Ordinær generalforsamling i Dansk ICYE 2013 Lørdag den 6. april 2013 1. Åbning af generalforsamlingen Valg af dirigent: Line Valg af referent: Mette Valg af redaktionsudvalg: Sedsel og Mette Valg af stemmetællere: Mikkel og Catrine Der var ingen bemærkninger til sidste års referat til GF Dagsordenen blev godkendt 2. Præsentation af deltagere Tilstede: 16 personer 3. Beretninger fra lokalforeningerne 3. 1 Pil beretter fra LF Hovedstaden Pil er formand, Susan er næstformand og Mikkel er kasserer Sidste år gik budgettet i nul (måske lidt i underskud). Der var 13 arrangementer i 2012 og foreningen har derfor modtaget et stort tilskud til 2013 Foreningen fokuserer på at få afholdt nogle samfundsengagerende arrangementer Der er masser af kræfter i Hovedstaden og der har været stor succes og opbakning både omkring infomøder og arrangementer 3.2 Mette beretter for Jørgen fra LF Syddanmark Bestyrelsen består af Jørgen Hansen, Torsten Ringgaard, Zazil Rodriguez og Camilla Schøning. Sandie Nielsen er suppleant Informationsmøderne kører rigtig godt. De mangler dog tidligere volontører der kan fortælle noget om Afrika Der er kommet flere unge medlemmer i lokalforeningsbestyrelsen
Der er mange volontører og værtsfamilier, så meget af lokalforeningsarbejdet har fokus på disse grupper 3.3 Mette beretter for Vivi fra LF Sjælland Vivi er fortsat formand i LF Sjælland I 2013 planlægger lokalforeningen følgende aktiviteter: - Infomøder - Fastelavn - Rejse rundt på Sjælland og tage ud på gymnasierne - Påskefrokost med hovedstaden + bondegårdsbesøg med somalisk forening eller lign. - Baptistspejdernes generalforsamling - Tur til Nødebo - Julebagedag + spisning 3.4 Isa beretter fra LF Midtjylland Midtjylland har fået ny bestyrelse: Simon er formand, Naja er kasserer og derudover er der 4 menige medlemmer Fokus fremover vil være at få afholdt arrangementer oftere, så medlemmerne føler større tilhørsforhold Der var 9 arrangementer i 2012 Foreningen havde ca. 4000kr ved udgangen af 2012 som overførtes til budgettet for 2013 3.5 Mikkel beretter fra LF Nordjylland Info fra bestyrelsen: Der er lavet nyt diasshow og talepapir til brug ved informationsmøder 4. Formandens og kassererens beretning 4.1 Uffe præsenterer kassererens beretning for Lauge
Workcamp-programmet er lukket Vi budgetterer med 600 medlemmer. Kurven for antal medlemmer begynder at flade ud ved 600 stk. og vi forventer derfor ikke at få 700 medlemmer. Vi går efter kvalitet frem for kvantitet I dette år har vi haft et overskud på ca. 180.000kr dette er et mindre overskud end sidste år Der bliver givet flere penge til lokalforeningerne Vi budgetterer med et lille overskud (80.000kr) 4.2 Michael præsenterer formandsberetning Vi har en positiv men stagnerende medlemskurve. Vi går efter kvalitet frem for kvantitet Vi sendte 28 personer på ICYE-programmet i 2012 Vi sendte 61 personer på STEPS-programmer Vi er landets største EVS-organisation Bestyrelsen har besluttet at lukke Workcamp-programmet bl.a. fordi alt for få rejser ud med dette program og fordi det ikke giver noget overskud MENA-projektet: Det har været en lang proces og der er mange udfordringer. Det er dog en stor succes at vi nu har modtaget Farah fra Libanon Der er altid stor udskiftning af de frivillige i en organisation som vores. Det er dog positivt at denne udskiftning bliver mindre og mindre Vores lejre bliver bedre og bedre 5. Præsentation af resolutionsmodel Bestyrelsen har besluttet at hele organisationen skal være med til at udforme bestyrelsens arbejdsprogram for det kommende år. Dette foregår vha. resolutionsforslag Når man nedskriver en resolution, tager man udgangspunkt i et problem. Man beskriver problemet og forklarer hvad løsningen kunne være. Hvis resolutionen bliver vedtaget som en del af bestyrelsens arbejdsprogram, bestemmer bestyrelsen selv hvordan opgaven bliver løst
6. Udvalgsberetninger 6.1 Maria Bollerup fortæller om KG Marie Bollerup er den nye koordinator i KG og de har fået en del nye medlemmer KG har fået en ny struktur. De har valgt at inddele deres udvalg i forskellige grupper: Karen B står for kontaktpersontræning; Bitten står for KPere; Stine står for KPere; Karen og Maria står for projekter; Irene og Juhl står for højskoler Den nye struktur har allerede lettet arbejdsbyrden i udvalget Det går generelt godt med vores exchangees. De problemer der har været er hurtigt blevet løst Lejrene er gået godt. Sommerlejren var dog alt for dårligt planlagt der manglede frivillige og en bedre planlægning fra bestyrelsens side KG har nu en hel gruppe af KPere og kan derfor matche KPere til den enkelte exchangee Arbejdsprogram for 2013: - KG vil gerne have flere medlemmer og helst flere jyder og fynboer - Sommerlejren skal være planlagt bedre i år - Diverse praktiske ting (ex. oprydning i dropbox) 6.2 Pil fortæller om rejseholdet Mikkel og Susan er nye medlemmer i rejseholdet Der har været stor udvikling i rejseholdet og deres programmer på lejrene er blevet langt bedre Der har æret stort fokus på at kontakte udsendte volontører under deres ophold. Dette giver oftest positiv respons Der er lavet en fast skabelon til afholdelse af forberedelse og hjemkomst. Dette giver større sikkerhed og større overskud til at eksperimentere med nye sessions Arbejdsprogram for 2013: - De ønsker sig at der kommer folk udefra til at hjælpe med forskellige sessions - De har et mål om at 80% af alle udrejste kommer på hjemkomst - Der skal skabes bedre sammenhæng mellem forberedelse og hjemkomst
- Flere medlemmer i rejseholdet - Flere af rejseholdets medlemmer skal på kurser og deres nye viden skal udnyttes bedre 6.3 Mikkel og Isa fortæller om PR Der er ikke officielt noget PR udvalg i øjeblikket og de sidder ikke med nogen opgaver Gruppen har nogle film liggende som mangler at blive klippet færdig og komme på YouTube PR udvalget har ikke nogen specifikke opgaver de skal tage sig af. Vi diskuterer hvorvidt det er vigtigt at PR får specifikke opgaver fremover o Måske kan de andre udvalg blive PR-gruppens arbejdsgivere? Dette kunne sikre at PR kommer til at lave det der er allermest relevant for organisationen 6.4 Tove fortæller om værtsfamiliegruppen Der er i øjeblikket 15 exchangees der bor i værtsfamilier. Resten af vores exchangees er på efterskoler Det går generelt godt med alle værtsfamilierne Det går ikke så godt med værtsfamilietræf på lejrene. De er dårligt besøgt og flere gange har lejrene været arrangeret på en måde, så det ikke har været muligt at afholde værtsfamilietræf Der mangler værtsfamilier det gør det hvert år Det er vigtigt at vi får reklameret for værtsfamilier ved infomøderne Der er kun Tove og Lene i udvalget. De har talt med to potentielle nye medlemmer i år, men ingen af dem duede Arbejdsprogram for 2013 - Der skal findes flere værtsfamilier (i samarbejde med resten af organisationen) - Værtsfamilierne skal godkendes, besøges og kontaktes løbende 7. Opstilling af kandidater til bestyrelsen Line stiller op til formand Lauge stiller op til næstformand
Karen B stiller op til kasserer Mikkel stiller op til menigt bestyrelsesmedlem Vivi stiller op til menigt bestyrelsesmedlem Sedsel stiller op til menigt bestyrelsesmedlem Tue stiller op til menigt bestyrelsesmedlem 9. Prioritering af resolutionsforslag Herunder ses hvordan afstemningen af resolutionsforslag endte: Resolutionsforslag Finde alternative måder at finde nye værtsfamilier. Dette kan f.eks. gøres ved at finde flere projekter som selv er ansvarlige for at finde en værtsfamilie. Fokus på at efterskoler ikke bruges som nødløsning i forhold til manglende værtsfamilier At arbejde for tiltag som sætter fokus på at få volontører der har rejst med Dansk ICYE til at fortsætte som frivillige efter deres ophold At skabe bedre og mere strukturerede rammer for køkkenholdets arbejde på lejrene, for at sikre at frivillige på lejr, kan deltage på deres primære aktiviteter, samt at der er hænder nok i køkkenet En procedure for hvordan man introducerer nye frivillige i Dansk ICYE generelt og i udvalgene (med henblik på formalia, procedurer, udvalgsopgaver mm.). Dette kunne f.eks. løses ved hjælp af opdaterede hvidbøger, introduktions-pjecer, program for nye frivillige etc. Herunder lægges forslaget med ordbogen At arbejde på at forbedre den interne evaluering i Dansk ICYE navnlig i forbindelse med lejrene. Evalueringerne skal gøres mere målrettede, overskuelige og anvendelige Bestyrelsen skal sætte gang i en proces, hvor de forskellige udvalg finder ud af, hvad de kan bruge et PR-udvalg til. Dette kan danne grobund for, at man kan fastlægge, hvad et eventuelt PR-udvalg skal beskæftige sig med Prioritering 1 (65) 2 (83) 3 (87) 4 (92) 5 (102) 6 (114)
At Dansk ICYE s 40-års fødselsdag i 2014 bliver markeret på behørig vis gennem 7 (116) året. Året skal genfortælle Dansk ICYE s historie og udvikling siden grundlæggelsen i 1974, så vi selv bliver klogere på, hvor vi som organisation kommer fra, hvor vi er i dag, og give os inspiration til, hvor vi gerne vil hen. Anledningen kan både være et omdrejningspunkt for interne arrangementer i Dansk ICYE samt markere os overfor omverdenen. Som enhver god fødselsdag skal det selvfølgelig også markeres med en fest At arbejde for at videreudvikle MENA gruppens arbejde 8 (124) Der skal sættes fokus på arbejdet med udbredelsen af ICYEs programmer på 9 (128) ungdomsuddannelser og i højere grad bruge tidligere rejsende til at dele deres beretninger At foretage en kompetence afklaring således at alle coworkers ved hvilke 10 (130) ressourcer vi har og kan bruge i forbindelse med vores lejre, eller andre arrangementer vi vil arrangere. Det kan enten være i form af en coworkerhåndbog eller interesseprofil? At lave en undersøgelse af, hvordan kontakten er mellem vores værtsfamilier og 11 (134) forskellige repræsentanter i Dansk ICYE. På baggrund heraf skal det overvejes, hvorvidt vi kan forbedre kommunikationen med værtsfamilierne Bestyrelsen skal arbejde for at ICYE fremstår mere professionelt udadtil i 12 (135) kommunikationen. Herunder at alle coworkere tilbydes ICYE mail-adresser Bestyrelsen skal arbejde for at skabe bedre rammer for at finde løsning ift. 13 (146) indkvartering af udenlandske volontører i forbindelse med afhentning i lufthavn, skift af familier og lign. 10. Afstemninger Vedtagelse af arbejdsprogram Vedtagelse af budget for kommende regnskabsår Valg af formand (Line)
Valg af kasserer (Karen Bosworth) Valg af næstformand (Lauge) Valg af 5 medlemmer til bestyrelsen (etårig periode) - Vivi, Tue, Mikkel og Sedsel stemmer op som mening medlemmer af bestyrelsen Valg af revisor