Mollerup Golf Club Bestyrelsen Mødereferat Mødedato og sted: tirsdag, den 8. december 2015 i Klubhuset Deltagere: H. C. Ralking (HC) Niels Halleløv (NCH) Knud Høgh (KH) Jesper Lorentzen (JLO) Ulla Køpfli (UK) Niels Thyssen (NT) Morten Nielsen Olesen (MNO suppleant) Jan Lauridsen (JL golfmanager) Fraværende: Marianne Maegaard (MM) og Anne Terndrup (AT suppleant). Gæst: Poul Lindberg (intern revisor). 1. Godkendelse af referat fra 9. Nov. 2015 Godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden og afklaring af habilitet Godkendt og afklaret. 3. Orientering fra a) Formanden MGC har vundet kr. 15.000,- (og en række andre præmier) i KlublivDanmark konkurrencen. Flot arbejde af Niels Eilif. Golfens Dag er d. 17. april 2016. Alle sejl skal sættes til denne dag, så vi kan byde alle nye potentielle golfere velkommen og give dem et godt indtryk af klubben. b) Golfmanageren 1
Der er indkøbt måtter til spil på den store bane henover vinteren. Der er indkøbt 50 nye begyndergolfsæt for kr. 27.000,- som skal være med til at løfte oplevelsen som ny golfer i Mollerup GC. c) Udvalgene Baneudvalget: Dræn på par 3-banen opprioriteres og laves hurtigst muligt. Trivselsudvalget: Jesper og Ulrik ønsker at store oprydningsdag holdes over 2 dage. Udvalget kigger på det og vender tilbage. Medlems- og baneservice: Gallaaften til serviceudvalget sponsoreret af Simon som tak for hjælpen i 2015. Husudvalg Høj prioritet at huset males i 2016. Begynderudvalget: Vi skal have mere fokus på de nye, så vi kan fastholde dem i klubben. Statistikkerne siger at det er de første 2 år, der er afgørende for, om en golfer fortsætter med at spille golf. Match på par 3-banen for de nye golfere. Vigtigt at de indgår i det sociale liv i klubben. 4. Økonomi, herunder: a) Ledelsesrapport november måned 2015 Ok vi er foran budget. b) Pengestrømsanalyse (likviditetsbudget) 2. halvår 2015 JL reviderer likviditetsberegningen og følger op. c) Budget 2016 HC fremlagde forslag til blokopdeling af budgettet. A Driftsbudget. Omfatter kun årlige løbende omkostninger (løn, vand, el, etc). Kan disponeres af budgetansvarlige efter budgettets vedtagelse. B - Periodisk vedligehold. F.eks. maling af klubhus mv. Budgetteres, men beløbet skal frigives af bestyrelsen før anvendelse. C Innovationspulje. Procentdel af det forventede overskud, som kan anvendes til nye tiltag i årets løb. Kræver skriftlig ansøgning fra udvalgene. D Overskud. Konsolidering, Resultatet i årsregnskabet. Der var enighed om disse principper. Budget 2016: Det blev foreslået at forhøje markedsføringsbudgettet med kr. 100.000,-. Det bør overvejes, om klubben skal have et udvalg med ansvar for markedsføring. Budgetforslag 2016 herefter vedtaget. d) Budgetprocedure for budget 2016, 2017 og 2018. Budgetproceduren i efteråret 2015 blev evalueret og der var enighed om, at processen har været meget bedre end tidligere. Principperne vil 2
ligge til grund for processen i 2016. Der blev fastlagt retningslinjer for færdiggørelse af likviditetsbudgettet for 2016 samt budget 2017 og 2018. De budgetansvarlige rapporterer tilbage inden jul. Samarbejdet med Onlinekontoret blev ligeledes evalueret og der blev udtrykt stor tilfredshed med samarbejdet. e) Budgetansvar og kontoplaner. Principper for budgetansvar blev besluttet på sidste møde. Vi er ved at lave ny kontoplan, som det skal afstemmes med. Principperne godkendt. 5. Temadrøftelse: Økonomistyring, sekretariatet & risk management HC og JL gennemgik de enkelte punkter. Ønsker og spørgsmål fra bestyrelsen: Økonomistyring: En form for alarmklokke, som kontrolfunktion ved afvigelser. Besluttet at tage emnet op på BM i maj. Der er gennemført APV og der følges op på resultaterne. Klubbens forsikringer blev gennemgået. MGC betaler kr. 109.000,- for klubbens forsikringer incl. Honorar til Willis mæglerne. 6. Fritspilsordning med andre klubber. Ført til protokol at bestyrelsen pr. mail har godkendt, at Ulla kan forhandle på bestyrelsens vegne. Status: 9 golfklubber var fremmødt til møde om fælles fritspilsordning. 4 har besluttet at deltage: Aadalen, Randers Fjord, Hobro og Mollerup GC. Vi mangler svar fra Rold Skov og Grenå. Meddelelse om fritspilsordningen til medlemmerne inden jul. 7. Servicekoncept for nye medlemmer Vi har haft svært ved at fastholde de nye prøvemedlemmer. Bestyrelsen besluttede at skabe øget fokus på området og nedsatte en arbejdsgruppe bestående af: NH, UK og KH. Arbejdsgruppen kommer med et oplæg senest februar. NH indkalder. 8. Medlemmer af baneudvalget JLO indstillede Leni Rützou Larsen som nyt medlem af baneudvalget. Godkendt. 9. Organisationsudvikling i MGC a) Årshjulet for bestyrelsen Næste tema: Foreningsliv og frivilligt arbejde v/ Trivselsudvalget. b) Klubudviklingsplan (forretningsplan) HC og NT stiler efter, at der foreligger et 1. udkast til hele planen inden medio januar. Den eksisterende er fra 2009. Der skal laves en fremadrettet forretningsplan. c) Seminardag d. 30. Januar 2016 for bestyrelsen m.fl. Bestyrelsen tilsluttede sig oplægget. HC og NT arbejder videre med arrangementet. 3
10. Banen: a) Status her og nu Alle stier er lavet på nær stien fra hul 10 til hul 11, da det ikke er muligt at få maskinerne derud pga. det våde underlag. Flytning af træer er ligeledes udskudt, da det ikke er muligt at køre rundt med de store maskiner på banen. Greenkeeperne har lagt dræn ved 15. og 16. green samt renoveret drænet foran 9. Teested og foran teesteddet på hul 6. Der indhentes tilbud på dræning af flere steder på banen samt par 3- banen. Opgaven med dræn får højeste prioritet når arbejdet på banen starter igen 1. februar. Banen er vendt og gjort klar til at spille, når frosten gør sit indtog i Mollerup. Indtil da spilles der til sommergreens. Der er indhentet tilbud på at forskønne området omkring 1. teested. Baneudvalget mener, de fremlagte tilbud er for dyre og opgaven overlades til greenkeeperne og frivillige. Maskiner er klargjort og køres i vinterhi. b) Hul 15 og andre våde huller Pr. 1. april kan der spilles 18 huller (løsning på kortsigt). Arbejdsgruppen har arbejdet hårdt på at få belyst en varig løsning af vandproblemet ved hul 15. Der arbejdes på en langtidsholdbar plan, der indebære en omlægning af banen. Bestyrelsen planlægger et medlemsmøde i slutningen af januar/primo februar, hvor de nye planer for banen kan fremlagges. Høj prioritering på dræn. 11. Status på projekter: a) Hul 15 Se pkt. 10 b) Peters gård På standby c) Tordenhytter På standby d) Brøndboring På standby dog bruges der i 2016 ca. 170.000,- på nye sprinkler. 12. Driftsoptimering, herunder a) Baneområdet Se ovenfor b) Klubhuset Intet nyt c) Status på Onlinekontoret Se pkt. 4 4
d) Valg af leverandører Intet nyt 13. Generalforsamling 2016 a) Køreplan mv. Intet nyt køreplan overholdes. 14. Eventuelt MNO synes, det skal undersøges, om det er muligt at skilte bedre for Mollerup Golf Club ved de store veje. JLO spurgte til, om det er muligt, at BM fremover indeholdt færre punkter. JLO synes møderne er for omfangsrige og derfor svært at nå at gå i dybden med de mange punkter på dagordenen. Det blev drøftet, om FU eller lignende udvalg skal etableres. 15. Næste møde: tirsdag d. 19. Januar 2016 kl. 17.00 16. Personale og fortrolige sager Referatet godkendt d. Godkendt af: HC Ralking Niels Halleløv Jesper Lorentzen Ulla Køpfli Knud Høgh Marianne Maegaard Niels Thyssen 5