Budgetproces Alm Brand

Transkript

1 Budgetproces Alm Brand SAS forum 2. juni

2 Dagsorden Baggrund Finansiel koncern opdelt i juridiske selskaber og organisatorisk i afdelinger. Krav om opfølgning på en række dimensioner (selskab, afdeling, konto, segment, branche, projekt, medarbejder, produkt, salgsafdeling). Dataflow Håndtering af data fra aktuarer, bogføringssystem (afskrivninger), HR-system og brugerindtastninger (eksempelvis omkostninger og salgsbudgetter per person). Driverformler/ratemodul. Omkostningsfordeling mellem juridiske selskaber. Rapportering Samlet rapportering fra afdelingen. Brugerudtræk. Portal 2

3 Alm. Brand Samlede indtægter 2009 Liv 9% Investering 12% mio.kr. Bank 17% Skade 62% 3

4 Status i Alm. Brand Har netop installeret 5.1 (er ikke gået i luften endnu i forhold til brugerne). Der bliver kørt dobbeltdrift i et par måneder. Det gamle miljø er version 4.3 Opgradering foretaget for at få bedre svartider (64-bit) og udnytte ny funktionalitet, herunder driverformler. 4

5 Overordnet budgettidsplan Ultimo juni: Overordnet tidsplan udsendes. Medio august: Detaljeret budgettidsplan udsendes. Medio september: Budgetmateriale udsendes. Budgetsystem åbnes for indtastning. Ultimo september: System lukkes. Medio oktober: Første bud på bundlinje foreligger. Medio/ultimo oktober: Hvert enkelt LEKO-medlem validerer og korrigerer deres områder inklusiv salgsbudgetter. Ændringer indarbejdes. Ultimo oktober: Ny bundlinje foreligger. Primo november: LEKO Budgetdag + opfølgning. Medio november. Ændringer indarbejdes. Medio/ultimo november: Endelig budget foreligger. December. Budgetter godkendes. 5

6 Alm. Brands juridiske struktur (selskab) Alm. Brand A/S Alm. Brand Bank Alm. Brand Forsikring Alm. Brand Liv og Pension 6

7 Alm. Brands organisatoriske struktur (afdeling) Skade Distribution - Ledelse m.m. - Marketing & DS - Privat - Regioner - Erhverv & Landbrug - Region København - Skadeservice - Region Sjælland Bank - Region Syd - Bank p e l - Region Øst - Markets - Region Nord - Stabe Direktion mv. Liv & Pension - Direktion Service - HR - IT - Koncernrevision - Ejendom - Økonomi 7

8 Dimensioner Dimension Antal medlemmer Konto Afdeling 395 Analyse 15 Generelt 13 Kategori 48 Kilde 33 Medarbejder Produkt 616 Projekt 632 Salgsafdeling 80 Segment 613 Selskab 48 Periode 128 *) historik fra og med

9 Cyklusser Alle data er samlet i 5 cyklusser, hver med deres specifikke datarapporteringsbehov. Mellem de enkelte cyklusser er opsat job som overfører data som skal rapporteres i flere cyklusser. Ekstern regnskab udarbejdes i separat løsning version

10 Sikkerhed/rettigheder Gennem hele løsningen udnyttes muligheden for at afgrænse brugerne. Afdeling, medarbejder, cyklus bruges som afgrænsningsparametre. Afdeling bruges som udgangspunkt for hvilke rapporter brugeren får til budgetlægning. En afdeling = En bruger (en bruger kan have flere afdelinger). 10

11 Import fra eksterne datakilder I forbindelse med budgetprocessen modtages en række data fra eksterne kilder. Personaledata (vises som eksempel). Opdelte præmier og erstatningsudbetalinger fra aktuarer. Afskrivninger (fra Axapta). Regneark med budgetreferencer fra IT. 11

12 Budgetlægning af personaledata Flad fil modtages fra Personaleafdelingen med alle nuværende ansatte. Indeholder afdeling, periode, cpr.nr., navn, beløb, kvote, kategori, aflønningsform, pensionsats. Budgetafdeling indlæser fil og kører driverformler. Budgetansvarlige korrigerer/tilføjer de indlæste data. 12

13 Driverformler (eksempel på ATP-kontoen) 13

14 Driverhastighedstyper til personalekørsler 14

15 Beregning af ferietillæg 15

16 Brugerregistreringer - løn 16

17 Brugerrapport efter ændringer 17

18 Brugerregistreringer (individuelle salgsbudgetter) 18

19 Brugerregistreringer (Bankens udlån) 19

20 Brugerregistreringer (Omkostninger) Omkostninger 1. Vælg projekt (Uden, hvis der ikke er et specifikt projektnr. der skal anvendes) Afdeling Selskab Eksempelafdeling 999 (Fiktiv selskab Alm. Brand Forsikring) Projekt TOTAL LØNOMK (Lønomkostninger) (Div pers.omk.) KONOMK (Konsulentomk) (Konsulent ad hoc) (Honorar til læger) REJSE (Rejseomk) (Interne kurser) (Eks kurser) (Rejseomk kurser) (Eksterne kurser uden moms) (Hotel indland) (Kørselsgodtg.) ITOMK (It-omkostninger) (Diverse komm) ANDREOMK (Andre omk) (Div omk.) (Eksterne kundeomk.)

21 Omkostningsfordeling Samtlige omkostninger eksporteres til ABM-modulet hvor de påføres projektnumre og fordeles som sådan til de enkelte juridiske selskaber. Fordelingen foretages ud fra fordelingsnøgler som udarbejdes i forbindelse med budgettet. 21

22 Rapportering Rapportering foretages på en række måder. Portalen, herunder PDF-rapporter. Eksport af data til andre systemer i koncernen. FM5.1 s regneark (read-only og cda-rapporter) samt øvrige regneark som brugerne trækker på. Der er tale om både statiske rapporter og rapporter som er online på systemet, når de trækkes. 22

23 Portal 23

24 24

25 Enkel opfølgningsrapport for budgetansvarlig. Omkostningsopfølgning år-til-dato 1) Vælg afdeling 2) Vælg periode Segment TOTAL Kategori Total Projekt TOTAL (Projekt i alt) Kilde Base Selskab TOTAL Afdeling Eksempel Frequency År til dato Periode Regnskab Budget Rea - bud Procent OMK (Omkostninger) ,4% ADMOMK (Administrationsomkostninger) ,2% LØNOMK (Lønomkostninger) ,0% KONOMK (Vikar og konsulentomkostninger) ,3% REJSE (Rejse- og kursusomkostninger) ,2% REP (Repræsentationsomkostninger) ,9% KANTINE (Kantineomkostninger) ,0% EJENDOM (Ejendomme (Husleje m.m.)) ,1% ITOMK (It-omkostninger) ,8% MARKFØR (Markedsføring) ,2% REV (Revision) ,2% ANDREOMK (Andre omkostninger) ,8% FORDERSTAT (Konti med 100% fordeling til erstatning) ,0% FORDERHV (Konti med 100% fordeling til erhvervelse) ,7% ADMINV (Adm.omk. vedr. inv.virks.) ,7% 25

26 Spørgsmål? 26