Notat Afdeling/enhed Økonomi-afdelingen og Personale, Vejle Oprettelsesdato 9-august-2016 Udarbejdet af Jemo Journalnummer Dokumentnavn Budgetvejledning Dokumentnummer 1. Budgetvejledning (Budget 2017-2020) Budgetlægningen tager sit afsæt i Budgetprincipper 2017-2020, som er godkendt af direktionen. Budgetprincipperne fastlægger den overordnede ramme for tildeling af ressourcer til institutionens hovedområder, fastlægger dispositionsretten indenfor hovedområderne, samt beskriver strategiske indsatsområder. Denne budgetvejledning er en beskrivelse af hvorledes budgetprincipperne praktisk udmøntes og de praktiske detaljer omkring arbejdet med udarbejdelse af budget 2017-2020. Organisation side 1/9
Organisationen er delt op i 6 hovedområder jf. organisationsplanen: (Ledet af 4 vicedirektører, 1 F&U Chef samt stabschefer under direktionen) Pædagogiske og Samfundsfaglige Uddannelser Sundhedsuddannelserne Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler Forskning og Udvikling Tværgående uddannelsesudvikling Fælles Ledelse, administration og bygningsdrift (incl. puljer og strategisk F&U) De enkelte hovedområder er ansvarlige for at levere et budget, som samlet lever op til UCLs overskudskrav, men kan således disponere inden for hovedområdets ramme. Prophix Prophix er det IT-system, som UCL har valgt at anvende til budgetlægningen. Systemet er i hovedtræk bygget op af en række indtastnings-templates: STÅ-prognose Øvrige driftsindtægter Internt timekøb Lønbudget Driftsomkostninger Sammen med bagvedliggende parametre og beregninger, samles budgettet i følgende overblik (eksempel fra Budget 2015): 1. halvår 2015 2. halvår 2015 2015 2016 2017 2018 Budget Budget Budget Budget Budget Budget Taxameterindtægter 232.614.688 215.800.280 448.414.968 435.996.333 423.928.631 419.632.404 Øvrige indtægter 62.152.199 64.191.013 126.343.212 127.948.222 133.353.716 123.229.519 Om sætning i alt 294.766.887 279.991.293 574.758.180 563.944.555 557.282.347 542.861.923 Intern salg timer 33.152.372 33.074.441 66.226.813 59.320.246 57.254.371 48.561.245 Intern køb timer -33.152.372-33.074.441-66.226.813-59.320.246-57.254.371-48.561.245 Personaleomkostninger -185.570.290-182.562.631-368.132.921-359.897.235-351.577.755-351.322.777 Driftsomkostninger -92.717.682-88.130.531-180.848.214-179.620.951-170.726.507-159.316.676 Andel Fællesomk. VD område 1 1 1-1 Resultat før afskrivninger 16.478.915 9.298.132 25.777.047 24.426.368 34.978.085 32.222.470 Afskrivninger -5.130.516-5.130.516-10.261.031-13.069.822-16.271.013-15.524.265 Resultat før renter 11.348.399 4.167.616 15.516.016 11.356.546 18.707.072 16.698.205 Renteindtægter 450.000 450.000 900.000 600.000 500.000 Renteudgifter -2.254.581-2.254.581-4.509.161-6.085.200-9.579.523-9.147.067 Periodens resultat 9.543.819 2.363.036 11.906.855 5.871.346 9.627.549 7.551.138 Indtastnings-templates skubbes fra Økonomiafdelingen via et workflow ud til de relevante budgetansvarlige, hvorefter indtastning foretages af henholdsvis Økonomiafdelingen og de enkelte ansvarsområder i henhold til budgetprincipper og dispositionsretten. side 2/9
Hvert enkelt element er beskrevet nærmere i denne vejledning. Økonomiafdelingen administrere systemet, og henvendelse vedrørende systemet kan således rettes hertil. Dimensioner Der opereres med følgende dimensioner i økonomi- og budgetsystemer. 1. Tid Budgettet udarbejdes for 2017 samt overslagsårene 2018-2020 (skal følge kalenderåret). Det er derfor vigtigt at alle budget-elementer opgøres for en 4-årig periode. 2. Finanskonto Finanskontoen angiver forskellige arter af indtægter og omkostninger, jf. kontoplanen i Navision. 3. Ansvar Ansvarsnummeret angiver de enkelte afdelinger og er grundstrukturen jf. ovenstående organisation. Der budgetteres på alle de ansvarsnumre, som forventes anvendt i de kommende regnskabsår. 4. Formål I budgettet anvendes formålsnummeret kun i STÅ prognoserne og på KomU. 5. Projektnummer Som hovedregel budgetteres på projektnummer ved reelle projekter, f.eks. F&U midler fra ministeriet, eksternt finansierede projekter, anvendelse af puljer, strategiske aktiviteter på tværs af organisationen eller ved særlige ønsker til opfølgning på specifikke aktiviteter. 6. Medarbejdernummer I budgettet anvendes medarbejdernummeret ikke. I indtastnings-templates i Prophix kan relevante dimensioner vælges øverst på siden. OBS: Der skal være valgt noget i alle dimensioner (enten en værdi eller UDEN ), hvis der vælges dimensioner som summere ( all e.l.), så vil det ikke være muligt at indtaste. Kontaktpersoner i Økonomiafdelingen Pædagogiske og Samfundsfaglige Uddannelser Hanne Due Sundhedsuddannelserne Jesper Mogensen Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler Forskning og Udvikling Tværgående uddannelsesudvikling Fælles Ledelse, administration og bygningsdrift Else Hein Karin Nielsen Jesper Mogensen Christina Kalmar Dyrnits side 3/9
2. Budget elementer 1. Indtægter I henhold til budgetprincipperne allokeres UCLs indtægter jævnfør modellen skitseret i bilag 1. De 6 hovedområder i UCL tildeles en ramme udstukket af direktionen, mens øvrige omsætning tilfalder det område, det vedrører direkte. Opgørelsen af de enkelte indtægtstyper fremgår herunder: Taxameterindtægter Taxameterindtægter beregnes i templaten: STÅ Prognose I budgettet anvendes takster og faste ikke aktivitetsafhængige tilskud fra Finanslovsforslag 2017, som i år er udsat til at blive offentliggjort i slutningen af august 2016 I finanslovsforslaget fremgår endvidere forventninger til takstudviklingen, pris- og lønudvikling, samt eventuelle reduktioner. Indtil finanslovsforslaget foreligger anvendes takster mv. fra budget 2016-2019 De samlede taxameterindtægterne udgør: 1. Undervisningstaxameter Grunduddannelsernes aktivitet opgøres som henholdsvis teori STÅ, praktik STÅ, færdiggørelse STÅ. Åben uddannelses aktivitet opgøres kun som teori STÅ STÅ Prognosen udarbejdes i Prophix for den enkelte uddannelse pr. halvår for hvert semester. Parametre lægges ind bagved systemet, så som teori-/praktikandel pr. semester og taxametertakster jf. finanslovsforslag og kodebrev fra ministeriet Studieadministrationen leverer tal med igangværende studerende pr. 1/9 2016, som er grundlaget for indtægter i 2017. Uddannelserne leverer tal for nyoptag samt reguleringsfaktor og verificerer den samlede STÅ Prognose, når de samlede STÅ tal og taxameter kroner er beregnet i templaten. Udviklingsstuderende, som får et internationaliseringstilskud, er også et taxametertilskud. Det skal imidlertid budgetteres i templaten Øvrige Indtægter, selvom det medregnes som taxameterindtægter. 2. Bygningstaxameter Bygningstaxameteret beregnes ud fra uddannelsernes teori STÅ et år tidligere. Økonomiafdelingen indtaster teori STÅ 2016 i STÅ Prognosen, som herefter er sat til automatisk at beregne bygningstaxameter samtidig med teoritaxameter. Derudover er der et samlet bygningstaxameter-beløb til CFU, som fastlægges i finansloven. Økonomiafdelingen taster dette beløb i Prophix. 3. Institutionstilskud Institutionstilskuddet er et samlet beløb, som fastlægges i finansloven. Økonomiafdelingen lægger dette beløb i Prophix side 4/9
4. KomU tilskud CFU tilskuddet er et samlet beløb, som fastlægges i finansloven. SD tilskuddet er et samlet beløb, som fastlægges i finansloven. Økonomiafdelingen lægger dette beløb i Prophix. 5. Tilskud til forsknings og udvikling Tilskud til forsknings og udvikling er et samlet beløb, som fastlægges i finansloven. Der er krav om, at midlerne skal anvendes til F&U aktiviteter under Frascati definitionen. Økonomiafdelingen lægger dette beløb i Prophix. Tildeling af ressourcer til de 6 hovedområder Hvert budgetområde tildeles ressourcer ud fra budgetprincipperne og af direktionen fastlagte rammer: Grunduddannelserne samt KomU tildeles en andel af de aktivitetsafhængige ressourcer, samt en andel af de øremærkede tilskud til forskning og udvikling, samt puljer. F&U tildeles en andel af de øremærkede tilskud til forskning og udvikling, samt puljer. Tværgående uddannelsesudvikling tildeles en fast ramme for hvert år i budgetperioden, samt en andel af puljer. Ledelse, administration og bygningsdrift tildeles en fast ramme for hvert år i budgetperioden. Tildelingen beregnes ud fra modellen beskrevet i Budgetprincipper 2017-2020 og godkendes af direktionen, hvorefter Økonomiafdelingen registrere tildelingen i Prophix. Øvrige indtægter Øvrige indtægter indtastes i templaten Øvrige indtægter og kan bl.a. indeholde: 1. Eksternt finansierede projekter Der budgetteres med ressourcer til specifikke projekter finansieret af eksterne parter. 2. Kursus- og konsulentvirksomhed Der budgetteres med deltagerbetaling samt honorar til eller salg af medarbejdere til konsulentopgaver uden for UCL 3. Øvrige indtægter Alle forventede indtægter medtages i budgettet, det kan udover ovenstående være SPS-indtægter, salg af kopikort mv., huslejeindtægter osv. side 5/9
2. Internt køb og salg af timer Medarbejdere i UCL kan varetage opgaver på tværs af organisationen, og her er der brug for at kunne dele lønomkostninger mellem det ansvar, hvor medarbejderen er ansat og får sin løn udbetalt og det ansvar, hvor opgaven/aktiviteten er tilknyttet. I Budgetprincipperne er der vedtaget følgende overordnede model for dette: 1. Køb/salg < 25 % af et årsværk: der afregnes med 375 kr. pr. time 2. Køb/salg > 25 % af et årsværk: der indgås kombinationsaftale som afregnes til kostpris 3. Køb/salg =100 %, af et årsværk: der sker en overflytning af medarbejderen til køber For budgetlægningen betyder dette, at punkt 1 og 2 budgetteres som internt køb og salg af timer (beskrevet herunder), mens punkt 3 budgetteres i lønbudgettet. Internt timekøb og timesalg indtastes i templaten internt timekøb Økonomiafdelingen lægger timesatser ind bagved systemet, svarende til 375 kr. pr. time for undervisere og 250 kr. pr. time for teknisk- og administrativt personale (TAP) Køber lægger det antal timer ind, som det er aftalt med sælger, at man kan købe i budgetperioden incl. overslagsår (pr. kategori, underviser eller TAP). Prophix omregner til kroner, hvorefter beløbet fremgår som internt køb hos køber og internt salg hos sælger. Budgettet som sådan, er ikke en bindende aftale om køb/salg af en eller flere medarbejder og budgetteres heller ikke med dimensionen medarbejdernummer. Køber og sælger vil typisk løbende lave bindende aftaler for et semester af gangen. 3. omkostninger Personaleomkostninger Personaleomkostninger beregnes i templaten Lønbudget, som indeholder følgende elementer: 1. Fastansatte medarbejdere Økonomi og Personale sørger for en lønfremskrivning med baggrund i august måned 2016 pr. fastansat medarbejder. Faste løndele vedrørende løn og pension medtages i fremskrivningen. Der anvendes en ansættelsesgrad pr. medarbejder og der medtages adjunkt- og kombinationsansatte, jf. princippet under punkt 2 Internt køb og salg af timer. Der er indlagt en automatisk lønregulering i april 2017 på 2,5%. Når lønfremskrivningen er udført, laver Lønafdelingen en korrektionsliste pr. ansvar med de forhold, som de har kenskab til vil ændre sig pr. medarbejder i budgetårene i forhold til august 2015. Det kan være korrektioner til eksisterende medarbejderes side 6/9
løndele, ansættelsesgrad osv. eller det kan være nye medarbejdere (både navngivne eller ej navngivne, altså NN er), som tilføjes, flyttes eller ophører. Herefter får ansvarsområderne korrektionslisten for eget ansvar, og kan korrigere yderligere, så lønbudgettet kommer til at stemme overens med det forventede antal medarbejder-ressourcer og sammensætningen heraf. Afslutningsvis indtastes den samlede korrektionsliste i Prophix. 2. Timelønnede I lønbudgettet indarbejdes sammen med de fastansatte, medarbejdertyperne: Censor Timelærer Gæstelærer Studenter-medhjælpere Disse indtastes med et samlet beløb pr. medarbejdertype, sammen med ændringerne til de fastansatte. 3. Ny løn Hovedområderne skal selv sikre at få afsat ressourcer til ny løn. Det indtastes med et samlet beløb under typen ny løn overslagsår. 4. Resultatløn Der indregnes resultatløn til ledelsesniveau 1, 2 og 3 ud fra de seneste resultatlønskontrakter (= år 2016). Økonomiafdelingen beregner og indtaster beløbet i Lønbudgettet under typen resultatløn i december måned. Samme beløb i alle budgetår. Ud over ovennævnte elementer fra lønbudgettet indgår punkterne A&B også i de samlede Personaleomkostninger. Disse budgetteres imidlertid i templaten driftsomkostninger, selvom de medregnes som Personaleomkostninger: A. Refusion lånt eller udlånt personale Skal kun indeholde kombinationsansatte og Ph.d er, som finansieres i samarbejde med eksterne parter. Både hvor UCL modtager finansiering til UCL medarbejdere (konto 188820), og hvor UCL finansierer eksterne medarbejdere (konto 182820). De enkelte ansvarsområder skal sørge for budgetteringen. B. Sociale ydelser (AUB, AES og flexjobbidrag) Ved lønfremskrivningen via SLS anvendes årsværk pr. ansvar, og bidragene beregnes ved at gange med de aktuelle satser. Økonomiafdelingen beregner og indtaster i Prophix. Driftsomkostninger Der budgetteres med alle relevante driftsomkostninger (transport, forplejning, tjenesteydelser, SPS, praktikomkostninger, materialer, mv.). Omkostningerne skal budgetteres i de perioder de vedrører. Templaten indeholder realiserede tal for 2016 på alle finanskonti. Budgetteringen indtastes på et udvalg af finanskonti, men skal indeholde alle forventede omkostninger. side 7/9
Investeringsbudget / afskrivninger Anlægsaktiver defineres som investeringer over 50.000 kr. til vedvarende eje og brug, og skal afskrives over anlæggets levetid. Det ønskes at opprioritere investeringsbudgettet, og have særlig fokus på dette. Et Regneark udsendes til alle ansvarsområder, som udfylder med nye anlæg i hele budget-perioden indeholdende forventet pris og anskaffelsestidspunkt. Økonomiafdelingen beregner afskrivninger på allerede eksisterende anlæg samt de nye anlæg i henhold til regnearkene, og indtaster de samlede afskrivninger i Prophix. Renter Renter budgetteres ud fra nuværende lånesituation og forventning om finansieringsbehov og renteudvikling. Er kun relevant for bygningsdrift, samt Økonomi og Personale. 4. Strategiske indsatsområder Overskudskrav Grunduddannelserne samt KomU skal budgettere med x.xx % i overskud af omsætningen (dog uden praktikrefusion) pr. vicedirektør-område. Det vil sige, at det enkelte ansvar godt kan variere herfra. F&U, Tværgående uddannelsesudvikling og Ledelse, administration og bygningsdrift skal budgettere med x.xx % i overskud Der er ikke længere krav om opsparing til campusløsning F&U Tilskud til F&U er opdelt i 3 indsatsområder: Forskning og udvikling (under F&U chef) Er organiseret i videnscentre og skal budgettere på disse inkl. eksternt finansierede projekter ud fra ovenstående principper for de forskellige indtægts- og omkostningstype. Uddannelsesrettet F&U Grunduddannelserne samt KomU får tildelt et fastsat beløb jf. budgetprincipperne. Strategisk F&U (under direktionen) Direktionen fastlægger budgettet for disse midler. Indeholder primært Ph.d. satsning, Partnerskaber og Forskningsreserven. Dvs. det defineres hvilke projekter midlerne skal finansiere. Alle midlerne skal anvendes til forskning og udvikling under Frascati definitionen, og alle budgetansvarlige for disse midler skal budgettere hvorledes midlerne udmøntes enten side 8/9
via internt køb af timer eller eksterne driftsomkostninger. Frist for at lægge internt køb i Prophix er derfor prioriteret med en frist den X 2016. Det er vigtigt at disse ressourcer budgetteres med projektnumre, så der efterfølgende kan laves opfølgning pr. indsatsområde. Fælles pulje Fælles pulje indeholder MOVE initierede projekter samt direktions- og omstillingspulje, og er en del af området fælles ledelse, administration og bygningsdrift, hvor budgetrammen og finansieringen fastlægges jf. budgetprincipperne MOVE midlerne fordeles mellem programejere. Programejerne laver hver i sær et budget for projekter indenfor deres program. Direktions-og omstillingspuljen budgetteres af direktionen. Alle budgetansvarlige for disse midler (programejere + direktion) skal budgettere hvorledes midlerne udmøntes enten via internt køb af timer eller eksterne driftsomkostninger. Frist for at lægger internt køb i Prophix er derfor prioriteret med en frist den X 2016. Øvrige strategiske indsatsområder Reduktion i ressourceforbruget til pædagogisk-administrative timer i grunduddannelserne. Øget fokus på effektivisering til imødegåelse af fremtidige reduktioner i taxameterindtægter. Derudover er der krav om øget aktivitetsniveau indenfor Forskning og udvikling på grunduddannelser. side 9/9