Frennegårdsparkens Grundejerforening Referat af Generalforsamling Tirsdag d. 15. marts 2011. kl. 19.00 Der var fremmødt 70 deltagere, repræsenterende 47 parceller. Bestyrelsen havde inviteret Politiassistent Eric Kattrup fra Nordsjællands Politi til at komme og orientere om Indbrud og hvordan man kan sikre sig imod denne stigende tendens også i vores område, dog i meget lille omfang, statistikken for vores område siger for 2010, 3 indbrud og et forsøg på indbrud og for 2011, allerede 2 indbrud. det blev en lille god times gennemgang samt information udi det præventive vi kan gøre for at imødegå eventuelle indbrud, hvor der også kom mange spørgsmål fra forsamlingen undervejs, hvilket indikerede at det var en meget god indledning til aftenens generalforsamling. 1. Valg af dirigent. Bestyrelsen foreslog Kjeld Holm, som blev valgt. Dirigenten konstaterede generalforsamlingens lovlighed og dagsordenens overensstemmelse med vedtægterne. 2. Beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år. Formand Hans Christian Jensen tog ordet: Allerførst skal der lyde en velkomst til nye medlemmer. Vi gør opmærksom på, at foreningens eksistens er baseret på tinglyst deklaration på de enkelte ejendomme. Deklarationer og tilhørende notat hører til ejendommes dokumenter og vi formoder, at disse er overdraget i forbindelse med ejendomshandlen. Hvis det ikke er sket har vi ekstra eksemplarer. Det samme gælder foreningens vedtægter. Den fulde samling af relevante dokumenter kan også læses og hentes på vores hjemmeside: frenne.dk Bestyrelsen er glade for at se så mange til generalforsamlingen. Vinteren I 2010/11 fik vi endnu en streng vinter med en masse besvær, kulde og sjap. Alt i alt blev der ryddet pænt langs parcellerne, og det er også vores opfattelse at Kommunen var i bedre træning denne gang. Der blev ryddet og gruset forholdsvist ofte på vejene selvom traktorens skraber aldrig kommer helt i bund. Den hårde frost går også ud over vejene især med revner til følge. Det ses i nogen grad på vores veje og måske lidt mere på stisystemet, som vi ellers synes har været forbilledligt renholdt, men desværre med for tunge maskiner, så der nu er en del skader på stierne. Disse ting vil vi gøre Kommunen opmærksom på. Skybrud Og nu vi er ved vejret så bød 2010 også på et skybrud hvis størrelse ikke var set i mands minde. Værst i vores område som bestyrelsen er oplyst om gik det ud over en villa på Bellisvej, hvor vandet stod knap 30 cm op på soklen, før det kom ind i stuen. På Bellisvej var der også et hus, der fik vand i kælderen i op mod en halv meters højde. Begge steder måtte der efterfølgende omfattende renovering til. 1
Andre mindre episoder er også rapporteret f.eks. om kloakdæksler der havde svært ved at blive på deres plads, oversvømmelse i et udhus og i et el-skab. Bestyrelsen har samlet de fleste af disse episoder sammen og rapporteret dem til Hørsholm Vand i efteråret. Vejbede og friarealet Vejbedene og deres vedligeholdelse er som bekendt overgået fra kommunal til privat vedligeholdelse, og vi har i et par sæsoner selv stået for vedligeholdelsen. Sidste år fik vi ajourført vedtægterne og dermed tydeliggjort, at et af formålene med foreningen er at vedligeholde friarealerne, vejbedene m.m. ( 2.b). Vi har i bestyrelsen drøftet dette spørgsmål og mener at vejbedenes vedligeholdelse skal være en del af den vedligeholdelse som foreningen sørger for via kontingentet, som det, som sagt, også fremgår af vedtægterne. Vi fremlægger senere i aften et budget for 2011, hvori der er medregnet vejbedsvedligeholdelse i udgiften til vedligeholdelse af de grønne arealer. I øvrigt vil vi i 2011 antage en ny gartner til vedligeholdelsen, da vi sidste år oplevede en del problemer med gartnerens arbejde. Medlemshenvendelser I bestyrelsen får vi af og til henvendelser der opfordrer os til at se på hvordan et andet medlem forvalter reglerne. Det kan være deklarationsregler eller regler indenfor hegnsloven, overtrædelser, mangel på god pli eller god ro og orden. Vi er altid glade for at få disse henvendelser, der jo normalt viser et engagement og en vilje til at vores fælles område skal være et godt sted at leve. Smag og behag er skal bestyrelsen hilse og sige meget forskelligt, og dét den ene synes er en stor overtrædelse, som der bør påtales, synes den anden er uden betydning. Bestyrelsen ønsker ikke at være grundejerforeningens politi der farer ud og fortæller medlemmerne, at de skal opføre sig ordentligt eller at deres nabo synes de ikke gør tingene rigtigt. Vi håber I er enige i at det er en stort set umulig opgave for en bestyrelse, at forvalte med retfærdighed. Vores primære virkemidler er fælles opfordringer på generalforsamlinger, ved breve til alle medlemmer, på hjemmesiden og ved kommunikation med den eneste reelle myndighed nemlig Kommunen, der som bekendt har påtaleret for overtrædelser af diverse regelsæt. Og med hensyn til opfordringer på generalforsamlingen kan jeg måske benytte lejligheden til at komme med to af slagsen i denne beretning: Vi har i deklarationen en bestemmelse om at levende hegn skal mod vej eller sti plantes mindst 30 cm inden for skellinien. Et medlem har oplyst at efterlevelse af denne regel vil kunne bidrage til at mindske de problemer vi ser i dag med mange hække der breder sig ud over fortovene til stor gene for de gående. Så hermed en opfordring til at overholde denne regel, og måske mindst ligeså relevant at få hækkene klippet ind, så de ikke rager udover fortovet. Det gør de desværre flere steder. En anden opfordring drejer sig om ikke at kaste husholdningsaffald og flasker i skraldespandene på stisystemet, som det er observeret. Det er godt nok ikke vores skraldespande, men Kommunens, men en opfordring om god opførsel kan vi da godt viderebringe. Deklarationsdispensation Kommunen har inviteret grundejerforeningen til at indgå i et arbejde med at identificere og klassificere områder der i dag er omfattet af vores deklarationsbestemmelser, men måske er lidt ude af takt med et moderne parcelhusliv. Formålet er at se om det er muligt, at få et lille katalog med områder hvor Kommunen ikke vil anvende deres påtaleret. Med andre ord en slags dispensationsliste 2
hvis elementer vil være genstand for en lempeligere behandling end den deklarationens tekst lægger op til. Bestyrelsens generelle holdning er at deklarationen hvor gammel og umoderne den end måtte være er det eneste fælles dokument om et regelsæt som vi med sikkerhed ved, alle har kendskab til, og dermed også alle har accepteret ved indflytning. Vi har derfor i de fleste sager om dispensation anlagt en snæver fortolkning, da det giver den mindste afvigelse fra det alle, i hvert fald i princippet, er enige om. Bestyrelsen agter at gå ind i dette arbejde, men med en vis forsigtighed. Omvendt hvis vi kan finde et fælles sæt retningsliner vil det skabe mere klarhed og ensartethed. Noget Kommunens nuværende praksis i dispensationssager desværre ikke indeholder. En eventuel tekst vil blive fremlagt til vedtagelse på en generalforsamling måske til næste år. Brevkasser Til slut vil jeg lige nævne at den nye postlov indeholder bestemmelser om at alle ejendomme skal have deres brevkasse placeret ud til offentlig vej. Det gælder således også os, og brevkassen skal være opsat inden 1. januar 2012. Den skal placeres ud til offentlig vej med åbningen mod eller vinkelret på vejen. Brevkassen skal opstilles, så afstanden fra brevindkastets underkant til fortov eller vej er mindst 100 cm og højst 120 cm. Hvis man af fysiske eller psykiske årsager ikke selv er i stand til at hente sin post i brevkassen, har man mulighed for at søge om dispensation, som gives af Kommunen gennem visitation. Bestyrelsen har bemærket at nogle medlemmer allerede har brevkassen ved vejen, men langt fra alle, så der bliver nok lidt aktivitet på dette område i år. Dirigenten gav herefter mulighed for spørgsmål og kommentarer fra medlemmerne Der fremkom en del kommentarer vedrørende snerydningen som udtryktes at være meget mangelfuld, specielt på fortove. Bestyrelsen minder om at medlemmerne har pligt til at rydde fortove ud for egen bopæl. Der var kommentarer samt spørgsmål til deklarationen bl.a. vedr. montering af solfangere. Bestyrelsen oplyser at det er tilladt at montere solfangere, husk blot at der skal søges hos Kommunen først. Beretningen blev herefter godkendt. 3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse. Regnskabet blev gennemgået af Kasserer Mads Jørgensen dette udviste et underskud på kr. 7.210,07 ( Budgetteret underskud for 2010 kr. 8.050,- ) Formuen er herefter på kr. 27.238,76. Regnskabet blev herefter godkendt. 4. Redegørelse for det fremtidige arbejde Formand Hans Christian Jensen tog ordet: Som nævnt i beretningen har bestyrelsen med virkning fra 2011 valgt at indlemme vejbedenes vedligeholdelse i foreningens udgifter til de grønne arealers pleje. Det sker hovedsagelig med baggrund i 2 i foreningens vedtægter, der bestemmer at foreningens formål bl.a. er at vedligeholde friarealer, vejbede m.m. Bestyrelsen fremlægger ikke et alternativ forslag, da vedligeholdelsen er en del af formålsparagraffen, og dermed ikke lægger op til debat om for eller imod kollektiv betaling gennem kontingentet, men baserer sig på samme princip om ligelig betaling via kontingentet som vedligeholdelsen af de øvrige grønne områder. 3
Derimod har bestyrelsen bestræbt os på et forholdsvist beskedent ambitionsniveau med hensyn til vedligeholdelse for at holde udgifterne nede. Bestyrelsen har i udbudsmaterialet til de indbudte gartnere bedt om en pris på rengøring ved lugning to gange årligt. Bestyrelsen mener ikke mindre kan gøre det. Det betyder måske at de allermest ambitiøse medlemmer stadig vil have behov for at finde hakkejernet frem en gang imellem, men det har været vigtig for os at holde kontingentstigningen på et minimum. Kassereren vil under næste punkt gennemgå budgettet og komme ind på hvilke besparelser og ekstraudgifter der er i 2011. Retfærdigvis skal det siges, at udgiften til vejbedsvedligeholdelse er større end den lille stigning i kontingentet vi ser for 2011, ca. kr. 200,- pr. medlem, så bestyrelsen forventer yderligere en mindre stigning til næste år. Størrelsen vil være afhængig af næste års øvrige udgifter og aktiviteter. Så det hører i mere om til næste år. Bestyrelsen har ikke planlagt andre budgetindvirkende aktiviteter for 2011. Dirigenten gav herefter mulighed for spørgsmål og kommentarer fra medlemmerne Et medlem forespurgte til hvad der specifikt er indeholdt i vejbedsvedligeholdelsen, såsom at få rettet op på brosten rundt om bede og niveauforskel på fortovsfliser som nu er fremkommet efter den strenge frost her i vinter. Formanden svarede at for så vidt vejbedene vil der blive luget for ukrudt 2 x pr. år også imellem brostenene, men evt. brostens opretning er ikke med i vedligeholdelsen, bestyrelsen vil tage dette punkt med i forårsvandringen. Fortovsfliser som ikke ligger rigtigt opfordres medlemmerne til selv at tage kontakt til Kommunen om dette, da dette vedrører dem, bestyrelsen vil dog medtage dette punkt ved henvendelsen til Kommunen. De fremtidige arbejder blev herefter taget til efterretning. 5. Forelæggelse af budget for 2011, herunder fastlæggelse af kontingent og betalingstermin. Kasserer Mads Jørgensen fremlagde og gennemgik budgettet som var fremsendt sammen med indkaldelsen. Kontingentet blev foreslået til kr. 1000,-, en stigning på kr. 50,- i forhold til 2010, denne beskedne stigning er mulig grundet bestyrelsen har valgt at fjerne en containerdag i forhold til tidligere år så der i 2011 vil blive 5 containerdage, kontingentet er med betalingstermin fastsat til d. 30.04.2011. Budgettet samt kontingent blev godkendt. 6. Valg af medlemmer til bestyrelsen og 1 suppleant. På valg var Nic Thielsen, Mads Jørgensen og Jesper Carlsen samt Elly Appelt som suppleant. Alle modtog genvalg og blev herefter valgt. Bestyrelsen havde indstillet Katrine Fugmann til den ledige plads som suppleant, dirigenten spurgte forsamlingen om der var andre der ønskede at stille op, da det ikke var tilfældet valgtes Katrine Fugmann til 2 suppleant. 7. Valg af revisorer og suppleant. På valg var Peter Borg, Anne Marie Schrøder. På valg var Revisorsuppleant Annette Flagstad. Alle modtog genvalg og blev herefter valgt. 4
8. Eventuelt. Et medlem forespurgte til den store plage, gene med muldvarpeskud på friarealerne, om der da ikke kunne gøres noget? Dette er desværre en gene vi må finde os i, der er forsøgt flere måder og midler til at få den fjernet men meget lidt effekt, skuddene vil blive udjævnet ved hver græsslåning. Et medlem forespurgte til om bestyrelsen ville overveje at afholde generalforsamlingen på andre ugedage end tirsdage fremover? Det vil bestyrelsen se på, hvis det er muligt at få lokalerne på Usserød Skole. Poul Holm fremsagde afslutningsvis et lille digt om årets problematik på gartnerfronten, petangbanen vil fortsat blive renset og luget nogle gange om året, benyt den nu! samt at den anlagte sti i vores skov, ikke vil blive videreført da det har vist sig at den ikke benyttes. Som tidligere år vil bestyrelsen efterfølgende fremsende informationsbrev til kommunen hvori vi vil beskrive og påpege de emner som fremkom på generalforsamlingen relateret til kommunens ansvarsområder. Dirigenten takkede for god ro og orden. Formanden takkede dirigenten for god ledelse, hvorefter der blev budt på smørrebrød, øl og vand. Generalforsamlingen slut, kl. 20.50 Referatet godkendt. Ref. ved Kjeld Albrechtsen Hørsholm d. Kjeld Holm Dirigent. 5