Aftale Skanderborg Kommune 2015

Aftale mellem Skanderborg Festivalklub og Skanderborg Kommune om Festivalklubbens lån og brug af et areal i Dyrehaven til festivalformål a 201 2019.

I denne aftale fastsættes vilkårene for Skanderborg Festivalklubs lån af et kommunalt ejet areal i Dyrehaven til afholdelse af en årlig festival. 1. Lån af arealet Arealet i Dyrehaven 1. Arealet, der udlånes til Skanderborg Festivalklub emgår af tilhørende kortbilag. 2. Arealet stilles vederlagsit til rådighed for Festivalklubben til afholdelse af en årlig festival.. Den årlige festival kan forløbe inden for følgende rammer: a. b. 4 c. Model a: Smukfest a onsdag til og med søndag 2. weekend i august uge 2). Der må tilbydes camping i uge 2 Model b: Smukfest i 2. weekend i august uge 2) med 1 til koncertdage i uge 1. Der må dog maksimal afholdes musikdage i Dyrehaven, og der må kun tilbydes campingmulighed i uge 2. Model c: Smukfest afholdt over 2 weekender, med camping i uge 1 og uge 2. Maksimalt musikdage i Dyrehaven Uanset model må der makimalt afholdes festival i dage, og maksimalt 5 sammenhængende dage.. En del af festivalområdet i alt ca. 15.000 m2 - vil i løbet af de kommende år skulle anvendes til skovforyngelse. Der er pt. forynget ca. 14.000. Heraf indgår Festivalklubbens plantning af store festivaltræer med 500 m2 årligt. Den nærmere afgrænsning af arealer til skovforyngelse i de enkelte år vil emgå af detaljeret kort, der udarbejdes af Skanderborg Kommune i samarbejde med Skanderborg Festivalklub. Kortet emsendes til Festivalklubben senest måneder inden festivalens afholdelse.. Arealet, der anvendes til skovforyngelse, afspærres under festivalens forberedelse, afholdelse og oprydning. Festivalklubben har ansvaret for at arealerne afspærres. 8. Forberedelse af festivalen begrænses tidsmæssigt til uger forud for afvikling af festivalen. Derudover kan der i den. uge uge før afvikling af Smukfest køres materiel til omladepladserne. 9. Nedtagning af materiel efter festivalen forudsættes at være afsluttet senest 14 dage efter festivalen. 10. Skanderborg Festivalklub færdigmelder oprydningen til Skanderborg Kommune 2 uger efter festivalens afslutning med henblik på afholdelse af syn og tilbagelevering af skoven. I perioden mellem overdragelse og tilbagelevering af skoven fører Skanderborg Kommune tilsyn med festivalarealerne. Dette koordineres med Festivalklubben. 4. Dyrehaven er edsskov og Festivalklubben er ansvarlig for, at skoven behandles efter de retningslinjer, der er beskrevet i Helhedsplan for Dyrehaven 2010, i Skanderborg Festivalklubs INFO-folder: Bevar Dyrehaven smuk Bilag 1, der revideres årligt og regler og retningslinjer i Skovplan for Store Dyrehaven. 5. Der må ikke foretages ændringer af arealet, herunder planering, opfyldning, nedgravning af ledninger m.v. uden tilladelse a Skanderborg Kommune som vurderer om Naturstyrelsen skal behandle sagen.

Tidsister: Inden 1. oktober Festivalklubben emsender forslag til foryngelsesarealer. Inden 15. november: Skanderborg Kommune beslutter, hvilke arealer der skal skov forynges og derfor ikke vil kunne anvendes til festivalformål. Festivalklubben emsender forhåndsansøgning til kommende års Smukfest. Inden 1. april: Skanderborg Festivalklub ansøger Skanderborg Kommune, om tilladelse til afholdelse af planlagte aktiviteter, anlæg og installationer inden for festivalområdet. Skanderborg Kommune undersøger, om de planlagte aktiviteter og installationer er i overensstemmelse med vilkårene for Skanderborg Festivalklubs lån af festivalområdet, eller om der kræves særskilte tilladelser til at gennemføre aktiviteterne. Inden 1. maj: Skanderborg Kommune besvarer Festivalklubbens ansøgning, samt oplyser Skanderborg Festivalklub om eventuelle særskilte tilladelser, herunder myndighedstilladelser, der skal indhentes til de planlagte aktiviteter og installationer i festivalområdet. Inden 1. januar Skanderborg Festivalklub emsender indmålte digitale oplysninger om nye ledningers alle ledningstyper) placering samt evt. ændringer af områdegrænser, som digitaliseres på kort af Skanderborg Kommune. Ledningerne skal indmåles med en nøjagtighed på under en ½ meter. Ansøgningen Det skal emgå af ansøgningen, hvornår de forskellige festivalaktiviteter indledes og afsluttes samt hvor de afholdes herunder camping, parkering og aktiviteterne inden for festivalområdet. Endvidere skal det beskrives, hvor der etableres et midlertidigt søbad. Lån af arealet er gratis. Ydelser, der afholdes af Skanderborg Kommune uden udgift for Festivalklubben, er mærket kommunal udgift) og afholdes over de pågældende driftskonti Ydelser, der udføres af kommunen efter rekvisition a Festivalklubben, der er mærket Festivalklubben) betales af Festivalklubben Inden 15. maj I særlige tilfælde kan Skanderborg Festivalklub, gerne efter forudgående dialog emsende ansøgning om tilladelse til aktiviteter, anlæg og installationer, der kræver særskilt godkendelse. Skanderborg Kommune skal meddele Skanderborg Festivalklub sin afgørelse inden den 15. juli. Under den forudgående dialog oplyser Skanderborg Kommune, hvilke oplysninger ansøgningen skal indeholde for at sikre en effektiv og hurtig sagsbehandling. Renovering af arealet efter festivalens afholdelse herunder genplantning - betales af Festivalklubben. Inden 15. juni Beskæring, fældning af træer i festivalskoven og oprydning jf. den årlige sikkerhedsmanual. Inden 1. juni istandsættes bænke og pæle kommunal udgift) Inden 15. juli I særlige tilfælde kan Skanderborg Festivalklub emsende forslag om aktiviteter, anlæg og installationer, der er i overensstemmelse med vilkårene for Skanderborg Festivalklubs lån af området til afholdelse af festivalaktiviteter, og som kan omfattes af tidligere meddelte myndighedstilladelser eller ikke kræver myndighedstilladelse. Inden 1. august Skanderborg Kommune tilkendegiver inden den 1. august, om de foreslåede aktiviteter anses for at være i overensstemmelse med vilkårene i denne aftale. Istandsættelse på festivalpladsen foretages af Skanderborg Kommune. Udgifterne hertil fordeles således: Inden 1. april gennemgås skoven for nødvendigt vedligehold og nødvendig oprydning. kommunal udgift) Inden 1. juni Istandsættes veje i området kommunal udgift) Inden 15. juni foretager Skanderborg Kommune almindelige vedligehold og oprydning i festivalområdet, svarende til niveauet i bynære skove kommunaludgift). Derudover foretager Skanderborg Kommune oprydning og fjernelse af stød efter behov, dog maksimalt op til en udgift på 0.000 kr. Prioritering af oprydning og fjernelse af stød sker i dialog mellem Skanderborg Kommune og Festivalklubben. Inden 22. juni fjernes Discgolfanlægget i Dyrehaven Kommunaludgift) Festivalklubben foretager almindelig vedligehold og oprydning i festivalområdet a overdragelse til Festivalklubben og til tilbageleveringen af området Festivalklubben) 5

Inden 15. september istandsættes bænke og pæle af Festivalklubben Festivalklubben) Inden 15. september istandsættes veje i området Festivalklubben) Øvrige udgifter, der afholdes af Festivalklubben: Reetablering af anlæg, boldbaner og området ved søbadet og hegn ved Sølund efter festivalen Etablering og vedligeholdelse af omladepladser eller andre anlæg, der etableres efter ønske a Festivalklubben. 4. Adgangsveje, omladepladser og transport i festivalområdet Færdsel i Dyrehavens festivalområde er opdelt i følgende tre kategorier 1) Områder hvor al kørsel er tilladt adgangsveje, pladser) 2) Områder hvor kørsel med maskiner opfylder Naturstyrelsen krav til maksimalt marktryk, eller hvor udkørsel på køreplader er tilladt. ) Områder hvor kun færdsel til fods er tilladt. På kortbilag er den tilladte færdsel vist. 2. Søbadet Under festivalen skal Søbadet leve op til kravene om blå flag. Af hensyn til sikkerhedsforholdene under festivalen lukkes søbadet for offentlig adgang i sammenlagt højst 2½ uge før, under og efter festivalen. Skanderborg Festivalklub sikrer etablering af et midlertidigt, offentligt tilgængelig søbad i den periode, hvor det permanente søbad er lukket for offentligheden. Udgiften til etablering af det midlertidige søbad afholdes af Festivalklubben. Festivalklubben har ansvaret for etablering af faciliteter som toiletter, omklædning og badebroer. Kommunen vedligeholder områdets skovveje. Vejene emgår af kortmaterialet Kommunal udgift). I perioden a overdragelse til aflevering af festivalarealet afholdes udgifter til vedligeholdelse af områdets skovveje af Festivalklubben. Boring af huller til stibelysning m.v. foretages af Entreprenørafdelingen Kommunal udgift). Opsætning og nedtagning af vejbomme på køreveje til Slotsholmen, Horsensvej, adgang til Sølund foretages af Festivalklubben. Festivalklubben skal søge om tilladelse til opsætning af vejbomme ved Politiet og hos Skanderborg Kommune. 5. Ledninger. Hegn Skanderborg Kommune ejer tilslutningsrettigheder for installation 21000 og 900. Indhegningen skal placeres som angivet på kortbilaget i tilladelsen til afholdelse af festivalen. Ændringer i hegnets ydre placering skal godkendes af Skanderborg Kommune. Ansøgning om ændringer emsendes senest 1. maj. Hegn skal være itstående og må ikke befæstes mod eksisterende bevoksningtræstammer. Udgifter ved opsætning og nedtagning af hegn og udbedring af eventuelle skader, der opstår ved op- og nedtagningen afholdes af Festivalklubben. De etablerede lavspændingsanlæg i området tilhører Festivalklubben og kan it benyttes af kommunen mod aegning af forbrug. De etablerede vand-, øl-, lysledere og telefonledninger samt spildevandledninger og interne pumpestationer i Dyrehaven tilhører Festivalklubben, se kortbilag. Ledninger ligger i arealet efter det almindelige gæsteprincip, og Festivalklubben må tåle, at de skal flytte ledningerne og afholde udgifterne hertil, hvis Skanderborg Kommune har brug for at anvende arealet.

Såemt Skanderborg Festivalklub ikke ønsker at afholde festival i Dyrehaven, skal Festivalklubben som udgangspunkt fjerne ledninger og rør nedgravet i Dyrehaven samt reetablere arealet, med mindre andet aftales med Skanderborg Kommune. Dog kan Festivalklubben holde pause med Smukfest i op til to år, uden at ledninger og rør kræves fjernet. I en eventuel pauseperiode i op til 2 år, vil det ikke være muligt for andre udbydere at benytte ledninger, rør mm. på arealet til afholdelse af en lignende større musikfestival. Den faste årlige afgift for installationerne nr. 210 00 og 9 00 betales af Skanderborg Kommune. Strømforbruget a alle el-installationer og a installationen ved Søbadet under festivalforberedelserne, under festivalen og i oprydningsperioden betales af Festivalklubben.. Kloak og sanitetsvogne Skanderborg Festivalklub varetager den fysiske opstilling af sanitetsvogne i Dyrehaven. Dette foretages af godkendt og autoriseret installatør. Skanderborg Kommune bistår med maksimalt 485 mandetimer a Skanderborg Entreprenørgaard. Hvis Festivalklubben vælger en anden entreprenør til opgaven, kan de benytte de 485 mandetimer til andre entreprenøropgaver. Yderligere udgifter til opstilling og tilslutning af sanitetsvogne afholdes af Festivalklubben Maskintimer + yderligere behov for mandetimer).. Vandforsyning 8. Flagning Skanderborg Festivalklub har ansvaret for at kvalitetskravene til drikkevand overholdes i Festivalklubbens ledningsnet, når Skanderborg Forsyningsvirksomhed har godtgjort, at det leverede vand overholder kvalitetskravene. De nødvendige tilladelser til flagning indhentes af Festivalklubben hos Skanderborg Kommune. Festivalklubben er ikke forpligtet til at levere vand til andre brugere af Dyrehaven og kan videresende henvendelser til Skanderborg Kommune. Hvis Festivalklubben sætter vandposter op, hvor brugere af skoven kan få det indtryk, at der er tale om offentligt vand, skal Festivalklubben skilte med, om vandet er egnet til drikkevand. Flagning på strækningen Banegårdsvej, Adelgade og Dyrehaven etableres i festivalperioden af kommunen Kommunal udgift). Ved indfaldsvejene opsættes flagborge med reklameskilte for Danmarks Smukkeste Festival. Arbejdet udføres af Skanderborg Kommune uden udgift for Festivalklubben. Kommunal udgift). Flag og skilte udleveres af Festivalklubben. Festivalklubben afholder alle udgifter til kontrol og sikring af vandkvaliteten i eget ledningsnet og til indmåling af nye ledninger. Skanderborg Kommune afholder udgiften til digitalisering af nye ledninger på kortbilag.

9. Beredskab 11. Campingarealer Skanderborg Festivalklub kan låne slukningsredskaber, skilte m.v. ved henvendelse til Skanderborg Kommune, Brand og Redning a 11-201 ændres navnet til Østjyllands Brandvæsen) Vestergade 11. Skanderborg Festivalklubs rådighed over campingarealerne gælder: Festivalklubbens lån af slukningsredskaber m.v. er gratis. Materiel, der beskadiges eller går tabt, skal erstattes af Festivalklubben. Transport og opstillingnedtagning af materiel på festivalpladsen og campingområderne betales af Festivalklubben efter medgået tid. Regning emsendes a Skanderborg Kommune. Materialerne til vedligeholdelse af Festivalklubbens materiel betales af Festivalklubben efter regning emsendt af Skanderborg Kommune. 8 Festivalklubbens eget materiel forvaltes og vedligeholdes af Brand & Redning a 11-201 ændres navnet til Østjyllands brandvæsen). Skanderborg Kommune må uden for festivalperioden benytte materiellet uden beregning. Ved model a: 1 uge inden festivalen a onsdag uge 1) og ind til edag efter festivalen edag uge ) hvor arealer afleveres rengjorte. Ved model b: 1 uge inden festivalen a onsdag uge 1) og ind til edag efter festivalen edag uge ) hvor arealer afleveres rengjorte. Ved Model c: 1 uge inden festivalen a torsdag uge 0) og ind til edag efter festivalen edag uge ) hvor arealer afleveres rengjorte Ved Model 1 og 2 aftales brug af Sølunds arealer direkte med Sølund. Ved afholdelse af Smukfest efter model må Sølunds arealer, herunder Sølundvej, ikke benyttes i større omfang end ved model 1. Såemt Skanderborg Festivalklub ønsker at afholde festival efter model, skal Festivalklubben senest den 1. november emsende en forhåndsansøgning til Skanderborg Kommune, der indeholder en plan for campering, hegning og transportveje som ikke involverer Sølunds arealer. Brug af Dyrehaven ved Hotel Skanderborghus, boldbanerne i Vrold sammen med Stadion og boldbanerne ved Vestegade aftales mellem parterne. Private arealer - aftales direkte mellem Festivalklubben og ejerne. 10. Myndigheds tilladelser Skanderborg Kommune orienterer festivalområdets naboer om, at der er meddelt tilladelse til festivalens afholdelse, herunder brug af Dyrehavens græsarealer til festivalaktiviteter. Festivalklubben aftaler detaljer med ejeren af Hotel Skanderborghus. Alle ansøgninger om aktiviteter, fysisk omforandring, tekniske anlæg og forsyningsanlæg m.v. skal emsendes til Skanderborg Kommune, der vurderer, om der kan gives myndighedstilladelse hertil og om Naturstyrelsen, skal søges. Skanderborg Kommune sørger for græsslåning af alle kommunale arealer, der anvendes til camping samt DyrehavenFestivalpladsen efter en plan aftalt med Festivalklubben Kommunal udgift). Festivalklubben skal sørge for alle øvrige nødvendige myndighedstilladelser, f.eks. politi, bevillingsnævn, brandvæsen, fødevarekontrol m.v. Skanderborg Kommune skal orienteres med kopi om alle myndighedstilladelser. Alle fakturaer a entreprenørgården samt Skanderborg Kommune emsendes senest d. 0. september til Festivalklubben.

12. Stadepladser i festivalområdet Stadeholdere skal indhente tilladelse a Festivalklubben til alle midlertidige stadepladser samt salg i øvrigt i forbindelse med festivalen. 14. Busforbindelser Festivalklubben etablerer faste shuttlebusforbindelser mellem campingområder, p-pladsen og festivalområdet i festivalperioden efter aftale med Skanderborg Kommune. Festivalklubben aftaler med Skanderborg Kommune vedrørende Midttrafiks busruter i festivalperioden. Festivalklubben er ansvarlig for, at stadeholdere gøres bekendt med gældende regler og love samt regler om beskyttelse af skoven jf. Dyrehaven, Plan for Danmarks Smukkeste Festival. 1. Skiltning og trafikregulering Skanderborg Festivalklub informerer på skilte ved indgangsvejene til festivalområdet om offentlighedens adgang og begrænsninger i adgang til skoven i festivalperioden pga. festivalaktiviteter. Skanderborg Kommune informerer om andre arrangementer, der begrænser adgangen til skoven. Festivalklubben indhenter tilladelse til trafikregulering a Skanderborg Kommune og Skanderborg Politi. Ansøgningen emsendes til Skanderborg Kommune. 15. Oversigtskort og tegningsbilag Skanderborg Kommune leverer vederlagsit de nødvendige opdaterede eksemplarer af tegninger kort af området. 9 15. Diverse rekvisitioner Alle ydelser udført af kommunens personel og materiel betales af Festivalklubben efter regning. Undtaget er de emner, der er angivet som Kommunal udgift). Festivalklubben udsteder de nødvendige køretilladelser og orienterer de omkringboende om trafikreguleringerne. Skanderborg Kommune foretager opsætning og nedtagning af skilte samt afspærringsmateriel i overensstemmelse med trafikreguleringsplanen - i tæt samarbejde med Skanderborg Politi og Festivalklubben Kommunal udgift). 1. Aftaleperiode Festivalklubben leverer de nødvendige skilte og afspærringsmateriel. Festivalklubben) Nærværende aftale er gældende a 0. september 2015 til den 0. september 2019. Skanderborg Kommune må udenfor festivalperioden benytte skiltene uden beregning.

For Skanderborg Festivalklub Dato 2015 For Skanderborg Kommune Dato 2015 10 Claus Visbye formand Jørgen Gaarde borgmester Peter Ib Hansen beredskabs- og logistikkoordinator Lisbeth Binderup kommunaldirektør

Bilag Kortbilag 1 Dyrehavens festivalområde Kortbilag 2 Kort over ledningsplan m.v. Bilag Visuelt overblik over de tre modeller for afholdelse af Smukfest 11

LJQDWXU )HVWLYDOV VNRYDQYHQGHOVH )HVWLYDOVNRY NRY )RU\QJHOVH VNRY )HVWLYDOSODGV 9HMH ) UGVHO WLO IRGV 12 0HWHU 0nO.RUW RJ PDWULNHOVW\UHOVHQ &RZL.RUWHW Pn DOHQH DQY LIOJ DIWDOH PHG NRUWHMHU NDQGHUERUJ.RPPXQH 'DWR Kortbilag 1: Dyrehavens festivalområde

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n O HU EU Q G YD Q G %U QG G 9H QWL O Y DQ G 9D QG HOHPHQWH U LJQDWXU HM. LQ G OH UV Y '\UHK DYH Q UDQVIRUPHU *U QGD OV NRYYHM 0nOHU P % 9EU '\ UH KD YH Q %.O YHU VYH M \GWHOW % 0nOHU % *U Q GD OV NR YYH M UDQVSRUWWXQQHO % 0nOHU 9EU 9EU *O VXIIO U +RYHGFHQWUDOHQ &RPSXWHUNDEHOU U 0nOHU % % G LQ OH Y UV HM 0nOHU 9EU 9EU,,, 9EU,,. LQ GO H UV Y HM. 0nOHU DY HQ '\ U HK YH Q '\UHKD 0nOHU HM UV Y OH.L QG 1 0nOHU YH Q 0nOHU 0nO.RUW RJ PDWULNHOVW\UHOVHQ &RZL.RUWHW Pn DOHQH DQY LIOJ DIWDOH PHG NRUWHMHU NDQGHUERUJ $GHOJDGH.RUW *,,QQRYDWLRQ, &ODXV 0RHVWUXS HGQLQJVSODQ '<5+$91 NDQGHUERUJ.RPPXQH 'DWR '1,1*295,* $0 KD ' \U H

Bilag : Tilgængelighed i Dyrehaven Smukfest i Dyrehaven lø sø lø sø UGE 2 lø sø ma ti on to UGE 1 lø sø ma ti on to UGE 0 ma ti on to UGE 29 lø sø ma ti on to lø sø UGE 28 lø sø UGE 2 ma ti on to lø sø ma ti on to UGE 2 ma ti on to UGE UGE 4 UGE 25 Model 1 Model 2 ma ti on to Nedtagning lø sø Festival Retablering Guidede ture Koncert ma ti on to Opsætning omladeplads Opsætning u. off. adgang Model Opsætning m. off. adgang Model 2 og : Guidede ture lørdag og søndag i uge 0.) 14

NOTER 15