Vedtægter for OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab 1 Fællesskabets navn og organisation 2 Historien 3 Fællesskabets filosofi, fællesskab, licensformer og formål 4 Medlemskab 4 Kontingent for medlemskab af offentlige myndigheder 5 Fællesskabets ledelse 6 Ordinær generalforsamling 7 Ekstraordinær generalforsamling 8 Vedtægtsændringer og opløsning 9 Partnere og teams 10 Projekter 11 Administratorer 12 Arbejdsgruppen 13 Platforme, videndeling og medlemsinformation 1 Fællesskabets navn og organisation Fællesskabets navn er OS 2 Offentligt digitaliseringsfællesskab. Forkortelsen er OS2. Øverste myndighed i OS2 er generalforsamlingen. 2 Historien OS2 blev stiftet den 24. april 2012 i Rønde af Ballerup Kommune, Syddjurs Kommune, Sønderborg Kommune, Ishøj Kommune og Københavns Kommune. Det er en afgørende succesparameter for samarbejdet, at nye partnere oplever OS2 som åbent, resultatskabende og ligeværdigt. Der er etableret en organisering, der kan fremme nye projekter, deltagelse og deling. Samtidig skal medlemmerne og bestyrelsen fra starten sikre, at OS2 kan understøtte kontinuitet og udvikling i den Side 1 af 7
umiddelbare fremtid. Som medlem kan man således deltage i en udvikling, der er i gang, tage resultater i anvendelse og samtidig fremadrettet selv få indflydelse og være med til at skabe nye resultater for brugere og kunder. OS2 er et demokratisk opbygget fællesskab, hvor hver medlemsorganisation har stemmeret, når der skal afgøres strategier, vedtages planer, standarder mv. OS2 skal også sikre, at der er ét medlem der er kontrakthaver overfor tredjepart, hvis en særlig situation gør det nødvendigt, herunder tage ansvar for at løse en eventuel tvist. 3 Fællesskabets filosofi, fællesskab licensformer og formål Fællesskabets formål er at udbrede kendskabet til og brugen af open source i danske kommuner, regioner og statslige institutioner. Fællesskabet skal sikre en governanceramme for open source i det offentlige samt muliggøre teknisk udveksling og videndeling. OS2 er et åbent fællesskab. Den bagvedliggende filosofi skal fremme samarbejde, deling og digital udvikling vedat: skabe og dele relevante digitale løsninger og resultater i det offentlige til gavn for borgere skabe og dele udviklingskraft og blive en del af relevant udvikling i andre fællesskaber opretholde det juridiske ejerskab til den kildekode, content og dokumentation som fællesskabet får udviklet eller som fællesskabets medlemmer donerer til OS2 agere åbent og fremme Open Source og Open Content frigøre informationer og systemer og synliggøre viden og placere dem i en kontekst, der giver mening for medarbejdere og borgere skabe bedre og/eller billigere digitale løsninger På sine produkter anvender fællesskabet open source licensen MPL 2.0 (http://www.mozilla.org/mpl/) for kode og Creative Commons licensen CC BY-SA (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/) til dokumentation og andet materiale der ikke er kode. 4 Medlemskab Fællesskabet er åbent for alle offentlige myndigheder, der kan tilslutte sig fællesskabets formål og Code og Conduct. Offentlige myndigheder der har underskrevet en partnerskabsaftale er medlemmer. Stk.2 Hvert medlem har én stemme i fællesskabet. Medlemmernes ansatte kan deltage i arrangementer med det antal deltagere, der ønskes. Side 2 af 7
Indmeldelse i fællesskabet sker ved underskrivelse af en partneraftale. Partneraftalen skal underskrives af en chef eller direktør med tegningsret. Udmeldelse kan ske ved skriftlig henvendelse til bestyrelsen og får virkning fra den dag udmeldelsen er registreret som modtaget. Eventuelt forudbetalt kontingent refunderes ikke. Stk. 5 Undlader et medlem trods påkrav at betale kontingent, vil det blive betragtet som udmeldt af fællesskabet. Stk. 6 Udelukkelse af et medlem eller en repræsentant kan besluttes i bestyrelsen. Beslutningen skal være begrundet og skal efterfølgende af bestyrelsen forelægges og godkendes på førstkommende generalforsamling. 5 Kontingent for medlemskab af offentlige myndigheder Kontingent opkræves årsvis og fastsættes på generalforsamlingen, med gyldighed fra næste kalenderår. Ved indmeldelse efter 1. juli betales der et kontingent for et halvt år. Kontingentet kan kun afviges efter aftale med bestyrelsen. 6 Fællesskabets ledelse Bestyrelsen er fællesskabets generelle arbejdsorgan og består af 4 medlemmer og en formand. Bestyrelsesmedlemmer skal repræsentere et medlem af OS2. Hver medlemsorganisation kan kun have én deltager i bestyrelsen. Formanden og bestyrelsesmedlemmer vælges direkte på generalforsamlingen. På første møde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig selv med en kasserer og sekretær. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol. Alle valg er 2-årige. Formanden er på valg i ulige år. Halvdelen af bestyrelsens medlemmer er på valg i lige år, øvrige i ulige år. Suppleanter kan indtræde i bestyrelse i stedet for bestyrelsesmedlemmer og indtage vedkommendes anciennitet. Side 3 af 7
Stk. 5 Beslutninger i bestyrelsen træffes med almindelig flertal. I tilfælde af stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt. Stk. 6 Bestyrelsen kan efter behov nedsætte udvalg og ad hoc grupper. Bestyrelsen skal sikre, at flest mulige af fællesskabets medlemmer med speciel viden og interesse inddrages i disse. Ligeledes skal sikres en geografisk opgave fordeling, hvor dette er praktisk muligt. Stk. 7 Bestyrelsen repræsenterer fællesskabet i alle forhold og kan på fællesskabets vegne rette henvendelse til og besvare spørgsmål fra organisationer m.v. Bestyrelsen kan udpege administratorer og udpege medlemmer til Arbejdsgruppen til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver. 7 Ordinær generalforsamling Den årlige generalforsamling er fællesskabets højeste myndighed. Generalforsamlingen afholdes i april eller maj måned. Generalforsamlingens afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal. Bestyrelsen indkalder til generalforsamling med mindst 1 måneds varsel. Indkaldelse sker ved e-mail, på fællesskabets website eller andet accepteret medie. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal indsendes på mail til formanden eller sekretæren senest 2 uger før generalforsamlingen. Indkomne forslag udsendes til medlemmerne senest 8 dage før den ordinære generalforsamling. Generalforsamlingen åbnes af formanden, der leder valg af dirigent og sekretær. Dagsorden for den ordinære generalforsamling er følgende: 1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens beretning 3. Valg af formand 4. Valg af bestyrelsesmedlemmer 5. Valg af bestyrelsessuppleanter 6. Fremlæggelse og godkendelse af regnskab samt vedtagelse af kontingent for det kommende år 7. Indkomne forslag 8. Eventuelt Side 4 af 7
Forhandlingerne på generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen. Der udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten. Godkendt referat fra generalforsamlingen skal offentliggøres på foreningens hjemmeside senest 2 uger efter generalforsamlingen. Stk. 5 Generalforsamlingen fastsætter eventuelt kontingent for medlemmer og leverandørpartnere. 8 Ekstraordinær generalforsamling Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter, at bestyrelsen har behandlet ønsket herom. Sted og tid besluttes af bestyrelsen. Indkaldelser udsendes senest 14 dage før den ekstraordinære generalforsamling. Der kan etableres en ekstraordinær generalforsamling med valg af ny bestyrelse, hvis mindst en tredjedel af de stemmeberettigede medlemmer ønsker det. 9 Vedtægtsændringer og opløsning Vedtægtsændringer skal vedtages på en generalforsamling. Ændringer i vedtægterne kræver at mindst et 2/3 flertal blandt de på generalforsamlingen tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer stemmer. Beslutning om opløsning af fællesskabet skal ske på en ordinær eller en ekstraordinær generalforsamling. Til fællesskabets opløsning kræves 2/3 flertal af de på generalforsamlingen stemmeberettigede medlemmer. Ved opløsning af fællesskabet tilfalder eventuelle økonomiske midler de medlemmer, der på opløsningstidspunktet er indmeldt i fællesskabet. Opløsning af fællesskabet, forudsætter at fællesskabets juridiske ejerskaber i forbindelse med opløsningen overdrages til en anden offentlig eller almennyttig organisation. Generalforsamlingen beslutter til hvilken organisation. 10 Partnere og teams Side 5 af 7
Leverandører kan blive leverandørpartnere ved at indgå en partneraftale med OS2. Leverandøren forpligter sig til at følge fællesskabets Code of Conduct (CoC) samt de licensregler som OS2 har vedtaget at basere sig på. Dette skal sikre deling af udviklingsresultater og dermed udviklingskraft i fællesskabet. OS2 vil offentliggøre udviklingsplaner til leverandørpartnerne, fremme samarbejde på tværs af leverandører samt understøtte leverandørens muligheder for at skabe forretning ved at lade leverandøren få indblik i de udviklingsstrategier, som fællesskabet baserer sig på. Et OS2-team består af de medlemmer, der melder sig ind, i hvilken forbindelse man accepterer Code of Conduct (CoC) og teamets formål. Medlemmer og leverandørpartnere kan være med i samtlige teams. En liste af aktive OS2-teams skal altid kunne findes på fællesskabets hjemmeside. Leverandørernes deltagelse i teams er som udgangspunkt vederlagsfrit, dette gælder også hvis en medarbejder fra en leverandør er tovholder i et team. Bestyrelsen kan dog beslutte at betale leverandører for deltagelse i teams, hvis bestyrelsen skønner det er nødvendigt. Det er teamets ansvar selv at organisere sit arbejde. Det enkelte team vælger selv en tovholder, der sikrer kommunikation med bestyrelsen og de øvrige teams. Nye teams godkendes af bestyrelsen i forbindelse med oprettelsen. 11 Projekter Projekter kan dannes under fællesskabet mellem ethvert medlem og ethvert andet medlem. Projekter er selvstændig finansieret af deltagerne, og styres af de implicerede. Der er kun krav om, at projektet overholder CoC og fællesskabets licensregler. Hverken bestyrelsen eller teams har formel indflydelse i et OS2-projekt. Projekter kan efter godkendelse i bestyrelsen afvige fra fællesskabets licensregler og Code of Conduct (CoC). 12 Administratorer Administratorer sikrer, at der sker fremdrift i fællesskabet, teams, projekter og udfører repræsentative og markedsførende aktiviteter. Administratorer udpeges af bestyrelsen. 13 Platforme, videndeling og medlemsinformation Side 6 af 7
Fællesskabet driver hjemmesiden www.os2web.dk. På www.os2web.dk er beskrevet hvilke øvrige samarbejdsredskaber fællesskabet benytter. Fællesskabet prioriterer, at alle kommunikationskanaler i projekter og teams - i henhold til CoC - er åbne for både medlemmer og leverandørpartnere at deltage i. Fællesskabets kommunikationskanaler bestyres af Arbejdsgruppen. Fællesskabets kode tilgængeliggøres via det frie distribuerede versionsstyringssystem Git. Hovedbiblioteket er https://github.com/os2web. Alle fællesskabets aktiviteter, inspirationsforløb og dokumentation kan findes på hjemmesiden og/eller GitHub og/eller de til enhver tid annoncerede kommunikationskanaler. Bestyrelsen udsender efter behov information til medlemmerne via e-mail og/eller fællesskabets hjemmeside. Dato: Formand Dirigent Sidst opdateret: 25. april 2014 Side 7 af 7