Fordelingsregler for Idrætsfaciliteterne i Egedal kommune Side 1
Indholdsfortegnelse: 0. Forord.....side: 3 1. Folkeoplysende foreninger side: 4 2. Gebyr versus vederlagsfri. side: 4 3. Regler for nøgle adgang til de kommunale motionslokaler.. side: 4 4. Ansøgningsrunder og åbningstider.. side: 4 5. Prioritering af brugergrupper.. side: 6 6. Kriterier for fordeling.. side: 6 a. Nærhedsprincippet side: 6 b. Optimal udnyttelsesgrad side: 7 c. Den hele forening armlængdeprincippet.. side: 7 d. Alt andet lige. side: 8 7. Lokaler prioriteres til bestemte aktiviteter side: 8 8. Ansøgnings metode og kompetencer på fordelingsområdet side: 8 9. Bekræftelse på booking. side: 9 10. Udnyttelse af faciliteterne side: 9 a. Definition af misligholdelse side: 9 b. Aflysninger.. side: 9 c. Foreningernes tilbagemelding side: 9 11. Turneringer og stævner.. side: 9 a. Udeblivelse og betaling fra reserveret tid til stævner og turneringer side: 9 12. Sikkerhed i svømmehaller og friluftsbade side: 10 13. Klagegang side: 10 14. Mailadresser på ledelsen af anlæggene... side: 10 Side 2
0. Forord Fordelingsreglerne for Egedal kommunes Idrætsfaciliteter skal sikre: En gennemskuelig fordelingsproces med klare prioriteringer Bedst mulig udnyttelse af idrætsfaciliteter ved en dynamisk fordeling i løbet af sæsonerne Kravene i folkeoplysningsloven og principper for anvisning af lokaler, er altid udgangspunktet for fordelingsreglerne. Lokalefordelingen for idrætsfaciliteterne er samlet under fagudvalget, som har den overordnede kompetence, hvis der ikke kan opnås enighed om fordelingen. Faciliteterne stilles til rådighed for mange forskellige brugergrupper. Der er tale om foreningslivet, folkeskoler, institutioner, ældreidræt, voksenundervisning, folkesundhedsinitiativer og borgere i Egedal kommune. Der kan ligeledes reserveres tid i faciliteterne, til den selv organiserede idræt. Egedal kommunes sundhedscenter igangsætter løbende en række initiativer for at styrke folkesundheden, og den selvorganiserede idræts muligheder. Disse projekter indarbejdes i fordelingen i det omfang, der er plads hertil. Samtidigt vil det fremadrettet være muligt at reservere enkelte faciliteter til særlige projekter, via Center for Plan, Kultur og Erhverv (CPK) i lokalefordelingen. Eksempelvis kan det være idræts- og motionstilbud til overvægtige børn, motion på recept, kulturelle aktiviteter, o.l. I tidsrummet kl. 16.00 20.00 (kaldes primetime) er efterspørgslen efter faciliteter større end det faktiske udbud. Dette forhold gør det derfor nødvendigt, at prioritere brugerens adgang til faciliteter i de forskellige perioder og tidsrum på dagen, efter prioriteringslisten i punkt 4. Som udgangspunkt er det sidste sæsons bruger, der har brugsretten til lokalet i den næste periode, med mindre foreningen har misligholdt den tildelte tid i foregående sæson, eller medlemstallet i en anden forening er vokset, så den med rimelighed skal have adgang til lokaler. På idrætsanlæggene afholdes der ultimo marts måned hvert eneste år fordelingsmøder, hvor foreningerne samt voksenundervisningen aftaler fordelingen af tider på de enkelte Idrætsanlæg og skolehaller. Som en forsøgsordning sker fordelingen og tildelingen af faste træningstider til den enkelte brugergruppe for en 2 årig periode, på fordelingsmødet i ulige år. Turneringstider samt stævnetider aftales hvert år på fordelingsmødet. Det er ledelsen af idrætscentrene, der indkalder til de årlige fordelingsmøder. Ledelsen fremsender resultatet fra fordelingsmødet, til administrationen, der fremlægger forslag til lokalefordelingsplan for den/de kommende sæson/er for fagudvalget i marts/april. Resultatet af fordelingen bekræftes til foreningen normalt i april måned for den/de kommende sæsoner (1/8 til 31/7). Foreninger der er godkendt som folkeoplysende foreninger i Egedal kommune skal indtaste deres ansøgning om lokale/r, for kommende sæson/er, i det kommunale bookingsystem senest 15. februar hvert år, (i lige år kun turnerings- samt stævnetider, og i ulige år faste træningstider samt turnerings og stævnetider). Alle lokaleansøgninger skal indtastes digitalt i det kommunale bookingsystem, for at komme med i fordelingen Indtastning fra ansøgere som modtages senere end den nævnte dato kan ikke forvente at komme i betragtning til lokaler, haller, skolehaller og gymnastiksale eller udendørsanlæg. Side 3
Ansøgninger om tider til det kommunale friluftsbad i Ganløse, har sin egen ansøgningsfrist, som kun er gældende for en enkelt sæson. Ansøgningen skal indtastes i det kommunale bookingsystem senest, den 1. november hvert år, og ledelsen af Idrætsfaciliteterne indkalder herefter alle ansøgere til et fordelingsmøde senest medio december hvert år. Fordelingsplanen fremsendes til administrationen, som forelægger fordelingsplanen for fagudvalget i januar måned. Herefter får brugerne besked om den endelige fordelingsplan for kommende sæson. Side 4
Fordelingsregler for idrætsfaciliteterne 1. Folkeoplysende foreninger For at få idrætsfaciliteter stillet vederlagsfrit til rådighed i Egedal kommune, skal foreningen være godkendt som folkeoplysende forening i Egedal kommune. Fordelingsreglerne omhandler ledige tider, der er til rådighed for de folkeoplysende foreninger, på de kommunale idrætsanlæg og i skolehallerne. 2. Vederlagsfri Lokaler og udendørsanlæg stilles vederlagsfrit til rådighed med den indretning og det inventar, der er til rådighed, så faciliteterne anvendes til deres primære brug. 3. Gebyr Kommunen kan opkræve et gebyr for lokalerne, jf. folkeoplysningslovens 22 stk. 4 og stk. 5, hvis særlige betingelser er opfyldt, f.eks. lokaler med særligt udstyr (motionslokaler). Gebyret indgår i den pulje, der anvendes til nedbringelse af driftsudgifterne ved brug af egne eller lejede lokaler (lokaletilskud) Gebyret kan kun opkræves, såfremt kommunen yder supplerende lokaletilskud. I Smørum og Ganløse Idrætscentre opkræves der gebyr for brug af motionslokalerne. 4. Regler for nøgleadgang til de kommunale motionslokaler Foreningslivet har gennem Egedal Idræts Fællesskab (EIF) aftalt, at Egedal kommune støtter op omkring konceptet forenings- fitness. Enkeltpersoner der ønsker adgang til motionslokaler, skal som udgangspunkt være medlem af en klub/forening under paraplyorganisationen E.I.F.. Der kan købes en nøglebrik, der giver adgang til de tider, der er aftalt på fordelingsmøderne. Øvrige godkendte folkeoplysende foreninger, skoler eller de kommunal ansatte, kan ligeledes få adgang til lokalerne, Alle indtaster deres ønsker om tider til motionslokalet for kommende sæson/er i det kommunale bookingsystem, senest 15. februar hvert 2. år, (i ulige år), på samme vilkår som ansøgninger til øvrige lokaler. Priserne for køb af nøglebrik til motionslokalerne i Egedal kommune er: Personlig nøgle for 1 måneder = kr. 125,- Personlig nøgle for 2 måneder = kr. 200,- Personlig nøgle for 3 måneder = kr. 250,- Personlig nøgle for hele sæsonen = kr. 550,- Hold nøgle for hele sæsonen max 20 pers. = kr. 1.600,- Indtægten fra gebyrordningen bruges b.la. til vedligehold og nyanskaffelser, men indgår også til nedbringelse af udgifter på lokaletilskudsområdet. Side 5
5. Ansøgningsrunder og åbningstider For at give et overblik ses nedenfor ansøgningstider, -runder og åbningstider samlet. Fordelingsrunde Faciliteter Sæson Ansøgningsfrist Indendørs faciliteter Idrætshaller, Svømmehal, idrætslokaler, gymnastiksale, skolehaller, og ridehaller 1. August 30. juni for 2 år ad gangen. (Svømmehallen: 1.8. 31.5.) Udendørsfaciliteter sommer Udendørsfaciliteter vinter Boldbaner, tennisanlæg, atletikanlæg, Ridebaner, hundearealer m.m. Friluftsbad Grus og kunstgræsbaner, og ridebaner 1. april 1. november (ferielukket i juli) Tennisanlæg er åbent: 1. maj uge 41 Medio maj t.o.m. uge 37 Medio oktober 1. april Senest, den 15. februar hvert år Senest, den 15. december hvert år Senest, den 1.november hvert år Senest, den 1. september hvert år De klubber/foreninger, der er på lokalefordelingsplanen har fået tildelt/anvist lokaler i sæsonen (1/8-31/7), skal på forespørgsel fra Ledelsen af Idrætsanlæggene eller administrationen give oplysning om medlemstal for børn/voksne, antal hold og forventet deltagerantal på hvert hold, hvilket aktivitetsbehov, samt tider det enkelte hold har brug for i den/de kommende sæson/er. De vejledende åbningstider for træningstid er: Facilitet Mandage - torsdage Fredage Lørdage Søndage Idrætshaller 08.00 23.00 08.00 21.00 08.00 15.00 - Skolehaller og sale 15.00 22.00 15.00 21.00 08.00 15.00 - Svømmehal 06.00 22.00 06.00 21.00 09.00 17.00 09.00 17.00 Friluftsbade 06.00 22.00 06.00 21.00 09.00 17.00 09.00 17.00 Bemærk: I svømmehallen og i friluftsbadet, fordeles foreningernes træningstimer, efter banetimer til den offentlige åbningstid er fastsat. Timerne til den offentlige åbningstid indgår således ikke i foreningernes fordeling af træningstimer. Der skal ligeledes tages forbehold for reserveret tid til skolesvømning (som regel i dagtimerne 08.00 16.00 mandag fredag). Ved nøgleordninger på skolerne skal skolernes åbningstid samt årsplan følges (aflysninger på grund af arrangementer, ferieperioder, og terminsprøver kan forventes). De vejledende åbningstider for stævner og turneringstid er: Facilitet Hverdage Lørdage Søndage Idrætshallerne I egen træningstid 08.00 19.30 08.00 19.30 Skolehaller og sale I egen træningstid 08.00 18.00 08.00 18.00 Svømmehal og bade I egen træningstid Efter særlig aftale / I egen træningstid Efter særlig aftale / I egen træningstid Ridebaner I svømmehallen og friluftsbadet skal der indgås aftale om weekendstævner m.m. med ledelsen af idrætsanlæggene. Side 6
6. Prioritering af brugergrupper Prioriteringsliste: Dagtimerne mandage fredage kl. 08.00 16.00 1. Som udgangspunkt er det sidste sæsons bruger, der har brugsretten til lokalet i den næste periode, med mindre foreningen har misligholdt den tildelte tid i foregående sæson, j.v.f. reglernes punkt 9 a). 2. Kommunens folkeskoler 3. Aktiviteter samt undervisning af handicappede går normalt forud for anden fordeling 4. Ældreidrætten 5. Børneaktiviteter i samarbejde mellem foreningslivet og institutioner 6. Skole og fritids ordninger fra Egedal kommune 7. Foreninger med børne- og ungdomsaktiviteter op til 25 år 8. Folkeoplysende voksenundervisning 9. Andre (private o.l.) Eftermiddags- og aftentimer jvf. de vejledende træningstider 1. Som udgangspunkt er det sidste sæsons bruger, der har brugsretten til lokalet i den næste periode, med mindre foreningen har misligholdt den tildelte tid i foregående sæson, eller en anden forenings medlemstal er vokset betydeligt. 2. Aktiviteter og undervisning af handicappede 3. Aktiviteter for unge mellem 18 25 år 4. Folkeoplysende voksenundervisning 5. Aktiviteter for voksne i foreninger med børn og unge 6. Aktivitet for eliteudøvere (j.v.f. bilag 2) 7. Aktivitet for voksne (personer over 25 år) Der opereres med begrebet primetime i tidsrummet fra kl. 16.00 til kl. 20.00 på hverdage. Timerne her er prioriteret til børne- og unge aktiviteter, op til 25 år. 7. Kriterier for fordeling Prioriteringen suppleres af fire kriterier. Kriterierne får betydning, når der indenfor en prioriteret gruppe er flere ligestillede ansøgere til samme lokaler/idrætsfaciliteter og tider f. eks. to voksenhold. a) Nærhedsprincippet For børn og unge tages i videst muligt omfang hensyn til aktiviteter med tilknytning til nærmiljøet. For børne- og ungeaktiviteter er det vigtigt, at der ikke er unødigt langt til faciliteterne, og der endvidere er sikre adgangsveje. Det er vigtigt, at der også gives mulighed for ældreidræt i dagtimerne i nærmiljøet. Et børne- eller ungdomshold prioriteres fremfor voksne/ældre såfremt minimum 51 % af holdets deltagere er u/25 år.. b) Optimal udnyttelsesgrad De foreninger, som kan udnytte hele sæsonen prioriteres højere end foreninger, som kun anvender faciliteten/lokalet i en del af sæsonen. (f.eks. voksenundervisningshold eller fodbold, som har en begrænset indendørssæson) Der tages samtidig højde for, at faciliteten/lokalet er afpasset til aktiviteten. Det betyder, at der kan anvises en anden facilitet/lokale end den søgte, hvis det skønnes muligt og hensigtsmæssigt at gennemføre aktiviteten her. For hver enkelt aktivitetsform og facilitetstype er der fastsat en minimumsgrænse for antallet af deltagere, der skal være på et hold for at få adgang til faciliteten. Side 7
Efterfølgende skema er vejledende, idet ikke alle haller har samme størrelse, hvorfor der for hvert anlæg udarbejdes et minimumsantal for den enkelte hal/facilitet/lokale. Aktivitet Lokalitet Minimum antal deltagere Atletik Stadion 10 Badminton Idrætshal 12 Basketball Idrætshal 12 Bordtennis Idrætshal 12 Fodbold Kunstgræsbane 15 Fodbold Idrætshal 12 Floorball Idrætshal 12 Gymnastik Rytmik Sal og Hal 10 Gymnastik Spring Sal og Hal 8 Gymnastik Motion Sal og Hal 10 Håndbold Idrætshal 12 Karate Spec. Idrætslokale 10 Motionscenter Uanset i hvilket lokale 2 Petanque Uanset hvilken bane 6 Softball Softball i HAL 12 Svømning Ø/svømmehal 25m bassin og vinkel 20 Svømning Ø/svømmehal Varmtvandsbassin 10 Svømning/Dykning Ølstykke Svømmehal 25m bassin 8 Svømning Boesager skolens svømmehal 12 Svømning Ganløse friluftsbad 20 Tennis udendørs Uanset anlæg med lysforhold 4 Tennis i haller Uanset hvilken hal (- privatejet) 4 Volleyball Idrætshal 12 Der tages hensyn til små hold i forbindelse med aktiviteter for handicappede. c) Den hele forening - armlængdeprincippet Så vidt det er muligt tages der hensyn til foreningers ønske om, at samle foreningens aktiviteter for såvel børn, unge som voksne inden for samme idrætsanlæg/skolehal. Målet er at øge foreningens mulighed for at skabe den helhed, der kan danne grobund for socialt samvær enten i klublokaler eller på idrætsanlæggenes væresteder. Den hele forening fremmes ved at foreningen får tildelt facilitets-/lokaletid i blokke med både primetime timer og sene aftentimer. Bloktidens størrelse er bestemt af foreningens størrelse, antal hold og sammensætning af børn/unge og voksne. Således prioriteres foreninger med stor andel af børn og unge højere end foreninger med færre børn. Tildeling af bloktider vil ske for foreninger, som tildeles facilitetstid i idrætshaller, svømmehaller samt udendørs anlæg. d) alt andet lige Hvis der er flere ansøgere med samme prioritet, har den forening som anvendte lokalerne i sidste sæson fortrinsret. 8. Lokaler prioriteres til bestemte aktiviteter Der er forskel på, hvor godt egnede de enkelte idrætslokaler er til forskellige aktiviteter. Forskellen kan b.la. bestå i hvilke opstrengninger, hvilke rekvisitter (bander og mål m.v.), der er til rådighed de enkelte steder. Det er f. eks. ikke alle idrætshaller, der har udstyr som springgrav, floorballbander, o.s.v. Side 8
Når der er flere ansøgere til samme tid, prioriteres der ud fra en vurdering af, om den pågældende facilitet er særlig egnet til den pågældende aktivitet, som f. eks. motionslokale. Ledelsen af Idrætsanlæggene udarbejder en aktivitetsliste for hvert enkelt anlæg. Listen skal indeholde en fortegnelse over alle de aktiviteter, det pågældende anlæg kan tilbyde. Listen opdateres hvert år. 9. Særlige forhold Idrætshaller og sale Når lokalefordelingen er vedtaget giver ledelsen af idrætsfaciliteterne efterfølgende bekræftelse på tildelte tider til foreningslivet. Ingen foreninger kan disponerer over tid i de kommunale idrætsfaciliteter eller i skolehaller, førend de har modtaget skriftlig bekræftelse. Herefter overtager ledelsen i idrætsfaciliteterne administrationen af ledige timer på diverse Idrætsanlæg, i den efterfølgende periode. Stævne og turneringstimer Ansøgninger om stævne og turneringstimer behandles hvert år på fordelingsmødet i marts, hvor også øvrige ansøgninger om træningstider behandles, hvert 2. år. Ansøgninger om stævne og turneringstimer udenfor foreningens eget normale stævnested, skal ligeledes indtastes i det kommunale bookingsystem inden 15. februar hvert år. Foreninger, der er medlem af EIF, og som ansøger om tider i faciliteter udenfor eget lokalområde, skal sende deres ansøgning i hovedparaplyorganisationen EIF til udtalelse. E.I.F. skal deltage på lokale fordelingsmøder. 10. Udnyttelse af faciliteterne Egedal kommune registrerer løbende fremmødet i de tildelte tider. I idrætsfaciliteterne optælles fremmødet timevis. Endvidere kontrolleres om træningspas, der er tildelt børn og unge, reelt også anvendes af denne målgruppe. Såfremt aktivitetstimer misligholdes flere gange i en sæson, kan ledelsen efter skriftligt varsel med en frist på 14 dage inddrage tilladelsen til at benytte faciliteten m.v., hvis det konstateres at faciliteten ikke anvendes i rimeligt omfang og/eller efter hensigten.. Fremmødereglerne betyder, at foreningerne/brugergruppen skal aflyse tider der ikke anvendes, men som er reserveret i bookingsystemet opfylde krav til minimumantal for deltagere for aktiviteten sørge for, at tiden benyttes af den forening, der har fået den tildelt tiden og faciliteten/lokalet sørge for at tiden benyttes til den aktivitet, der er tildelt aktiviteten. Hold, der ikke overholder fremmødereglerne i en periode, kan få frataget timer i indeværende sæson, og har samtidig ikke førsteret til samme facilitet/lokale til næste sæson. Der vil være hold, som får frataget timer, og som fortsat ønsker timer til træning. De tilbydes alternativ tid i det omfang, det er muligt. Den alternative tid tilbydes som udgangspunkt i mindre faciliteter (gymnastiksale) eller på tidspunkter, hvor der ikke er øvrige brugere til faciliteten, eksempelvis i ydertidspunkter i idrætshallerne. Definition af misligholdelse Når det enkelte træningspas registreres som misligholdt, betyder det at 1 Foreningen/holdets deltagerantal er under minimum. (Tæller som misligholdelse) 2 Aflysning af træningspas eller stævne- turneringstid der oplyses senere end 1 uge 3 Udeblivelse fra træningspas uden afbud. 4 Timer der er registreret til brug for børn og unge, men som benyttes af voksne, uden aftale. Optællinger i Efterårsferien (uge 42) samt vinterferien (uge 7) vil ikke indgå optællingsstatistikken. Side 9
Aflysninger Egedal kommune forbeholder sig ret til at aflyse træningstider på grund af særlige arrangementer. I sådanne tilfælde tilbydes foreningen alternativ tid andetsteds, hvis det er muligt. Aflysninger skal være foreningen skriftligt i hænde med et varsel på minimum 30 dage før aflysningen. Foreningernes tilbagemelding Senest 1. oktober i sæsonen fremsender foreningen, som har fået tildelt tider, en oversigt over foreningens hold og træningstimer til Ledelsen af Idrætsanlæggene. Det er en god ide at påføre navn på klubben, idrætsgren og aldersgruppe, samt kontaktpersonens adresse, telefon nummer og e-mail. Aftenskolerne fremsender oplysninger om holdstart i god tid, og senest 2 uger før holdopstart. Ønskes timer afmeldt, sker dette til det enkelte idrætsanlægs daglige leder. 11. Turneringer og stævner Snarest muligt eller senest 1. oktober efter den enkelte forenings planlægning af stævner og turneringer, afmeldes de timer, der er tildelt foreningen, men som ikke anvendes i perioden 15. september til 30. juni. Afmelding af tider til stævner og turneringer, skal ske med mindst 14 dages varsel før arrangementet. Sker dette ikke vil det betragtes som misligholdelse. Ledige og afmeldte timer administreres herefter af Ledelse af Idrætsanlæggene. Ønsker om udendørsstævner i fodbold, atletik, og Softball skal rettes til Ledelsen af Idrætsanlæggene. Udeblivelse og betaling fra reserveret tid til stævner og turneringer Ved udeblivelse eller afmelding af minimum 3 sammenhængende stævnetimer eller turneringstimer, hvor skriftligt afbud ikke er meddelt senest 2 uger før det varslede arrangement, vil den pågældende forening, union, forbund eller kreds bliver faktureret med kr. 500,- pr. ikke benyttet time. Hvis stævner/turneringer er af landsdækkende karakter og hovedparten af deltagerne ikke er kommunale, faktureres pågældende låner kr. 300,- pr. ikke benyttet time. 12. Sikkerhed i svømmehaller og friluftsbade Foreninger som låner/lejer svømmehaller eller friluftsbade har selv det fulde ansvar for medlemmers og gæsters sikkerhed. Det vil sige, at foreningen skal sørge for, at der er mindst 1 livredder til stede, med opsynspligt. Der skelnes mellem to måder hvordan pligten til opsyn kan opfyldes 1. via en overordnet livredningstjeneste a. Livredderen har ansvar for det kontinuerlige opsyn af hele bassinrummet, og skal være i besiddelse af et for lokalet gyldig bassinlivredderprøve. Det er foreningens ansvar, at indsamle og opbevare en kopi af bassinlivredderbeviset for den enkelte livredder, som skal opbevares ved bassinet. Hvis dette ikke er opfyldt afvises foreningen. Livredderen må ikke samtidig have undervisnings eller træner funktion 2. i en undervisnings/træningssituation a. I undervisnings- og træningssituationer, hvor der er en overordnet livreddertjeneste til stede, skal den enkelte underviser eller træner, som minimum have en gyldig undervisningsprøve. Side 10
b. I situationer hvor der ikke er en overordnet livredningstjeneste/opsyn, skal den enkelte underviser eller træner være i besiddelse af et gyldigt bassinlivredderbevis, og opholde sig på bassinkanten, således at bassinet overvåges kontinuerligt gennem hele aktivitetens varighed. Det er foreningens ansvar, at indsamle og opbevare en kopi at bassinlivredderbeviset, for den enkelte træner/instruktør, som opbevares ved bassinet. Ved manglende bevis afvises foreningen. Foreningens livredder har pligt til, at orientere sig om, hvor udstyret er placeret i hal eller svømmebad samt den korrekte anvendelse. Det er livredderens ansvar og forpligtelse at kontakte personalet for en forhånds orientering, samt melde evt. fejl og mangler. Foreningens livredder skal vide hvordan og hvorfra, der kan alarmeres i tilfælde af ulykke, og hvordan redningsfolkene kan dirigeres til ulykkesstedet. 13. Klagegang Byrådet har den endelige kompetence til. anvisning af ledige offentlige lokaler, haller, skolehaller m.fl. samt udendørsanlæg, hvis der ikke kan opnås enighed. Brugere kan indbringe afgørelse om lokalefordelingen til Byrådet senest 4 uger efter afgørelsen er meddelt. Klager kan indsendes til: Egedal Kommune Center for Plan, Kultur og Erhverv Dronning Dagmars Vej 200 3600 Ølstykke 14. Der er følgende mailadresser til ledelsen af Idrætsanlæggene: Jan F. Ludvigsen Sonya Pratt jan.ludvigsen@egekom.dk sonya.pratt@egekom.dk Side 11