ÅRSBERETNING 2012 bemærkninger til årsnøgletal Københavns Byret April 2013
2 1. Indledning Københavns Byret er den største byret i Danmark. Byretten afslutter cirka 12,5 % af alle landets vægtede civile sager og cirka 18 % af alle vægtede straffesager. Byretten behandler endvidere en uforholdsmæssig stor del af de mere komplicerede sager i hele landet. Eksempelvis behandlede Københavns Byret ca. 19 % af alle nævningesager i 2012, samt ca. 18 % af de tunge civile sager, ca. 21 % af alle forbuds- og bevissikringssager og ca. 22,5 % af alle grundlovsforhør i hele landet. Københavns Byrets jurisdiktion dækker Københavns Kommune (med undtagelse af NV, SV, Vanløse og Valby), samt Tårnby og Dragør Kommuner. Der bor i alt cirka 416.000 personer i Københavns Byrets retskreds. Der er tale om områder, hvor der er en betydelig byudvikling, og man kan påregne, at antallet af borgere, som Københavns Byret betjener, vil stige betydeligt i de kommende år.
3 2. Resultater i 2012 Byretten søger løbende at indrette organisationen således, at der sikres en mest hensigtsmæssig og forsvarlig drift. Byrettens organisationsmodel åbner mulighed for at fremme kvaliteten i kraft af vidensdeling og specialisering i sektionerne og afdelingerne, samtidig med at modellen åbner mulighed for en hensigtsmæssig afvikling af såvel de meget store flerdommersager, som et meget betydeligt antal mindre sager, f.eks. bødesager. Organisationen er dynamisk, således at det løbende overvejes, om opgaverne ligger mest hensigtsmæssigt både i afdelinger/sektioner og afdelinger/sektioner imellem. I forlængelse af ombygninger af de fysiske rammer i 2012 og Lean-projekter i 2012 mv., er organisationen blevet justeret, og det forventes at fortsætte i 2013, hvor der skal gennemføres yderligere Lean-projekter og fokuseres mere på service og kvalitet. Organisationen fremgår af nedenstående diagram:
4 2.1. Produktivitet og aktivitet Danmarks Domstoles bestyrelse har vedtaget en række mål for domstolenes produktivitet og sagsbehandlingstider. Byretten fastsætter herudover en række interne mål om sagsbehandlingstider, produktion, produktivitet og sagsbeholdning inden for vores 4 kerneområder: straffe, civil, foged og skifte, hvor byretten kan sammenligne sig med øvrige byretter. Målet er samtidigt at styrke ejerskabet til mål og resultater ved Københavns Byret, hvilket sker ved udfærdigelse af interne månedlige statistikker. Straffesager Københavns Byret har i de forløbne år haft en markant stigning i produktiviteten, hvilket har reduceret antallet af verserende sager. Således var Københavns Byret på et tidspunkt i 2010 belastet af over 1.400 verserende domsmandssager, der nu er nedbragt til under 600 sager, idet det samtidigt bemærkes, at antallet af modtagne domsmandssager hvert år har været nogenlunde stabilt.
5 Antallet af modtagne straffesager har haft en stigende tendens i 2012. Uanset dette er det lykkedes at fastholde antallet af verserende sager på et lavt niveau. Det vil der forsat være fokus på i 2013. Civile sager For så vidt angår civile sager, er der en svagt faldende tendens i antallet af modtagne sager. Det er lykkedes at nedbringe antallet af verserende civile sager, og arbejdet hermed forsætter i 2013. Det er målet at nedbringe sagsbehandlingstiden, og dermed antallet af verserende sager, yderligere i løbet af 2013. Byretten modtager forsat mange tunge civile sager, som tidligere startede i landsretten. Der er tale om sager, hvor der skal bruges langt flere ressourcer og ofte langt flere retsdage end på gennemsnitlige civile sager. Antal modtagne tunge civile sager, som tidligere var 1. instanssager i Landsretten 2010 2011 2012 254 249 238 Ved tunge civile sager forstås sager, hvor sagsværdien overstiger 1 mio. d.kr,. eller hvor der er tale om en forvaltningssag. Fogedsager inklusive betalingspåkrav På fogedområdet er stigningen af antallet af modtagne sager stoppet og på det seneste afløst af et mindre fald. Fokus har i en længere periode været at nedbringe sagsbehandlingstiden og dermed antallet af verserende sager. Ved årsskiftet var antallet af verserende fogedsager reduceret til under 3.000, hvilket stort set svarer til niveauet i 2006. Antallet af verserende betalingspåkrav var ligeledes reduceret til under 3.000. Det går den rigtige vej, men vi er ikke i mål endnu, og fokus på hur-
6 tigere gennemførelse af sagerne vil forsætte i 2013. Det er i 2012 lykkedes at reduceret antallet af verserende sager til henholdsvis ca. 2.600 og ca. 2.200. Skiftesager På dødsboskifteområdet er antallet af modtagne sager nogenlunde konstant, og der er løbende arbejdet med at nedbringe antallet af verserende sager. Der er bl.a. indført øget brug af telefonmøder. Der arbejdes i 2013 på yderligere at nedbringe gennemløbstiden. 2.2. Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Københavns Byret arbejder løbende for at opfylde målene om korte sagsbehandlingstider. Det er lykkedes at nedbringe sagsbehandlingstiderne i en række sagstyper. Da byretten har afviklet et betydeligt antal verserende ældre sager, viser resultatet af den øgede produktivitet i relation til
7 sagsbehandlingstiderne sig først i 2013. For nogle sagstyper er det imidlertid vanskeligt - for ikke at sige umuligt - at leve op til korte gennemløbstider Fra politisk side er der fastsat en målsætning om, at alvorlige voldssager, voldtægtssager og våbenlovssager, hvor der nedlægges påstand om ubetinget frihedsstraf, skal behandles af domstolene inden 37 dage. Københavns Byret er helt enig i denne målsætning, men desværre må vi konstatere, at målopfyldelsen er alt for lille. For at opfylde målsætningen for de særlige voldssager skal en række faktorer være opfyldt. Bl.a. skal byretten, anklagemyndigheden og forsvarerne have tid i deres kalendere til at møde samtidig på et givet tidspunkt for afholdelse af hovedforhandlingen inden 37 dage. Byretten har i alle sagerne kunnet tilbyde tider inden for fristen på 37 dage, men desværre har der langt fra i alle situationer været et tidspunkt, hvor den forsvarer, der her været beskikket, har haft tid i sin kalender. Selvom hovedforhandlingen har kunnet berammes med alle aktørerne inden for 37 dage, sker det i en del tilfælde, at politiet ikke har kunnet forkynde tilsigelsen til retsmødet for den tiltalte og vidnerne. Hvis ikke tilsigelsen er forkyndt, og den pågældende som følge heraf ikke møder op, skal retsmødet ofte udsættes, og fristen på 37 dage springer. Selvom politiet har forkyndt tilsigelsen, sker det desværre også hyppigt, at den tiltalte, eller et af vidnerne, alligevel udebliver fra det berammede retsmøde, således at politiet skal anholde og fremstille den pågældende. Det er i den forbindelse ikke i en storby realistisk at forvente, at politiet kan køre ud og finde den pågældende i løbet af få timer, hvorfor sager også i den situation ofte udsættes og omberammes med deraf følgende længere sagsbehandlingstid. Endelig kan det være påkrævet at udsætte sager, hvis det ikke har været muligt for politiet at fremskaffe de fornødne erklæringer vedrørende f.eks. tekniske beviser og personlige oplysninger m.v. til brug for sagen. Det vil fortsat være af afgørende betydning, at der er fokus på løbende at forbedre opfyldelsen af de politisk opstillede målsætninger for sagsbehandlingstiden i både volds- og voldtægtssager. Særligt i relation til voldtægtssager er antallet heldigvis så beskedent, at udsættelsen af blot en enkelt sag eller 2 påvirker gennemsnittet markant. På de øvrige sagsområder arbejdes der også med at nedbringe sagsbehandlingstiden. For så vidt angår straffesager, er der indgået aftale med anklagemyndigheden om et fast antal anklagere, der kan berammes til uden forudgående aftale. Det frigør ressourcer til at forhåndsberamme større straffesager og nævningesager, hvilket gerne skulle kunne lette udfordringen med at finde plads i forsvarenes og anklagernes kalendere og i det hele taget fremme afviklingen af de store sager. For så vidt angår de civile sager, er der centralt nedsat forskellige arbejdsgrupper, der ser på, hvordan sagsbehandlingen kan effektiviseres. Vi deltager i dette arbejde, men forsøger også allerede
8 inden for de nuværende rammer at nedsætte sagsbehandlingstiden. Der er udarbejdet en vejledning i behandlingen af civile sager, som gerne skulle kunne nedsætte gennemløbstiden, og der er i 2013 planlagt et Lean-projekt på tværs af sektionerne om behandlingen af denne sagsgruppe. En faktor, der vil påvirke byrettens sagsbehandlingstider også i 2013, er det store antal tunge civile sager, der tidligere var 1. instanssager i landsretten, og som ved domstolsreformen blev henlagt til at starte i byretten ofte som 3-dommersager, der er meget ressourcetunge for byretten. Endelig kan der for visse sagstypers vedkommende være behov for at justere målsætningerne, idet målene i praksis har vist sig at være urealistiske på grund af forhold, retterne ikke er herre over, f.eks. forelæggelse for Retslægerådet eller Arbejdsskadestyrelsen, vanskelig forkyndelse m.m. Disse ofte meget langvarige sager påvirker den gennemsnitlige sagsbehandlingstid så meget, at den ikke længere er retvisende for det store flertal af sager. Nedenfor følger en gennemgang af målopfyldelsen i 2012 for sagsbehandlingstiderne inden for de 4 kerneområder: straffe, civile, foged og skifte. Straffesager Straffesager: Resultat 2012 Målsætning 2012 Gennemsnit alle byretter 2012 Nævningesager under 4 mdr. 37,5 % 60 % 44,4 % under 6 mdr. 68,8 % 80 % 80,7 % Domsmandssager under 3 mdr. 56,0 % 65 % 55,6 % under 6 mdr. 80,9 % 90 % 79,7 % Sager uden domsmænd under 2 mdr. 85,7 % 65 % 84,2 % under 6 mdr. 95,3 % 95 % 95,5 % Tilståelsessager under 2 mdr. 54,7 % 62 % 51,4 % under 6 mdr. 85,2 % 90 % 86,3 % Særlige voldssager under 37 dage 42,9 % 60 % 48,9 % under 2 mdr. 71,4 % 75 % 64,6 % Voldtægtssager under 37 dage 20,0 % 55 % 41,6 % under 2 mdr. 60,0 % 75 % 63,6 %
9 I 2012 modtog landets byretter til sammen 164 nævningesager. Heraf blev 31 af sagerne modtaget i Københavns Byret, hvilket svarer til ca. 18,9 % af alle modtagne nævningesager ved landets byretter. Det har været særdeles vanskeligt at afvikle en række meget store sager hurtigt, idet det dels ved berammelsen er vanskeligt at koordinere mødetidspunkter, der passer ind i forsvarernes kalendere, dels er der tale om sager, hvor hovedforhandlingen strækker sig over et betydeligt antal retsdage. Byretten har derfor iværksat en ordning, hvor der sker forhåndsberammelsen af større straffesager, herunder nævningesager. Ordningen indebærer blandt andet, at der sker berammelse af hovedforhandlingen på et tidligere tidspunkt, da berammelsen nu ofte sker inden, der foreligger et endeligt anklageskrift. Herved sikres plads i parternes kalendere. Denne ordning, som blev iværksat i 2012, har blandt andet været medvirkende til, at byretten i 2012 har forbedret sin målopfyldelse for nævningesager under 6 måneder fra 33,3 % i 2011 til 68,8 % i 2012. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid målt i dage er således faldet fra 279 dage i 2011 til 164 dage i 2012. Byretten forventer, at ordningen med forhåndsberammelse af større straffesager i 2013 vil nedbringe sagsbehandlingstiderne yderligere. For så vidt angår målopfyldelsen for domsmandssager, har byretten ligeledes forbedret sin målopfyldelse for domsmandssager under 6 måneder fra 74 % i 2011 til 80,9 % i 2012. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid målt i dage er således faldet fra 149 dage i 2011 til 128 dage i 2012. For sager uden domsmænd (bødesager) ligger resultat for 2012 over målsætningen for 2012. Dette flotte resultat kan tilskrives etablering af afdeling 80, sammenholdt med at endnu flere bødesager kan afgøres på skriftligt grundlag uden afholdelse af retsmøde. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid målt i dage udgjorde således 30 dage i 2012. For tilståelsessager har der ligeledes været tale om en forbedring af målopfyldelsen fra 2011 til 2012. For tilståelsessager under 6 måneder er resultatet for 2012 således på 85,2 %, hvilket svarer til gennemsnittet for alle byretter i landet og er tæt på målsætningen på 90 %. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er således faldet fra 136 dage til 92 dage. For så vidt angår særlige voldssager, hvor der fra politisk side er fastsat en målsætning om behandling inden 37 dage, henvises til bemærkningerne indledningsvis. Selv om målopfyldelsen fortsat er alt for lille, er resultatet for 2012 blevet forbedret fra 31,5 % i 2011 til 42,9 % i 2012. Voldssager under 2 måneder i 2012 på 71,4 % er således tæt på målsætningen på 75 %. Antallet af voldtægtssager er heldigvis beskedent, hvilket samtidigt medfører at den enkelte sags behandlinger giver betydelige udslag i resultatet for 2012. Afviklingen af disse sager er som for voldssager ofte påvirket af udefra kommende omstændigheder, der medfører, at sagerne ikke kan afsluttes inden 37 dage.
10 Civile sager Civile sager: Resultat 2012 Målsætning 2012 Gennemsnit alle byretter 2012 Tunge alm. sager ¹) under 15 mdr. 42,7 % 45 % 41,2 % under 18 mdr. 58,0 % 60 % 54,5 % Øvrige alm. sager under 12 mdr. 47,0 % 60 % 46,6 % under 15 mdr. 64,0 % 72 % 62,4 % Alle alm. sager 2 ) under 6 mdr. 60,3 % 70 % 64,0 % under 12 mdr. 79,9 % 85 % 81,8 % Forældreansvarssager under 6 mdr. 47,6 % 60 % 61,3 % under 8 mdr. 66,1 % 75 % 78,3 % 1) Ved tunge almindelige sager forstås sager, der er behandlet kollegialt, med en sagsværdi på mere end 1 mio. kr., eller rubriceret som forvaltningssag (det offentlige er part eller der er tale om en advokatnævnssag). 2) Ved alle almindelige civile sager forstås både sager med og uden hovedforhandling, herunder udeblivelsesdomme, forligte sager, henviste sager og afviste sager, ligesom alle sager med forhandlingsmaksime (almindelige sager, boligretssager og småsager) er inkluderede. Byretten afvikler i det store hele sagerne som landsgennemsnittet for alle byretter. Byretten bruger her ud over en del ressourcer på deltagelse i Børn- og Ungeudvalg i såvel hele Københavns Kommune som i Tårnby og Dragør kommuner. Endvidere er byretten meget aktiv i forsøget på at fremme afviklingen af civile sager ved retsmægling. Sager, der løses ved retsmægling, bliver løst hurtigere og ofte med mere tilfredse parter. Byretten har i forlængelse af en intern analyse iværksat et Lean-projekt vedrørende forberedelsen af civile sager. Selvom gennemløbstiden er reduceret i forhold til tidligere år, forventer vi, at vi kan finde modeller, der kan reducere gennemløbstiden yderligere, uden at det går ud over kvaliteten.
11 Fogedsager Fogedsager: Resultat 2012 Målsætning 2012 Gennemsnit alle byretter 2012 Alm. fogedsager under 2 mdr. 39,5 % 72 % 67,3 % under 4 mdr. 73,7 % 93 % 89,3 % Særlige fogedsager under 2 mdr. 65,4 % 80 % 79,3 % under 4 mdr. 91,3 % 97 % 95,1 % Betalingspåkrav under 2 mdr. 31,9 % 55 % 68,5 % under 4 mdr. 65,1 % 85 % 89,9 % Fogedretten gennemførte i 2011 et Lean-projekt, hvilket blandt andet har medført en forbedring af resultatet for 2012. Således er resultatet i 2012 for afviklingen af almindelige fogedsager under 4 måneder steget fra 66,7 % i 2011 til 73,7 %, særlige fogedsager under 4 måneder er steget fra 87,4 % i 2011 til 91,3 % og andelen af betalingspåkrav afviklet under 4 måneder er steget fra 53,1 % i 2011 til 65,1 % i 2012. Som følge heraf er de gennemsnitlige sagsbehandlingstider faldet fra 2011 til 2012. For betalingspåkrav er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid målt i dage faldet fra 204 dage i 2011 til 156 dage i 2012. Resultatet for 2012 er dog fortsat under målsætningen for 2012 og under gennemsnittet for byretterne på landsplan, men den positive udvikling fra 2011 til 2012 forventes at fortsætte i 2013, således at tallene for 2013 kan komme meget tæt på opfyldelse af målsætningen. Skiftesager Dødsboskiftesager: Resultat 2012 Målsætning 2012 Boudlæg under 2 mdr. 93 % 85 % Uskiftet bo under 2 mdr. 86 % 65 % Privat skifte (efterlevende ægtefælle) under 2 mdr. 77% 70 % Forenklet privat skifte under 3 mdr. 93% 85 %
12 Målsætningerne for behandlingen af dødsboskiftesagerne er i 2012 nået. Det er meget tilfredsstillende at det særlige fokus, der har været på også at komme i mål med de uskiftede boer, har båret frugt. 2.3. Faglig kvalitet Det er helt afgørende for tilliden til retssystemet, at kvaliteten af domstolenes ydelser fortsat ligger på et meget højt niveau, herunder bl.a. i forhold til den faglige kvalitet og den brugeroplevede kvalitet. De enkelte retter får i et vist omfang feedback vedrørende den faglige kvalitet i forbindelse med de løbende brugerundersøgelser, idet der i disse eksempelvis er spørgsmål om mødeledelsen, sprogbrugen og begrundelser i domme mv. Et vigtigt led i arbejdet er, at der gennemføres initiativer og projekter vedrørende kvaliteten. Neden for følger en beskrivelse af, hvilke kvalitetsprojekter og initiativer byretten har arbejdet med i blandt andet i 2012. Københavns Byret har på grund af sin størrelse et behov for også internt i organisationen at sikre, at der i sektionerne er en ensartet administrativ behandling af sagerne. Byrettens medarbejdere har udarbejdet manualer for behandlingen af de forskellige typer sager. Det er afgørende, at manualerne anvendes, og de skal derfor være let tilgængelige. Manualerne og vejledningerne er lagt ind på intranettet, således at de er let tilgængelige for medarbejderne. Der er for hvert område udpeget en ansvarlig for ajourføring og opdatering af manualerne og vejledningerne. Manualerne drøftes løbende på sektions- og afdelingsmøder, og i 2013 vil de manualer, der vedrører civile sager, blive gennemgået i forbindelse med gennemførelse af et Lean-projekt. Københavns Byret har ud over et omfattende bibliotek adgang til diverse elektroniske søgesystemer. Det sker ikke sjældent, at byretten får forelagt sager, hvor der ikke er en fastlagt praksis. Der er typisk tale om større sagskomplekser, hvor det er nødvendigt at fordele sagerne til flere dommere. I disse situationer udarbejdes der praksisoversigter. Denne vidensdeling muliggør en mere hensigtsmæssig og ensartet afvikling af sagerne. Praksisoversigterne lægges ligeledes på intranettet. For at sikre såvel vertikal som horisontal koordination og vidensudveksling mellem de forskellige sektioner, afdelinger og personalegrupper er både generelle og konkrete spørgsmål blevet drøftet på bl.a. månedlige dommermøder, møder mellem administrerende dommere og afdelingssledere, på afdelingsledermøder og på sektionsmøder. Referater fra en række af disse møder lægges på byrettens intranet, således at alle ansatte kan opdatere deres viden inden for de forskellige områder.
13 2.4. Brugeroplevet kvalitet Der er senest gennemført landsdækkende brugerundersøgelse i 2009, og der vil i 2013 blive gennemført en ny. Der er i 2012 blevet afholdt møder med de benificerede forsvarere, kriminalreporterforeningen, Københavns Politi, statsadvokaturen m.fl., hvor de forskellige gruppers oplevelser som brugere af byretten drøftes, og hvor man gensidigt kan komme med forslag og tiltag til forbedringer. Det er en glæde at konstatere, at der generelt er betydelig tilfredshed såvel med sagsforberedelsen som med afgørelsernes udformning. 2.5. Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Arbejdspladsvurdering (APV) 2012 Det er vigtigt at sikre arbejdsmiljøet, for bl.a. derved at opnå motivation, trivsel og gode resultater på en arbejdsplads. Københavns Byret gennemførte i 2012 en arbejdspladsvurdering. Byrettens arbejdsmiljøudvalg formåede på relativ kort tid - i rettens fire lokationer - at få iværksat handlingsplaner, så der hurtigst muligt blev fulgt op på de emner og forhold, medarbejderne gjorde opmærksom på i APV en. Byretten forsøger herudover løbende at løse alle sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer, der eventuelt måtte opstå. Det var således i 2012 alene to mindre arbejdsskader, der i øvrigt ikke medførte sygefravær. Projekt Socialt kapital Københavns Byret gennemførte i 2012 et projekt om Social kapital i byrettens fire retssektioner, hvor der er i alt ca. 90 medarbejdere. Social kapital er et forholdsvis nyt begreb i Danmark. I modsætning til human kapital, der handler om den enkelte medarbejders kompetencer, viden og trivsel, handler social kapital om hele virksomheden. Virksomhedens sociale kapital er således den egenskab, der sætter organisationens medlemmer i stand til i fællesskab at løse organisationens kerneopgaver. Der er altså fokus på kerneopgaven og samarbejdet om at levere og løse den bedst muligt. Virksomheder med høj social kapital har typisk et langt bedre arbejdsmiljø, højere kvalitet i arbejdet og et lavere sygefravær. Nøglebegreberne i social kapital er: Tillid, retfærdighed og samarbejdsevne.
14 Formålet med projektet er at styrke den sociale kapital i de fire retssektioner ved bl.a. at styrke samarbejdsevnen, tilliden og oplevelsen af retfærdighed. Det er bl.a. foregået ved, at ledere og medarbejdere via procesforløb på møder og seminarer har arbejdet med egen indsats og handleplan til at styrke samarbejdet og trivslen. Domstolsstyrelsen har fået lavet et spil, Debattle, som sætter Danmarks Domstoles værdier i spil. Byretten har fået så mange eksemplarer, at afdelinger og sektioner kan bruge spillet på temadage mv., hvilket også er sket. Værdierne bliver sat i spil i forskellige dagligdagssituationer, og det passer fint sammen med projektet om social kapital. De fysiske rammer På mange områder har de fysiske rammer i 2012-13 fået et løft. Særligt i byrettens bygninger i Hestemøllestræde 4 og 6 er der gennemført en stor ombygning, som har betydet en markant forbedring for medarbejderne i skifteretten, fogedretten, ret 80 og regnskabsafdelingen. Også i de øvrige bygninger er der sket - og vil der også i 2013 ske - forbedringer, og der er udarbejdet en plan for den rækkefølge, hvori lokalerne istandsættes. Trivsel i øvrigt Der er fortsat fokus på trivsel i afdelinger og sektioner. De enkelte afdelinger og sektioner drøfter på de månedlige afdelings-/sektionsmøder det psykiske arbejdsmiljø og tager evt. problemer op til behandling. Københavns Byret støtter endvidere i videst muligt omfang fælles sociale arrangementer (f.eks. sportsarrangementer, fester og Kunst- og Personaleforening), herunder faste arrangementer som temadage og julefrokost. Sygefravær Sygefraværet i Københavns Byret er nedbragt markant med de initiativer, der er taget siden slutningen af 2009. Sygefraværet er i 2012 faldet yderligere i forhold til 2011 (9,7 dage pr. medarbejder), og er selvom der har været enkelte langtidssyge endt på 8,5 dage pr. medarbejder. Gennemsnittet i Danmarks Domstole var i 2012 8,4 dage pr. medarbejder. For de medarbejdere, der midlertidigt bliver ramt af et stort sygefravær pga. alvorlig sygdom eller uheld, vil vi i endnu større grad fokusere på at hjælpe dem helt eller delvist på arbejde, så hurtigt som omstændighederne tillader det. Årsværksforbrug Det samlede årsværksforbrug var i 2012 195,3 årsværk, hvilket er en mindre stigning fra 2011, hvor det var 193,8 årsværk. Det skal dog tages i betragtning, at årsværksforbruget i 2010 var 206,4 årsværk. Årsværksforbruget fordeler sig på ca. 60 jurister, ca. 116 kontormedarbejdere, 8 elever, 2-
15 3 i job på særlige vilkår og 9-10 øvrige ansatte, som dækker over administrationschefen, ejendomsservicemedarbejdere og studenter. 2.6. Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Byretten har en stor opgave med at videregive informationer om, hvordan retssystemet i Danmark fungerer. Mange mennesker tror, at det danske retssystem virker som det, der beskrives i amerikanske film. Københavns Byret modtager dagligt gæster, ofte i form af besøg af skoleklasser og foreninger m.fl., der ønsker at overvære retsmøder. Der gennemføres i gennemsnit mindst en rundvisning om ugen i Københavns Byret. Det kan være for udenlandske besøgende, foreninger, skoleklasser m.fl. Vi modtager også delegationer fra en række udenlandske domstole. Vi har medvirket ved udarbejdelsen af undervisningsmateriale samt produceret en flot folder, der dels beskriver bygningen, dels beskriver byrettens arbejde. Vi regner med at lave klassesæt, der kan uddeles ved skolebesøg mv. Hvert år deltager byretten i Kulturnatten, hvor ca. 9.000 mennesker besøger os. Vi har lavet diverse plancher, der beskriver retssystemet og C.F. Hansens smukke Domhus. I 2012 har vi sammen med Københavns Politis kriminalpræventive afdeling indspillet en film, der viser et gaderøveri. Det er muligt at få lov at fungere som domsmand, idet tilhørerne via et særligt system kan stemme om straffens størrelse. Det er endvidere tanken, at filmen skal vises på diverse skoler for de ældste klasser. Vi har stillet dommerkræfter til rådighed for projektet og forventer i 2013 at kunne komme ud på et par skoler. Vi har endvidere en indgående information om bl.a. byrettens bygninger og opgaver på vores hjemmeside. Der er også en mere detaljeret orientering til forskellige grupper af brugere, herunder navne på medarbejdere, som journalister kan kontakte for yderligere information. Der udarbejdes løbende pressemeddelelser i forbindelse med afslutningen af større sager, ligesom der er etableret en pressekontaktdommerordning. På byrettens hjemmeside er kontaktinformationerne til 4 medarbejdere, der besvarer spørgsmål fra pressen. Medarbejderne fra byretten har daglig kontakt med repræsentanter fra medierne. Endelig er der på grund af en række sagers profilerede karakter meget ofte TV-transmissioner fra byretten.
16 3. Udviklingsaktiviteter i 2013 I en tid, hvor krav til effektivisering og besparelser er fremherskende, er det vigtigt at fremhæve, at Danmarks Domstole skal stå vagt om borgernes retssikkerhed. Brugerne af domstolene kan med rette forvente, at afgørelser ved domstolene er af højeste kvalitet. Det følger heraf, at en effektivisering ikke kan ske på bekostning af kvaliteten af rettens afgørelser. Domstolenes kerneydelser skal derimod fortsat styrkes og understøttes mest muligt. I 2013 vil Københavns Byret særligt have fokus på korte sagsbehandlingstider, mere ensartethed i opgaveløsningen og øget fokus på servicekvalitet. Følgende udviklingsaktiviteter er planlagt for 2013: Københavns Byret har på de fleste sagsområder manualer og vejledninger, der beskriver, hvordan sagsbehandlingen skal foregår. Manualerne drøftes løbende på sektionsmøder, og i 2013 vil de manualer, der vedrører civile sager, blive gennemgået og evt. ajourført i forbindelse med udarbejdelsen af et Lean-projekt. Københavns Byret har i 2012 taget hul på et større projekt vedrørende servicekvalitet. Dette arbejde vil fortsætte i 2013. Det er tanken, at byretten i foråret 2013 vil finde modeller, der dels kan øge serviceniveauet for personer, der kommer som parter, vidner mv. i byretten, dels bruge initiativerne til at afsøge modeller for at øge oplevelsen af sikkerhed i byrettens lokaler. I 2012 iværksatte Københavns Byret ligeledes et lean-projekt vedrørende behandlingen af straffesager. Dette projekt forventes færdiggjort i 2013 og forslag til en effektivisering af sagsbehandlingen af straffesager vil blive implementeret. Der er endvidere i starten af 2013 igangsat et Leanprojekt om hurtigere behandling af civile sager, der udspringer af et analysearbejde, som er foretaget af medarbejdere i byretten. Der vil blive sat særlig fokus på at nedsætte forberedelsestiden ved retten. Endelig er gruppen der forestår behandlingen af småsager blevet bedt om at overveje fordele og ulemper ved en central forberedelse af småsagerne ved byretten. Byretten vil i 2013 fortsat løbende holde møder med byrettens Stævningsmandstjeneste og Københavns Politis Eftersøgningsafdeling med henblik på at forbedre forkyndelsesprocedurerne. Københavns Byret har stillet og stiller med betydelige personaleressourcer i forbindelse med test af diverse it-systemer. Der vil i fornødent omfang blive etableret undervisning i byrettens egen lille skole i forbindelse indførelsen af nye it-systemer i 2013.
17 Der vil i 2013 blive etableret trådløst netværk i Københavns Byret, som vil blive tilbudt til advokater og anklagere, når de møder i retten. Med Finansudvalgets godkendelse i 2012 af det såkaldte Video3-projekt ser Københavns Byret frem til inden for et par år at kunne gøre brug af videokonference under retsmøder. Etablering af videokonferenceudstyr i Københavns Byret forventes påbegyndt i 2013. Med Video3 etableres 5 såkaldte retssalsløsninger og lytterum i byretten. Muligheden for afholdelse af videokonference vurderes som værdifuld og ressourcebesparende ikke mindst i form af sparet kørsel for politiet med arrestanter til afhøring. Også når det gælder afhøring af vidner vil videoudstyret give fordele, ligesom der også kan være sikkerhedsmæssige fordele forbundet med videoafhøring. Det er planen, at alle fristforlængelsessager fra 2015 gennemføres som videokonferencer. Dommeren vil dog stadig kunne forlange personligt fremmøde i retten, hvis han eller hun vurderer, at der er behov herfor. Københavns Byret har årligt ca. 6.000 fristforlængelsessager. Københavns Byret har pr. 1. april 2013 ændret sine åbningstider, således at åbningstiden for ekspedition- og telefonbetjening nu er fælles for alle byretter i landet. Der berammes som hidtil. Byrettens medarbejdere vil fortsætte med at deltage i en række arbejdsgrupper, der er nedsat med repræsentanter fra rettens brugere, herunder med anklagemyndigheden og advokaterne, for at sikre en mere ensartet og hurtigere behandling af sagerne, herunder navnlig straffesager og civile sager. Byretten har i 2013 fået nyt telefonsystem ip-telefoni. I den forbindelse blev faxen i byretten afskaffet. Der vil også i 2013 blive afholdt møder med de beneficerede forsvarere, kriminalreporterforeningen, Københavns Politi, statsadvokaturen m.fl., hvor vi drøfter de forskellige gruppers oplevelser som brugere af byretten, og hvor forslag og tiltag til forbedringer drøftes. Møderne afholdes løbende og er et led i bestræbelserne på at imødekomme brugerne, hvor det er muligt. Vi er glade for bl.a. på denne måde at give mange mennesker et mere indgående indblik i, hvordan retssystemet virker. Dette er utvivlsomt medvirkende til at sikre en høj tillid til domstolenes arbejde. Endelig vil der i 2013 blive gennemført en brugerundersøgelse i byretten, som led i en landsdækkende brugerundersøgelse af domstolene. I afdelingerne er der fokus på, at den enkelte medarbejder har de færdigheder, der er nødvendige, for at vedkommende kan udføre sit arbejde korrekt. De medarbejdere, der ikke har deltaget i
18 alle relevante kurser, sørger for at blive tilmeldt disse kurser, og afdelingslederne sørger for gennem MUS at få afklaret, hvilke kompetencer de enkelte medarbejdere mangler, og hvordan disse kan opnås. Fokus på sygefraværet vil blive fastholdt i de kommende år, og den hurtige opfølgning på medarbejderes for store sygefravær vil fortsætte. Herunder vil indsatsen mod korttidsfravær blive prioriteret yderligere.