VILKÅR FOR BEVILLINGER, STYRELSEN FOR FORSKNING OG INNOVATION Administration af bevillinger. Forsknings- og Innovationsstyrelsen har i januar 2012 udgivet publikationen: Vilkår for bevillinger januar 2012. Publikationen kan hentes på FI s hjemmeside. "Vilkår for bevillinger januar 2012" De her beskrevne går udelukkende på FI s vilkår fra 2012 og medtager ikke Vilkår for 2009. De bevillinger der er givet i perioden 2009 til 2012 følger de regler, der er fastsat i Vilkår 2009, beskrivelse heraf ligger i en fil for sig på hjemmesiden. Den økonomiske administration af bevillinger fremgår af afsnit 6 og 9 i publikationen. Nedenfor er beskrevet, hvordan den regnskabsmæssige del skal administreres. Der skal gøres opmærksom på, at der pr. 3. november 2014 er kommet ny bestemmelse vedr. indbetaling af restbeløb, dette beskrives sidst i afsnittet Aflæggelse af regnskab til FI. Oprettelse. Der skal straks oprettes et projekt, når bevillingsskrivelsen er modtaget fra FI, også selv om forbruget først sker senere på året. Man skal være opmærksom på, at senest 6 mdr. efter starttidspunktet skal bevillingshaveren have indsendt den første e-faktura. Hjemskrivelse og Udbetaling af bevilling. FI har opdelt projekter i to grupper en under 3 mil.kr. og en over 3 mil.kr. Forskellen på de to projekter er hjemskrivelsen af midlerne og indsendelse årsregnskaber, dette er beskrevet nedenstående. Der skal laves kun en faktura pr. finansår. Umiddelbart efter at projektet er oprettet indsendes en e-faktura for første finansår. E-fakturaen skal altid indeholde bevillingens sagsnummer og navnet på bevillingsgiver i forkortelse. F.eks. 09-123456/FSS. Sagsnummeret skal på fakturaen skrives i feltet debitorordre nr. I feltet beskrivelsesfeltet på fakturaen anføres både sagsnummer og det bevilgende organ. Det bevilgende organ og sagsnummer fremgår af bevillingsbrevet. Hvis sagsnummeret ikke fremgår af fakturaen vil den blive returneret. Hvis der er givet tillægsbevilling, skal hoved- og tillægsbevilling have hver sin linje i beskrivelsesfeltet. Det skal ligeledes fremgå af fakturaen, hvilket år den vedrører. Side 1 af 5
I de efterfølgende finansår skal e-fakturaen først sendes til FI, når årsregnskab for det foregående finansår er afleveret (1. april). Hvis bevillingen er givet i slutningen af året, og der ikke kræves et årsregnskab efter første finansår, kan der i andet finansår indsendes e-faktura ved årets begyndelse. Bevillinger, der er givet fra d. 1. december 2009, her tilbageholder FI 15 % (dog minimum 15.000 kr.) af den del af bevillingen der hører til bevillingens sidste finansår, indtil endelig slutregnskab og rapport er modtaget af FI. I sidste bevillingsår skal der fremsendes en faktura på 85 % af det bevilligede beløb for året. De sidste 15 % skal faktureres på en separat e-faktura og må tidligst indsendes, når slutrapport og anden krævet dokumentation er fremsendt til FI. Bevillinger på højst 3.000.000 kr. bliver udbetalt på en gang, med 85 %, uanset antal finansår. De sidste 15 % faktureres samtidig med indsendelse af slutregnskab. Bevillinger over 3.000.000 kr. bliver udbetalt en gang om året i overensstemmelse med den gældende udbetalingsprofil. E-faktura for første år kan indsendes ved bevillingens begyndelse. Når bevillinger omfatter flere deltagere, er det bevillingshavers ansvar at overføre midler til de øvrige deltagers institutioner/virksomheder. Bevillingshaveren er forpligtet til at indhente delregnskaber fra disse, og indsende samlet regnskab til FI for hvert år, samt slutregnskab. Skematisk udbetalingsprofil: Bevillingsstørrelse Udbetales på en gang Årlig udbetaling Sidste udb. Af to omgange 85% / 15% < 3 mio. kr. X* X > 3 mio. kr. X X *De 85% af bevillingen hjemskrives indenfor de første 6 mdr. uanset om bevillingen løber over flere år. Eks.: Bevilling givet i 2013 på 2,0 mio. kr. Projektet har løbetid til 2017. Afrapportering 2017. 2013 2014 2015 2016 2017 Budget 0,5 mio. 0,5 mio. 0,5 mio. 0,5 mio. Hjemskrivning 1,7 mio. 0,3 mio. Bevilling givet 2013 på 5,0 mio. kr. Projektet har løbetid til midt 2017. 2013 2014 2015 2016 2017 Budget 1,0 mio. 1,0 mio. 1,0 mio. 1,0 mio. 1,0 mio. Side 2 af 5
Hjemskrivning 1,0 mio. 1,0 mio. 1,0 mio. 1,0 mio. 0,85 mio.* 0,15 mio.** * Hjemskrives sidste rate minus 15% af hele bevillingen. ** Hjemskrives slutafregning (de sidste 15%), når slutregnskab og faglig rapport er indsendt. Aflæggelse af regnskab til FI. Når der aflægges regnskab, skal nyeste version af regnskabsskema benyttes (ellers returnerer FI skemaet med krav om nyeste version). Regnskabsskemaet kan hentes på FI's hjemmeside. Her er også en vejledning til regnskabsskemaet, der beskriver, hvilke krav regnskabet skal opfylde. Regnskabet skal være opdelt i de samme budgetposter som budgettet i bevillingsgrundlaget eller et senere godkendt budget. Senest 3 mdr. efter hvert finansårs udløb (1. april) skal bevillingshaver indsende et årsregnskab for bevillingen. Første årsregnskab må gerne dække en periode på op til 15mdr. For bevillinger, hvor udbetalingen er sket på én gang (jf. afsnit om udbetalinger), skal der ikke indsendes årsregnskaber. Senest 3 mdr. efter den samlede bevillingsperiodes udløb skal bevillingshaver indsende et slutregnskab for hele bevillingsperioden og samtlige udbetalte midler. Bevillingsstørrelse Årsregnskab Slutregnskab < 3 mio. kr. X > 3 mio. kr. X X Ved større omfordelinger mellem budgetposter (> 25% ved rammebevillinger, >10% ved projektbevillinger), skal omfordelingen være begrundet i forbindelse med aflæggelsen af regnskabet. Når der aflægges slutregnskab, skal det tilbageholdte beløb på 15% af sidste finansårs udbetaling ikke medregnes i det samlede udbetalte beløb. Det skyldes, at beløbet først udbetales efter indsendelse af slutregnskab, slutrapport og evt. andet udestående materiale. Som led i aflæggelse af slutregnskabet afgives samtidig en erklæring om, at midlerne er anvendt i overensstemmelse med bevillingsgrundlaget. Hvis der i forbindelse med indsendelse af regnskab er et restbeløb, der skal indbetales til FI, skal der ikke udarbejdes en kreditnota. I stedet vil FI udstede en faktura for tilgodehavende restbeløb. Dette er gældende fra mandag d. 3. november 2014. Side 3 af 5
Fakturaen vil blive udstedt, når klagefristen for regnskabsgennemgangen er udløbet. Det er derfor vigtigt at sørge for at sende eventuelle bemærkninger til FI, inden klagefristens udløb. Ved tvivl kan teamleder i Bevillingsenheden Tina Fonnesbek Jensen kontaktes på e-mail: bevilling@fi.dk. Aflæggelse af regnskaber: Revisorregler På Århus Universitet påhviler revisionsansvaret Rigsrevisionen, og derfor skal regnskaberne ikke påtegnes af en revisor, men altid underskrives af bevillingshaver og påtegnes af en bemyndiget medarbejder hos administrator. Ikke anvendte midler. Rebudgettering Der er en grænse for, hvor mange ikke anvendte midler der må henstå hos bevillingshaver ved udgangen af et regnskabsår. Hvis et årsregnskab for en bevilling viser, at der ved regnskabsårets afslutning er ikke anvendte midler over en fastsat grænse (se nedenstående tabel), skal der laves en revideret udbetalingsprofil. En såkaldt rebudgettering. Bevillingsstørrelse Rebudgetteringsgrænse < 3 mio. kr. grænse, da beløbet udbetales på én gang (bortset fra de sidste 15%) 3 10 mio. kr. 1 mio. kr. > 10 mio. kr. 3 mio. kr. Bemærk, at FI kun har nedfældet regler ved ikke anvendte midler og således ikke forholdt sig i sin instruks til, hvis der er anvendt flere midler end budgetteret i det pågældende år. Det vil derfor stærkt anbefales, at der tages kontakt til FI, hvis det sidste er tilfældet med et projekt. Tidslinje Bevil str. 0-6 mdr. År 1-2-3 osv. År Slut < 3 mio. kr. Faktura Fakt. På 85% af hele bevillingen 15% af hele bevil. Når anden dok. er indsendt Regnskab Slutregnskab senest 3 mdr. efter bev. Slut. Rebudgettering Faglig rapport (VIP) Senest 3 mdr. efter bev. slut Side 4 af 5
Uforbrugte hjemskrevne midler > 3 mio. kr. Faktura Fakt. Ifølge udbetalings profil Fakt. Ifølge udbetalings profil Faktura fra FI, ved endt klagefrist. 85% af udb. Profil dette år Regnskab Årsregnskab inden 1. april Rebudgettering Faglig rapport (VIP) Uforbrugte hjemskrevne midler Ikke fastsat tidspunkt i reglerne, men bør indsendes med årsregnskabet. 15% af årets udb. Profil. Når anden dokumentation er indsendt. Slutregnskab senest 3 mdr. efter bev. Slut. ( årsregnskab) Senest 3 mdr. efter bev. slut Faktura fra FI, ved endt klagefrist. Spørgsmål vedr. dette kan rettes til Projektenheden. projektenheden@au.dk Preben Krog 871 52868 Frank Johansen 871 52865 Tove Lolk 871 53004 Side 5 af 5