Ringkøbing - Skjern Museum Revisionsprotokollat til årsrapport for 2013 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret selskab, CVR-nr. 33 31 Østergade 40, 6900 Skjern T: 9680 1000, F: 9680 1001, pwc.dk
Ringkøbing - Skjern Museum Revisionsprotokollat til årsrapport for 2013 Indhold Indledning 1-4 Konklusion på den udførte revision 5-7 Kommentarer og supplerende bemærkninger 8-13 Redegørelse for den udførte revision med kommentarer 14-58 Andre ydelser 59 Afslutning 60 Indledning 1 Vi har afsluttet revisionen af årsregnskab ("regnskabet") for regnskabsåret 1. januar -31. december 2013. Regnskabet udviser et underskud på DKK 205.674 og en egenkapital på DKK 23.120.470. 2 Vi henviser til vores redegørelse om ansvar for aflæggelsen af årsrapporten samt revisionens udførelse og omfang i vores tiltrædelsesprotokouat af 12. september 2012. Revisionen er udført i overensstemmelse med de der beskrevne principper. 3 Følgende særlige love og bestemmelser gælder for museets regnskabsforhold: (a) Lov om museer. (b) Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 461 af 25. april 2013 om museer. (c) Instruks nr. 10205 af 7. marts 1997 om revision af museer, der modtager statstilskud i henhold til lov om museer 4 Revisionen er foretaget dels i forbindelse med et uanmeldt kasseeftersyn pr. 30. november 2013 og dels i forbindelse med udarbejdelsen af museets årsregnskab for 2013. Revision af museets samlinger er foretaget den 7. januar 2014.
Konklusion på den udførte revision 5 Vor revision har omfattet: (a) Gennemgang og vurdering af forretningsgange og interne kontroller. (b) Bilagsrevision. (c) Analyse af resultatopgørelsens poster. (d) Gennemgang og afstemning af de i balancen opførte aktiver og passiver. (e) Gennemlæsning af ledelsens årsberetning og gemmengang af noter til konstatering af, at disse elementer i regnskabet giver tilstrækkelige supplerende informationer til, at museets finansielle stilling fremgår af regnskabet, samt at regnskabet giver et dækkende billede af museets samlede aktivitet. (f) Indhentelse af bekræftelser, herunder regnskabserklæring. (g) Gennemgang af hvorvidt museet udviser sparsommelighed og arbejder effektivt og produktivt. (h) Gennemgang af overholdelse af love og bestemmelser. (i) Revision af samlinger. 6 Den udførte revision har givet anledning til mindre bemærkninger anført under revision af samlinger og kasse- og beholdningseftersyn. Disse er ikke af en sådan væsentlighed eller karakter, at det vil komme til udtryk i vores revisionspåtegning på regnskabet. 7 Vi har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger. Kommentarer og supplerende bemærkninger for væsentlig fejlinformation følge af besvigelser 8 I henhold til revisionsstandarderne har vi påset, at museets styrelse udøver tilsyn med de aktiviteter og procedurer den daglige ledelse har iværksat med henblik på at identificere og reagere på risikoen for væsentlige besvigelser i museet, samt hvilke interne kontroller den daglige ledelse har implementeret for at forebygge sådanne risici. 9 Vi har desuden forespurgt styrelsen om, hvorvidt den har kendskab til faktiske besvigelser, der påvirker museet, eller om mistanker og beskyldninger herom. Styrelsen har oplyst, at den ikke er bekendt med besvigelser eller mistanker og beskyldninger om besvigelser, som kunne have en væsentlig indflydelse på museet. pwc 61
Vi har indhentet museumsdirektørens vurdering af risikoen for, at årsrapporten indeholder væsentlige fejl eller fejlinformationer som følge af besvigelser. n Museumsdirektøren har over for os erklæret, at han anerkender sit ansvar for at udforme, implementere og opretholde interne kontroller, der er relevante for at udarbejde et regnskab uden væsentlig fejlinformation, hvad enten sådan en fejlinformation skyldes fejl eller besvigelser. 12 Museumsdirektøren har endvidere over for os udtalt: -At risikoen er lav for, at regnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation, der skyldes besvigelser. -At museumsdirektøren ikke har kendskab til besvigelser eller formodninger om besvigelser, der berører museet, og som involverer den daglige ledelse, medarbejdere, der har en væsentlig rolle i den interne kontrol, eller andre, hvor besvigelsen kunne have en væsentlig indflydelse på regnskabet museumsdirektøren ikke har kendskab til beskyldninger om besvigelser eller formodninger derom, som vedrører museets regnskab, og som er meddelt af medarbejdere, tidligere medarbejdere, myndigheder eller andre. 13 Vi er under vores revision ikke stødt på forhold, der afkræfter museumsdirektøren vurdering, ligesom vi under den udførte revision ikke er stødt på fejl som følge af besvigelser eller har konstateret indikationer på, at besvigelser forekommer. Redegørelse for den udførte revision med kommentarer 14 Vedrørende den udførte revision af regnskabet skal vi redegøre for følgende væsentlige poster og forhold. 15 Revisionen har ikke omfattet ledelsesberetningen, men vi har gennemlæst ledelsesberetningen. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den gennemførte revision af regnskabet. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i ledelsesberetningen er i overensstemmelse med regnskabet. Kasse- og 16 Vi har foretaget uanmeldt kasseeftersyn pr. 30. novmeber 2013. 17 I forbindelse med eftersynet konstaterede vi, at Museet som følge af sygdomsbetinget fravær hos personalet ikke havde foretaget kasseafstemninger på hovedkassen i en længere periode. I forbindelse med eftersynet har vi i samarbejde med Museet afstemt kassebeholdningen. Der blev i forbindelse med eftersynet ikke konstateret væsentlige differencer i kassen. 62
18 Museet har efterfølgende ændret procedurer, således at kassen afstemmes regelmæssigt. 19 Vi kar i forbindelse med eftersynet gennemgået bankkonti pr. 30. november 2013. Museets bogholderi var ikke fuldt ajour ved eftersynet. Museet har efterfølgende ajourført registreringerne. 20 For så angår fuldmagtsforhold til bankkonti kræves der som hovedregel to personer for at kunne hæve på bankkonti. Museets interne instrukser kræver, at passwords skiftes hver 3. måned. Af praktiske årsager er det fortsat således, at på museets kan én person fortsat hæve på egen hånd. Efter formålet med disse konti og transaktionernes omfang er vi enige i, at dette er forsvarligt 21 Eftersynet gav ikke anledning til bemærkninger i øvrigt. Revision af samlinger 22 Vi har den 7. januar 2014 foretaget revision af museets samlinger på Industrivej. Ved revisionen er udtaget 20 numre til revision. Fra museets samlinger er udtaget 5 genstande, hvortil registreringen er forevist. Gennemgangen af registreringerne har ikke givet anledning til bemærkninger. 23 Museet har i en periode givet samlingsgennemgang høj prioritet og har derfor givet registrering af nyankomne genstande i databasen lav prioritet. Museet har derfor et efterslæb i sine registreringer, idet der på en række genstande alene er indkomststeder. Museet arbejder p.t. på at indhente efterslæbet og efterslæbet vurderes at være faldet i forhold til sidste år. Resultatopgørelsen 24 Resultatopgørelsens enkelte poster er gennemgået og analyseret på grundlag af specifikationer, bilag og andet afstemningsmateriale. Der er desuden foretaget en række stikprøver, analyser og afstemninger til bogholderiet og bilagsmaterialet. 25 Årets resultat udviser et underskud på DKK 205.674. Museumsfonden, DKK 26 Museumsfondens midler er indsat i Skjern Bank. 27 Midlerne planlægges brugt til uddeling af en "museumspris", som skal gives til en person, der har ydet en ekstraordinær indsats for museet gennem årene. Endvidere skal midlerne i det omfang de overstiger den oprindelige grundkapital på kunne bruges til anskaffelse af museumsgenstande til museet. 28 Der er i året løb anvendt DKK 12.000 til støtte af udgivelse af "Den store laksebog".
DKK o 29 Fondens midler stammede fra en arv fra Søren Brogaard Jensen. Arven var tiltænkt køb af e- 30 Der er i årets løb anvendt DKK 588.010 til køb af nye magasiner. Byggefonden er herefter anvendt fuldt ud. Henlæggelser, DKK 958.323 31 Museet har henlagt DKK 958.323 til konkrete formål. 32 Der er i årets løb anvendt DKK 600.000 til køb af magasiner. Samlet egenkapital, DKK 23.120.470 33 Museets samlede egenkapital udgør DKK 23.120.470. Den frie egenkapital er negativ med DKK 1.583.182. Forsikringsforhold 34 Forsikringsforhold omfattes ikke af vores revision. Den daglige ledelse har over for os oplyst, at museet opfylder den af styrelsen vedtagne forsikringspolitik, og at der er tegnet forsikringer i et sådant omfang, at museets aktiver og hele virksomheden skønnes rimeligt forsikringsdækket i en eventuel skadessituation. 35 Der har i forbindelse med brand på Kro i 2013 ikke været konstateret underforsikring på bygninger. Der har været rejst spørgsmål fra forsikringsselskabet side angående underforsikring på løsøre. Spørgsmålet er endnu ikke endeligt afklaret, men museet forventer, at drøftelserne vil munde ud i, at der heller ikke er underforsikring på løsøre. 36 Museet har i lighed med tidligere år valgt ikke at forsikre samlinger, fordi der er tale om genstande, som ikke vil kunne genanskaffes. Forvaltningsrevision 37 Museet har i 2013 arbejdet målrettet på at effektivisere og styre arkæologiske udgravninger bedre. Som led i effektiviseringen har museet i samarbejde med Varde Museum etableret "Arkæologi Vest", som med virkning fra 1. januar 2014 skal forestå de arkæologiske udgravninger. Museet undersøger desuden mulighederne for yderligere effektiviseringer i bogføring og administration gennem med Varde Museum. Sparsommelighed 38 Sparsommelighed er et udtryk for en vurdering af, at der er opnået mest muligt for pengene ved forvaltning af de tildelte midler. 64
39 har i forbindelse med vor revision stikprøvevis vurderet, om museets dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der under hensyntagen til museets art og størrelse kræves af en hensigtsmæssig og sparsommelig forvaltning af dens midler, herunder hvorvidt goder og tjenesteydelser er erhvervet på en økonomisk hensigtsmæssig måde under hensyn til pris, kvalitet, kvantitet 40 Vi har fået oplyst, at museet løbende foretager vurdering af museets indkøb og herunder vurderer kvalitet og pris. Efter vor vurdering er der disponeret hensigtsmæssigt. 41 Vi har forespurgt Museets ledelse om procedurer med hensyn til beslutning og godkendelse af større investeringer. Det er oplyst, at Museets styrelse nøje drøfter større investeringer samt indhenter alternative tilbud på udførelse og iværksættelse heraf. 42 Det er på denne baggrund vor opfattelse, at forbruget af museets midler sker på et forsvarligt grundlag og at museet udviser sparsommelighed. Produktivitet 43 Produktivitet vedrører forholdet mellem anvendelsen af ressourcer og produktionens omfang. Vurderingen af produktiviteten kræver et grundlag for sammenligning i form af en tidsserieanalyse, eller i form af en sammenligning med produktiviteten ved produktion af tilsvarende ydelser enten inden for eller uden for institutionen. 44 Museets besøgstal er fra 2012 til 2013 faldet fra 182.191 til 167.769. Faldet kan især henføres til Ringkøbing Museum og Dejbjerg Jernalder. Faldet udgør 8%. 45 Museets omkostninger anlægsudgifter, projekter, arkæologi (undersøgelser og erhvervelser samt køretøjer) og kaffestue/kiosk er fra 2012 til 2013 steget fra 17.364 til TDKK 18.148. Omkostningerne svarer stort set til det budgetterede, som udgør TDKK 18.250. Økonomistyring 46 Museets økonomistyring tager udgangspunkt i et budget, der godkendes af styrelsen i rimelig tid inden et regnskabsårs begyndelse. Budgetter udfærdiges med stor specifikationsgrad. Ledelsen følger løbende den økonomiske udvikling i forhold til budgettet. 47 I tilfælde af væsentlige ændringer af forudsætninger for et udarbejdet budget tages dette op til justering. 48 Efter vor vurdering er der med disse procedurer skabt grundlag for en betryggende styring af museets økonomi, og økonomistyringen er efter vor vurdering god, museets størrelse taget i betragtning.
Effektivitet 49 Ved begrebet effektivitet forstås, dels graden af målopfyldelse, dels et mål for museets evne til med de anvendte ressourcer at nå et resultat, der opfylder opstillede målsætninger. 50 Museet har frem til slutningen af 2013 udarbejdet løbende med opstilling af mål og forventede resultater for museets virksomhed de kommende 4 år. Den seneste evaluering, som har været forelagt museets bestyrelse, viser at de opstillede mål i det væsentlige er nået. 51 Fremover anvendes Kulturstyrelsens kvalitetsvurdering som grundlag for museets arbejde. Museet har således taget udgangspunkt i de krav og anbefalinger, som Kulturstyrelsen lægger til grund for kvalitetsvurdering af museet. Krav og anbefalinger til statsanerkendte museer fremgår senest af en pjece udgivet af Kulturstyrelsen i september 2013. Museet har også inddraget normerne for god ledelse i selvejende kulturinstitutioner. Fremover vil der blive arbejdet med strategiplaner for det fremtidige arbejde i museet. Bestyrelsen vil årligt gennemgå museets og evaluere arbejdet i det forløbne år. 52 Museet deltager i den nationale brugerundersøgelse for de statslige og statsanerkendte museer i Danmark, som Kulturstyrelsen siden 2009 gennemfører i samarbejde med TNS Gallup. Undersøgelsen skal vise, hvem museumsbrugerne er og deres tilfredshed med oplevelsen, og således give museerne værktøjer og viden til at professionalisere deres formidling og kommunikation yderligere. Der er endnu ikke lavet konklusioner på undersøgelsen på det enkelte museums niveau, men undersøgelser i Bork Vikingehavn viser stor tilfredshøj i højsæsonen. Uden for sæsonen er tilfredsheden dog mindre. Konklusion vedrørende museets forvaltning 53 Revisionen, som er gennemført ved stikprøvevise undersøgelser, har bibragt os den opfattelse, at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved driften af museet 54 For så vidt angår museumslovens 14 er det vor opfattelse, at reglerne er overholdt. Museet har efter i regnskabsåret anskaffet en bygning til magasinformål. Der er anvendt DKK 600.000 af tidligere års henlæggelser hertil. Forhandlingsprotokoller og indhentede erklæringer 55 Vi har indhentet sædvanlig regnskabserklæring underskrevet af museumsdirektøren. Vi har endvidere indhentet engagementsoversigter fra banker
56 Styrelsens forhandlingsprotokol til og med referat af mødet den 12. marts 2014 er gennemlæst med det formål at sikre, dels at de dispositioner, som er af usædvanlig art eller størrelse, er vedtaget af styrelsen, dels at beslutningerne har fundet rigtigt udtryk i regnskabet. 57 Det modtagne materiale har ikke afdækket forhold, som ikke er behørigt medtaget i regnskabet. Lovpligtige fortegnelser 58 Vi har påset, at der føres en forhandlingsprotokol, og at denne samt revisionsprotokollen fremlægges og underskrives ved styrelsesmøderne. 59 I overensstemmelse med kravene i erklæringsbekendtgørelsen har vi påset, at lovgivningen om bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale er overholdt. Andre ydelser 60 Ud over revision af museets regnskab har vi, ydet assistance med følgende: Opstilling af årsrapport for regnskabsåret 2013. Revision af ordningen om fleksjobs er udført i henhold til gældende regler og retningslinier. Revisionen udføres efter regnskabsårets udløb og omfatter alene stikprøvevis kontrol af de i årets løb indberettede oplysninger om årsværk, lønninger til og bankkonto. Vi har ved vor revision ikke konstateret fejl i angivelserne. Afgivelse af erklæring til Naturstyrelsen om løn til etablering af naturlegeplads ved Lyngvig Fyr. Afslutning 61 I henhold til revisorloven og revisionsinstruks for museer, der modtager statstilskud i henhold til "Lov om Museer skal vi oplyse: at at at at at vi opfylder lovgivningens krav til revisors uafhængighed vi har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. vi anser regnskabet for aflagt efter lovgivningens og vedtægternes regnskabsbestemmelser støttemidlerne er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, og tilskudsgrundlag er opgjort i overensstemmelse med gældende regler. 67
Skjern, den 7. maj 2014 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab statsautoriseret revisor y Siderne 60-68 er behandlet på styrelsesmødet / 2014 Styrelsen Hans-Ole formand Bent Dyrvig Per Søvndal Kristiansen tørge Sørensen Stærk Olesen Torben Benny medarbejderrepræsentant 68