Referat Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 27. august 2014 kl. 10-15 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Statens Arkiver: vicedirektør Kirsten Villadsen, specialkonsulent Lars Martin Petersen, seniorforsker Christian Larsen, arkivar Birgitte Vedel-Troelsen, områdeleder Jan Dalsten Sørensen (under pkt. 8-14) Deltagere fra 7-arkiverne: 45 personer, jf. deltagerliste sidst i referatet Deltager fra KL: seniorkonsulent Flemming Nielsen Dato: 15. september 2014 Journalnr: 2013-007592 Referent: Christian Larsen 1. Velkomst Kirsten Villadsen Kristmar bød velkommen og fortalte om formålet med dette forum: at drøfte og udveksle erfaringer og faglige temaer. Hun var glad for, at Heidi Pfeffer og Andreas Bille Brahe ville fortælle om deres MIR-opgave, og at Københavns Stadsarkiv ville præsenteres deres nye tilgængeliggørelsesværktøj. 2. Arkivfagligt tema Heidi Pfeffer (Lolland Stadsarkiv) & Andreas Bille Brahe (Bornholms Ø-arkiv) holdt oplæg om de kommunale arkivaliers tilgængelighed med henblik på at øge borgernes muligheder for benyttelse af samlingerne. Der henvises til powerpoint, der findes sammen med referatet på Statens Arkivers hjemmeside. 3. Samarbejder mellem 60-selskaberne og 7-arkiverne? (SA) Lars Martin Petersen fortalte, at Statens Arkiver i foråret havde holdt kursus for 60-selskaberne, hvor Statens Arkiver havde opfordret selskaberne til at gå i dialog med de 7-arkiver, der måtte være i selskabets ejerkreds. Han spurgte derpå deltagerne, hvad de gør, og de lokale erfaringer blev drøftet, herunder når mange kommuner ejer et selskab. Finn Guldbæk, Fredensborg, mente, at Statens Arkiver og 7-arkiverne bør udarbejdes vejledningsmateriale, hvilket fik Kirsten Villadsen Kristmar til at sige, at der er her tale om en fælles problemstilling, som skal drøftes i K-udvalget. 4. Tilsyn med kommuner og regioner 2015 Lars Martin Petersen fortalte om Statens Arkivers kommende tilsyn med regioner og kommuner 2015, der bl.a. skal danne grundlag for revision af de kommunale og regionale bk-bestemmelser i 2016. Han ville vide, om 7-arkiverne har ønsker til tilsynets indhold. 1
Mie Andersen, Næstved, ville gerne have, at der blev spurgt til arkivalier uden for de etablerede systemer, f.eks. på drev m.v., mens Christian Frederiksen, Guldborgsund, ønsker oplysninger om kommunernes sletningspraksis. Vanessa Venn, Gentofte, vil gerne have belyst, hvornår systemer uden sletningsfrist skal afleveres, og hvordan kommunerne stiller arkivalier til rådighed. Lars Martin Petersen bad om, at yderligere forslag bliver sendt til Statens Arkiver inden medio oktober 2014. 5. Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne Der er ret stor forskel på, hvilken opgaveportefølje de forskellige kommunearkiver har, og det kan der være mange gode grunde til. K-udvalget har derfor iværksat en undersøgelse, hvis formål er i første omgang, at kommunearkiverne kan få en mere kvalificeret viden om opgavetyperne, da et sådant overblik ikke er lavet tidligere. Lars Martin Petersen orienterede om, at spørgeskemaundersøgelsen er sendt ud. På nuværende tidspunkt har 17 7-arkiver gennemført, 4 er i gang, og 28 har ikke svaret. Der vil blive lave en afrapportering til K-udvalget inden årets udgang, som skal være med til at give K-udvalget oplysninger om arkivernes kompetencer og forskelligheder. 6. Bevarings- og kassationsbestemmelser og vejledningsmateriale papir og it Christian Larsen fortalte, at cirkulæreskrivelse om kassation af dokumenter i it-systemer er udstedt 12. juni 2014 og kan findes på Statens Arkivers hjemmeside. Vejledningen til bekendtgørelse 995/2010 er i intern proces i Statens Arkiver, mens dataflowsanalayserne vil blive udarbejdet hen over efteråret. Peter Damgaard, Tårnby, gjorde opmærksom på, at GeoKon har sendt et brev til kommunerne om, at GeoEnviron-systemet skal bevares. Han ønskede præciseret, at det er brugen af systemet, der er det afgørende. Christian Larsen gav tilsagn om at rejse sagen over for GeoKon. 7. Orientering fra Statens Arkiver Kirsten Villadsen Kristmar orienterede om, at Statens Arkiver har fået en ny organisation, hvor man er opdelt i tre landsdækkende hovedområder, der er repræsenteret i tre funktionsbestemte søjler: Indsamling og Bevaring (IB), Brugerservice og Formidling (BF) samt Administration og Økonomi (AØ). Hun er blevet vicedirektør for Indsamling og Bevaring, der også omfatter Erhvervsarkivet i Aarhus og dele af Dansk Data Arkiv i Odense. Det vil gøre det muligt at sammentænke bevaringsstrategien for offentlige og private arkivalier og forskningsdata. I Indsamling og Bevaring er de to vigtigste områder i kommunal sammenhæng Indsamling af myndighedsdokumentation og forskningsdato (IB-MF) med Mette Hall-Andersen som områdeleder og Digital bevaring og oparbejdning (IB-DPO) med Jan Dalsten Sørensen som områdeleder. Mette Hall- Andersen indtræder i K-udvalget i stedet for Lars Martin Petersen. 2
Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at Statens Arkivers direktion har godkendt den handlingsplan for effektivisering af processerne knyttet til aflevering af data til Statens Arkiver, som skal udarbejdes ifølge Statens Arkivers rammeaftale. Vejledningsmateriale vil derfor blive ændret og opdateret, ligesom interne arbejdsgange ændres. Man vil holde fokus på, at testtider forbliver korte, og at ADA videreudvikles. Man vil også undersøge alternativer til TIFF. Man kan læse mere i handlingsplanen, der findes på Statens Arkivers hjemmeside: http://www.sa.dk/media(5782,1030)/handlingsplan.pdf Hun orienterede om, at Statens Arkiver afholder kurset Tjek på det digitale arkiv for kommuner og regioner 7. oktober og den årlige konference Nutidens forvaltning fremtidens arkiver 5. november: http://www.sa.dk/content/dk/ydelser_og_produkter/kurser_og_konferencer K-udvalget Kirsten Villadsen Kristmar fortalte endvidere, at K-udvalget har holdt et enkelt møde 9. april, hvor der blev talt om spørgeskemaet, om kassation af dokumenter i it-systemer (KL har lagt sit notat herom på KL s hjemmeside) og om ODAs påtænkte undersøgelse af journaliseringspraksis (ikke sat i værk endnu). Flemming Nielsen gjorde i den forbindelse opmærksom på, at Københavns Kommunes borgerrådgiver i foråret 2014 har publiceret sin rapport om kommunens journaliseringssikkerhed: http://www.kk.dk/~/media/ec40d9b2d33640278b2d980607fcf4db.ashx Hun sagde, at Rigsarkivaren skal mødes med lederne af 7-arkiverne 9. oktober 2014. Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Statens Arkiver Lars Martin Petersen og Christian Larsen orienterede om årets møde i Statens Arkivers netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Statens Arkiver. KMD-gruppen Christian Larsen fortalte om arbejdet i KMD-kontaktgruppen, hvor efterårets møde er under planlægning, og hvor man skal drøfte bl.a. afleveringsplan for 2015, status på KMD EKJ og paradigmesager for KMD ØS, KMD Elev m.v. KOMBIT og KMD SAG Christian Larsen gav endvidere en orientering om det arbejde, der p.t. foregår i KOMBIT-regi om aflevering af KM Sag Basis og Journal og KMD Sag EDH. Der er bl.a. drøftelser om, hvorvidt arbejdet skal munde ud i en drejebog for aflevering af KMD Sag og en mere generel drejebog for aflevering af kommunale it-systemer. I forlængelse af orienteringen blev det drøftet, hvordan man fremover sikrer aflevering af de rigtige data, når KMD-systemerne bliver fordelt ud på mange nye KOMBIT-systemer. 8. Bevaring (fysisk) og aflevering af it-arkivalier Jan Dalsten Sørensen fortalte, at de afleverede mængder data stiger, og at Statens Arkiver p.t. har tre NAS-bokse med i alt 30 TB til test. De store mængder har vist, at Statens Arkiver godt kan processere 3
store afleveringer, selvom det tager tid; udfordringerne er plads til udstyr. Man er i gang med at overføre alt på disk hos Statsbiblioteket til båndløsning, fordi det er billigere. DVD er det næste, som man vil se på, idet der er meget manuelt arbejde forbundet hermed. Man ser derfor på andre bevaringsløsninger, f.eks. BluRay i kombination med bånd og på længere sigt nye optiske løsninger. Han sagde endvidere, at som udgangspunkt ønsker Statens Arkiver ikke at modtage krypterede data, men at man oplever en stigende efterspørgsel. Myndigheder kan godt aflevere TrueCrypt, men dette understøttes ikke længere, og derfor kigger Statens Arkiver på andre løsninger. Mads Neuhard, København, henviste til en medarbejder i Københavns Stadsarkiv med viden herom. Rasmus Falk, Aalborg, fortalte, at man ser på andre værktøjer. 9. Afleveringsregler og erfaringsudveksling mht. bekendtgørelse 1007 Jan Dalsten sagde, at Statens Arkiver løbende samler op på erfaringer og udfordringer. Man har gennemgået alle testrapporter for at se typiske fejl, og resultatet heraf er Kort og godt om test af arkiveringsversioner, der findes på Statens Arkivers hjemmeside: http://www.sa.dk/media(5025,1030)/kort_og_godt_om_test.pdf Man vil lave opfølgning i år på testrapporter for at se, om det stadig er de samme forhold, der gør sig gældende. I den forbindelse vil Statens Arkiver gerne høre fra 7-arkiverne om deres erfaringer. Han fortalte endvidere, at Statens Arkiver er med i et fælleseuropæisk projekt, E-ARK, som skal udarbejde fælles standarder for databasearkivering og tilgængeliggørelsesværktøjer. Dette kan medføre en revision af 1007, men det ligger nogle år ude i fremtiden. Rasmus Falk spurgte, om der er kommet nye resultater med hensyn til PDF-A. Jan Dalsten Sørensen svarede, at valideringsspørgsmålet er kommet på dagsordenen, og at der skal være møde i Hamburg i næste uge i Open Planets Foundation om validering af PDF. Der er ligeledes et EU-projekt om bedre valideringsmetoder til PDF-A og andre arkivformater (PREFORMA). En god og nem validering vil formentlig betyde, at Statens Arkiver vil genoverveje PDF/A som bevaringsformat. Statens Arkiver vil ligeledes kigge på open document-format til bevaring af regneark. Københavns Stadsarkiv: En faglig snak om feltet lagringsform i arkiveringsversioner. Hvordan bruger vi det i arkiveringsversionerne (test/tilgængeliggørelse) og hvorfor skal det med ift. Bkg. 1007. Daniel Bøgsted-Møller og Pernille Grouleff Poulsen sagde, at man rejste problemstillingen, fordi man yderst sjældent ser dette felt i driftssystemet, og dermed kommer der en udgift for myndighederne ved aflevering. Tidligere var argumentet, at med registreringen delvis papir kunne man genfinde alle tilhørende papirdokumenter. Nu kan man ikke vide, om man har et helt arkiv eller ej, da registreringen af delvis papir ikke sker længere. Så ved tilgængeliggørelse og genanvendelse af data er dette uhensigtsmæssigt. Hvordan skal man vide om man har hele sagen? Jan Dalsten Sørensen redegjorde for reglerne efter bek. 342. Da man udarbejdede bek. 1007, fjernede man Delvis papir/it og indsatte tre muligheder, fordi Delvis papir var meget sjældent, og fordi det ikke 4
er muligt at teste forskellen mellem helt og delvist på papir. Man kan vælge Ikke relevant (figur 6.5) til bl.a. dokumentnotater, hvor der ikke er et egentligt dokument. Hos de fleste statslige myndigheder er felterne til stede, men hvor det ikke er, skal leverandøren lave det. Han sagde, at man vil tage det med i revurdering af bek. 1007 om genindførelse af en ekstra lagringsform. Kirsten Villadsen Kristmar supplerede med at sige, at der er forskel på statslige og kommunale systemer, fordi Statens Arkiver skal godkende statslige it-systemer, og i den forbindelse kræver Statens Arkiver, at feltet lagringsform er til stede i systemet. Daniel Bøgsted-Møller spurgte til håndtering af korrupte filer. Jan Dalsten Sørensen svarede, at sådanne filer udskiftes med et dummy-dokument, der angiver, at filen ikke har kunnet konverteres til arkivformat. Birgitte Vedel-Troelsen sagde, at i sådanne tilfælde vil der komme to ekstra dokumenter i kontekstdokumentationen, dels et notat, der forklarer, hvorfor filerne ikke kunne konverteres, dels en liste over de pågældende filer. Mads Neuhard ønskede at vide, hvor stor en papirdannelse der finder sted i staten. Lars Martin Petersen svarede, at der fortsat sker papirdannelse på Justitsministeriets område, men ellers er papirdannelsen stærkt faldende. 10. Tilgængeliggørelse, hvad og hvordan Københavns Stadsarkiv/NEAs genrejsnings- og tilgængeliggørelsesværktøj MiNEA Mads Neuhard og Bo Benjamin Blichfeldt Henriksen præsenterede MiNEA, der p.t. rummer 60 arkiveringsversioner og 1500 søgninger. I forlængelse af præsentationen udspandt der sig en drøftelse af adgang til afleverede data og af Datatilsynets tilsyneladende forskellige udmeldinger. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at man i K- udvalget vil tage en strategisk drøftelse af denne problemstilling. Københavns Stadsarkiv: Aflevering af dokumenter fra byggesagssystemer eller ESDH. Hvordan sikrer vi, at der ikke går bevaringsværdige dokumenter tabt og hvordan håndterer vi evt. udfordringer med fremfinding? Vi kan nu aflevere byggesagssystemer uden tilhørende driftsdokumenter, da planen er at de afleveres senere med det centrale ESDH er det ikke et problem? Pernille Grouleff Poulsen indledte med at sige, at bek. 995 hjemler, at man kan fravælge dokumenter i f.eks. byggesagssystemer, hvis dokumenter er overført til kommunens centrale system. Således afleveres KMD Structura uden dokumenter. Lars Bo Hansen sagde, at en udfordring med dokumenterne i KMD Structura er, at de kan være gemt flere steder, både i kommunens ESDH-system, i systemet, på forvaltningens drev. Grundet det fremskredne tidspunkt blev sagen ikke drøftet yderligere, men der var enighed om at adressere spørgsmålet i den kommende revision af bek. 995. 11. Hjælpeværktøjet ADA Jan Dalsten Sørensen fortalte om videreudvikling af ADA i 2014, hvor hovedfokus er at stabilisere værktøjet. Man undersøger, om alle test, der er relevante, er indført i ADA, og om alle relevante test 5
kommer ind i ADA. Han kunne godt tænke at drøfte test på et møde med testere hos 7-arkiverne. Han fortalte endvidere, at der kommer en ny release af ADA snart og en til i løbet af efteråret. 12. Afleveringer fra standardsystemer/paradigmesager Landsdækkende oversigt over paradigmesager (Københavns Stadsarkiv) Christian Larsen sagde, at Statens Arkiver gerne hoster en sådan liste, og han bad derfor 7-arkiverne om inden 1. oktober 2014 at indsende oplysninger om de paradigmesager, som de selv har stået for: systemnavn, systemleverandør, version, udarbejdelsestidspunkt og evt. bemærkninger. 13. Næste møde forslag til dagsordenspunkter Opsamling på tidligere tilsyn Tilsyn 2015 Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkivernes kompetence Gamle data, der ikke er blevet afleveret endnu KOMBIT og nye KOMBIT-systemer Datatilsynet 14. Eventuelt Intet. 6
Navn Arbejdsplads Titel Anders Hell Hansen Historisk Arkiv for Haderslev Kommune IT-arkivar Andreas Bille Brahe Bornholms Ø-arkiv IT-arkivar Anette Eriksen Bornholms Ø-arkiv Arkivleder Anne Lei Lokalhistorisk Arkiv for Thisted Kommune e-arkivar Bo Henriksen Københavns Stadsarkiv Digitalarkivar Camilla Müller Berg Christensen Greve Kommunearkiv Arkivar Caspar Christiansen Frederiksberg Stadsarkiv IT-arkivar Charlotte Voss Gladsaxe Byarkiv Arkivar/Leder af Gladsaxe Byarkiv Christian Frederiksen Guldborgsund Stadsarkiv Stadsarkivar Claus Gammelgaard Silkeborg Arkiv Digitalarkivar Claus Juhl Knudsen Aarhus Stadsarkiv Arkivar Daniel Bøgsted-Møller Københavns Stadsarkiv/NEA Digitalarkivar Emilie Eskelund Larsen NæstvedArkiverne Arkivar Finn Guldbæk Fredensborg Kommune Chefkonsulent Flemming Nielsen KL Seniorkonsulent Gorica Piper Gladsaxe byarkiv Arkivassistent Hanne Nielsen Faxe Kommunes Arkiver Overassistent Heidi Pfeffer Lolland Stadsarkiv stadsarkivar Jesper Helbo Hjørring Kommunearkiv Arkivar Jonna Henriksen Gribskov Stads- & Lokalarkiv Arkivar Jørgen Hess Guldborgsund Stadsarkiv Arkivkonsulent Karen Olesen Frederikshavn Stadsarkiv Arkivar Kasper Toxværd Fredensborg Kommune Arkivar Kim Schou Nørøxe Ballerup Stadsarkiv Stadsarkivar Historisk Arkiv for Rudersdal Lars Bo Hansen Kommune Arkivleder Lene Jensen Ishøj Kommune Fuldmægtig Lise Qwist Nielsen Københavns Stadsarkiv Arkivar Lise Skjøt-Pedersen Lyngby-Taarbæk Stadsarkiv Arkivar Lone Venderby Hjørring Kommunearkiv Arkivar Malene Bjørnskov Schmidt KOMDA/ Aalborg Stadsarkiv Digitalarkivar Mariann Norup Hedensted Kommune Arkivleder Marianne Rimmen Raasted Faxe Kommunes Arkiver Arkivleder 7
Michael Boel Winther Michael Boel Winther Kommunearkiver Michael Johansen Hjørring Kommunearkiv Arkivar, dagligleder Mie Andersen NæstvedArkiverne Arkivchef Morten Richardt Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune Arkivar Pernille Grouleff Poulsen Københavns Stadsarkiv Digitalarkivar Peter Blumensaadt Holbæk Stadsarkiv Stadsarkivar Peter Damgaard Tårnby Stads- og Lokalarkiv Kommunearkivar Rasmus Grunwald Falk Aalborg Stadsarkiv Digitalarkivar Rikke Byrdal Nielsen Hjørring Kommunearkiv Arkivar Simon Stidsing Hansen KOMDA/ Aalborg Stadsarkiv Digitalarkivar Stella Borne Mikkelsen Slagelse Arkiverne Stadsarkivar Tina Knudsen Jensen Randers Stadsarkiv Arkivar Toke Jensen Esbjerg Byhistoriske Arkiv E-Arkivar Vanessa Venn Gentofte Digitalarkivar 8