FællesBo ENESTÅENDE HJEM TIL ENESTÅENDE MENNESKER Introduktionsaften for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer 27. oktober 2016
FællesBo hvem er vi? FællesBo er i dag Herning Kommunes største boligorganisation med ca. 5.000 boliger. Vi kan tilbyde boliger i etagebyggerier, rækkehuse og mindre parcelhuse. FællesBo beskæftiger ca. 90 medarbejdere, hvoraf de 25 er ansat i administrationen. FællesBo er landets mest avancerede boligorganisation i forhold til digitale løsninger. Det giver en masse fordele og muligheder for lejerne ikke mindst økonomiske besparelser. Samtidig har vi også taget hul på fremtiden. Det sker med en ambitiøs plan om renovering og fremtidssikring af en stor del af vores 5.000 lejemål. Sammensætning af boligmasse: 455 studieboliger, 4.067 familieboliger og 391 ældreboliger.
Organisationsdiagram Arbejdsfordelingen i FællesBo AFDELINGSMØDET Direktionssekretær AFDELINGS- BESTYRELSERNE BoligButikken BoligØkonomi BoligProjekt BoligService & Teknik
Præsentation af organisationsbestyrelsen Jonas Philipsen Tove H. Pedersen Bo Kristensen Egon Sivebæk Freddy Horsleben Heidi Guldhammer Larsen
Præsentation af organisationsbestyrelsen Jesper Schreiber Kirsten Sørensen Mette Junge Povlsen Mette Østergaard Mona Hedegaard
Vedtægter for FællesBo
Administrationen Det er FællesBos opgave at administrere og kontrollere. Det kræver dog, at afdelingsbestyrelsen videregiver de aktiviteter og arbejder, som afdelingsmødet har godkendt, til administrationen. Herefter er administrationen ansvarlig for, at disse arbejder og aktiviteter føres ud i livet. Ikke afdelingsbestyrelsen.
Administrationens opgaver BoligService & Teknik Markvandring At føre afdelingsmødets beslutninger ud i livet i samarbejde med afdelingsbestyrelsen Indhentning af pristilbud Rekvirering af håndværkere Håndtering af husordenssager
Administrationens opgaver BoligService & Teknik Boligernes indvendige vedligeholdelsesstand Håndtering af beboerklager Drift og vedligeholdelse inde og ude i afdelingen Vedligeholdelse af afdelingen Ledelse af ejendomsfunktionærerne
Administrationens opgaver BoligØkonomi Budgetter i samarbejde med afd. bestyrelser Regnskaber Forbrugsopgørelser Huslejeopkrævninger Varsling af huslejeforhøjelser
Administrationens opgaver BoligØkonomi Bogføring af husleje og andre indtægter Bogføring/betaling af kreditorer Fakturering mv. for Håndværkerafdelingen Lønadministration Derudover er HR og IT tilknyttet afdelingen
Økonomien i en afdeling Afd. 110 Afd. 028 Hver boligafdeling er en selvstændig økonomisk enhed, hvis økonomiske midler ikke kan bruges andre steder i organisationen. Afd. 016 Afd. 025 Afd. 009 Afd. 122 Afd. 019 Afd. 107 Afd. 200 Afd. 235 Afd. 101
Økonomien i en afdeling Lejeindtægter Leje af garager/carporte m.v. Brug af fællesvaskeri Forrentning af mellemregning Afd. 028 OMKOSTNINGER Prioritetsydelser Forsikringer El, vand og varme vedr. fællesarealer Vedligeholdelse Henlæggelser Administrationsbidrag o. s. v. Ingen skal tjene på huslejen i alment byggeri. Lejen er omkostningsbestemt. Det vil sige, at regnskabet for en boligafdeling så vidt muligt skal balancere år for år.
Rådighedsbeløbet i en afdeling FællesBo s afdelinger anvender 2 forskellige metoder ved udbetaling af rådighedsbeløb (rådighedsbeløbets størrelse godkendes på det årlige afdelingsmøde ifm. godkendelse af afdelingens budget). 1. Personlig udbetaling. I henhold til SKAT kan der skattefrit årligt udbetales op til 1.400 kr. til dækning af administrative omkostninger (kontorartikler, porto og møder) samt op til 2.350 kr. til dækning af telefonudgifter og internetforbrug pr. bestyrelsesmedlem. I FællesBo anvender de fleste afdelinger en personlig udbetaling på 1.700 kr. pr. år pr. bestyrelsesmedlem. Beløbet udbetales med 50 % i foråret og 50 % efter afdelingsmøderne.
Rådighedsbeløbet i en afdeling 2. Samlet udbetaling til afdelingsbestyrelsen. Andre afdelinger får udbetalt et fast årligt beløb til deres afdelingskasse til dækning af f.eks. mødeudgifter, kontorholdsudgifter og sociale arrangementer. Afdelingsbestyrelsen skal årligt aflægge et regnskab for, hvad rådighedsbeløbet er brugt til. Nogle afdelinger bruger en kombination af de 2 muligheder. Nye afdelingsbestyrelser Tilskud på 200 kr. pr. lejemålsenhed dog minimum 3.000 kr.
Administrationens opgaver BoligProjekt FællesBos nybyggeri Større renoveringer Byggefysiske og boligsociale helhedsplaner Det er også i BoligProjekt, at tekniske tiltag i forhold til at optimere udlejningen igangsættes.
Administrationens opgaver BoligButikken Boligudlejning og kunderådgivning Marketing og Kommunikation Reception, administration og service
Afdelingsbestyrelsen Det er afdelingsbestyrelsen, der i samarbejde med beboerne sikrer, at afdelingen er et godt sted at bo for alle beboerne. Afdelingsbestyrelsen er valgt til at træffe beslutninger og planlægge IKKE til at administrere!
De 5 bud 1. Du er valgt til at træffe beslutninger og planlægge ikke til at administrere! 2. Du er tillidsmand for alle beboerne også for de psykisk syge og mentalt handicappede, de unge, de nye og de gamle danskere. Du skal altså varetage alle beboernes interesser! 3. Du er beboernes kontaktled til organisationsbestyrelsen og administrationen! 4. Du skal fungere som igangsætter f.eks. af aktiviteter i afdelingen ikke udføre alle de praktiske opgaver selv! 5. Du skal vide (og vise), at andre beboeres holdninger og meninger er lige så meget værd som dine også selv om du sidder i en afdelingsbestyrelse!
Afdelingsbestyrelsen På det første afdelingsbestyrelsesmøde efter det årlige valgmøde er det normalt, at de valgte bestyrelsesmedlemmer konstituerer sig og fordeler posterne mellem sig. Det anbefales, at afdelingsbestyrelsen finder et niveau for deres egen indsats: Hvor tit er der behov for afdelingsbestyrelsesmøder? Hvor tit er der behov for møde med administrationen?
Afdelingsbestyrelsens visioner Afdelingsbestyrelsen skal have visioner for udviklingen af livet i afdelingen og bør diskutere, hvad den overordnede målsætning er for afdelingen. Beboernes ønsker er vigtige at kende for afdelingsbestyrelsen, da afdelingsbestyrelsen er valgt til at varetages beboernes interesse i afdelingen.
Afdelingsbestyrelsens opgaver Føre tilsyn med afdelingen Påse at der er god orden i afdelingen husorden Foreslå arbejder og aktiviteter i afdelingen Godkende og fremlægge budgettet Tovholder på de vedtagne forslag Afvikler afdelingsmødet Medvirke til godt samarbejde med inspektøren/administrationen Det er vigtigt at slå fast, at afdelingsbestyrelsen ikke har noget juridisk og økonomisk ansvar.
Spilleregler for afd. bestyrelsen Tavshedspligt: Kun i personsager fx private stridigheder, ulykker, strafbare forhold Informationspligt: Beboerne skal informeres om arbejdet i bestyrelsen Loyalitet: Kun de trufne beslutninger refereres ikke hvem der siger hvad
Kommunikation til beboerne Kommunikationen fra afdelingsbestyrelsen og ud til beboerne er rigtig vigtig. Beboerne har krav på at vide, hvad der sker i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen er ansvarlig for, at dagsordner for afdelingsbestyrelsesmøder gøres tilgængelig for afdelingens beboere samtidig med at der indkaldes til mødet eller kort efter. Referater fra afdelingsbestyrelsesmødet skal ligeledes gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest 4 uger efter mødets afholdelse. Fx på www.faellesbo.dk eller i opgangene.
Kommunikation til beboerne Skabelon til referater kan downloades på http://www.faellesbo.dk/for-beboere/værktøjskassen.aspx Vi anbefaler, at dagsorden og referater sendes til administrationen, som herefter ligger dokumenterne på afdelingshjemmesiden. HUSK! Alle trufne beslutninger fra afdelingsbestyrelsesmødet SKAL fremgå af referatet.
Afdelingsmødet Afdelingsmødet er beboernes mulighed for selv at præge forhold vedrørende driften og livet i den afdeling, hvor de bor. Derfor er det vigtigt, at så mange beboere som muligt deltager i afdelingsmødet, så de er med til at bestemme, hvordan fremtiden skal være for deres afdeling.
Afdelingsmødets kompetence Godkender afdelingens driftsbudget Godkender forslag om arbejder og aktiviteter Fastlægger afdelingens husorden, råderets- samt vedligeholdelsesreglement
Afdelingsmødets kompetence Træffer beslutning om evt. urafstemning Vælger afdelingsbestyrelsen Vælger evt. repræsentantskabsmedlemmer Kan uddelegere kompetence til beboergrupper Aktiviteter og arbejder, som er godkendt på afdelingsmødet, kan ikke ændres på et møde i afdelingsbestyrelsen. Evt. ændringer kan kun ske på et nyt afdelingsmøde.
Kommandovejen Kommandovejen ved den daglige drift i afdelingen Afdelingsbestyrelsen/beboerne foreslår. Afdelingsmødet beslutter. Administrationen udfører.
Samarbejdet med administrationen Det er vigtigt med et godt og velfungerende samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen og administrationen, hvor dialogen holdes i en god tone. Det er både afdelingsbestyrelsens og administrationens mål, at driften af afdelingen kører godt, og at opgaverne løses til alles tilfredshed.
Årshjul
Kurser for afdelingsbestyrelser Der arrangeres mange kurser for afdelingsbestyrelser. Det er både kurser arrangeret af FællesBo og BL. Nogle kurser betales af FællesBo, og andre skal afdelingen selv afholde udgifterne til. Læs mere om det i folderen Velkommen i afdelingsbestyrelsen. Vi vil dog altid opfordre til deltagelse i kurserne, da du her vil få hjælp til at blive klædt på til arbejdet i en afdelingsbestyrelse.
Yderligere information Ønskes yderligere informationer om arbejdet i en afdelingsbestyrelse henvises til BL s elektroniske udgave af Ny i afdelingsbestyrelsen, som findes på www.bl.dk På www.faellesbo.dk/for-beboere.aspx findes relevante oplysninger og nyttige informationer, når man bor i en almen boligorganisation. Her finder du også din afdelingshjemmeside.