Dansk standard DS/INSTA 810 1. udgave 2011-08-08 Krav og anbefalinger vedrørende udbud af rengøringsopgaver Requirements and recommendations for the provision of cleaning services
DS/INSTA 810 København DS projekt: M250559 ICS: 03.080.10 Første del af denne publikations betegnelse er: DS/INSTA, hvilket betyder, at det er en fælles nordisk standard, der har status som dansk standard. Denne publikations overensstemmelse er: IDT med: INSTA 810:2011. DS-publikationen er på dansk. Denne standard er ens i Danmark, Finland, Island, Norge og Sverige. I tilfælde af uoverensstemmelser med hensyn til fortolkning af oversættelser af standarden til andre sprog end engelsk, skal den engelske version være den gældende. DS-publikationstyper Dansk Standard udgiver forskellige publikationstyper. Typen på denne publikation fremgår af forsiden. Der kan være tale om: Dansk standard standard, der er udarbejdet på nationalt niveau, eller som er baseret på et andet lands nationale standard, eller standard, der er udarbejdet på internationalt og/eller europæisk niveau, og som har fået status som dansk standard DS-information publikation, der er udarbejdet på nationalt niveau, og som ikke har opnået status som standard, eller publikation, der er udarbejdet på internationalt og/eller europæisk niveau, og som ikke har fået status som standard, fx en teknisk rapport, eller europæisk præstandard DS-håndbog samling af standarder, eventuelt suppleret med informativt materiale DS-hæfte publikation med informativt materiale Til disse publikationstyper kan endvidere udgives tillæg og rettelsesblade DS-publikationsform Publikationstyperne udgives i forskellig form som henholdsvis fuldtekstpublikation (publikationen er trykt i sin helhed) godkendelsesblad (publikationen leveres i kopi med et trykt DS-omslag) elektronisk (publikationen leveres på et elektronisk medie) DS-betegnelse Alle DS-publikationers betegnelse begynder med DS efterfulgt af et eller flere præfikser og et nr., fx DS 383, DS/EN 5414 osv. Hvis der efter nr. er angivet et A eller Cor, betyder det, enten at det er et tillæg eller et rettelsesblad til hovedstandarden, eller at det er indført i hovedstandarden. DS-betegnelse angives på forsiden. Overensstemmelse med anden publikation: Overensstemmelse kan enten være IDT, EQV, NEQ eller MOD IDT: Når publikationen er identisk med en given publikation. EQV: Når publikationen teknisk er i overensstemmelse med en given publikation, men præsentationen er ændret. NEQ: Når publikationen teknisk eller præsentationsmæssigt ikke er i overensstemmelse med en given standard, men udarbejdet på baggrund af denne. MOD: Når publikationen er modificeret i forhold til en given publikation.
Indholdsfortegnelse Side Forord... 4 Indledning... 4 1 Anvendelsesområde... 5 2 Normative referencer... 5 3 Termer og definitioner... 5 4 Krav og anbefalinger... 5 4.1 Udbudsprocedure og -betingelser samt opstart... 6 4.2 System til vurdering af tilbud... 6 4.3 Leverancens omfang... 7 4.4 Krav til leverandøren... 7 4.5 Tekniske krav... 7 4.6 Kontraktmæssige aspekter... 7 Anneks A (informativt) Generelle anbefalinger og retningslinjer for udbudsprocessen... 8 Anneks B (informativt) Retningslinjer for vurdering... 9 Anneks C (informativt) Retningslinjer for fastlæggelse af leverancens omfang og oplysninger om lokalerne... 12 Anneks D (informativt) Retningslinjer for fastlæggelse af tekniske krav... 15 Anneks E (informativt) Retningslinjer for fastlæggelse af kontraktmæssige aspekter... 18 Bibliografi... 19 3
Forord Anvendelse af og henvisning til udbudsstandarder anses som vigtige værktøjer for at sikre både gennemsigtige procedurer for fair konkurrence mellem udbydere og for at øge effektiviteten samt skabe bedre grundlag for beslutninger om køb af rengøringsydelser. Yderligere anvendelse af og henvisning til standarderne i offentligt og privat udbud vil kunne øge handelen med tjenesteydelser på tværs af grænser. Denne standard for udbud af rengøringsopgaver er et resultat af et nordisk projekt, som har til formål at bidrage til velfungerende nordiske og europæiske markeder for tjenesteydelser. Etableringen af en standard for udbud af rengøringsopgaver er en del af programmet Nordic Platforms for better trade in services, og projektet blev lanceret af Nordisk InnovationsCenter (NICe). Arbejdet med denne standard er udført i en nordisk projektgruppe med deltagere fra forskellige grupper af interessenter: industrien, regeringen, arbejdsmarkedsorganisationer, forskere osv. Denne standard kan bruges som et værktøj til at sikre overensstemmelse med EU-forskrifter og offentlige forskrifter. Procedurer og vilkår for offentligt udbud skal overholde forskrifter, direktiver og regler om udbud vedtaget af Den Europæiske Union (EU) og den lokale regering. Indledning Formålet med denne standard er at udvikle en nordisk standard for udbud af rengøringsopgaver. Denne standard indeholder krav og anbefalinger vedrørende følgende: Anmodning om deltagelse i udbud Udbudsprocedure og -betingelser System til vurdering af tilbud Leverancens omfang Krav til leverandøren Tekniske krav Kontraktmæssige aspekter Retningslinjer for vurdering, herunder specifikation af kriterier. 4
1 Anvendelsesområde Denne standard opstiller krav og anbefalinger for udbud af rengøringsopgaver og rengøringsrelaterede serviceopgaver i den offentlige sektor. Standarden kan også anvendes i den private sektor. Den udstikker rammerne og udgør et referencesystem for udbud af rengøringsopgaver. 2 Normative referencer EN 13549, Cleaning services Basic requirements and recommendations for quality measuring systems EN 15221-2, Facility Management Part 2: Guidance on how to prepare Facility Management agreements INSTA 800, Cleaning quality Measuring system for assessment and rating of cleaning quality 3 Termer og definitioner 3.1 rengøringssystem kombinationen af alle rengøringsmetoder og rengøringsfrekvenser eller kvalitetsfrekvenser, som skal give et specifikt rengøringsresultat NOTE Rengøringssystemer kan være kvalitets- eller aktivitetsbaserede eller en kombination af begge, se D.1.2. 3.2 rengøringsfrekvens hvor ofte et givet rum/område skal rengøres inden for en given tidsperiode 3.3 kvalitetsfrekvens hvor ofte en given rengøringskvalitet skal opnås i et rum/område inden for en given tidsperiode 4 Krav og anbefalinger EU-direktiverne 2004/17/EF og 2004/18/EF indeholder fælles regler for offentligt udbud i lande i EU og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde og dækker indkøb af tjenesteydelser i den offentlige sektor. Anmodningen om deltagelse i udbud skal indeholde en beskrivelse af lokalerne og aktiviteterne i lokalerne. Der skal forefindes kontaktoplysninger og andre oplysninger, som er relevante for afgivelse af tilbud. Anmodningen om deltagelse i udbud skal også angive: Udbudsprocedure og -betingelser samt opstart System til vurdering af tilbud Leverancens omfang Krav til leverandøren Tekniske krav Kontraktmæssige aspekter. Hvis processen omfatter overtagelse af personale, skal vilkårene herfor angives. Hvis det er tilladt at bruge underleverandører, skal det tydeligt angives, at de samme krav gælder for underleverandørerne. 5
Udbudsmaterialet skal indeholde alle oplysninger om lokalerne, som kan påvirke rengøringsudgifterne, for eksempel: Områdets størrelse (kvadratmeter) Lokalernes funktion og anvendelse, variationer Forventet kvalitetsniveau for forskellige slags rum Antal kunder (hvis mere end en), antal personer i bygningen og besøgende Arbejdstid og -tidspunkt for rengøringens udførelse Mængden af snavs i lokalerne (for eksempel angivet som kvalitetsprofiler i henhold til INSTA 800) Særlige krav til rengøring (fx krav for områder med elektrostatisk udladning (ESD-omåder)) Materialer (gulv og andre overflader) og deres form og stand Adgangskontrol og potentielle begrænsninger (i relation til rengøringspersonale) Rum til rengøringsudstyr og vedligehold Placering og alle detaljer vedrørende affaldsbehandling. Se vejledning i anneks C. 4.1 Udbudsprocedure og -betingelser samt opstart Anmodningen om deltagelse i udbud skal angive: Hvilken udbudsprocedure der skal anvendes Udbudsbetingelser Udelukkelseskriterier i relation til proceduren. Se vejledning og anbefalinger i anneks A. Betingelserne skal specificere, hvordan priserne skal opgives for at gøre dem sammenlignelige. Det anbefales at inkludere en prisliste i udbudsmaterialet, som angiver, hvordan priserne for forskellige ydelser skal opgives. NOTE Priserne kan opgives på mange forskellige måder for forskellige typer rengøringsopgaver. Der skal være oplysninger om, hvordan priserne er opgivet for hver type opgave. Frister, betingelser og oplysninger i anmodningen om deltagelse i udbud skal være udarbejdet således, at tilbudsgiveren kan udarbejde et tilbud baseret på tilstrækkelig viden om lokalerne. Det anbefales at give en frist på mindst 10 uger. Det anbefales også at arrangere en grundig besigtigelse af lokalerne i løbet af de to første uger fra fristens afgivelse. Det anbefales at have en frist for modtagelse af spørgsmål på 10 dage inden tilbudsfristens udløb, og svar skal sendes mindst 6 dage før fristens udløb. Fristen, der angives for opstart af rengøringsopgaverne efter kontraktunderskrift, skal være tilstrækkelig lang for at sikre, at leverandøren har mulighed for at træffe de nødvendige forberedelser for at kunne opfylde kravene i kontrakten. Det anbefales at tillade mindst 6 ugers forberedelse efter kontraktunderskrivelse. I tilfælde, hvor processen vil kunne resultere i ændring af leverandør og/eller højere rengøringskvalitet, skal det klart angives, hvordan den højere rengøringskvalitet skal opnås, og hvordan udgifterne skal dækkes. EKSEMPEL I tilbuddet kan tilbudsgivere blive bedt om at oplyse deres vurdering af den eksisterende rengøringskvalitet og overfladernes stand, hvis ekstra rengøring/vedligeholdelse er nødvendig før opstart af rengøringsopgaverne, samt udgifterne hertil. Det er en forudsætning, at standen/kvaliteten ikke ændres i løbet af udbudsprocessen. 4.2 System til vurdering af tilbud I anmodningen om deltagelse i udbud skal det angives, hvilket system der vil blive brugt til vurdering af tilbuddene. Systemet skal tydeligt fastlægge kriterier for kvalificering, vurdering og udvælgelse af leverandører. Offentlige udbud skal vurderes i overensstemmelse med EU-bestemmelser og nationale bestemmelser. Det anbefales at anvende tretrinssystemet samt afvejning af kriterier i henhold til principperne for udvælgelse af det mest fordelagtige tilbud som beskrevet i anneks B. 6
Hvis processen omfatter overtagelse af personale, anbefales det at vurdere dette i en særskilt proces. Det anbefales at oplyse tilbudsgiverne om, at dokumenter modtaget i forbindelse med udbudsprocessen så vidt muligt verificeres. 4.3 Leverancens omfang Anmodningen om deltagelse i udbud skal fastlægge leverancens omfang med hensyn til lokaler, beliggenhed, rengøringsobjekter, rengøringsopgavernes art, rengøringsrelaterede serviceopgaver samt frekvensen for samtlige ydelser. Se vejledning i anneks C. 4.4 Krav til leverandøren Anmodningen om deltagelse i udbud skal efterspørge oplysninger om leverandørens økonomiske og tekniske kapacitet. De anmodede oplysninger skal inddeles i leverandørspecifikke og aftalespecifikke oplysninger. Anmodningen skal angive, om oplysningerne er et krav med henblik på udelukkelse eller udvælgelse, eller om oplysningerne skal vurderes som tildelingskriterier. Alle krav skal være tydeligt defineret. Se vejledning i anneks B og D. 4.5 Tekniske krav Anmodningen om deltagelse i udbud skal specificere de tekniske krav til leverancen. Anmodningen kan efterspørge oplysninger om, hvordan leverandøren vil opfylde kravet. Anmodningen kan fastlægge, hvilket rengøringssystem der skal anvendes (kvalitetsbaseret/aktivitetsbaseret). Hvis der fastlægges et kvalitetsbaseret system, skal kvalitetskravene specificeres i anmodningen. De fastlagte krav og oplysninger skal tydeligt defineres som udvælgelseskriterier eller tildelingskriterier. Se vejledning i anneks B og D. Det anbefales at anvende et kvalitetsbaseret rengøringssystem i overensstemmelse med INSTA 800 eller andre standarder, der opfylder kravene i EN 13549, hvor det er muligt. 4.6 Kontraktmæssige aspekter *) Anmodningen om deltagelse i udbud skal fastlægge kontraktmæssige aspekter, som kan have indflydelse på de samlede rengøringsomkostninger. Eksempler herpå er samarbejdsmæssige krav, gensidige forpligtelser, individuelle forpligtelser for kontrahenterne, andre kontraktmæssige aspekter som sanktioner i tilfælde af væsentlig misligholdelse, opsigelse osv. Se vejledning i anneks D og E. Det anbefales at følge ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter. *) Norsk note: Det anbefales at anvende kontrakter baseret på NS 8431. I Norge er ILO-konvention nr. 94 implementeret i Forskrifter vedrørende løn- og arbejdsforhold i offentlige kontrakter. 7
Anneks A (informativt) Generelle anbefalinger og retningslinjer for udbudsprocessen A.1 Offentligt udbud Procedurer og vilkår for offentligt udbud skal overholde forskrifter, direktiver og regler om udbud vedtaget af Den Europæiske Union (EU) og den lokale regering, se 4.1. A.2 Privat udbud Private udbydere er ikke forpligtede til at følge reglerne for offentligt udbud. Procedurer og vilkår kan i stor udstrækning afgøres af tilbudsgiveren inden for landets almindelige lovgivning samt almindelige normer for god skik vedrørende udbud ("god udbudsskik ). Det anbefales at starte processen så tidligt som muligt og tillade længere frister end de minimumfrister, der anbefales i 4.1. Opstart af udbudsprocessen kan offentliggøres på mange måder og ved hjælp af forskellige medier. Der kan også gennemføres lukkede udbud, hvor et begrænset antal udbydere af rengøringsopgaver inviteres til at deltage med eller uden prækvalifikation. 8
Anneks B (informativt) Retningslinjer for vurdering B.1 Vurdering B.1.1 Generelt Det anbefales at bruge en tretrinsmodel til vurdering af tilbuddene. Det første trin, udelukkelseskriterier, definerer den type leverandør, der er sorteret fra i den videre konkurrence. Det andet trin, udvælgelseskriterier, definerer den type leverandør, der kvalificerer sig til konkurrencen på baggrund af finansiel, økonomisk og teknisk kapacitet. Det tredje og sidste trin, tildelingskriterier, definerer niveauet for de forskellige betingelser for ydelsen samt vægten mellem pris- og kvalitetsparametre. De offentlige udbudsdirektiver 2004/17/EF og 2004/18/EF fastlægger regler for, hvilke faktorer der kan anvendes som udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier. B.1.2 Specifikation af kriterier Udvælgelseskriterierne skal være knyttet til leverandørens kvalifikationer, og tildelingskriterierne skal være knyttet til den ydelse, der tilbydes på stedet af leverandøren, samt kvalifikationer, der ligger ud over minimumkravene fastlagt i udvælgelseskriterierne. B.1.2.1 Udelukkelse Udelukkelseskriterierne afspejler, hvilken type tilbudsgiver og tilbud der ikke kan gå videre til næste trin i konkurrencen. Disse kriterier knytter sig hovedsageligt til manglende opfyldelse af lovgivningen ved, at tilbudsgiver ikke har betalt skat, er kendt skyldig i eller dømt for overtrædelse af de erhvervsetiske regler, har overskredet tidsfrister eller udfyldt anmodningen om deltagelse i udbud forkert. Se eksempler på spørgsmål, som kan være årsag til udelukkelse, hvis svaret på spørgsmålet er nej, i opstillingen nedenfor. Eksempler på spørgsmål er: Spørgsmål vedrørende tilbudsgiver: Er de formelle krav til deltagelse opfyldt? Er der indsendt skattemæssig dokumentation? Er der indsendt en egenerklæring om sundhed, sikkerhed og miljø (HSE)? Er der indsendt dokumentation for tegning af lovpligtige forsikringer? Spørgsmål vedrørende tilbuddet: Er tidsfristerne overholdt? Er udbudskravene opfyldt? Kan kontraktvilkårene godkendes uden forbehold? Dette er et ja/nej-afsnit. Alle kriterierne skal besvares med ja for at gå videre fra dette trin. Andre årsager til udelukkelse: Tilbudsgiveren eller ledelsen er dømt ved endelig dom som følge af deltagelse i en kriminel organisation, korruption, bedrageri eller hvidvaskning af penge. Afvigelser, forbehold, fejl eller ufuldstændige oplysninger i tilbuddet, som kan føre til tvivl i bedømmelsen i forhold til de andre. 9
B.1.2.2 Udvælgelse Udvælgelseskriterierne skal knytte sig til leverandørens kvalifikationer og ikke til de ydelser, der tilbydes på stedet. Først fastlægges den nødvendige finansielle og økonomiske kapacitet (som er relevant for kontraktens størrelse) og dokumentation herfor. Herefter fastlægges den tekniske kapacitet i form af dokumentation for kontraktens opfyldelse. Eksempler på udvælgelseskriterier er: Finansiel og økonomisk kapacitet: Tilstrækkelig økonomisk formåen. Dokumentation: Relevante erklæringer fra bank eller dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring Balance eller uddrag af balancen En opgørelse over den samlede omsætning og omsætningen for det område, der falder ind under kontrakten, for op til de seneste tre regnskabsår som maksimum. Teknisk kapacitet: Videnstyring, dokumentation for leverandørens uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer En liste over de vigtigste ydelser, der er leveret gennem de seneste tre år (referenceliste med sammenlignelige ydelser) En opgørelse over det gennemsnitlige antal ansatte over de seneste tre år En oversigt over teknisk support, anlæg eller teknisk udstyr tilgængeligt i forbindelse med opfyldelse af kontrakten Kvalitetsledelsessystem (certifikat eller beskrivelse) Miljøledelsessystem (certifikat eller beskrivelse) Ledelsessystem for sundhed og sikkerhed (certifikat eller beskrivelse) En angivelse af, hvor stor en del af opgaven leverandøren har til hensigt at give i underleverance. B.1.2.3 Tildeling Tildelingskriterierne skal knytte sig til de ydelser, der tilbydes på stedet, og afspejle den udbydende myndigheds opfyldelse af kontrakten. Kriterierne skal fastlægges på en sådan måde, at de kan anvendes i vurderingsprocessen i forbindelse med endelig udvælgelse af leverandøren af ydelserne. Følgende liste er et eksempel på tildelingskriterier: 10
Eksempler på tildelingskriterier er: Personale Driftsplanlægning Beskrivelse af leverancerne Ressourceplan for personale Rekrutteringsprocedurer Ledelse Kompetencer og uddannelse Kontraktspecifikt Kompetencer og tilgængelighed Opfølgning Andre kompetencer Andet Grundlæggende kompetencer Kontraktspecifikke kompetencer Videregående uddannelse Kvalitetsniveau Sundheds-, sikkerheds- og miljøledelse (HSE) på stedet Metoder og udstyr på stedet Kontraktspecifik knowhow om ledelse Fleksibilitet Rengøringspersonalets tilgængelighed Personaleopfølgning på stedet Kundeopfølgning på stedet Lederens kvalifikationer og beføjelser Håndtering af afvigelser og kundeklager HSE-kompetencer Kommunikationssystem Uniformer og id-skilte Kontraktspecifikke referencer Plan for opstart af kontrakten Organisering af kontrakten Afløsersystem i tilfælde af mangel på personale Miljø Kemikalier Anvendelse af miljøvenlige kemikalier (er der nogle uønskede sammensætninger?) Proces for minimering af brug af kemikalier på stedet Typisk forbrug af kemikalier pr. kvadratmeter og år på stedet (ifølge Nordisk Miljømærknings kriterier for rengøringstjenester) Vand Affald Metoder for kemisk rensning Proces for minimering af vandforbrug på stedet (håndtering af brugte svabere og klude) Plan for minimering af rengøringsrelateret affald på stedet Typisk affaldsproduktion pr. kvadratmeter og år på stedet ifølge kontrakten (i henhold til Nordisk Miljømærknings kriterier for rengøringstjenester) B.1.3 Endelig udvælgelse af leverandøren af ydelserne Sidste trin i vurderingsprocessen omhandler vurdering af, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige baseret på både pris- og kvalitetskriterier. For at gøre dette skal der udarbejdes en beregningsmodel, hvor de forskellige kriterier afvejes i henhold til udbyderens prioriteter. Se eksempel nedenfor. EKSEMPEL Vurderings- og pointsystemet kan være udformet således, at hvert kriterium fx tildeles point fra 0 til 10 afhængigt af beskrivelsen og dokumentationen. Fordel først 100 point i nogle hovedkategorier: pris- og kvalitetsprofil (personale, ledelse og miljø). Pointene kan fordeles ligeligt eller skævt mellem kategorierne og underkategorierne. Tilbuddet med den laveste pris vil opnå det højeste prispointtal. Alle de andre tildeles point i henhold til den procentdel, med hvilken pristilbuddet ligger over den laveste pris. Herefter fordeles pointene tildelt for kvalitet blandt kriterierne fastlagt i anmodningen om deltagelse i udbud. Multiplicer pointtallet for hvert kriterium med det opnåede procenttal (vægt) for hovedkategorien, og beregn summen. Normaliser dataene, så tilbuddet med det højeste kvalitetspointtal opnår det maksimale pointtal, der tildeles kategorien. De resterende tilbud tildeles point afhængigt af deres procentuelle afvigelse fra det bedste tilbud. Endelig lægges pointtallet for pris og kvalitet sammen. Tilbuddet med det højeste pointtal vinder konkurrencen. 11
Anneks C (informativt) Retningslinjer for fastlæggelse af leverancens omfang og oplysninger om lokalerne C.1 Baggrund Krav vedrørende omfanget af rengøringsopgaverne og oplysninger om lokalerne udgør hovedgrundlaget for prisberegning og planlægning af rengøringsopgaverne. En grundig og korrekt specifikation er også meget vigtig med henblik på at kunne sammenligne tilbuddene fra de forskellige leverandører af rengøringsydelser. C.2 Leverancens omfang Tabel C.1 indeholder eksempler på faktorer vedrørende leverancens omfang, som skal specificeres i udbudsmaterialet. Se også anneks D for tekniske aspekter. 12
Tabel C.1 Leverancens omfang Eksempler på faktorer, der bør specificeres Faktor Delfaktor Kommentar 1 Rengøringssystem Se anneks D 2 Almindelige procedurer for standardrengøring 3 Almindelig periodisk rengøring 4 Periodisk rengøring efter anmodning (skal bestilles efter behov) 5 Rengøringsrelaterede serviceopgaver Områder og rum, der skal rengøres Overflader/objekter, der skal rengøres Kvalitetskrav for alle områder og overflader (hvis de er kvalitetsbaserede), se tabel C.2 Rengørings/kvalitetsfrekvens for alle rum, se tabel C.2 Eventuelle begrænsninger for højde over gulv Eventuelle forberedelser fra brugernes side Overflader/objekter, som ikke er omfattet Kvalitetskontrol: metoder, frekvenser, af hvem, omkostningsfordeling Eventuelt særlige hensyn Ydelsens art, dvs. forårsrengøring, tæpperensning, skuring og boning af hårde gulve, rengøring af højtliggende overflader, vinduespudsning, rengøring af hylder med indhold osv. Specificer for hver ydelse: Eventuelle tekniske krav Områder, rum og overflader/objekter, der skal rengøres Kvalitetskrav, hvis det er relevant Frekvenser Eventuelle forberedelser fra brugernes side Overflader/objekter, som ikke er omfattet Kvalitetskontrol: metoder, af hvem, omkostningsfordeling Eventuelt særlige hensyn Ydelsens art, (se 3) Specificer for hver ydelse: Eventuelle tekniske krav Eventuelle forberedelser fra brugernes side Kvalitetskrav, hvis det er relevant Overflader/objekter, som ikke er omfattet Kvalitetskontrol: metoder, af hvem, omkostningsfordeling Eventuelt særlige hensyn Ydelsens art, dvs. tømning af affaldsbeholdere og -spande, affaldshåndtering (dvs. presning af papir), sanitetsydelser (toiletpapir, håndklæder, håndsæbe), smudsabsorberende områder (udskiftning af måtter osv.), blomstervanding, snerydning fra indgangspartier osv. Specificer for hver ydelse: Eventuelle tekniske krav Områder, rum og overflader/objekter, der skal rengøres Kvalitetskrav, hvis det er relevant Frekvenser/faktorer, der udløser behovet for ydelsen Eventuelle forberedelser fra brugernes side Kvalitetskrav og -kontrol (metoder, af hvem, omkostningsfordeling) Eventuelt særlige hensyn 13
C.3 Oplysninger om lokalerne Tabel C.2 indeholder eksempler på faktorer vedrørende lokalerne, som skal specificeres i udbudsmaterialet. Tabel C.2 Eksempler på oplysninger, der bør gives om lokalerne Faktor Delfaktor Kommentar 1 Generelle oplysninger Lokalernes alder, funktion og anvendelse Tegninger over samtlige rum Antal kunder (hvis mere end en), cirka antal personer i bygningen og antal besøgende Den generelle stand af de overflader, der skal rengøres Eventuelle sæsonmæssige variationer Gennemsnitligt antal smudssamlinger pr. dag/uge på forskellige overflader (kan angives som fald i kvalitetsniveau/profil, ændringer i støvniveau eller glans målt i henhold til INSTA 800) Arbejdstid Tidsrum for udførelse af rengøringen Adgangskontrol og potentielle begrænsninger Rum til rengøringsudstyr og vedligehold (rengøringscentral/lokaler/skabe) Placering og detaljer vedrørende affaldsbehandling 2 Oplysninger, der skal gives om hvert rum C.4 Oplysninger og specifikationer Areal Betegnelse (nummer/navn) Rumtype Gulvbelægning Kvalitetskrav (INSTA 800, profil osv.) Overfladernes stand Overflader/objekter, der skal tages særligt hensyn til Særlige krav til rengøring af kritiske overflader/punkter (ESD-rum, operationsstuer) Se også tabel C.3 Det anbefales at give så mange oplysninger og specifikationer som muligt i en tabel. Tabel C.3 indeholder et eksempel på, hvordan faktorer og oplysninger vedrørende lokalerne kan fremstilles. Bygning Rum nr. Rumtype Areal Tabel C.3 Eksempel på oplysninger om rummene m² Gulvbelægning Kvalitetskrav i henhold til INSTA 800 A A1521 Kontor 10 Linoleum Profil C Støvniveau 4 B B0100 Reception 75 Granit Profil B Glansniveau 4 Kvalitetsfrekvens Pr. uge Kommentar 2 Polish med sæsonbetinget revnedannelse 5 14
Anneks D (informativt) Retningslinjer for fastlæggelse af tekniske krav D.1 Tekniske krav Det anbefales at inkludere nogle tekniske krav i udbudsmaterialet. Dette vil sikre god rengøringspraksis og forhindre skade på bygningen, miljøet og arbejdsprocesserne. Tekniske krav kan også anvendes til at sikre, at der kommer fokus på tilbudsgivernes egen profil vedrørende miljøhensyn, indeklima og kvalitet generelt. De fleste af de opstillede kriterier er kriterier, der kan betragtes som en del af kontrakten, fx som et rengøringsteknisk grundlag eller tillæg. Nogle kriterier kan udarbejdes således, at de kan vurderes i vurderingsprocessen beskrevet i anneks B. Se eksempel i tabel D.1. D.1.1 Generelle krav Generelle krav kan formuleres som vist i nedenstående eksempel. EKSEMPEL Rengøringen skal udføres således, at materialer, maskiner, elektronisk udstyr, overflader og bygningskonstruktionen ikke pådrages skader. Der skal udvises omhu for at minimere rengøringens påvirkning af overflader, indeklima, arbejdsmiljø, det udendørs miljø samt påvirkning af brugerne af lokalerne. D.1.2 Rengøringssystem Det rengøringssystem, der skal anvendes, skal defineres i tilbuddet, således at det er muligt at kunne sammenligne tilbuddene. Kunden skal beslutte, hvilket af de tre systemer nedenfor der skal anvendes: Aktivitetsbaseret Kvalitetsbaseret En kombination af de to systemer. Dette vil også have indflydelse på de oplysninger, som potentielle leverandører skal give, med hensyn til hvordan arbejdet planlægges, og hvordan kvaliteten bedømmes. D.1.2.1 Aktivitetsbaserede rengøringssystemer Et aktivitetsbaseret rengøringssystem er kendetegnet ved primært eller udelukkende at angive, hvilke rengøringsaktiviteter der skal udføres, på hvilke overflader og hvor ofte. Sådanne systemer giver ikke mulighed for at etablere faktiske resultatbeskrivelser/kvalitetsmål for de forskellige overflader eller rum, der skal rengøres. Det forventes snarere, at hver rengøringsaktivitet udføres med størst mulig professionalisme og kompetence. Et eksempel på et aktivitetsbaseret rengøringssystem er Programmed Cleaning (programlagt rengøring). Under sådan et system tildeles hvert rum et rengøringsprogram, som normalt er udtrykt ved en trecifret kode. Denne kode indeholder de frekvenser, hvormed et rum skal rengøres pr. uge, hvor ofte gulv og inventar skal rengøres grundigt, og hvor mange gange der skal udføres overvåget rengøring af gulv og inventar. En liste, der definerer termerne grundig og overvåget rengøring, skal være tilgængelig. En lignende logik anvendes i frekvensbaserede rengøringssystemer, som i stedet for tildeling af frekvenser for aktiviteter i et rum tildeler frekvenser for særlige arbejdsaktiviteter og objekter og overflader i et rum eller en gruppe rum. D.1.2.2 Kvalitetsbaserede rengøringssystemer Kvalitetsbaserede rengøringssystemer er kendetegnet ved primært eller udelukkende at fastsætte det kvalitetsniveau, der skal leveres. Det er derfor ikke den udbydende myndighed, men leverandøren, der bestemmer, hvordan denne kvalitet skal opnås. Disse systemer har derfor generelt ikke nogen opgørelse af hverken metoder eller frekvenser, men konkurrencen er baseret på det bedste resultat. 15
I et kvalitetsbaseret rengøringssystem er det derfor acceptabelt ikke at rengøre en overflade, der allerede er ren, hvis den fastsatte kvalitet er opretholdt i et regelmæssigt anvendt rum. I de senere år har industrien i stigende grad arbejdet på at finde en måde at beskrive kvalitets/resultatkrav på. Standarden INSTA 800 er et eksempel på et system til beskrivelse og måling af rengøringskvalitet. Sådanne standarder omfatter visuelle kvalitetsmål og evalueringer, men kan også omfatte måling (med særligt konstruerede værktøjer) af niveauer af støv, hygiejne, friktion, glans, statisk elektricitet og ledningsevne. D.1.2.3 Kombinationer Afhængigt af rengøringsspecifikationen kan det være en god idé at kombinere et frekvensbaseret system (fx for arbejdsaktiviteter på følsomme overflader ) med et kvalitetsbaseret rengøringssystem. Hvis lokalerne har tæppebelagte gulve, anbefales det for at sikre et godt indeklima at specificere et aktivitetsbaseret rengøringssystem for disse overflader med angivelse af både rengøringsfrekvenser og kvalitetskrav. D.1.3 Rengøringsmetoder Der kan formuleres krav om, hvilke rengørings- og arbejdsmetoder, rengøringsudstyr, rengøringsmaskiner og rengøringskemikalier der skal anvendes, som vist i eksemplet. Der kan også tilføjes mere specifikke krav. Det anbefales at have særligt fokus på sundheds-, sikkerheds- og miljøanliggender. EKSEMPEL 1 Metoder for rengøring og rengøringsrelateret vedligehold skal vælges ud fra overfladematerialets egenskaber, urenhedstype, mængde af urenheder samt kvalitets- og miljøkrav. Målet skal være at vælge den metode, som med den lavest mulige arbejdsbelastning og miljømæssige påvirkning lever op til kvalitetskravene uden at beskadige overfladerne. EKSEMPEL 2 Tabel D.1 indeholder eksempler på miljømæssige aspekter, der påvirkes af rengøring, og hvorledes miljømæssige krav kan specificeres og anvendes i en vurderingsproces som beskrevet i anneks B. Tabel D.1 Eksempler på miljømæssige aspekter Påvirkning Tilnærmelse Eksempel på specifikationer/krav Kemikalier: Kan være sundheds- og miljøskadelige og have negativ indvirkning på biodiversiteten Vand: Vandforbrug påvirker behovet for energi til opvarmning og udledning af forurenet vand Affald: Affald er spild af ressourcer. Af den grund er affaldsreduktion og genbrug ønskelig. Leverandøren bør have et system til at dokumentere og følge op på kemikalieforbruget samt uddanne medarbejdere, der anvender kemikalier Vandforbrug kan reduceres ved at anvende kemiske rensningsmetoder Leverandøren skal have systemer til affaldshåndtering og -reduktion Udvælgelseskriterier: Beskrivelse af systemet. Skal opfylde krav i henhold til ISO 14001 Anvendte kemikalier må ikke indeholde følgende elementer: Se eksempler 1) Lister over kemikalier skal angives i tilbuddet Tildelingskriterier: Mængde kemikalier anvendt pr. kvadratmeter rengjort overflade og pr. år skal angives Kontraktmæssige aspekter: Der skal indgives en årlig opgørelse over kemikalieforbrug ved udgangen af januar for det foregående år Specifikation: Der skal anvendes kemiske rensningsmetoder Tildelingskriterier: Beskrivelse af rengøringsmetoder til regelmæssig rengøring skal angives i tilbuddet. Den primære metode for hver opgave skal specificeres Udvælgelseskriterier: Beskrivelse af systemet. Skal opfylde krav i henhold til ISO 14000 Tildelingskriterier: Mængde affald produceret pr. kvadratmeter rengjort overflade og pr. år skal angives Kontraktmæssige aspekter: Der skal indgives en årlig opgørelse over affald ved udgangen af januar for det foregående år 1) Dichlorbenzen, limonen, EDTA og EDTA-salte, chlorerede opløsningsmidler, stoffer klassificeret som kræftfremkaldende, mutagene, reproduktionstoksiske, miljøskadelige eller allergifremkaldende. 16
D.2 Personale og ledelse *) Det anbefales at vurdere eventuelle behov for særlige krav vedrørende rengøringspersonale og -ledelse. Eksempler er: Sikkerhed Fortrolighed Beklædning/uniformering Identitetsskilte Brug af sprog/kommunikation. *) Norsk note: De norske myndigheder har besluttet, at det i Norge er lovpligtigt at bære identitetsskilte. 17
Anneks E (informativt) Retningslinjer for fastlæggelse af kontraktmæssige aspekter *) E.1 Generelle anbefalinger Det anbefales, at kontrakten vedrørende rengøringsopgaver indeholder oplysninger om følgende: Aftaleperiode Liste over aftaledokumenterne Samarbejds- og loyalitetsforpligtelse Parternes repræsentanter Møder Gensidige forpligtelser Den enkelte parts forpligtelser Leverandørens kontraktopfyldelse Krav til kontraktopfyldelse Kontrol Brug af underleverandører Betaling Pristalsregulering Rettigheder i tilfælde af forsinket betaling Overdragelse af kontraktlige forpligtelser? Sanktioner i tilfælde af væsentlig misligholdelse Kontraktbrud Kontraktens ophør Anvendelse af dokumenter Fortrolighed Forsikring Ansvar for skader Tvist Force majeure. Den europæiske standard EN 15221-2 indeholder retningslinjer for udarbejdelsen af aftaler inden for området facility management. *) Norsk note: Det anbefales at anvende Norsk Standard NS 8431. 18
Bibliografi Norsk tillæg: NS 8431, General conditions of contract concerning fixed cleaning Finsk tillæg: SFS 5967, Puhtausalan sanasto. Vocabulary of cleaning industry Dansk tillæg: DS 2451-10, Infection control in the health care sector Part 10: Requirements for cleaning 19