Revisionsbemærkninger 20 Rejser, kørsel og repræsentation

Revisionsbemærkninger 20 Rejser, kørsel og repræsentation

Formålet med undersøgelsen om VUC ernes forvaltning af tjenesterejser, repræsentation og kørsel lever op til de gældende love og regler på området herunder om det forvaltes sparsommeligt Juridisk kritisk revision om VUC erne har udarbejdet retningslinjer for forvaltningen af områderne. 2

Regler på områderne I/II Rejser: Moderniseringsstyrelsens tjenesterejseaftale Moderniseringsstyrelsens årlige satsregulering Repræsentation: Få regler på området - budgetvejledningen Personalestyrelsens regler og SKAT s satser Rigsrevisionens egen beretning om Kulturministeriets forbrug af repræsentation (afgivet i marts 2013) 3

Regler på områderne II/II Kørsel og bemyndigelser: Tjenesterejsecirkulæret og den årlige satsregulering Undervisningsministeriets vejledning om tjenesterejser 4

Indledende planlægning - I/II Alle 24 selvstændige VUC er blev bedt om at indsende kontoudtog af rejse-, repræsentations- og udvalgte omkostningskonti I analysen kunne vi se: Forkert anvendelse af standardkonti udvalgte VUC er bedt om yderligere kontoudtog Anvendte fx konto 22.40 øvrige driftsaktiviteter til især personalepleje, samt konto 22.70 køb af tjenesteydelser i øvrigt til hotel/rejser 5

Indledende planlægning II/II På baggrund af analysen blev 16 VUC er udvalgt til beretningen Vi valgte de 4 største samt 12 øvrige VUC er, så både små og mellemstore også er repræsenteret, herunder taget højde for den geografiske spredning Vi besøgte 4 VUC er - 3 af de største og 1 mindre For alle 16 VUC er gennemgik vi i gennemsnit 39 bilag 6

Resultat af bilagsgennemgangen I alt gennemgået 628 bilag fordelt på standardkonti indeholdende rejser, repræsentation (intern/ekstern) og kørsel Fejlkonteringer iht. statens kontoplan vedr. rejser udgjorde 52 % af de gennemgåede bilag, der ikke var konteret på konto 22.10 rejser og befordring Fejlkonteringer iht. statens kontoplan vedr. repræsentation udgjorde 54 % af de gennemgåede bilag, der ikke var konteret på konto 22.20 repræsentation Udover de gennemgåede bilag har vi gennemgået 581 kørselsbemyndigelser 7

Gennemgang af regnskabsinstrukser 6 VUC er havde en klar og tydelig beskrivelse i regnskabsinstruksen af ansvar og organisering 2 VUC er manglede kun at anføre beløbsgrænser for de dispositionsberettigede Ved de resterende 8 VUC er er det ikke klart og tydeligt beskrevet, fx manglende funktionsadskillelse i forhold til fx kontrol/godkendelse, budgetansvar små enheder manglende beskrivelser af kompenserende kontroller Ved de 4 besøgte VUC er blev regnskabsinstruksen ikke fulgt i alle tilfælde 8

Rejser gennemgang- I/II Kun meget begrænsede retningslinjer for tjenesterejser bevirker: Uklart grundlag til at vurdere om rejser er i overensstemmelse med formål Uklart grundlag til at vurdere om reglerne er overholdt Manglende overholdelse af god bogføringskik Ingen eller begrænset deltager kreds Ingen eller begrænset formålsangivelse 9

Rejser gennemgang II/II Ingen samlede rejseafregninger bevirker: Manglende overblik over hvad den enkelte rejse koster Svært at identificere alle bilag er alle omkostninger medregnet? Udlandsrejser Skal være et klart formål med turen Skal være et tydeligt, fagligt indhold Omkostningsbevidste 10

Repræsentation gennemgang (I/IV) Repræsentationsudgifter er udgifter, der har karakter af opmærksomhed eller gæstfrihed over for en virksomheds eksterne parter (ekstern repræsentation) eller over for virksomhedens medarbejdere (intern repræsentation). Udgiften kan fx være bespisning og gaver. 11

Repræsentation gennemgang (II/IV) Ingen retningslinjer for repræsentation - kan med fordel indeholde følgende: Beløbsgrænser til fx bespisning, gave størrelser Til hvilke lejligheder der gives gave Forkert anvendelse af statens kontoplan Kun bogført ekstern repræsentation på standard konto 22.20 kontoen bør anvendes til både intern og ekstern repræsentation, jf. ØAV 12

Repræsentation gennemgang (III/IV) Manglende overholdelse af god bogføringsskik Der er ikke angivet anledning og deltagere på bilagene Ikke angivet om det er internt eller eksternt rettet Svært at vurdere om midlerne er anvendt inden for formålet 13

Repræsentation gennemgang (IV/IV) Gaver: Ikke kutyme i staten med gaver til private mærkedage Ikke kutyme i staten med julegaver SKAT s grænse for personalegoder/gaver bør overholdes Svært at vurdere om midlerne er anvendt inden for formålet 14

Kørsel gennemgang I/III Manglende retningslinjer for administration og tildeling af bemyndigelser Svært at vurdere hvornår en medarbejde kan køre efter den høje sats Udgangspunktet i PAV er lav sats Altid skriftlig bemyndigelse til høj sats Bemyndigelsen skal være afgrænset og personlig 15

Kørsel gennemgang II/III Gennemgået de indsendte bemyndigelser, i alt gennemgået 581 personlige bemyndigelser Kørsel til den høje sats er tit begrundet med flere undervisningssteder kræver præcis afgrænsning Bør følge op på om bemyndigelserne fortsat er relevante især tidsubegrænsede bemyndigelser 16

Kørsel gennemgang III/III Væsentlige merudgifter ved høj kontra lav sats Nødvendigt med analyse af behovet for kørsel efter den høje sats Fx havde 26 ud af 54 medarbejdere kørt til høj sats uden at der forelå bemyndigelser giver en samlet merudgift på 32.687 kr. alene for 2 måneder 17

Spørgsmål 18