EKSEMPEL PÅ HOSTINGAFTALE (DET MED "RØDT" MARKEREDE TEKST I DETTE AFTALEUDKAST ER UDTRYK FOR FORHOLD SOM ORDREGIVER FINDER MEGET RELEVANTE) HOSTINGAFTALE MELLEM Aalborg Universitet Frederik Bajers Vej 5 9000 Aalborg ("Kunden") OG Leverandøren (CVR nr.) adresse Postnr. og by ("Leverandøren") (begge tilsammen benævnt "Parterne" og hver for sig en "Part")
Indhold 1. BAGGRUND 3 2. DEFINITIONER 3 3. SERVICEN 4 4. FORUDSÆTNINGER FOR SERVICEN 5 5. KUNDENS SOFTWARE 5 6. OPSTART 5 7. PRISER OG BETALINGSVILKÅR 6 8. ANVENDELSE AF SERVICEN OG BEHANDLING AF PERSON- DATA 6 9. OPPETIDSGARANTI 8 10. KUNDENS DATA 8 11. LØBETID OG OPSIGELSE 8 12. AFVIKLING VED OPSIGELSE ELLER OPHØR 9 13. FORTROLIGHED 9 14. LEVERANDØRENS ANSVAR 10 16. MEDDELELSER 11 17. OVERDRAGELSE AF AFTALEN 12 18. LOVVALG, VÆRNETING OG FORTOLKNING AF AFTALEN 12 19. OMKOSTNINGER 13 20. UNDERSKRIFTER 13 Bilag Kravspecifikation Side 2
1. BAGGRUND 1.1 Leverandøren driver et it-miljø ("It-Miljøet") og tilbyder sine kunder en nærmere afgrænset brugsret til dette miljø ("Servicen"). Foruden sådan brugsret omfatter Servicen en række serviceydelser knyttet til It-Miljøet, som i forskelligt omfang kan have betydning for udnyttelsen af Servicen ("Serviceydelserne"). Videre har Leverandøren udviklet et system for Kunden, hvilket er det system der skal hostes. 1.2 Kunden ønsker at udnytte Servicen som et grundlag for sin it-drift i et sådan omfang, at dette muliggøre brugen af Systemet, jf. Kravspecifikation. Servicen skal derfor som minimum opfylder tekniske krav der muliggøre dette. 1.3 Kunden og Leverandøren har derfor indgået denne Aftale om Leverandørens levering af Servicen og Kundens udnyttelse af Servicen. 2. DEFINITIONER 2.1 Bortset fra hvor andet konkret er anført eller åbenbart fremgår af sammenhængen, skal nedenstående udtryk i denne Aftale have den her anførte betydning: Aftalen Denne hostingaftale med tilhørende bilag. It-Miljøet Samlingen af hardware og software som Leverandøren opbygger og vedligeholder med henblik på at tilbyde Servicen, jf. pkt. 1.2. Overtagelsesdagen Den hverdag, hvor Leverandøren har foretaget alle foranstaltninger i It-Miljøet, der er nødvendige for Kundens adgang til brug af Servicen, og Leverandøren har givet Kunden meddelelse herom, jf. pkt. 6.1. Serviceafgiften Den løbende afgift Kunden skal betale for Servicen, jf. pkt. 7.1, som skal omfatte samtlige løbende omkostninger, herunder omkostninger for eventuelle Softwarelicenser. Side 3
Servicen Den nærmere afgrænsede brugsret til It- Miljøet, som Kunden får, samt de tilknyttede Serviceydelser, som Leverandøren samtidig ifølge Aftalen skal præstere, jf. pkt. 3. Serviceforudsætninger Serviceydelser De tekniske krav som Kunden som minimum skal opfylde for at kunne udnytte Servicen, jf. pkt. 4.1. Ydelser der relaterer sig til etablering, vedligeholdelse eller udvikling af It-Miljøet og som indgår som en del af Servicen, jf. pkt. 1.1. Softwarelicenser Licenser til den software udviklet af tredjeparter, der indgår som en del af Servicen, jf. pkt. 3.4. Tilslutningsafgiften Den faste engangsudgift som Kunden skal betale for tilslutning til Servicen, jf. pkt. 7.1. Uopsigelighedsperioden Den i pkt. 11.1 nævnte periode, hvori Aftalen ikke kan opsiges af Kunden. Utilgængelighedsperioder Perioder, hvor Servicen er utilgængelig eller hvor Servicen kun kan udnyttes i væsentligt begrænset omfang, jf. pkt. 9.1. 3. SERVICEN 3.1 Leverandøren yder den i punkt pkt. 1.2. beskrevne brugsret til It-Miljøet til Kunden, og leverer de beskrevne Serviceydelser som led i Servicen. 3.2 Kunden opnår kun den brugsret til It-Miljøet og de Serviceydelser, der udtrykkeligt fremgår af Kravspecifikation, som en del af Servicen, der dog under alle forudsætninger skal muliggøre anvendelsen af Servicen til opfyldelse af denne aftale efter pkt. 1.2. 3.3 Kunden kan (a) med 30 dages varsel indskrænke antallet af brugere af Servicen, eller (b) med 1 arbejdsdags varsel udvide antallet af brugere af Servicen inden for rammerne af Leverandørens til enhver tid værende serviceudbud og kapacitet. Serviceafgiften reguleres som beskrevet i pkt. 7.6 i tilfælde af ændringer. 3.4 Leverandøren er ansvarlig for driften af It-Miljøet, herunder hardware og virtualiseringsplatform. Leverandøren er endvidere ansvarlig for indhentning af licenser til Side 4
nødvendig software i det omfang dette er en forudsætning for Leverandørens levering af Servicen eller Serviceydelserne ("Softwarelicenser"), medmindre andet fremgår af Kravspecifikation. Leverandøren er ansvarlig for, at Servicen afvikles i overensstemmelse med de krav, som myndighederne måtte stille, herunder til opbevaring og behandling af data. 3.5 Kunden accepterer at være underlagt vilkårene for Softwarelicenser, som er en forudsætning for Leverandørens levering af Servicen. Leverandørens skal sørge for, at der er det for Servicen nødvendige antal licenser til det ved kontraktindgåelsen af Kunden udmeldte antal brugere. Det er Kundens ansvar i kontraktens løbetid, at der er overensstemmelse mellem antallet af brugere og antallet af lejede Softwarelicenser Kunden skal på forespørgsel fra Leverandøren oplyse om det faktiske antal brugere af lejede Softwarelicenser. 4. FORUDSÆTNINGER FOR SERVICEN 4.1 Leverandørens ansvar for at levere Servicen er underlagt en række tekniske forudsætninger, som Kunden skal opfylde for at kunne gøre krav på Servicen ("Serviceforudsætningerne"). Serviceforudsætningerne fremgår af Kravspecifikation. 5. KUNDENS SOFTWARE 5.1 Kunden bærer selv ansvaret for at have gyldig licens til software, som Kunden afvikler fra It-Miljøet i kraft af Servicen og som ikke er en del af Servicen. 6. OPSTART 6.1 Servicen testes efter god IT-skik, således at det sikres, at Servicen lever op til de krav, der forudsætter en god brug af Servicen i overensstemmelse med nærværende aftale. 6.2 Når Leverandøren har konfigureret It-Miljøet sådan, at Kunden under opfyldelse af Serviceforudsætningerne kan benytte Servicen, giver Leverandøren Kunden meddelelse herom ("Overtagelsesdagen"). Side 5
7. PRISER OG BETALINGSVILKÅR 7.1 For Servicen betaler Kunden, en løbende afgift for Servicen ("Serviceafgiften"), der afhænger af antallet af brugere. Tilslutningsafgiften omfatter engangsudgifter til konfigurering af It-Miljøet, migrering af data fra Kundens nuværende it-miljø til It- Miljøet, samt evt. engangslicensomkostninger. 7.2 Størrelsen og principperne for opgørelse af Serviceafgiften fremgår nedenfor; [indsæt priser] 7.3 I Uopsigelighedsperioden, jf. pkt. 11.1, reguleres beløbene i punkt 7.2 ikke. 7.4 Efter udløbet af Uopsigelighedsperioden reguleres beløbene i punkt 7.2 hver den 1. januar på baggrund af udviklingen i nettoprisindekset, således at Serviceafgiften opskrives til det beløb, der fremkommer ved at multiplicere den hidtidige Serviceafgift med nettoprisindekset for den senest fore- gående november (udgivet i december) og derefter dividere med nettopris- indekset for november 12 måneder før, nedrundet til nærmeste beløb deleligt med 100 kroner. 7.5 Serviceafgiften forfalder til betaling hver den 1. i måneden. Serviceafgiften betales månedsvis forud. Første Serviceafgift udgør betaling for igangværende måned samt førstkommende måned derefter, og faktureres på Overtagelsesdagen med forfald løbende måned + 30 dage fra fakturadatoen. 7.6 Såfremt Kunden ønsker at udvide Servicen, jf. pkt. 3.3, afregnes udvidelsen af brugen af Servicen fra aktiveringen af ekstra antal brugere af Servicen. Ved indskrænkning i antallet af brugere af Servicen, afregnes denne indskrænkning fra nedlæggelsen af ekstra antal brugere af Servicen. Priserne for udvidelse, henholdsvis indskrænkning af Servicen, fremgår af prisbilaget. 7.7 Ved forsinket betaling kan Leverandøren kræve rente efter renteloven fra forfaldsdage. 8. ANVENDELSE AF SERVICEN OG BEHANDLING AF PERSONDATA 8.1 Kunden skal sikre, at Kundens brug af Servicen og It-Miljøet sker i overensstemmelse med dansk lovgivning. Side 6
8.2 Særligt er Kunden ansvarlig for, at enhver behandling af persondata ved en hvilken som helst brug af Servicen og/eller It-Miljøet sker i overensstemmelse med persondatalovgivningen. 8.3 Hvor leverandøren udførelse af Servicen indebærer behandling af data, der rummer personoplysninger (i Persondatalovens forstand), i relation til hvilken Kunden er dataansvarlig i henhold til Persondataloven, handler Leverandøren som databehandler alene efter instruks fra Kunden. 8.4 Leverandøren må ikke behandle data til andre formal end dem, der er angivet af Kunden. Leverandøren må således ikke behandle personoplysninger til eget brug. 8.5 Leverandøren skal ved behandlingen af personoplysninger iagttage reglerne i Persondatalovens 41, stk. 3-5, herunder træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. 8.6 Leverandøren er forpligtet til alene at opbevare og behandle Kundens data indenfor EU, jf. persondatalovens 3 nr. 9. Hvis leverandøren er etableret i en anden EUmedlemsstat end Danmark, skal Leverandøren overholde de bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger, som er fastsat i lovgivningen i den medlemsstat, hvor Leverandøren er etableret. 8.7 Leverandøren skal på Kundens anmodning give Kunden tilstrækkelige oplysninger til, at Kunden kan påse, at de ovennævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. 8.8 Leverandøren garanterer, at data ikke på noget tidspunkt vil blive eksporteret til lande uden for EU uden Kundens samtykke. 8.9 Kunden er ansvarlig for eventuelle anmeldelser til Datatilsynet. 8.10 Kunden skal så vidt muligt holde de maskiner, der benyttes til at tilgå Servicen, fri for vira og spyware. 8.11 Kunden må ikke give andre adgang til Servicen uden Leverandørens forudgående skriftlige samtykke. Side 7
9. OPPETIDSGARANTI 9.1 Hvis Servicen ikke opfylder de aftalte Servicemål, jf. pkt. 1.2, anses Servicen for utilgængelig. 9.2 Leverandøren indestår for en oppetid på mindst 99,7 %. 9.2 Ved utilgængelighed af Servicen har Kunden ret til en økonomisk kompensation svarende til 10 % af serviceafgiften for den pågældende periode. 9.3 Kunden kan hæve Aftalen som følge af utilgængelighed (ved utilgængelighed forstås at oppetid i en periode på 3 måneder ikke er mindst 99,7 %) eller hvis Leverandøren erklærer, at sådan tilsvarende utilgængelighed må forventes i tre på hinanden følgende måneder. 9.5 Kunden kan ikke rejse yderligere krav mod Leverandøren end hvad der følger af ovenstående som følge af, at Servicen er helt eller delvist utilgængelig. 9.6 Kompensation på [indsæt beløb], som Kunden er berettiget til efter dette afsnit 9, modregnes i kommende månedsafregninger af Serviceafgiften, jf. pkt. 7.5. 10. KUNDENS DATA 10.1 Leverandøren tager backup af Kundens data i henhold til god dataskik. 10.2 Leverandøren er forpligtet til at opbevare, eksportere eller returnere Kundens data til Kunden, såfremt Kunden fremsætter ønske herom. 10.3 Kundens data tilhører Kunden, og Aftalen indebærer ingen overdragelse af Kundens data til Leverandøren. 10.4 Leverandøren skal på Kundens opfordring slette al data Leverandøren måtte have fået. Kunden er berettiget til at foretage en undersøgelse hos Leverandøren for at sikre at dette er sket. 11. LØBETID OG OPSIGELSE Side 8
11.1 Leverandøren påtager sig fra overtagelsesdagen at forestå Servicen i henhold til nærværende kontrakt. 11.2 Leverandøren kan med et skriftligt varsel på 12 måneder til den første i en måned opsige Aftalen, dog tidligst til udløb 4 år efter overtagelsesdagen. 11.2 Kunden kan med et skriftligt varsel på 6 måneder til den første i en måned opsige Servicen, dog tidligst til udløb 1 år efter overtagelsesdagen, med mindre andet udtrykkeligt er angivet i nærværende aftale. Kunden har efter 4 år efter overtagelsesdagen ret til at forlænge Aftalen med i op til 2 år ved forlængelse af 1 år ad gangen. Forlængelsen skal ske ved at Kunden giver meddelelse senest 3 måneder før udløb af vedligeholdelsesperiodens udløb. Såfremt leverandøren ikke overholder sine forpligtelser, har kunden de under punkt 15 angivne beføjelser. 12. AFVIKLING VED OPSIGELSE ELLER OPHØR 12.1 Ved ophør af Servicen i tilfælde af Kundens opsigelse eller Kundens misligholdelse, er Kunden selv ansvarlig for at hente og gemme Kundens data fra It-Miljøet. 12.2 Kunden kan kræve, at Leverandøren medvirker til at sikre Kundens data, herunder at levere data i maskinlæsbart standardformat, og ved overdragelse af Kundens data til et andet it-miljø, uden vederlag. 12.3 Leverandøren er forpligtet til at bevare Kundens data i It-Miljøet i op til 90 dage efter ophøret af Aftalen, medmindre Kunden anmoder om sletning af data inden udløbet af denne periode. 12.4 Ved ophør af Servicen er Kunden forpligtet til at aflevere den hardware, som er udlånt af Leverandøren. Aflevering sker for Kundens regning og risiko. 13. FORTROLIGHED 13.1 Parterne samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om den anden parts forretningshemmeligheder, forretningskoncepter, forretningsforbindelser og andre fortrolige Side 9
forhold, der kommer til deres kendskab ved for- beredelse, indgåelse og opfyldelse af Aftalen. 13.2 Særligt er Leverandøren forpligtet til at holde alle Kundens data behandlet i It- Miljøet fortroligt. Kunden er forpligtet til at hemmeligholde enhver op- lysning om It-Miljøets opbygning, konfiguration og struktur. 13.3 Hemmeligholdelsespligten, jf. pkt. 13.1 og 13.2, omfatter ikke (a) videregivelse med skriftlig tilladelse fra den beskyttede part, (b) videregivelse af oplysninger, der forinden var offentligt tilgængelig, (c) videregivelse, der kræves af en offentlig myndighed i henhold til gældende lovgivning og (d) videregivelse til en parts rådgiver i strengt nødvendigt omfang til brug for løsning af en konflikt mellem parterne. 13.4 Ovennævnte fortrolige oplysninger må parterne kun opbevare, anvende og formidle som led i Aftalens opfyldelse. Dette gælder også efter Aftalens ophør, uanset om ophør skyldes opsigelse eller andet forhold. 13.5 Leverandørens brug af Kunden i sin markedsføring og eventuel anden brug som en reference kræver forudgående skriftlig aftale i hvert enkelt tilfælde. Leverandøren må dog gerne medtage Kunden på sin generelle referenceliste. 14. LEVERANDØRENS ANSVAR 14.1 Leverandørens ansvar for tilgængeligheden af Servicen er udtømmende reguleret i pkt. 9 ovenfor, Dette omfatter også Kundens mangelsbeføjelser efter dansk rets almindelige regler, der således kun kan udøves i det omfang dette følger af pkt. 9. 14.2 For øvrige krav gælder dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger af pkt. 14.3-14.4 nedenfor. 14.3 Leverandøren er aldrig ansvarlig for avancetab, tab af omsætning, drifts- tab, tab af goodwill eller lignende indirekte tab. Leverandøren er heller ikke ansvarlig for tab eller beskadigelse af data, der behandles i It-Miljøet, jf. dog pkt. 14.4. Side 10
14.4 Leverandørens ansvar er begrænset til udgifter til genskabelse af dataene. Leverandørens ansvar kan aldrig overstige et beløb svarende til Tilslutningsafgiften og summen af Serviceafgifter i Uopsigelighedsperioden. 15. MISLIGHOLDELSE 15.1 Ved Kundens væsentlige misligholdelse af Aftalen, og såfremt Kunden ikke har rettet op på de forhold, der udgør den væsentlige misligholdelse senest 14 dage efter modtagelse af skriftligt påkrav, er Leverandøren berettiget til øjeblikkeligt at hæve aftalen. 15.2 Hvis Leverandøren bliver eller af andre gøres opmærksom på, at Kundens data indeholder materiale, der krænker tredjeparts rettigheder, er Leverandøren berettiget til at afbryde enhver forbindelse til Kundens data med 72 timers varsel, såfremt Kunden ikke efter påkrav fra Leverandøren har fjernet det krænkende materiale. 15.3 Ved Leverandørens væsentlige misligholdelse af Aftalen, og såfremt Leverandøren ikke har rettet op på de forhold, der udgør den væsentlige misligholdelse senest 7 dage efter modtagelse af skriftligt påkrav, er Kunden berettiget til øjeblikkeligt at hæve Aftalen, medmindre konkurslovens regler er til hinder herfor. Kunden kan endvidere kræve erstatning efter dansk rets almindelige regler. Desuden har Kunden ret til at få adgang til Kundens data og få udleveret eventuel backup. 15.4 I tilfælde af Leverandørens konkurs, likvidation eller rekonstruktion efter konkurslovens regler, har Kunden ret til at få adgang til Kundens data og få udleveret eventuel backup eventuel mod betaling af de omkostninger, som sådan adgang og udlevering påfører boet. Såfremt backupydelsen leveres af Leverandørens underleverandører, har Kunden ret til at indtræde i backupaftalen med underleverandøren med henblik på at få udleveret Kundens data. 16. MEDDELELSER 16.1 Kundens henvendelser til Leverandøren om Servicen skal rettes til Leverandørens Hotline. 16.2 Øvrige meddelelser skal ske ved e-mail til den e-mailadresse, der er anført i pkt. 16.4. Side 11
16.3 Kunden er forpligtet til at oplyse en e-mailadresse til Leverandøren, hvor- til meddelelser fra Leverandøren til Kunden altid kan ske med bindende virkning. 16.4 Meddelelser til Leverandøren, som ikke vedrører driften af Servicen, skal ske til [email adresse på Hotline] eller den e-mailadresse, som Leverandøren senere giver Kunden meddelelse om. 16.5 En e-mail anses for at være kommet frem til modtageren, når de tekniske forudsætninger for modtagerens tilegnelse af indholdet af e-mailen, som afsenderen har kontrol over, er til stede, fx når e-mailen er indlæst i modtagerens indbakke hos den udbyder, der administrerer modtagerens e- mailadresse. 17. OVERDRAGELSE AF AFTALEN 17.1 Leverandøren må ikke overdrage eller på anden måde overføre rettigheder og forpligtelser under Aftalen til tredjemand uden forudgående skriftligt samtykke fra Kunden. Dette forhindrer ikke Leverandøren i anvendelse af underleverandører på Aftalens betingelser. 17.2 Uanset pkt. 17.1, kan Leverandøren dog overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Aftalen til en anden virksomhed inden for den koncern, som Leverandøren tilhører, uden Kundens samtykke er påkrævet. 17.3 Enhver overdragelse af rettigheder og forpligtelser under Aftalen til tredjemand eller Leverandørens anvendelse af underleverandører er betinget af, at der ikke sker flytning eller behandling af data indenfor EU. 17.4 Kunden har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter nærværende kontrakt til en anden offentlig institution, når de opgaver, som kunden hidtil har varetaget, overgår til denne anden institution. 18. LOVVALG, VÆRNETING OG FORTOLKNING AF AFTALEN 18.1 Aftalen er underlagt og skal fortolkes i overensstemmelse med dansk ret. 18.2 Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende kontrakt, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt Side 12
skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer. Såfremt der ej heller herved opnås nogen løsning, skal parterne søge at opnå enighed om i fællesskab at udpege en uafhængig og sagkyndig mægler, der kan mægle og komme med ikke-bindende forslag til tvistens løsning. Når det i andet afsnit beskrevne har været forsøgt, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort endeligt ved voldgift. Voldgiftsretten sammensættes af 3 medlemmer, der udpeges af præsidenten for den landsret, i hvis kreds kundens hovedkontor er beliggende. Formanden skal opfylde betingelserne for at være dommer. Parterne kan afgive indstilling om de to andre, der udpeges med passende hensyntagen til den særlige sagkundskab, der må anses for ønskelig ved bedømmelsen af den uoverensstemmelse, som er indbragt for voldgiftsretten. Såfremt der ikke er flertal for et resultat, er formandens stemme afgørende. Voldgiftsretten fastsætter selv sin procedure. Voldgiftsrettens kendelse, som skal være motiveret, skal afsiges snarest muligt og om muligt inden et halvt år efter voldgiftsrettens nedsættelse. 19. OMKOSTNINGER 19.1 Hver part bærer egne omkostninger ved indgåelsen af denne Aftale. 20. UNDERSKRIFTER 20.1 Denne Aftale er underskrevet i to kopier, hvoraf hver Part har fået et eksemplar, der hver for sig er at opfatte som den originale Aftale. Sted/dato: Sted/dato: For Kunden: For Leverandøren: Navn: Titel: Navn: Titel: Side 13
Side 14