrion, foretager løbende kontrol med undervisernes tidsregistrering. Af tidsregistreringen fremgår, hvor meget tid der anvendes på undervisning, interne aktiviteter, sygdom, kurser mv. og det er muligt, ud fra registreringerne vurdere om der er undervisere, der har henholdsvis for lidt eller for meget registreret tid i forhold til den enkelte medarbejderes ansættelsesnorm. Såfremt der er medarbejdere der afviger, tages der beslutning om, hvorvidt der er opgaver, der skal flyttes rundt mellem skolens undervisere. Vi anbefaler skolen, der etableres forretningsgange der sikrer, der sker tilstrækkelig registrering af medarbejdernes arbejdstid, således over- og undertidssaldi til enhver tid kan opgøres. Det er vigtigt for skolens økonomistyring, det er muligt, vurdere om der er et fremtidigt udbetalingsbehov ved store overtidssaldi / aftaler om merarbejde eller behov for bedre udnyttelse af ressourcerne i forbindelse med undertidssaldi. Vi har i lighed med tidligere år drøftet vigtigheden af, der ikke oparbejdes for mange over-/undertimer på de enkelte medarbejdere, for sikre de ressourcer skolen har til rådighed, anvendes bedst muligt. 5.3 Effektivitetsaspektet Når begrebet effektivitet anvendes her, skal derved forstås, hvorvidt institutionens virksomhed er i overensstemmelse med intentionerne i lovgivningen, herunder i hvilken grad institutionen opfylder sit formål i forhold til de forbrugte ressourcer. Det er vor opftelse, institutionen anvender mål, delmål og handlingsplaner til styring af institutionens aktiviteter, for sikre den optimale udnyttelse af tilstedeværende ressourcer. 6 Øvrige arbejdsopgaver I årets løb er vi af Thy-Mors HF & VUC blevet anmodet om udføre følgende særlige opgaver. - revision af kvartalsvise aktivitetsindberetninger - assistance i forbindelse med opstilling af årsrapporten for 2014 - assistance med opdering af institutionens regnskabsinstruks samt bilag til denne Vi har i forbindelse med vor accept af ovennævnte opgaver foretaget en vurdering af betydningen for vores uafhængighed. Det er vor opftelse, vor udførelse af ovennævnte opgaver er i overensstemmelse med de gældende regler for revisors uafhængighed. 6.1 Kontrol af bestyrelsens formelle pligter Vi har foretaget kontrol af, bestyrelsen overholder de pligter, som den i henhold til lovgivningen er pålagt med hensyn til oprette og føre bøger, fortegnelser og protokoller mv. samt revisionsprotokollen fremlægges og godkendes af den samlede bestyrelse. 142
7 Øvrige oplysninger 7.1 Ledelsens regnskabserklæring I overensstemmelse med internionale revisionsstandarder har vi indhentet regnskabserklæring fra ledelsen til bekræftelse af årsregnskabets fuldstændighed. I henhold til internionale revisionsstandarder skal vi informere bestyrelsen om forhold, som ikke er korrigeret i årsregnskabet i den foreliggende form, fordi ledelsen vurderer dem som værende uvæsentlige både enkeltvis og sammenlagt for årsregnskabet som helhed. Der er ikke konsteret forhold, som ikke er indarbejdet i årsregnskabet i den foreliggende form. 7.2 Besvigelser af væsentlig betydning for årsregnskabet I forbindelse med revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for, årsregnskabet kan indeholde væsentlige fejl som følge af besvigelser, samt hvorvidt ledelsen har kendskab til konsterede eller formodede besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, der efter ledelsens vurdering ikke er særlig risiko for besvigelser, og institutionen i forhold til institutionens størrelse og karakter har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for væsentlig fejlinformion i årsregnskabet, herunder fejlinformion forårsaget af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, man ikke har kendskab til konsterede eller formodede besvigelser. I forbindelse med vores revision er vi ikke blevet bekendt med forhold, der indikerer eller vækker mistanke om besvigelser af betydning for årsregnskabet. 7.3 Overholdelse af lovgivningen I henhold til lovgivningen skal vi oplyse i vores påtegning, hvis vi er bekendt med overtrædelser af regnskabslovgivningen og bogføringsloven og anden lovgivning der er relevant for institutionens drift. Vi har forespurgt ledelsen om kendte aktuelle eller potentielle overtrædelser af lovgivningen, der har væsentlig påvirkning på årsrapporten, er oplyst under vores revision og behørigt indarbejdet i årsregnskabet. Ledelsen har oplyst, den ikke er bekendt med forhold, der har betydning for årsregnskabet. Under vor revision er vi ikke blevet bekendt med overtrædelser af ovennævnte lovgivning. 7.4 Lov om sociale klausuler Vi har i overensstemmelse med revisionsbekendtgørelsen forespurgt skolens ledelse, om der er udarbejdet en handlingsplan for udmøntning af det rummeligere arbejdsmarked i overensstemmelse med lov om sociale klausuler på offentlige tilskudsområder. Skolens ledelse har oplyst, der er udarbejdet en handlingsplan, og skolen løbende foretager en vurdering af, hvorvidt skolen kan foretage ansættelser, der understøtter målsætningen på området. Vi kan i tilknytning hertil bemærke, skolen er forpligtet til ansætte mindst 3,5% på særlige vilkår. For regnskabsåret udgør dette 4,51% af skolens fuldtidsanste. 143
7.5 Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø Vi har i overensstemmelse med revisionsbekendtgørelsen forespurgt skolens ledelse, om der er udarbejdet en skriftlig undervisningsmiljøvurdering i overensstemmelse med lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø. Vi har påset via skolens hjemmeside, der er gennemført en analyse af undervisningsmiljøet i 2014/2015. Ifølge skolen gennemføres vurderingen af undervisningsmiljøet hvert andet år, derudover tilbydes alle elever der gennemgår en uddannelse evaluere undervisningen og undervisningsmiljøet 1 gang årligt. 7.6 Begivenheder indtruffet efter balancedagen Ledelsen har oplyst, der efter dens vurdering ikke er indtruffet begivenheder efter balancedagen, som ikke er behørigt indarbejdet i årsregnskabet. Vi er under vor revision ikke blevet bekendt med begivenheder efter balancedagen, af væsentlig betydning for årsregnskabet, som ikke er behørigt indarbejdet i årsregnskabet. 8 Lovpligtige oplysninger I henhold til lovgivningen om godkendte revisorer og revisionsvirksomheder samt i henhold til bekendtgørelse nr. 1293 af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for erhvervsrettet uddannelser skal vi oplyse om: vi opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser, vi under vor revision har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om, vi anser årsrapporten for aflagt efter lovgivningens og vedtægternes krav til regnskabsaflæggelse samt ststilskud er anvendt i overensstemmelse med givne vilkår, og refusioner og tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler. Thisted, den 23. marts 2015 BRANDT STATSAUTORISERET REVISIONSPARTNERSELSKAB Tage Gamborg Holm stsautoriseret revisor 144
Bestyrelse Mogens Nørgaard Formand Gunhild O. Møller Ove Thejls Jens Vognsen Jan Petersen Henrik Gregersen Ann Frederiksen Kim Marius Mortensen Michael Laursen Lars Krogh Petersen 145
Bilag 1 Institutionsnr.: 787 248 Institutionens navn: Thy-Mors HF & VUC Regnskabsår: 2014 Oplysning om revisors påtegning på regnskabet: x Uden forbehold og supplerende oplysninger o Forbehold om forts drift (going concern) o Forbehold om øvrige forhold o Supplerende oplysninger om forts drift (going concern) o Supplerende oplysninger om budget o Supplerende oplysninger om øvrige forhold Revisions- og kontrolområde 1. Formelle forhold vedr. regnskabsaflæggelsen 1 Er årsrapporten udarbejdet i overensstemmelse med Kvalitetsog Tilsynsstyrelsens paradigme for årsrapport? 2 Er årsrapporten uden væsentlige fejl og mangler? (BEK nr. 1292 5) 2. Revision og revisionsarbejde 3 Har revisor fulgt op på eventuelle kritiske bemærkninger omtalt i sidste års protokoll? (BEK nr. 1292 8, stk. 3) 4 Har revisor vurderet, institutionens dispositioner er inden for institutionens formål? (BEK nr. 1292 8) 5 Har revisor fået de oplysninger og den bistand, som revisor har fundet nødvendig? (BEK nr. 1292 6) 6 Kan revisor bekræfte, revisor ikke er udlejer - eller revisor for udlejer - af de ejendomme m.m., som institutionen anvender, eller for fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der kontrollerer udlejer (LBK nr. 880 43) 3. Revision af forretningsgange og interne kontroller 7 Har revisor vurderet, institutionen efter forholdene har tilstrækkelige og opderede interne disponerings- og godkendelsesregler? (BEK nr. 1292 5) 8 Har revisor vurderet, de gældende interne disponerings- og godkendelsesregler er fulgt? (BEK nr. 1292 5) 9 Er der den fornødne personelle adskillelse mellem registrerings- og frigivelsesfunktioner på institutionen? (BEK nr. 1292 5) 10 Har revisor vurderet, institutionens regnskabsinstruks er opderet og er i overensstemmelse med Økonomistyrelsens bek. nr. 70 af 27. januar 2011 om stens regnskabsvæsen m.v.? 4. Finansiel revision 11 Har revisor vurderet, institutionen har etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger til sikring af institutionens aktiver? (BEK nr. 1292 5) Result af revisionshandlingen Har punktet givet anledning til væsentlige/kritiske bemærkninger Punktet udskudt, jf. revisionsplanen Punktet ikke relevant JA NEJ JA 146
Bilag 1 Revisions- og kontrolområde 12 Har revisor vurderet, institutionen har etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger til sikring af en korrekt registrering af alle indtægter og udgifter? (BEK nr. 1292 5) 13 Er der foretaget uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn mindst 1 gang i løbet af regnskabsåret? (BEK nr. 1292 5) 14 Er institutionens likvide midler anbragt i overensstemmelse med 21 i loven? (LBK nr. 880) 15 Har revisor vurderet, institutionens anlægskartotek er ajourført, og den bogførte værdi af aktiverede aktiver i henhold til reglerne herom, er i overensstemmelse med finansbogholderiet? 16 Har revisor i årets løb foretaget tilstedeværelseskontrol af institutionens anlægsaktiver? (BEK nr. 1292, bilag 1, nr. 3) 17 Har revisor, som led i sin revision af årsregnskabet vurderet, institutionens bygninger m.v. er afskrevet i overensstemmelse med reglerne i ØAV-vejledningen? 5. Indtægtsdækket virksomhed 18 Kan revisor bekræfte, institutionens akkumulerede result ikke har været negivt de seneste fire år i træk? (BEK nr. 1292, bilag 1, nr. 4.2) 19 Har revisor påset, der foreligger for- og efterkalkulioner? (BEK nr. 1292, bilag 1, nr. 4.2) 20 Har revisor vurderet, alle direkte indtægter og omkostninger ved den indtægtsdækkede virksomhed registreres løbende og særskilt fra institutionens øvrige virksomhed? (BEK nr. 1292, bilag 1, nr. 4.2) 21 Afsætter institutionen efter revisors vurdering sine produkter på vilkår i overensstemmelse med Finansministeriets Budgetvejledning 2011, således prive udbydere ikke påføres ubillig priskonkurrence? 6. Særlige kontrolopgaver 22 Er institutionen efter revisors vurdering i sit virke uafhængig og kommer institutionens midler alene institutionens undervisningsvirksomhed til gode? (LBK nr. 880 29) 23 Har revisor, som led i sin revision af årsregnskabet vurderet, institutionens tilskudsgrundlag er uændret i. f.t. de erklæringer, der er afgivet i årets løb (efterkontrol i forbindelse med revision af årsrapporten)? (BEK nr. 1292 3) 24 Har institutionen udarbejdet en handlingsplan vedr. sociale klausuler? (BEK nr.1274 1 og BEK nr.1292 bilag 1, nr.9) 25 Har institutionen oplyst om antallet af anste i årsrapporten vedr. sociale klausuler? (BEK nr. 1274 2) 26 Har institutionen udarbejdet en skriftlig undervisningsmiljøvurdering? (LOV nr. 166 6 og 7 samt BEK nr. 1292, bilag 1, nr. 8) Result af revisionshandlingen Har punktet givet anledning til væsentlige/kritiske bemærkninger Punktet udskudt, jf. revisionsplanen Punktet ikke relevant JA NEJ JA 147
Bilag 1 Revisions- og kontrolområde 27 Har revisor vurderet, evt. indgåede driftsoverenskomster om forberedende voksenundervisning (FVU) indeholder de krævede vilkår for varetagelsen af undervisningspligten? (BEK nr. 973 19, stk. 1) 28 Har revisor vurderet, om skolen har fulgt de foreliggende vejledninger om anvendelse af studieadministrive systemer? (BEK nr.1292, bilag 1, nr.13.1) 7. Løn- og ansættelsesforhold 29 Har revisor vurderet, de anstes løn - og ansættelsesvilkår følger finansministeriets aftalte eller fastste bestemmelser? (BEK nr. 1292, bilag 1, nr. 2) 30 Har revisor vurderet, de anste har ansættelsesbreve i overensstemmelse med gældende regler og aftaler, samt institutionens personalesager er ajourførte? (BEK nr. 1292, bilag 1, nr. 2) 31 Har revisor vurderet, variable ydelser i form af over/merarbejde, timeløn samt særlige ydelser m.v. er korrekt opgjort og dokumenteret ved specifikion af præstionerne og testeret af dertil bemyndigede personer? (BEK nr. 1292, bilag 1, nr. 2) 32 Har revisor vurderet tillæg, vederlag og udgiftsdækkende ydelser er ydet i overensstemmelse med fastlagte regler herunder regler for lokalløn? (BEK nr. 1292, bilag 1, nr. 2) 33 Har revisor vurderet, udbetalte lønninger og honorarer er indberettet korrekt i SLS-systemet? (BEK nr. 1292, bilag 1, nr. 2) 34 Har revisor vurderet, afskedigelsesproceduren i forbindelse med evt. uansøgte afskedigelser i året er sket i overensstemmelse med organisionsaftalerne og /eller ansættelsesbekendtgørelsen herunder evt. godtgørelse er udbetalt i overensstemmelse med gældende regler og aftaler? (BEK nr. 1292, bilag 1, nr. 2) 35 Er resultlønskontrakten, efter revisors vurdering, indgået i overensstemmelse med retningslinjerne udstedt af Kvalitetsog Tilsynsstyrelsen 27. juni 2013? 36 Er bestyrelsens resultvurdering, efter revisors vurdering, foretaget i overensstemmelse med retningslinjerne udstedt af Kvalitets-og Tilsynsstyrelsen 27. juni 2013? 8. Forvaltningsrevision økonomistyring 37 Er der foretaget undersøgelse og vurdering af skolens økonomistyring herunder om der udarbejdes og løbende følges op på drifts- og likviditetsbudgetter? (BEK nr. 1292, 8, stk. 3 og bilag 1, nr. 6.4) 38 Er der en konklusion i revisionsprotokollen vedr. skolens økonomistyring? (BEK nr. 1292 8, stk. 3) Result af revisionshandlingen Har punktet givet anledning til væsentlige/kritiske bemærkninger Punktet udskudt, jf. revisionsplanen Punktet ikke relevant JA NEJ JA 148
Bilag 1 Revisions- og kontrolområde 9. Forvaltningsrevision - sparsommelighed 39 Er der foretaget undersøgelse og vurdering af sparsommelighed? (BEK nr. 1292 8, stk. 3) 40 Er der en konklusion i revisionsprotokollen vedr. sparsommelighed? (BEK nr. 1292 8, stk. 3) 10. Forvaltningsrevision - produktivitet 41 Er der foretaget undersøgelse og vurdering af skolens produktivitet? (BEK nr. 1292 8, stk. 3) 42 Er der en konklusion i revisionsprotokollen vedr. skolens produktivitet? (BEK nr. 1292 8, stk. 3) 11. Forvaltningsrevision effektivitet 43 Er der foretaget undersøgelse og vurdering af skolens effektivitet? (BEK nr. 1292 8, stk. 3) 44 Er der en konklusion i revisionsprotokollen vedr. skolens effektivitet? (BEK nr. 1292 8, stk. 3) Result af revisionshandlingen Har punktet givet anledning til væsentlige/kritiske bemærkninger Punktet udskudt, jf. revisionsplanen Punktet ikke relevant JA NEJ JA 149