Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 29. juni 2016, på Central Hotel: Mødet var indkaldt ved dagsorden, dateret den 14. juni 2016. Mødt var hele bestyrelsen. Endvidere deltog fra DALBO a.m.b.a. Carsten Boisen (Ref.) (CB) Formand Ernst Christensen (EC) bød velkommen og en særlig velkomst til Inger Møller, som indtræder i stedet for Birthe Degn, som er fraflyt boligorganisationen. Pkt. 1. Godkendelse af forhandlingsprotokol: Forhandlingsprotokol fra bestyrelsesmødet den 28. april 2016 blev underskrevet. Opsætning af markise over vindue i udlejningen, var godkendt på et tidligere bestyrelsesmøde men, var ikke kommet i referatet. Administrationen beklager fejlen. Pkt. 2. Fremlæggelse af revisionsprotokol: CB oplyste, der siden sidste bestyrelsesmøde har være kasseeftersyn og kontrol af kontoudtog fra banken af Leif Agergaard fra Revisionsfirmaet Martinsen i Vejen. Pkt. 3. Efterretningssager: Der forelå invitation til konference for organisationsbestyrelser den 3. 4. september 2016, på Nyborg Strand. Det var ikke mulighed for deltagelse fra bestyrelsen. Der forelå en skrivelse fra Post Danmark, hvor B breve ændres til almindelige breve som omdeles 2 gange ugenligt og A Breve som ændres til Qvick breve, som omdeles fra dag til dag. Blev drøftet og taget til efterretning. 361/2016
Der har været afholdt reception for formand Ove Stahl Schmidt, fra Kolstrup Boligforening, i forbindelse med hans 70 års fødselsdag på Folkehjem i Aabenraa den 22. juni 2016, fra kl. 13.00 16.00 Der er fremsendt en hilsen fra Løgumkloster Andelsboligforening, sammen med de øvrige boligorganisationer under DALBO. Pkt. 4. Foreningssager: 4.1. DALBO a.m.b.a.: CB oplyste, at Anders Sørensen og CB havde været på kursus i DALBO regi i elektronisk syn. Synsmodulet til de enkelte organisationer under DALBO er indeholdt i anskaffelse sammen med opdateringen af programpakker i december måned sidste år samt. Modul til E Boks, Digital Post og bestyrelsesmodul, som tidligere oplyst af Hans Appel, vil medfører en udgift på ca. kr. 25,- pr. lejemål, samt anskaffelse af en tablet. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. Hans Appel inviteres til næste bestyrelsesmøde. Pkt. 4.2. Afkastopgørelse af PM aftaler med Danske Bank og Sydbank: Der forelå afkastrapport fra Sydbank med seneste afkast for maj måned, med en portefølje afkast i rapporteringsperioden i % med 1,52% Fra Danske Bank forelå en beholdningsoversigt med afkast å.td 410 t.kr. svarende til ca. 2,72% på ca. 6 måneder. Pkt. 4.3. Invitation til besigtigelsestur med KUBEN MANAGEMENT: Der forelå en invitation til en besigtigelsestur til Sjælland den 23. 24. september 2016.07.06 362/2016
Da der er begrænset med pladser på turen, har CB ved modtagelse af invitationen tilmeldt formand og næstformand. Pkt. 4.4. Personaleforhold: Som viceværtmedhjælper i sommerperioden er Kan Lindrup blevet Christensen blevet ansat pr. 10. maj 2016, til og med fredag den 30. september 2016. Birthe Jensen har fået ny ansættelseskontrakt og underskrevet af formanden, med ændring af timer fra 32 til 37 timer ugentlig. Øvrige forhold er uændret i forhold til tidligere ansættelseskontrakt. Pkt. 4.5. Notat fra fællesmøde med Stofa: I forbindelse med afvikling af fælles Stofa -møde den 25. maj 2016, på Central Hotel, var der udarbejdet et notat, som er omdelt til samtlige bolighaver. Vedr. opstart kunne CB oplyse, at der vil blive afholdt teknikmøde onsdag den 20. juli 2016, med Stofa og Løgumkloster Andelsboligforening, for udarbejdelse af tidsplan og beboerorientering af fiberudlægning. Der forelå intet nyt omkring afvikling af Stofa dage i Kolding den 30. 31. september 2016. Pkt. 4.6. Ledige boliger pr. dato: Der blev oplyst, at der dags dato var 1. ledige 2 værelses boliger i tomgang beliggende på Møllegade 7. Pkt. 4.7. Referat fra kontaktudvalgsmøde med de øvrige boligorganisationer i Tønder kommune: Der var inden mødet omdelt referat til bestyrelsen. 363/2016
Referat blev drøftet og taget til efterretning. Pkt. 4.8. Diverse: Arbejderne med renovering af kontor er påbegyndt d.d. Afklaring : Der forelå tilbud på ny printer model Sharp MX-5112N til en samlet pris på kr. 18.000 + moms samt en månedlig servicepris på kr. 464,25 incl. toner m.m. + moms. Der var enighed om, at CB til bestyrelsen fremsender produktnavnet på printeren, da der på mødet ikke var modtaget et produktnavn. Beskrivelse har været omdelt til kommentarer, hvor næstformand kunne godkende foreslået printer. I forbindelse med Birthe Degn s udtrædelse af bestyrelsen, udarbejder CB ny bestyrelsessammensætning blad, dokument til NETS samt dokument til Business Online således, at økonomiafdelingen kan få adgang til kontoen i Danske Bank til bestyrelsens underskrift, CB kontakter bestyrelsen når dokumenterne er klar til underskrevet. 4.9. Eventuelt. Der var ingen bemærkninger/kommentarer under dette punkt. 5. Afdelingssager: Der var ingen forhold til behandling under dette punkt. 364/2016
Ref./CB Ernst Christensen Jos Van Stuivenberg Andreas Knudsen Inger Møller Preben Løsche 365/2016