Økonomiafdelingen EU-udbud 2012-15 Udbudsmateriale Pengeinstitutaftale Randers Kommune Randers Kommune Juni 2011 Randers Kommune side 1 af 11
1. Udbud af finansielle tjenesteydelser 1.1 Indledning Randers Kommune udbyder hermed de finansielle tjenesteydelser vedrørende kommunens hovedpengeinstitut i offentligt EU-udbud i henhold til bekendtgørelse nr. 937 af. 16. september 2004 om fremgangsmåden ved offentlige udbud af tjenesteydelser i EU. Opgaven udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2011/S xx-xxxxxx. Kommunen ønsker at indgå en aftale med et pengeinstitut, fremover benævnt tilbudsgiver, med henblik på afvikling af Kommunens daglige bankforretninger. På kommunens hjemmeside www.randers.dk er det muligt at læse mere om Randers Kommune. 1.2 Aftaleperiode Aftalen vil være gældende for perioden 1. januar 2012 til 31. december 2015. Der er således tale om en aftaleperiode på 4 år. Kommunen skal dog have en option på forlængelse af aftalen med 12 måneder på uændrede vilkår. En eventuel forlængelse skal meddeles senest den 1. april 2015. 1.3 Opsigelse/misligholdelse Kommunen vil have mulighed for at opsige aftalen med 6 måneders skriftlig varsel til udgangen af en måned. Tilbudsgivers kan opsige aftalen med 1 års skriftlig varsel til udgangen af en måned. Ved misligholdelse af aftalen, som eksempelvis kan forekomme ved overskridelse af tidsfrister, manglende advisering, fejlagtig validering, mangler eller fejl ved tilbudsgivers it-system m.v. vil kommunen stille krav om eventuel betaling af såvel erstatning til tredjemand, som erstatning til kommunen, svarende til det beløb misligholdelsen omfatter. Ved grov misligholdelse af aftalen er kommunen berettiget til at hæve aftalen. Der foreligger f.eks. grov misligholdelse, hvis tilbudsgiver bliver dømt for forhold, der kan rejse tvivl om tilbudsgivers hæderlighed. Kommunen er ligeledes berettiget til at hæve aftalen, såfremt tilbudsgiver standser sine betalinger eller går konkurs. Såfremt kommunen hæver aftalen som følge af grov misligholdelse, er tilbudsgiver forpligtiget til at erstatte kommunen de med misligholdelsen forbundne udgifter, herunder bl.a. merudgifter, der knytter sig til antagelse af andet pengeinstitut i den resterende del af aftaleperioden. Uagtet at Tilbudsgiver selv eller ekstern leverandør, står for driften af it-systemer, er tilbudsgiver ikke ansvarlig for tab som skyldes nedbrud eller beskadigelse i data i disse systemer, der kan henføres til nedenstående begivenheder: svigt i Tilbudsgivers strømforsyning eller telekommunikation, lovindgreb eller forvaltningsakter, naturkatastrofer, krig, oprør, borgerlige uroligheder, sabotage, terror eller hærværk (herunder computervirus og /hacking) Randers Kommune side 2 af 11
strejke, lockout, boykot eller blokade andre omstændigheder som er uden for Tilbudsgivers kontrol 1.4 Formkrav og indhold i tilbud Tilbud skal være Kommunen i hænde senest den 30. august 2011 kl. 12 00. Tilbud, der fremkommer senere end denne frist, vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ikke ske offentligt. Tilbudsmateriale skal fremsendes i 3 papireksemplarer og på en USB nøgle til: Randers Kommune Økonomiafdelingen Laksetorvet 1 8900 Randers C Att: Brian Hansen På kuverten anføres Tilbud på pengeinstitutaftalen. Bekræftelse på modtagelse af tilbud vil blive mailet til tilbudsgiver. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige materiale og materialet på USB-nøglen, vil det være det skriftlige materiale, der anvendes. Tilbuddet skal endvidere indeholde navn, adresse og kontaktperson for tilbudsgiver. 1.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Kommunen står gerne til rådighed for supplerende eller uddybende oplysninger. Enhver henvendelse skal rettes til Randers Kommune, pr. e-mail: bah@randers.dk med emnet: Spørgsmål udbud på pengeinstitutaftalen. Spørgsmål skal senest være modtaget den 8. august 2011 kl. 12.00. Alle spørgsmål og svar bliver sendt til samtlige tilbudsgivere senest den 15. august 2011. Alle spørgsmål opgives i anonymiseret form. 1.6 Beslutningsprocedure Tilbuddet skal være gældende indtil 1. december 2011. Valget mellem de indkomne tilbud vil blive truffet ultimo oktober måned 2011 og umiddelbart herefter vil samtlige tilbudsgivere modtage elektronisk meddelelse herom. Det skal bemærkes, at aftalen ikke er indgået, før selve kontrakten er underskrevet. Alle tilbudsgivere bedes samtidig med afgivelsen af deres tilbud oplyse, hvilke dele af det afgivne tilbud, de selv mener, bør holdes hemmeligt også efter udbudsforretningens afslutning og derfor undtages for aktindsigt jf. offentlighedslovens 12 stk. 1 nr. 2. Det skal begrundes konkret for hvert enkelt dokument, der ønskes undtagelse af aktindsigt for. Det bemærkes herunder at Klagenævnet for Udbud har udtalt, at udgangspunktet er, at der skal gives fuld aktindsigt i alle dokumenter, hvilket en leverandør som tilbudsgiver må være indstillet på at tage højde for. (jf. KLFU's kendelse af 23. Sept. 2005 Sjælsø mod Statsbiblioteket i Århus). Randers Kommune side 3 af 11
1.7 Andre forhold omkring tilbud Tilbudsgiver forpligter sig til ved fremsendelse af tilbud at underskrive Tro og love erklæring, jf bilag 1. Tilbud udarbejdes for egen regning og returneres ikke. Der kan IKKE afgives alternative tilbud. Kommunen forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er skrevet på dansk. Al kommunikation med tilbudsgiver i hele aftalens løbetid skal ske på dansk. Kommunen kan afvise tilbud, der ikke opfylder tilbudskravene. Skulle Nationalbankens indskudsbevisrente stå i misforhold til renten på det korte pengemarked, eller hvis Nationalbanken lader indskudsbevisrenten udgå som renteinstrument, er parterne berettiget til at optage forhandling om fastsættelse af et andet rentegrundlag på baggrund af det korte pengemarked. Hvis kommunen har behov herfor, skal tilbudsgiver være indstillet på at besvare uddybende spørgsmål og eventuelt præsentere sit tilbud ved et personligt fremmøde i kommunen. Det skal understreges, at præsentationsrunden under ingen omstændigheder vil indeholde mulighed for nogen form for forhandling mellem partnerne, men alene vil være en mulighed for den enkelte tilbudsgiver til at præsentere det fremsendte tilbud. Det skal bemærkes, at der kun må ske drøftelse mellem tilbudsgivere og kommunen med henblik på præcisering eller supplering af vore krav eller indhold af tilbud, og dette kun på en sådan måde, at der ikke opstår forskelsbehandling og konkurrencefordrejning. Optagelse af kontakt betyder således hverken forhåndsaccept eller forkastelse af det/de pågældende tilbud. 1.8 Kriterier for tildeling af ordren Aftalen tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der henvises til afsnit 4 for en nærmere beskrivelse. Randers Kommune side 4 af 11
2. Oplysninger om Randers Kommune Oplysningerne i dette afsnit er baseret på regnskabserfaringer samt forventninger til den fremtidige udvikling. Da der løbende sker ændringer i kommunens opgaveportefølje samt i kommunens finansielle vilkår, er der kun tale om estimater. Som eksempel på en kommende ændring kan nævnes objektiv sagsbehandling, der medfører, at visse udbetalinger herunder folke- og førtidspension, boligstøtte, familieydelser (børnetilskud og /-bidrag) og barselsdagpenge overgår til Udbetaling Danmark (ATP). 2.1 Likviditetsudvikling 2009-14. Nedenstående tabel viser den gennemsnitlige kassebeholdning i 2009 og 2010 opgjort i henhold til kassekreditreglen. Desuden vises den forventede udvikling i gennemsnit. Den forventede udvikling er fra vedtaget budget 2011-14 og vil blive opdateret i forbindelse med budgetvedtagelsen for 2012-15: Tabel 1 Gennemsnitlig kassebeholdning i 2009-14 (skøn fra 2011 og frem). Mio. kr. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Gns kasse 173 171 144 130 142 169 Den gennemsnitlige kassebeholdning i 2009 og 2010 har været godt 170 mio. kr. Der forventes et fald frem til 2012, hvor beholdningen vil være 130 mio. kr. Herefter forventes den at stige igen, men dette afhænger selvsagt af resultatet af de kommende budgetdrøftelser for 2012-15. 2.2. Den daglige kassebeholdning i perioden 1/5 2010 til 30/4 2011 Nedenstående figur vises den samlede daglige beholdning i kommunen i perioden 1/5 2010 til 30/4 2011 og desuden vises den daglige beholdning i banken i samme periode. Som det fremgår er der forskel på disse tal. Dette skyldes primært at kommunen i denne periode har placeret knap 150 mio. kr. i korte obligationer. Derudover indgår bevægelserne på OBSkontiene ikke under hovedbankforbindelsen. Randers Kommune side 5 af 11
Figur 1 Den daglige kassebeholdning i perioden 1/5 2010 til 30/4 2011 500,0 400,0 300,0 200,0 100,0 0,0-100,0-200,0-300,0 Samlet Hovedbank Som det fremgår er der store udsving i den daglige kassebeholdning. Beholdningen er typisk størst først på måneden (hvor de største indbetalinger falder) og lavest ultimo måneden (hvor de største udbetalinger falder). Figuren viser desuden en stor stigning i kassebeholdningen primo januar, hvilket skyldes lånoptagelse. Den samlede gennemsnitlige kassebeholdning i perioden har været 170,8 mio. kr. og den gennemsnitlige beholdning i hovedbanken har været 37,4 mio. kr. I nedenstående afsnit gives et bud på den forventede bankbeholdning i den kommende periode. 2.3. Den forventede bankbeholdning (1/5 2011 til 30/4 2012). Den tidligere omtalte investering i korte obligationer på knap 150 mio. kr. udløber medio 2011 og forventes ikke forlænget. Som udgangspunkt vil dette beløb dermed tilgå hovedbanken. I modsat retning trækker dog, at der forventes et samlet fald i kassebeholdningen de kommende år, jf tabel 1. Alt i alt forventes en gennemsnitlig bankbeholdning på ca. 80 mio. kr. i den kommende periode, jf bilag 2. Kommunen vil, i tildeling af point, beregne en årlig rentetilskrivning ud fra den forventede likviditet, der er angivet i bilag 2 (se også afsnit 4.1) 2.4 Kommunens ind- og udbetalinger. Indbetalinger De fleste kommunale regningskrav udskrives maskinelt, og kommunens betalingssystem er tilpasset, så debitor kan tilsluttes PBS (Nets). Randers Kommune side 6 af 11
De samlede indbetalinger i 2010 på kommunens hovedbank har været ca. 1,5 mia. kr. heraf 0,4 mia. kr. på PBS. Øvrige indbetalinger foretages primært via det fælles indbetalingskort, samt elektroniske betalinger fra offentlige myndigheder. Kommunen benytter som hovedregel FI kort med kortart 71 som indbetalingsmedie, og i enkeltstående tilfælde kortart 73. Der anvendes i mindre omfang internetbaserede indbetalinger via Kommunes selvbetjeningsmuligheder. Det forventes, at denne indbetalingsform fremover vil stige. Udbetalinger I 2010 har leverandørudbetalingerne været på i alt 3,5 mia. kr. Hertil kommer 1,5 mia. kr. i løn, bistandshjælp m.m. Kommunen anvender i mindre omfang selv checks i forbindelse med udbetalingen. I 2010 har det årlige forbrug været 70 stk., men det forventes at blive mindre fremover. 2.5 Øvrige forhold Møntoptælling Kommunen har en række parkeringsautomater. Mønterne herfra skal kunne indleveres til en filial i Randers C, hvor tilbudsgiver skal forestå mønttællerfunktionen. Kommunen har i dag 38 parkeringsstandere, hvoraf ca. 10 tømmes dagligt og de øvrige efter behov. Omsætningen i 2010 var på godt 7 mio. kr., men der forventes et faldende niveau i årene fremover som følge af øget anvendelse af betalingskort. Udbetalingssystem m.m. Kommunen anvender i dag Kommunedatas udbetalingssystem (KMD udbetaling), Kommunedatas Debitorsystem samt Kommunedatas økonomisystem (KMD OPUS). Randers Kommune er p.t. i udbud med disse systemer. Der vælges leverandør ca den 1. april 2012 med ikrafttrædelse den 1. januar 2013. Randers Kommune side 7 af 11
3. Krav til tilbudsgiver I forbindelse med tilbuddet skal en række mindstekrav være opfyldt, jf nedenfor. Manglende opfyldelse vil medføre, at tilbuddet afvises som ikke konditionsmæssigt. Kravene kan specificeres i følgende punkter: 3.1 Aftalens omfang Tilbuddet skal omfatte alle kommunens forvaltninger og institutioner. Ydelsen skal dække: - Alle betalingstransaktioner, dog undtaget de transaktioner, der jf. lovgivningen skal foregå via OBS-kontoen. - Adgang til at anvende pengeinstituttets on-line banking system. - Øvrige forretninger såsom brug af check, valutaveksling, døgnsboksindbetalinger m.v. - Rådgivning om daglige transaktioner m.v. - Optælling af mønter fra kommunens p-automater Undtaget fra udbuddet er: - Transaktioner, der jf. lovgivningen skal foregå via OBS-kontoen - Tidsindskud, formue- og lånepleje samt rådgivning herom. - Anden finansiel rådgivning. Det kan oplyses, at kommunen forbeholder sig ret til at placere overskudslikviditet og indgå PM-aftaler med andre pengeinstitutter eller investeringsforeninger. 3.2 Implementering Aftalen skal være implementeret i Randers Kommune ved kontraktstart, således at kommunen ikke oplever nævneværdige drifts- og overgangsproblemer. Da der vil kunne forekomme indskud/indtræk på kontiene før kontraktstart, skal nye konti være klar til brug senest den 1/12 2011. I forbindelse med et eventuelt skift af pengeinstitut skal Tilbudsgiver stille den fornødne ekspertise til rådighed, således at skiftet bliver omkostningsfrit for Kommunen 3.3 Trækningsret Der ønskes etableret en samlet trækningsret på 400 mio. kr. på kommunens konti. Trækningsretten skal kunne ændres efter behov. 3.4 Rentevilkår Rentetilskrivning skal finde sted kvartalsvis, og renteberegning skal ske ved daglig forrentning af nettosaldoen for samtlige konti, henhørende under koncernkontoen. Ved renteberegning anvendes faktisk antal dage (365/366). Samtlige bankkonti, som Kommunen har brug for til den daglige drift skal være omfattet af aftalen. Der skal i aftaleperioden være mulighed for både at forøge og reducere antallet af daglige konti efter behov. Randers Kommune side 8 af 11
Alle konti knyttet til aftalen skal kunne indgå i et rentenettingssystem, og renteberegning skal kunne ske på grundlag af den daglige nettosaldo for samtlige konti. 3.5 Gebyrer Af hensyn til sammenligneligheden af tilbuddene kan der ikke opkræves nogen former for gebyrer, kurtage eller provision m.v. i forbindelse med denne aftale. Det accepteres dog, at tilbudsgiver videresender udefrakommende gebyrer, som tilbudsgiver ikke har indvirkning på. Det skal af tilbuddet fremgå, hvilke gebyrer der er tale om. Evt. nye typer af gebyrer skal varsles. 3.6 Kontante indbetalinger/døgnboksindbetalinger Kommunens forvaltninger samt en række mindre indbetalingskasser på Kommunens institutioner m.v. skal have mulighed for at kunne indsætte kontanter/checks direkte i pengeinstituttet eller aflevere disse i døgnboks. Bankens bogføringstekst skal angive, hvem der har foretaget indbetalingen, eventuel i form af navn, reference nummer el. lign. Det er et krav at tilbudsgiver har eller etablerer mindst et kontor/filial i Randers Kommune. 3.7 Optælling af mønter fra parkeringsautomater Kommunen har en række parkeringsautomater. Mønterne herfra skal kunne indleveres til en filial i Randers C, hvor tilbudsgiver skal forestå mønttællerfunktionen. 3.8 Nem-konto Kommunens pengeinstitut skal tilbyde samtlige borgere i kommunen en konto, og pengeinstituttet kan ikke sige nej til at oprette en konto til en borger, såfremt borgeren i øvrigt opfører sig anstændigt i banken. 3.9 On-line banking Tilbuddet skal indeholde adgang til et on-line banking system. Systemet skal beskrives. Det er et krav, at en betaling kun skal kunne gennemføres med 2 uafhængige fuldmagtsindehavere. Overførsel af beløb mellem konti indenfor koncernen skal dog kunne foretages af kun en fuldmagtsindehaver. Det skal ligeledes være muligt i nødvendigt omfang at oprette brugere som alene har kigge-adgang På samtlige konti, skal Kommunen have mulighed for at kunne trække kontoudtog (posteringer eller daglige saldi) i forskellige intervaller, når som helst det ønskes. Ved udsøgning af posteringer skal det som minimum være muligt at søge mindst 12 måneder tilbage, og det skal være muligt at søge på såvel beløb som beløbsintervaller. Tilbudsgiver skal tilbyde at undervise/oplære op til 3 medarbejdere i on-line banking systemet. 3.10 Rating Randers Kommune side 9 af 11
Da Randers kommune af og til har store indestående i hovedbankforbindelsen er det er krav, at tilbudsgiver på tilbudstidspunktet har en kreditvurdering hos Moody s Investors Service som minimum A2, kategori Long-term deposit rating. Tilbudsgiver bedes udfylde bilag 3, der indeholder en tjekliste over ovennævnte krav. 4. Specifikation af tildelingskriterier De indkomne tilbud vil blive vurderet ud fra 2 underkriterier, nemlig økonomi (70%) samt service og system (30%). Nedenfor gives en nærmere beskrivelse af tildelingskriterierne. 4.1 Økonomi (70%) Hovedvægten vil her blive lagt på de tilbudte rentesatser jf afsnit 3.4. Og herudover vil eventuelt særlige valideringsregler indgå i vurderingen. 4.1.1 Forrentning Rentesatsen skal angives som et tillæg/fradrag til Nationalbankens til enhver tid gældende indskudsbevisrente. Såvel tillæg/fradrag for indestående samt for træk skal angives. Kommunen vil, i tildeling af point, beregne en årlig rentetilskrivning ud fra den forventede likviditet, der er angivet i bilag 2. 4.1.2 Valideringsregler Samtlige valideringsforhold skal som udgangspunkt følge reglerne i Lov om Betalingstjenester. Hvis tilbuddet på nogle punkter afviger fra denne lov, skal disse punkter udførligt beskrives. Eventuelle afvigelser fra de generelle regler vil blive kapitaliseret og dermed indgå i den samlede vurdering under kriteriet økonomi. 4.2 Service og system (30%) Kriteriet vil blive vurderet med udgangspunkt i nedenstående delkriterier: 4.2.1. Kontante indbetalinger/døgnboksindbetalinger Tilbudsgiver skal beskrive Kommunens muligheder for at foretage kontante indbetalinger og døgnboksindbetalinger herunder antallet af sådanne indbetalingssteder. Det kan oplyses, at det samlede antal afdelinger, skoler, institutioner m.m. som har behov for at foretage kontante indbetalinger eller døgnboksindbetalinger er omkring 20 institutioner. I 2010 har der været indbetalinger for i alt ca. 5,7 mio. kr. 4.2.2. Optælling af mønter fra parkeringsautomater. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan mønttællerfunktionen vil blive håndteret herunder optællingshyppighed m.m. (se afsnit 2.5 for nærmere oplysninger). 4.2.3 On-line banking Tilbudsgiver bedes beskrive det tilbudte on-line banking system herunder brugervenlighed, historik m.m.) jf afsnit 3.9 Randers Kommune side 10 af 11
4.2.4. Kontaktpersoners erfaring med kommuner Tilbuddet skal indeholde oplysninger om de kontaktpersoner, der i givet fald vil blive tilknyttet kommunen herunder kontaktpersonernes erfaring med betjening af kommuner. Af de 4 ovennævnte kriterier vil sidstnævnte (kontaktpersoners erfaring med kommuner) blive tillagt størst vægt. Randers Kommune side 11 af 11