Bestyrelsens medlemmer og suppleanter. 15. august 2012. Referat Torsdag den 09.08.2012 kl. 16:30 Mødet afholdes: Varmerummet i Curlinghallen - Evt. afbud sendes til GKS kontor. Fremmødte: Bent Sørensen (BS) Isklubber (bestyrelsesformand) Martin Ægidius (MÆ) SIG (næstformand) - Jørn Kønig (JK) Grønne klubber fodbold Ole Eskerod (OE) Isklubber - Christian Davies (CD) medarbejdere GKS Tom Sørensen (TS) Daglig Leder Lars Norring (LN) (konstitueret Stadion Inspektør og repræsentant for Gentofte Kommune) Afbud: Martin Vig Rasmussen (MVR) Grønne klubber ikke fodbold 0. Præsentation af ny medarbejder Der er ansat 3 nye medarbejdere, det har ikke været muligt at møde pga. ferie og friuge. FERIE - Preben ny teknisk servicemedarbejder. FERIE - Tina 20 timer rengøring 17 timer i marken. Eva 20 timer på kontoret. Lars Norring - Konstitueret Stadion inspektør- er svømmehalsinspektør og har det tekniske ansvar i Kildeskovshallen. Konstitutionsperioden er ikke afklaret, meldes ud snarest muligt. 1. Godkendelse af referater: 1.1 Bestyrelsesmøde 14. juni 2012. Godkendt? 2. generelt. Side 1 af 1
2.1 Restaurant/Cafe på GKS Forventningsafstemning Anvendelse Fremtidig anvendelse Udvalget sammensætning: BS MVR & Jørn Kønig Udvalgets arbejde udføres i sammenhæng med Fase 3 for GSP BS indkalder udvalget snarest muligt. Forpagtningsaftalens gyldighedsperiode skal afklares. Bestyrelsen ønsker at få afklaret hvem der har råderet over lokalerne. Klage fra HIK Lørdag d. 4/8 var restauranten ikke åben til HIK kamp, JK fik fat i restauratøren som åbnede med de forhåndenværende varer. JK varsler om at der kommer erstatningskrav. Bestyrelsen vil fremsende advarsel til restauratøren. Plan B s stillede bankgaranti Henvendelse om frigivelse af garantien fra Plan B Bestyrelsen er ikke indstillet på at frigive garantien. 2.2 Brugerundersøgelse Undersøgelsen er afsluttet 17. juni Kasper fra Fritid arbejder på konklusion og præsentation. 2.3 Ny hjemmeside Borger PC opsættes i forhal på AJ bygningen + forhal til Hal 1. Link til opdatering fra Barslund med nyheder forefindes her. 2.4 GKS 70 år fra indvielsen 27. september 1942. Skal vi markere dagen? 3. Bygninger. 3.1 Vandskade på hovedbygning + ishal Arbejdet pågår. 3.2. Kondirummet BS foreslår at der tillægges alle kondinøgler 2 måneder pga. ombygningen, der desværre har trukket ud pga. uforudsete udfordringer med udvidelsen og indretningen. 3.3 Mandskabsfaciliteterne. BS fremkommer med skitse i samarbejde med personalet, og herefter gåes der videre med sagen. Dette ikke mindst efter der er ansat en kvindelig medarbejder pr. 1.5.2012 Bestyrelsen er indstillet på at vente til 75-års dagen i 2017. Rummet forventes genåbnet 13.8.2012 Bestyrelsen giver ok til at kondinøglerne tillægges 2 måneder gyldighed. OE påpeger at kondicyklerne bør udskiftes med spinningcykler og at der er behov for et løbebånd. BS foreslår at igangsætte afklaring af hvilket udstyr klubberne ønsker at opgradere/forny. Side 2 af 1
4. Sportsparkprojektet. 4.1 Afslutning på bygning af Hal 2 LN har overtaget kontakten til Gentofte Ejendomme Driften har udarbejdet en mangelliste til 1. års gennemgangen. Mangellister er koordineret med GE, som afholder 1. års gennemgang med Hoffmann tirsdag d. 14/8. 4.2 GKS opgaver i plan 2012 i samarbejde med Gentofte Ejendomme 4.3.1 Opstrengning til Arm. fodbold på Ny kunst (Kunst 2) 4.3 AJ Bygningen. Stillet i bero af KB. Omfattet af Sportspark fase 3 4.4 Ny Lethal. (Rullehockey m.m.) Afventer fondsmidler Mærsk fonden har ikke afsat midler Status ukendt til projektet. 4.5 17 stk. 4 udvalg for Fase 3 på Gentofte Sportspark. 1.møde afholdt Workshops afholdt. Næste møde 30. august 2012. 4.6 Projekt 2012 fase 2. GK Ejendomme har tegnet kontrakt med entreprenørfirmaet Barslund. Arbejderne er op startet forventes afsluttet inden jul. Opsamlingen ligger på Sportsparkens hjemmeside. Tidsplan ligger på Sportsparkens hjemmeside, opdateres løbende. Klubhuse Arbejdet pågår Petanque bane Forventes klar til ibrugtagning i uge 33 Kunstgræs 1 (Gammel kunst) Arbejdet pågår Kunstgræs 3 (Hockeybane) Arbejdet pågår LAR projekt Arbejdet pågår 5. Ishallerne. 5.1 Møde med offentlige brugere 27.09.2012 Mødet afholdes kl. 17, invitation udsendes. 5.2 Ansøgning fra ICG om lokale 27 Afventer afklaring i Sportspark fase 3. 5.3 Baneplanforslag fra Haludvalget til fordeling 2012-13. Medsendes Revideret med hensyn til finpudsning. 6. Grønne områder 6.1 Etablering af fibernet til TV optagelser. LN arbejder med sagen ifht. Sportspark fase 2 Side 3 af 1
6.2 Scoretavleanlægget. Toso og LN arbejder på løsning med leverandør 6.3 Regler om anvendelse af baner Der er sammenfald af fodbold- og amerikansk fodboldkampe d. 18-19/8 Bestyrelsen bakker op om at amerikansk fodbold spiller HIK kan ikke flytte kampe. kampen på kunstgræsbanen, hvis de nye mål leveres i tide. 7. Økonomi. 7.1 Forbrugsrapport pr. 27.07.2012 med fremtidige disponeringer. Medsendes. BS orienterer om forbruget. OE foreslår at bestyrelsen tager stilling til evt. dispositioner i november. 7.2 Engangspræstationer til personalet Behandles til efteråret 7.3 Tillæg til drift efter projekt 2012 BS har udarbejdet oplæg, afventer ny fritidschef. 7.4 Budgethøring 2013 m.fl. BS + LN udarbejder. 8. Meddelelser og eventuelt. 8.1 Andre møder under planlægning 8.1.1 Bestyrelsesmøder 2012. Datoer i 2012 11.10.2012 13.12.2012 Forslag til bestyrelsesmøder 2013. xx.02.2013 Datoer koordineres på møde d. 11.10 xx.04.2013 xx.06.2013 xx.08.2013 xx.10.2013 xx.12.2013 8.1.2 Opfølgning med offentlige brugere 27.09.2012 Vedtaget 8.1.3 Dialogmøde med GKS brugere i samarbejde med Fritidsafdelingen xx.xx.2012 15.11.2012 8.1.4 Lukkedage & weekends 2012 01.01.12 - Nytårsdag 05.04.12 Skærtorsdag 06.04.12 Langfredag 08.04.12 Påskedag 09.04.12 2.påskedag 01.05.12 1. maj Vedtaget Side 4 af 1
8.1.5 MVR spørger til mulighed for at få dækket udgifter til leje af baner i Lyngby 9. Meddelelser fra formanden/gentofte Kommune/daglig ledelse. 9.1 Personaleforhold på 9.2 Forhold omkring Isdisco & Skøjteudlejning. 9.3 Bestyrelsens møde med KUF. 04.05.12 Bededag 17.05.12 Kristi Himmelfartsdag 27.05.12 Pinsedag 28.05.12 2. Pinsedag 05.06.12 Grundlovsdag Weekender i juli 01.07.12 07-08.07.12 14-15.07.12 21-22.07.12 28-29.07.12 24.12.12 Juleaften 25.12.12 1.juledag 26.12.12 2.juledag 31.12.12 Nytårsaftensdag 01.01.13 Nytårsdag Punkter er lukket del. BS beder om at få fremsendt timepris/samler oversigt, der max. omhandler nuværende trænings tider for at kunne tage stilling Side 5 af 1