Lokale spørgeskema undersøgelser (8)

Transkript

1 Lokale spørgeskema undersøgelser (8) Denne vejledning forklarer, hvordan du opretter en lokal spørgeskemaundersøgelse på arbejdspladsen. Log på HR-systemet Vælg herefter modulet APV & Trivsel Hvis du har adgang til mere end 1 afdeling/arbejdsplads skal du vælge den rigtige enhed på forsiden. Det vil sige den enhed, der skal modtage spørgeskemaundersøgelsen. I det følgende beskrives: Opsætning af lokal spørgeskemaundersøgelse Udsendelse af lokal spørgeskemaundersøgelse 1

2 Opsætning af lokal spørgeskemaundersøgelse For at oprette en lokal undersøgelse, vælger du fanen Dataindsamling Opret ny undersøgelse Der er tre muligheder for undersøgelser: A. at gentage hele APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 B. at udtage og redigerer i udvalgte spørgsmål fra APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 C. at oprette en hel ny spørgeskemaundersøgelse De tre muligheder gennemgås i det følgende. A. Gentag hele APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 Du udfylder indstillingerne for undersøgelsen som nedenstående Under vælg branche vælges Høje-Taastrup Kommune. Der ligger ikke noget i de øvrige brancher 2. Under skabelon du vælger mellem de skabeloner (spørgeskemaer) der findes i systemet, de to skabeloner er ens. Hvis du har et ønske om et anderledes spørgeskema, læs punkt B og C eller kontakt HR- Centret 3. Under udløbsdato hvornår skal være sidste dag for besvarelse 4. Under tekst vist efter besvarelse Det er den tekst, som medarbejderne får, når de er færdige med at besvare spørgeskemaet 5. Giv undersøgelsen et navn Klik til sidst på Start på spørgeskemaet 2

3 Du har mulighed for at redigere i Informationstekst 2 Du klikker på Rediger og ændrer teksten til den ønskede tekst og klikker efter ændringen på Færdig med redigering af elementet (1) 1 Herefter kommer du tilbage til forrige side og klikker Færdig (2), og så kommer du automatisk til Inviter svarpersoner til undersøgelsen se mere om dette under udsendelse af lokal spørgeskemaundersøgelse side 8. 3

4 B. Udtag og redigerer i udvalgte spørgsmål fra APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 Efter at informationsteksten er redigeret, klikker du på næste, og kommer til spørgsmålene. Hvis du ønsker at redigere i de bestående spørgsmål, vælger du, ude til venstre, den spørgsmålsgruppe, du ønsker at redigere i, og klikker rediger eller slet. Der kan redigeres eller slettes tre steder: 1. i informationsteksten til spørgsmålsgruppen; 2. i de underliggende spørgsmål; 3. i enkeltstående spørgsmål 4

5 1 2 3 Ved 2) Rediger, har du mulighed for at tilføje nye spørgsmål. Du udfylder og skriver det nye spørgsmål og klikker på Tilføj. Herefter kan endnu et nyt spørgsmål tilføjes. 5

6 Vil du redigere eller slette i et eksisterende spørgsmål klikkes på spørgsmålet, og du vælger i boksen, hvad du vil med spørgsmålet. Ved sletning af spørgsmålet skal du sige OK til at spørgsmålet må slettes. Ved redigering af spørgsmålet skal du efter at have redigeret teksten huske at klikke på Opdater Når du er færdig med at redigerer spørgsmålene i gruppen, klikker du på Færdig med redigering af element 6

7 Ønsker du at slette en hel spørgsmålsgruppe gøres det fra Opret ny undersøgelse. Klik på det element / spørgsmålsgruppe du ønsker at slette, og vælg slet i boksen, sig OK til at du vil slette siden. Klik på Færdig med redigering af element Herefter kommer du tilbage til forrige side og klikker Færdig (2), og så kommer du automatisk til Inviter svarpersoner til undersøgelsen se mere om dette under udsendelse af lokal spørgeskemaundersøgelse side 8. C. Opret en helt ny spørgeskemaundersøgelse Ønsker du at oprette en hel ny spørgeskemaundersøgelse med andre spørgsmål og svarmuligheder, end den eksisterende, kontakt da HR-Centret. HR-Centret vil være behjælpelig med opsætningen af et nyt spørgeskema, i samarbejde med arbejdsmiljøgruppen på arbejdspladsen. Det er vigtigt at arbejdsmiljøgruppen sætter god tid af planlægningen af dette arbejde. er der del ting som man skal igennem. Det bliver for omfattende at komme ind på i denne vejledning. 7

8 Udsendelse af lokal spørgeskemaundersøgelse Når du har gennemgået spørgeskemaet og klikker færdig er du klar til at udsende undersøgelsen. Du sender undersøgelsen ud enten på mail eller via papir. Udsendelsen går lettere, hvis der vælges samme måde at udsende undersøgelsen på, til alle medarbejdere på arbejdspladsen. I det følgende gennemgås: 1. invitationer 2. Invitationskort 1. invitationer Du kommer automatisk til nedenstående skærmbillede, når du har klikket Færdig i Opret ny undersøgelse, Vælg invitationer 8

9 Du kan under udsendelsesmulighederne vælge: 1. Modtagere du sætter flueben i de afdelinger eller medarbejdere du ønsker skal modtaget spørgeskemaet. 2. Filtrering du kan vælge om det er alle, kun ledere eller kun medarbejdere, der skal modtaget spørgeskemaet. Du kan også her fravælge personalegrupper f.eks. timelønnede 3. Under Emnet skrives emne overskrift teksten på den mail medarbejderne modtager. Ligesom du her skriver en lille velkomsttekst til selve mailen. 4. Efter alt er udfyldt klikkes på send invitation Du klikker OK til at udsende invitation. 9

10 Du får herefter meddelelse om, hvor mange medarbejdere systemet har sendt spørgeskema til. Klik udført. Efter du har klikket udført kommer du til et billede der viser hvor mange undersøgelser der har været på arbejdspladsen. For at følge med i hvordan besvarelse går med undersøgelsen, og muligheden for at udsende rykkere til de personer som ikke har svaret på undersøgelsen se APV vejledning nr. 3, Spørgeskemaundersøgelse svarprocent og rykker for besvarelse 10

11 2. Invitationskort Papirinvitationen er et personligt invitationskortet til medarbejderen, som printes og afleveres til den enkelte medarbejder. Under inviter svarpersoner til undersøgelsen vælges invitationskort. Vælg Brev invitationer 11

12 Du kan under udsendelsesmulighederne vælge: 1. Modtagere du sætter flueben i de medarbejdere du ønsker skal modtaget spørgeskemaet. 2. Filtrering du kan vælge om det er alle, kun ledere eller kun medarbejdere der skal modtaget spørgeskemaet. Du kan også her fravælge personalegrupper f.eks. timelønnede 3. Under Emnet skrives der teksten på den mail medarbejderne modtager. Ligesom du her skriver en lille velkomsttekst 4. Efter alt er udfyldt klikkes på forbered udskrift af invitationskort

13 Klik først på udskriv invitationerne, og derefter på Åbn, når informationsboksen kommer. Du får herefter en samlet Pdf fil, med alle de personlige breve til hver enkelt medarbejder på arbejdspladsen. 13

14 Print brevene ud (brug enkelsiddet printning), og aflever de personlige breve til hver enkelt medarbejder. For at følge med i hvordan besvarelse går med undersøgelsen, og muligheden for at udsende rykkere til de personer som ikke har svaret på undersøgelsen se APV vejledning nr. 3, Spørgeskemaundersøgelse svarprocent og rykker for besvarelse Hvis du har problemer med at oprette lokale spørgeskemaundersøgelser, kan du kontakte arbejdsmiljøkonsulenterne i HR-Centret. Helle Planck Larsen Marianne Klug-Andersen [email protected] [email protected] Tlf tlf APV-vejledning / ( ) 14