Side 1 af 1 Styringsdialog 2015, ALBOA, Almen Boligorganisation Aarhus Mødedato: 8. oktober 2015 Mødetid: 10.00 Mødested: Deltagere: Kalkværksvej 10, Aarhus Tilstede fra Boligforeningen: Næstformand Michael Korsholm Bestyrelsesmedlem Troels Munthe Direktør John Jensen Regnskabschef Peter Hebroe Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Camilla Maria Nielsen Claus Michael Krogh Trine Birk Claus Bo Jensen TEKNIK OG MILJØ Center for Byudvikling og Mobilitet Aarhus Kommune Alment Byggeri Kalkværksvej 10 8100 Aarhus C Telefon: 89 40 23 60 Direkte telefon: 41 85 99 02 E-mail: byudviklingogmobilitet@aarhus.dk Direkte e-mail: cbj@aarhus.dk www.aarhus.dk Sag: 13/010736-42 Sagsbehandler: Claus Bo Jensen På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift og administration 3. Ledelse og beboerdemokrati 4. Renoveringer 5. Boligsociale helhedsplaner 6. Evt. 7. Evt. aftale Resumé I samarbejde med BL Danmarks Almene Boliger 5. kreds er fastsat to overordnede temaer for styringsdialogen i 2015 - effektivisering af driften og renoveringer (almenboliglovens 91).
ALBOA oplyser, at boligorganisationen har fokus på effektivisering af driften. ALBOA udelukkede ikke, at der kan ligge et yderligere effektivitetspotentiale i etablering af ejendomsfunktionærteams og sammenlægning af afdelinger. Side 2 af 2 Kommunen (tilsynet) skal fremover inddrages i en tidlig dialog i forbindelse med ansøgninger om støtte efter 91 i almenboligloven (fysiske helhedsplaner). ALBOA s årsregnskab for 2014 er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Behandlingen af regnskabet har ikke givet anledning til særlige bemærkninger. Der er ikke i styringsdialog 2015 vurderet behov for aftaler mellem ALBOA og Aarhus Kommune. 1. Baggrund I 2015 er der for femte år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialog 2015 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Den årlige redegørelse vil være et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. ALBOA, Almen boligorganisation Aarhus er resultat af en fusion mellem Boligforeningen BO&LIV, Viby Andelsboligforening og Højbjerg Andelsboligforening. Boligorganisationen havde i 2014 sit fjerde regnskabsår. Udover årsregnskab 2014, revisionsprotokollat, spørgeskema, beretning, er udleveret hæfte Diverse politikker 2014, og et samlet kompendium med ALBOA s kommentarer til hver enkelt af dagsordenpunkterne. Boligsociale helhedsplaner indgik efter ønske fra ALBOA som et punkt på dagsordenen. I øvrigt tog drøftelserne udgangspunkt i styringsmålsætningerne i almenboligloven. ALBOA havde anført i styringsrapporten, at der ikke var behov for aftaler med kommunen om boligorganisationens realisering af styringsmålsætningerne.
I det følgende er redegjort for de punkter, der blev drøftet. Side 3 af 3 2. Økonomi, drift og administration Dispositionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed Dispositionsfond (disponibel) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (disponibel) kr. pr. lejemål 2014 2013 2012 2011 7.085 4.963 5.579 5.215 2.430 3.562 3.476 1.509 Egenkapital kr. pr. lejemål 20.314 16.969 15.871 16.825 Egenkapitalen ligger indenfor normalområdet for boligorganisationerne i Aarhus. Egenkapitalens samlede likvide del i årsregnskab 2014 overstiger benchmark i styringsrapporten. Der har været en tilgang til arbejdskapitalen på 1,3 mio. kr. svarende til boligorganisationens overskud på driften i 2014. Til- og ombygningen af administrationsbygningen er finansieret med 9,6 mio. kr. af den likvide arbejdskapital hvorfor den likvide arbejdskapital er faldet. Der kan opkræves bidrag fra afdelingerne indtil likvid arbejdskapital udgør 3.048 kr. pr. lejemålsenhed. Som det fremgår af Diverse politikker 2014 har ALBOA et mål om, at arbejdskapitalens likvide del skal udgøre 3.026 kr. pr. lejemålsenhed. Når målet er nået besluttes det om der skal ydes generelt tilskud til afdelingerne eller tilskud til enkelte afdelinger. Der er ikke opkrævet bidrag fra afdelingerne i hverken 2014 eller i 2015 til opbygning af arbejdskapitalen. Samlet tilgang til dispositionsfonden har i 2014 været på 24 mio. kr., - heraf udgør tilgangen til dispositionsfondens likvide del 15 mio. kr. Tilgangen skyldes primært:
Tilgang til dispositionsfonden som følge af udamortiserede lån var ultimo 2014 på 27,8 mio. kr. (mod 22,1 mio. kr. i 2013 og 17,6 mio. kr. i 2012). Nettoprovenue ved likvidation af en afdeling Bidrag fra afdelingerne til opbygning af dispositionsfonden. Side 4 af 4 Afgangen fra dispositionsfonden skyldes primært: Tab ved fraflytning og lejetab, 2,8 mio. kr., heraf lejetab 350.000 kr. Tilskud afdelinger 4,4 mio. kr. For at imødegå tab ved fraflytning fastsættes indskuddet til det niveau, der er muligt uden kommunal godkendelse jf. 48 i almenlejelov. Ifølge den på mødet udleverede likviditetsoversigt 2014-2023 vil der ikke være behov for, at afdelingerne indbetaler til dispositionsfondens opbygning fordi lovens minimumskrav til likvid dispositionsfond er nået. Oversigten viser den forventede tilgang og afgang til dispositionsfonden i perioden. ALBOA oplyste, at likvid del af arbejdskapitalen ikke indgik i likviditetsoversigten eftersom denne betragtes som en stødpudekapital, som ikke planlægges investeret aktivt i afdelingerne Der lægges vægt på, at dispositionsfondens likvide del har en størrelse, der muliggør tilskud til pludseligt opståede problemer. Det er et ønske, at dispositionsfonden bruges aktivt for beboerne. Tilskud/lån til afdelinger Der er i ALBOA fastlagt overordnede politikker for bevilling af lån/tilskud fra dispositionsfonden. Der tilstræbes en aktiv politik for anvendelse af dispositionsfonden til sikring af: tidssvarende boliger et fornuftigt huslejeniveau dækning af pludseligt opståede udgifter Organisationsbestyrelsen lægger i sin vurdering vægt på formålet, huslejeniveau, vedligeholdelsestilstand, moderniseringsgrad, henlæggelsesniveau, egen vilje mv. Der er i 2014 bevilget tilskud til afdelingerne på i alt 4,4 mio. kr. (3 mio. kr. i 2013). Der er samlede udlån til afdelinger ultimo 2014 på 24,4 mio. kr. ( 8,6 mio. kr. i 2013). Afdelingerne kan søge om fritagelse til indbetaling til organisationens dispositionsfond ved udløb af de oprindelige lån. Kommunen bemærkede, at en sådan fritagelse i praksis svarer til direkte tilskud fra dispositionsfonden.
Likviditet/kapitalforvaltning Revisor har foretaget likviditetskontrol, som bekræfter, at likviditetskravet i driftsbekendtgørelsen er iagttaget. Beregningen viser en overskydende likviditet på 24,9 mio. kr. Side 5 af 5 Forrentningen af midler i fællesforvaltning har i regnskabsåret været på 2,1% mod 1,1 % i 2013. Der er budgetteret med 1,25%. Det oplystes, at ALBOA anvender 3 kapitalforvaltere. Der er indgået 3-4 årige aftaler med de pågældende banker, som i aftaleperioden disponerer selvstændigt indenfor en varighed på 0 til 5. Efter aftaleperiodens udløb bliver kapitalforvalterne bedømt på det præsterede afkast i perioden, hvorefter den forvalter, der har præsteret dårligst udskiftes med en ny forvalter for endnu en 3-4 årig periode. Der er fokus på, at likvide indeståender hos de enkelte kapitalforvaltere ikke overstiger indskydergarantien (ca. 750.000 kr.) medmindre banken er et SIFI-institut. I sidstnævnte tilfælde må indeståendet ikke overstige 5% af pågældendes portefølje. Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed Administrationsbidrag kr. pr. lejemål Nettoadministrationsudgift kr. pr. lejemål 2014 2013 2012 2011 3.934 3.850 3.714 3.855 3.878 3.719 3.660 3.823 Administrationsbidraget er under benchmark i styringsrapporten og svarer nogenlunde til det gennemsnitlige niveau i Aarhus. De realiserede nettoadministrationsudgifter er mindre end de indkomne administrationsbidrag. Mindreudgiften skyldes primært større indtægter, i form af byggesagshonorarer, end budgetteret. Administrationsbidraget er i 2014 og 2015 på forhånd fastlagt til hhv. 3.940 kr. og 4.010 kr. jf. Diverse politikker 2014. I budget 2013 er der overensstemmelse mellem nettoadministrationsudgiften og det opkrævede bidrag. Der tilstræbes en udvikling af administrationsbidragets størrelse over tid, svarende til lønomkostningsudviklingen. Det vurderes således, at servicen har et passende niveau og at lejen i afdelingerne derfor ikke bør belastes af yderligere stigninger i administrationsudgiften.
Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Side 6 af 6 Henlæggelser til planerne for planlagt og periodisk vedligeholdelse (PPV) var det centrale tema i 2013 og 2014. På dialogmødet den 5. december 2013 fremlagde ALBOA langsigtede planer for afdelingernes økonomi de såkaldte genopretningsplaner. Genopretningsplanerne er en samlet oversigt over de 36 afdelinger, der ikke har tilstrækkelige henlæggelser til at dække udgifterne til planlagt og periodisk vedligeholdelse. 11 af disse afdelinger søger om renoveringsstøtte ved Landsbyggefonden og der ventes tilbagemelding herfra. Der er enighed mellem ALBOA og Aarhus Kommune om at genopretningen ikke kan ske ved optagelse af realkreditlån med afdragsfrie perioder tilbagebetalingen skal ske efter annuitetsprincippet (fast ydelse, der skal dække renter og afdrag på gælden) Der er ligeledes enighed om, at henlæggelserne skal styrkes i de afdelinger, hvor henlæggelserne ikke kan finansiere vedligeholdelsesplanerne. På dialogmødet udleveredes oversigt over årlige henlæggelser i samtlige afdelinger for årene 2013-2016. De årlige henlæggelser er med få undtagelser styrket i perioden. På mødet udleveredes huslejeoversigt for samtlige afdelinger pr. 1. januar 2016. ALBOA har fokus på ved genopretningen at minimere konsekvenserne for lejer. Tilsynet kan tilslutte sig synspunktet om at huslejeniveauet skal være på et niveau hvor lejetab undgås eller minimeres. Lejetabet i 2014 var 350.000 kr. I forhold til organisationens størrelse er lejetabet meget begrænset og indikerer, et absolut rimeligt lejeniveau i forhold til efterspørgslen i Aarhus. Genopretningen af henlæggelser vil være et opmærksomhedspunkt også i de kommende års dialogmøder. Forvaltningsrevision Opdatering af forretningsgangsbeskrivelser er igangsat i forbindelse med fusionen og disse nu er opdaterede for alle områder. Revisors kontrol med, at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af boligorganisationens og afdelingernes midler og drift, iværk-
sættes i takt med, at målepunkter defineres. Kontrollen har ikke givet anledning til bemærkninger fra revisors side. Side 7 af 7 Effektiviseringer Ultimo 2014 udsendte ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter rapport om effektivisering af den almene sektor. Inspireret af rapportens kap. 5, om effektivisering af driften i det almene byggeri, er det aftalt med BL s 5. kreds i dialog 2015 at sætte fokus på udvalgte regnskabsposter (dvs. ordinær drift). Følgende regnskabsposter indgår i dialog 2015: Forsikringer o Der foretages udbud via forsikringsmægler hver 3./5. år. næste gang i 2016. Der er nu fastsat selvrisiko på 3.000-5.000 kr. Udtræk på enkelte afdelinger (konto 110) fra tvillingeværktøjet indikerer ikke væsentlige afvigelser fra gennemsnitsudgiften for sammenlignelige afdelinger. Vare- og tjenesteydelser o På vej med udbud på arkitekt/ingeniørydelser i såvel LBFsager som mindre renoveringssager. Håndværkerydelser i forbindelse med fraflytninger dvs. standardprægede opgaver, udbydes. Fremhæver fordelene ved at anvende håndværkere, der kender ejendommene (dvs. opgaver, der ikke har standardpræg). Organisering af ejendomsfunktionærer i teams o Har været et tema på det årlige fællesmøde for alle ansatte i ALBOA. På baggrund heraf udarbejdet et oplæg til områdesamarbejde i ALBOA s afdelinger. D.d. er der driftssamarbejde i 6 områder omfattende 1901 boliger. Herudover er der en række afdelinger et uformelt samarbejde på tværs af afdelingerne for en bedre udnyttelse af ejendomsfunktionærernes spidskompetencer. Udtræk på enkelte afdelinger (konto 114) fra tvillingeværktøjet indikerer ikke væsentlige afvigelser fra gennemsnitsudgiften for sammenlignelige afdelinger. Der vil i de kommende år blive arbejdet videre med mulighederne og der vurderes at være effektiviseringspotentiale på dette område. Sammenlægning af afdelinger o ALBOA s bestyrelse har stor fokus på afdelingssammenlægninger og der er udarbejdet et oplæg til mulige afdelingssammenlægninger. Overvejelser ses også i sammenhæng med evt. ny organisering af ejendomsfunktionærer.
Digitalisering o ALBOA er meget opmærksom på mulighederne. Der er digitaliseret 9.000 lejlighedsmapper og der er sagt farvel til 700.000 stykker papir. Den digitale beboermappe er pladsbesparende og tidsbesparende for det administrative personale da man ved digitale søgefunktioner kan se alle registrerede og journaliserede dokumenter. Digitalisering er sket med hjælp fra BOAS Specialisterne en social økonomisk virksomhed, hvor medarbejderne har en autismeprofil. Arbejdet med implementering af elektronisk syn er i afsluttende fase stort set alle fraflytningssyn bliver i dag foretaget elektronisk. Side 8 af 8 ALBOA har valgt at investere i EG Bolig Ledelsesinformation, som er en fælles platform for ledelsesinformation til alle målgrupper. Modulet samler og organiserer data fra alle boligorganisationers fokusområder på et sted. Det er ligeledes muligt at kombinere modulet med data fra eksterne kilder såsom offentlige databaser: BBR, LBF f.eks. tvillingeværktøjet. I fremtiden vil AL- BOA derfor kunne udforme de rapporter og nøgletal, som måtte ønskes. 2014 et er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 3. Ledelse og beboerdemokrati Drøftelserne på den årlige betyrelseskonference På bestyrelsesseminaret, der fandt sted den 30.-31. maj 2015 var der 3 moduler. 1. Evaluering af bestyrelsessamarbejdet og årshjul a. Opfølgning på sidste års drøftelser b. Form og styring af møder c. Samarbejde organisationsbestyrelsen imellem og med administrationen d. Status på temadrøftelser og prioritering af kommende årshjul 2. Opfølgning på temadrøftelse vedr. beboerdemokrati a. Hvad er status? b. Indsatsområder og målsætninger 3. Opstart af visionsproces hvilken vej skal ALBOA a. Form og indhold
b. Proces fra august 2015 organisationsbestyrelsesseminar 2016 c. Hvem skal inddrages og hvordan? Herunder bestyrelsens rolle Beboerdemokrati Side 9 af 9 Der er 5 afdelinger, der aktuelt ikke har afdelingsbestyrelse. Primært tale om ungdoms- eller ældreboliger hvor beboerne traditionelt er svære at mobilisere i beboerdemokratiet. Beboerdemokratiet er jf. oplysningsskemaerne for de enkelte afdelinger vurderet velfungerende i samtlige afdelinger. Der foreligger statistisk materiale på deltagelsen i afdelingsmøderne i afdelingerne. Der er store udsving i deltagelsen i afdelingsmøderne i nogle afdelinger er hovedparten af husstandene repræsenteret, i andre afdelinger er der en noget mere beskeden deltagelse. Der er tale om en generel tendens, som også ses i andre boligorganisationer et udtryk for en generel udfordring i sektoren. Der gennemføres efteruddannelse, finansieret af dispositionsfonden, for at udvikle og fastholde et velfungerende beboerdemokrati herunder Temamøder for afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Kursustilbud, interne eksterne Implementering af intranet Orientering fra ALBOA ALBOA har ansat Jens Peter Hegelund Jensen som ny direktør pr. 1. januar 2016. Jens Peter Hegelund Jensen er uddannet cand.scient.adm. i 1995 og kommer fra en stilling som direktør i Silkeborg Kommune. ALBOA s bestyrelse arbejder efter et årshjul inddelt i driftsåret og i temaåret. I det forgangne år har bestyrelsen drøftet boligsocial handlingsplan, strategi for nybyggeri samt drøftet afdelingssammenlægninger. I indeværende år drøftes forvaltningsrevision, energipolitik og strategi for renoveringer. ALBOA s bestyrelse har med baggrund i organisationens betydelige størrelse, ønsket at styrke den interne kommunikation ved ansættelse af ny kommunikationsmedarbejder. Medarbejderen får bl.a. får ansvaret for et nyt intranet.
4. Renoveringer Kommunen bemærkede, at man ønskede tidligere involvering i fysiske helhedsplaner. Formålet er primært at sikre, at der også fremover er små boliger i de almene afdelinger og at bygningernes ydre fremtoning, på samme tid, imødekommer såvel arkitektoniske som afdelingsspecifikke hensyn. Side 10 af 10 ALBOA oplyste, at der er 16 LBF-sager på vej til mere end 1 mia. kr. i anskaffelsessum. Det er erfaringen, at sagerne ofte er længe undervejs og ofte går der 7-8 år inden en sag kan afsluttes med skema C. LBF s digitale portal er et stort fremskridt, hvor alle sagens dokumenter er tilgængelige for alle sagens parter. Derudover har ALBOA to nybyggerier samt 11 renoveringssager uden støtte. Mgo-plader i afdeling 26, Kjærslund er en alvorlig sag. Sagen er anmeldt til Byggeskadefonden, og er omfattet af byggeskadeforsikringen. Kan koste omkring 20-40 mio. kr. Forhåbninger om, at forsikringen dækker bortset fra en selvrisiko på 5%. 5. Boligsociale helhedsplaner ALBOA har udfordringer i 4 områder, som omtales i det følgende: Rundhøj Forøget fokus og indsatser har resulteret i at området er blevet roligere, utrygheden mindre, der er ikke længere hash-salg på torvet. Der er dog fortsat udfordringer og ALBOA vil indkalde til fællesmøde med de tre boligorganisationer og tilsynet. Der er behov for at drøfte udlejningsaftale med baggrund i bl.a. en forøget tilstrømning af ressourcesvage. Viby Syd Området har mange unge uden uddannelse og beskæftigelse. Første helhedsplan er afviklet og vil fra 1. november 2015 blive afløst af en ny. Renoveringer af Kjærslund og Søndervangen forventes at gøre området mere indbydende. Vejlby Vest Generelt et velfungerende boligområde med mange resourcer og stort engagement i beboergruppen. Udfordringer med unge grupperinger gør, at en boligsocial handlingsplan er i proces. Håndværkerparken Et mindre område med udsatte beboere med både psykiske lidelser og misbrug. Der er ansat en beboerrådgiver, der har fokus på de svage grupper. Vurderingen er, at det indtil videre har haft en positiv effekt. I budgettet for 2016 er der afsat 3.1 mio. kr. til boligsocialt arbejde.
ALBOA præsenterede på dialogmødet i 2014 en boligsocial strategi- og handlingsplan for 2014 og 2015, som skal bidrage til at klarlægge og synliggøre ALBOA s boligsociale indsatser.tiltag i 2014/15: Sociale vedligeholdelsesplaner Beboerdemokratiudvikling Lokale jobs og praktikpladser i bygge- og renoveringssager Konfliktmæglingsindsats Side 11 af 11 ALBOA er dog ikke nået så langt som forventet hvilket skyldes, at den hidtidige boligsociale koordinator er fratrådt sin stilling. 6. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation Dialogen har ikke afdækket umiddelbare behov for indgåelse af aftaler.