Social kapital Nyhedsbrev nr. 2 Januar INDHOLD: Modtagelse af login-breve o Medarbejdere i dagplejen modtager login-brev i e-boks Rykkerbreve i e-boks Anonymitet i Social kapital Planlæg en høj svarprocent Spørgeskemaet tager 5-10 minutter at besvare Skab klarhed over uklarheder Rapporter og mulighed for tilkøb af ekstrarapporter Opfølgning Social kapital Vigtige tidspunkter: Social kapital Yderligere spørgsmål o Social kapital på AMBU online o Social kapital hotline: 4187 3159
Modtagelse af login-breve Besvarelsen af Social kapital foregår elektronisk via internettet. Spørgeskemaet kan besvares på alle computere, tablets og smartphones med internetadgang. Besvarelsen af spørgeskemaet foregår i perioden fra den 11. januar til 24. januar. Herefter vil medarbejdere, der mangler at svare, modtage en påmindelse med via e-boks fra Rambøll. Distributionen af invitationen og login-brevene sker på følgende måde: Medarbejdere med en @aarhus.dk-mail modtager onsdag den 11. januar en mail med et link til spørgeskemaet. Medarbejdere i dagplejen modtager onsdag den 11. januar en mail i deres e-boks med et link til spørgeskemaet. For alle øvrige medarbejdere leveres login-brevene til arbejdspladsen i én samlet pakke via PostNord med modtagelse tirsdag den 10. januar. Login-brevene er personlige og skal udleveres til medarbejderne/kollegaerne hurtigst muligt. Kontakt Rambøll på tlf. 51 61 80 80, hvis der er noget galt med leverancen eller den udebliver. Alternativt kontaktes Social kapital-hotline - se kontaktoplysninger sidst i dette nyhedsbrev. Rykkerbrev i e-boks Som noget nyt vil rykkerbrevene i forbindelse med Social kapital blive sendt til medarbejdernes e-boks i stedet for deres privatadresser. Derfor er det vigtigt at gøre medarbejderne/kollegaerne opmærksomme på, at de, hvis de ikke har svaret i første omgang vil blive rykket af Rambøll i e-boks. Rambøll sender rykkerne den 25. januar hvorefter absolut sidste frist for at svare på Social kapital er den 31. januar. Husk at I som arbejdsmiljøgruppe har stor betydning for at få en høj svar procent! Anonymitet i Social kapital Det er vigtigt at understrege over for jeres medarbejdere/kollegaer, at man deltager anonymt i Social kapital. Ingen i Børn og Unge har adgang til de enkeltes besvarelser. Det er udelukkende Rambøll, der kender de enkeltes besvarelser, og som ved hvem, der eksempelvis mangler at besvare spørgeskemaet. Efter gennemførelsen af Social kapital opbevares data hos Aarhus Stadsarkiv.
Planlæg en høj svarprocent En høj svarprocent kan give jer som arbejdsmiljøgruppe det bedste fundament for efterfølgende at bruge resultaterne til fortsat at udvikle arbejdsmiljøet, samarbejdet og trivslen på jeres arbejdsplads. Derfor er det vigtigt, at I sætter mål for, hvilken svarprocent, der er tilfredsstillende for jer, og hvordan I vil opnå en høj svarprocent. I Børn og Unge var den samlede svarprocent eksempelvis i forbindelse med APV2015 på 88 procent. I kan eksempelvis have en konkurrence om hvem der i dagtilbuddet, skolen, området får den højeste svarprocent. På AMBUonline (link: http://ambu.mitbu.dk/socialkapital) kan I blandt andet finde inspiration i følgende materiale for at opnå en høj svarprocent: - Minioplæg om social kapital som I kan anvende når I introducerer jeres medarbejdere/kollegaer til Social kapital - Plakater som I kan printe og hænge op i personalerummet - Dokumentet Sådan planlægger I en høj svarprocent - Et brev Har du husket at deltage i Social kapital Yderligere findes der information, som kan ligges direkte på intranettet og infoskærme i personalerum o. lign. Spørgeskemaet tager 5-10 minutter at besvare Til målingen af den sociale kapital har FællesMEDudvalget i Aarhus Kommune besluttet, at der anvendes spørgeskema udarbejdet af Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) til måling af social kapital. Spørgsmålene i spørgeskemaet er således forskningsbaserede og evidente. Spørgeskemaet til social kapital består blot af 16 spørgsmål og tager ca. 5-10 minutter at besvare. Det er desuden, af HMU, besluttet, at der i forbindelse med målingen ikke vil være nogle ekstra spørgsmål udover NFAs 16 spørgsmål. Skab klarhed over uklarheder Det er vigtigt at I som arbejdsmiljøgruppe får skabt klarhed over uklarheder. Bl.a. er det vigtigt, at det er tydeligt for alle, både ledere og medarbejdere, hvad man svarer ift. når man svarer på spørgsmål som vedrører gruppen, gruppen ift. andre grupper, nærmeste leder og arbejdspladsen som helhed. Til at understøtte dette, kan I med fordel drøfte dette i arbejdsmiljøgruppen og i MED. Ligesom I evt. kan udfylde og udlevere den skabelon der ligger på AMBU online sammen med login-brevet (alternativt sende til medarbejdere med @aarhus.dk-mail).
Rapporter og mulighed for tilkøb af ekstrarapporter I forbindelse med Social kapital vil der blive udarbejdet rapporter ift. ledelseslinjen. Valideringen som fandt sted i perioden fra den 6. til 18. december har betydning for hvilken rapport medarbejdernes besvarelse indgår i. Der udarbejdes én rapport pr. valideret enhed. Når der udarbejdes rapporter bliver besvarelser fra ledere og medarbejdere holdt adskilt, med undtagelse i den samlede trivselsrapport for hele Børn og Unge. Der udarbejdes en rapport for hver gruppe, ligesom der udarbejdes summerede rapporter på MED-niveau. Ledelsesrapporterne følger ledelseslinjen (på MED-niveau). For rapporterne (både medarbejder og lederrapporter) gælder, at der skal være minimum fem besvarelser for at der dannes en rapport. Tilkøb af ekstrarapporter Der er mulighed for at bestille ekstrarapporter direkte ved Rambøll, hvis man har særlige ønsker til at få særlige rapporter. For at overholde principperne om anonymitet skal der dog være minimum fem besvarelser og der skal være minimum fem personer tilbage i den gruppe som besvarelsen til den ekstra rapport tages fra. Ved bestilling skal man følge dette link: https://www.survey-xact.dk/linkcollector?key=cj86y9xr319n Derefter sender Rambøll en medarbejderliste, som skal bruges til at angive hvilke medarbejderes besvarelser, som skal indgå i hvilke ekstra rapporter. Den udfyldt Excel-fil mailes tilbage til Rambøll på skemasupport@ramboll.com Generelt om ekstrarapporter: Pris: - Sammenligning/benchmark med tilsvarende enheder - Sammenligning med Børn og Unge Rapporter bestilt senest den 31. januar koster 1.500 kr. Levering 22. februar Rapporter bestilt efter den 31. januar koster 2.000 kr. Levering start og midt hver måned. Første gang start marts. Betaling for ekstra rapporter afregnes direkte mellem arbejdspladsen/enheden og Rambøll.
Opfølgning Social kapital Social kapital er en temperaturmåling på samarbejdet hos jer. Derfor kan I med fordel planlægge at bruge social kapital resultaterne sammen med de indsatser i allerede har i gangsat som opfølgning på APV2015. Ligeledes vil der være tilbud til arbejdsmiljøgrupperne om forskellige former for understøttelse ift. opfølgning på Social kapital. Nærmere information følger ultimo januar. Det anbefales desuden, at man printer sin egen besvarelse af spørgeskemaet ud, således man efterfølgende har besvarelsen til eget brug og eventuelt kan bruge den i forbindelse med en drøftelse af arbejdspladsen endelige rapport. Dette gøres når spørgeskemaet er udfyldt, men internetvinduet endnu ikke er lukket: Vigtige tidspunkter for Social kapital Tidspunkt 11. 24. januar 24. 31. januar 20. februar Aktivitet Besvarelse af spørgeskemaet for Social kapital Rambøll rykker for de sidste besvarelser Lokale rapporter bliver tilgængelige i LIS under Driftsindberetning, Social kapital Yderligere spørgsmål Social kapital på AMBUonline På AMBUonline kan man finde Social kapital som en af brikkerne. Siden vil løbende blive opdateret med de seneste nyheder omkring Social kapital, samt med relevant materiale for jer som arbejdsmiljøgruppe. Find siden her: http://ambu.mitbu.dk/socialkapital Social kapital hotline Hvis I har spørgsmål, er I velkomne til at kontakte hotlinen på tlf. 41 87 31 59 eller skrive en mail til socialkapital@mbu.aarhus.dk