Vejledning oprettelse projekt-sager i NAV

Transkript

1 Vejledning oprettelse projekt-sager i NAV Der henvises ud over nedenstående vejledning til dokumenterne: Budgetstyring af midler til Forskning, innovation & udviklingsaktiviteter Retningslinjer for oprettelse af projekter i tidsregistreringssystemet Tryk F3 og tryk herefter på knappen med de 3 prikker. Vælg korrekt sagsnummerserie for det pågældende ansvarsområde. Nu skulle du gerne have fået et sagsnummer. I dette tilfælde (SUND Forskningscenter) Fanen Generelt (se ovenfor) Følgende felter på fanen Generelt skal som minimum udfyldes ved projektsager: Oprettelsesdato: Tideles automatisk fra systemet. Startdato: Angiv startdato for sagen Slutdato: Angiv slutdato for sagen. Vær opmærksom på, at der ikke kan ske allokering og registrering på en sag udenfor start og slutdato. Kopiér Allok. Post som t: Angiv altid Nej Søgebeskrivelse: Hvis man ikke angiver andet, vælger systemet teksten fra feltet Beskrivelse Sagsbogføringsgruppe: Vælg korrekt bogføringsgruppe fra listen. Ansvar Kode: Vælg korrekt ansvarskode fra listen. Formål Kode: Vælg korrekt formålskode fra listen. Oftest anvendes formålskode xxxx ved projekter. Lokation Kode: Vælg lokation fra listen.

2 Projekt Kode: Angiv projektnummer fra Navision. Der skal for projekter altid oprettes og angives et projektnummer. Viden center Kode: Kategori, hvor projektet organisatorisk ligger og er finansieret fra: A010 - Center for anvendt skoleforskning A011 - Center for anvendt velfærdsforskning A012 - Historie Lab A013 -Forskningscenter SUND A014 -Forskning Pæd. & Samf. A015 - KOMU A016 - Ph.d.-puljen A017 -MOVE A018 - Diverse centrale UCL midler (puljer) Ansvarlig: Angives fra listen. Bemærk dog, at den pågældende vil modtage alle registreringer i Smartklik til godkendelse. Såfremt feltet er blankt, er det det pågældende medarbejders chef der modtager registreringer fra Smart-klik til godkendelse. Budget sag: Undlad omkontering: Såfremt man sætter flueben i feltet vil der ikke ske omkontering af køb/salg og den enkelte medarbejders afdeling (ansvarsnummer) afholder udgiften. Klik: Flueben angives så længe et projekt er aktivt. Indikerer, at sagen kan fremsøges i Smart-klik. Hovedsag: Funktionen kan anvendes hvis man ønsker at kategorisere sine sager. Der oprettes en hovedsag som med et flueben i feltet Har undersager indikerer, at sagen er en hovedsag. De enkelte projekt-sager knyttes til den pågældende Hovedsag ved at angive sagsnummeret for Hovedsagen i feltet Hovedsag. Fanen Projekt

3 Følgende felter på fanen Projekt skal som minimum udfyldes ved projektsager: Projekt: Flueben angives altid ved projekt-sager. Finansieringskilde Hovedområde efter fag DST: Projekter kategoriseres i et af 2 følgende hovedfagområder jf. retningslinjer DST p.7. Ved evt. tværgående projekter må man vurdere, hvilken kategori der vægter mest: H1 Sundhedsvidenskab H2 Samfundsvidenskab H3 Administrative projekter Strategiområde DST (Jf- DST p.8.): F1 Sygdomsbekæmpelse og forebyggelse (Sundhedsfremme) F2 Sociale forhold F3 Andre formål Område efter formål DST (Jf. DST p.9.): Strategiområder (alle UCLs projekter forventes at kunne placeres i S2, men såfremt et projekt kan placeres i S1 eller S3 vælges en af disse) S1 - Tværvidenskabelig forskning ((Forskning på tværs af mindst to fagområder af følgende fagområder: sundhed, samfundsfag, pædagogik) S2 - Velfærdsforskning (Forskning inden for pædagogik, samfundsfag eller sundhedsområdet)

4 S3 - Forebyggelse og sundhedsfremme (Forskning inden for sundhed med et specifikt fokus på forebyggelse og forbedret sundhed, dvs projekter der typisk er karakteriseret ved H1, F1 ) S4 - Andre områder Studenterinvolvering: Ja/Nej Hvis ja: Antal studerende: Udfyldes med antal studerende, hvis studenterinvolvering. Samlet ECTS: Beregn og udfyld samlet ECTS (antal studerende * ECTS) Finansieringskilde antal: Anvendes ikke Projektleder: Fremsøg navn på projektleder FI: Flueben angives kun ved sager tilknyttet afdelingen F&I Projekt Ejer: Fremsøg navn på projektejer (Budgetansvarlig chef) Projekt Type: Projekter kategoriseres i følgende kategorier jf. beslutningsnotat FUI-aktiviteter godkendt af strategisk ledelse 2. november 2015 (Bilag/link) Kategori A: Frascati (De fleste F&U-projekter) (Formålsnr. 6100) Kategori B: Innovation & udvikling (F.eks. grunduddannelserne og MOVE) Formålsnr.6000 Kategori C: Forsøgsprojekter (Anvendes ikke ofte levn fra fortiden) Kategori N: Øvrige projekter Kliktyper: I Smart-klik er der oprettet søgefelter/kategorier knyttet til ansvarsnumre. Det aktuelle søgefelt/kategori angives på sagen. Funktionen findes nederst på sagskortet: Vælg Kliktyper og tryk på 0, hvorefter følgende liste over søgekategorier fremkommer. Vælg relevant søgekategori. Det er muligt at oprette flere søgekategorier, men der kan kun tilknyttes 1 per sag.

5

6 Retningslinjer for allokering af timer Allokering af timer skal opdeles på måneder under hensyn til projektperiodens start og sluttidspunkt. Hovedaktiviteter: Projektledelse/administration: I F&U anvendes hovedaktiviteten kun, hvis der er krav til at opgøre projektledelse særskilt Forskning & Viden. Anvendes til kategori A projekter Udvikling. Anvendes til kategori B og C projekter Økonomisupport projektstyring Underaktiviteter UA10: Ekstern finansiering UA20: Intern finansiering UA30: Egen-/medfinansiering (Forpligtende medfinansiering til eksterne projekter) Delaktiviteter: Angiver finansieringskilden på et projekt. NB! I et projekt må der kun allokeres på 1 finansieringskilde per underaktivitet (linje). Såfremt der er flere finansieringskilder på et projekt, angives de korrekte timetal i feltet Forventet antal, og summen af timerne allokeres på den delaktivitet, hvor hovedfinansieringen ligger. Delaktiviteter er skjult i Smart-klik og kan ikke ses af medarbejderen Eksterne finansieringskilder 10 - Ministerier og Styrelser Faglige forskningsråd under Det Frie Forskningsråd 12 - Innovationsfonden 13 - Regionale kilder 14 - Kommunale kilder 15 - EU finansiering 16 - Private danske fonde og organisationer (Kriterie nonprofit formål) eks. Nordeafonden 17 - Udenlandske virksomheder 18 - Danske virksomheder 19 - Andre udenlandske kilder 20 Uddannelsesinstitutioner 21 Fonden for Entreprenørskab

7 Interne finansieringskilder Diverse puljer: 50 - Forskning og evidensmidler (FL13) Udløber i Omstillingspuljen (Blandt andet MOVE med mere) 52 - Egen budgetramme (Bruges af KOMU og grunduddannelser) Autoallokering: Hvis timerne skal fordeles f.eks. ligeligt over 12 mdr. eller der anvendes andre fast fordelingsnøgler, kan man med fordel anvende funktionen auto-allokering: Angiv det timetal der skal fordeles i feltet Auto tildel antal. Vælg en passende fordelingsmodel i feltet Auto tildel metode, hvorefter timerne fordeles på månederne svarende til den valgte allokeringsmodel. Felt under udarbejdelse: Samarbejdspartnere Nyt felt udvikles af Elbek & Vejrup: Samarbejdspartnere på SAG. Bliver en uendelig liste. Der kan tilknyttes flere til en sag. Der udvikles på sigt en nøgletalsrapport. Kan kædes sammen med timer/økonomi.