Refer. Bestyrelsesmøde og generalforsamling i Fredensborg Spildevand A/S, Fredensborg Vand A/S, Fredensborg Affald A/S og Fredensborg Forsyning A/S. Den 23. april 2014, kl. 18:00 Mødested: Fredensborg Forsyning A/S, Højvangen 23, Fredensborg BEMÆRK: der afholdes bestyrelsesseminar samme sag fra 14:00-18:00 Mødedoer år 2014: 19/2, 23/4, 26/8, 12/11. Alle møder begynder kl. 18:00 Bestyrelsesmedlemmer: Thomas Lykke Pedersen Flemming Rømer Carsten Nielsen Bestyrelsesformand Næstformand Christian de Jonquiéres Claus Birkelyng Diana Hansen Medarbejderrepræsentant Hossein Armandi Jan Kristensen Lars Simonsen Medarbejderrepræsentant Lars Søndergaard Morten Tranborg Tine Boye Andersen Medarbejderrepræsentant Medarbejderrepræsentant Tom Nicolaisen Egon Kristian Munch Erlandsen Per Lykke Larsen Medarbejderrepræsentant Forbrugerrepræsentant Forbrugerrepræsentant Fraværende: Som suppleant deltager: Fra direktion deltager: Henrik Hansen (direktør) Fra revisionen deltager: Søren Peter Nielsen, KPMG Referent: Heidi Lysen Side 1 af 9
1. Godkendelse af dagsorden. Det indstilles, dagsordenen godkendes. Beslutning Dagsordenen blev godkendt. 2. Forelæggelse af bestyrelsesprotokol med indført protokolliering af sidste bestyrelsesmøde til godkendelse og underskrift. Det indstilles, refer fra bestyrelsesmødet den 19/2-2014 godkendes. refer fra det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 12/3-2014 godkendes. Bilag: Bilag nr. 2.1: Refer fra bestyrelsesmødet den 19/2-2014. Bilag nr. 2.2: Refer fra det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 12/3-2014 Beslutning: Refererne blev godkendt. 3. Meddelelser fra formanden. Afholdelse af årsmøde i Danva 22/5-23/5 2014. Seminar om klimilpasning (KLIKOVAND) den 21/5-2014. Der afholdes 25 års jubilæumsreception for Eivind Blakø den 9/5-2014, kl. 12-15.7 Formanden har været med til netværksgruppemøde med formændene for de 11 nordsjællandske forsyninger. 4. Direktørens beretning om selskabets virksomhed siden sidste bestyrelsesmøde. Side 2 af 9
Planlagte større anlægsarbejder mv. spildevand. Klimilpasning Kokkedal Stus. Etablering af slammineraliseringsanlæg ved Vandtårnsvej Stus. Planlagte større anlægsarbejder mv. vand. Renovering af tag på Veksebo og Karlebo vandtårn Renovering af vandledninger ved Fredensborg stion Affald. Affaldsplan 2014 Stus. Administrion mv. Tvister. Restancer 5. Selskabernes økonomiske stus. Sagsbeskrivelse: Fredensborg Forsyning har udarbejdet årsrapporter pr. 31. december 2013 for Fredensborg Forsyning Holdning A/S s selskaber. På mødet vil selskabernes revisor fremlægge årsrapporter for selskaberne. Direktionen indstiller, bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, godkende årsrapporterne for selskaberne Fredensborg Forsyning A/S, Fredensborg Spildevand A/S, Fredensborg Vand A/S, Fredensborg Affald A/S og Fredensborg Forsyning Holding A/S. bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, overskud tillægges egenkapital for selskaberne Fredensborg Forsyning A/S, Fredensborg Spildevand A/S, Fredensborg Vand A/S, Fredensborg Affald A/S og Fredensborg Forsyning Holding A/S. den ekstraordinære effektiviseringsgevinst for selskaberne Fredensborg Spildevand A/S og Fredensborg Vand A/S i overensstemmelse med Bekendtgørelse om prisloftregulering mv. af vandsektoren (Bek.nr. 122 af 08/2-2013, 26, stk. 2) alene anvendes til Side 3 af 9
investering i selskabets aktiviteter forbundet med vand- og spildevandsforsyning, herunder teknologiudvikling, konsolidering i form af forbedringer af infrastruktur, miljøforbedringer eller nedsættelse af selskabets forbrugerpriser. Beslutning: Bestyrelsen besluttede indstille til generalforsamlingen godkende regnskaberne for Fredensborg Forsyning Holding A/S Bilag: Bilag nr. 5.1: Bilag nr. 5.2 Bilag nr. 5.3: Bilag nr. 5.4: Bilag nr. 5.5: Årsrapport pr. 31/12-2013, Fredensborg Forsyning Holding A/S Årsrapport pr. 31/12-2013, Fredensborg Vand A/S. Årsrapport pr. 31/12-2013, Fredensborg Spildevand A/S. Årsrapport pr. 31/12-2013, Fredensborg Affald A/S. Årsrapport pr. 31/12-2013, Fredensborg Forsyning A/S. Bilag nr. 5.6: Fredensborg Forsyning Holding A/S Revisionsprotokoll af 23. april 2014 for selskaberne: Fredensborg Forsyning Holding A/S, Fredensborg Forsyning A/S, Fredensborg Spildevand A/S, Fredensborg Vand A/S, Fredensborg Affald A/S. 6. Ordinær generalforsamling. Sagsbeskrivelse: I henhold til Vedtægt for Fredensborg Forsyning Holding A/S stk. 3.1 skal bestyrelsen indkalde til ordinær generalforsamling. Dagsordenen er ifølge vedtægterne følgende: 1) Valg af dirigent 2) Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne regnskabsår. 3) Forelæggelse af revideret årsrapport, inklusive koncernregnskab, til godkendelse. 4) Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport. 5) Valg af medlemmer til bestyrelsen, jf. vedtægternes pkt. 5.2 samt valg af bestyrelsens formand jf. vedtægternes pkt. 5.3. 6) Valg af revisor. 7) Eventuelt. Side 4 af 9
Direktionen indstiller, bestyrelsen indkalder til ordinær generalforsamling den 26. maj 2014 i forbindelse med byrådsmødet. bestyrelsen godkender forslag til dagsorden for den ordinære generalforsamling (se bilag 6.1). Beslutning: Bilag: Bilag 6.1: Forslag til dagsorden for den ordinære generalforsamling i Fredensborg Forsyning Holding A/S den 26. maj 2014. 7. Delvis tilbagebetaling af kloaktilslutningsbidrag Sagsbeskrivelse: Kommunens Plan, - Miljø, - og Klimaudvalg besluttede på mødet den 4/3-2014 anmode Fredensborg Forsyning om en principiel stillingtagen/undersøgelse af mulighederne for delvis tilbagebetaling af kloaktilslutningsbidrag ifb.m. spildevandskloakering. Fredensborg Forsyning kloakerer på tre forskellige måder. 1. Fælleskloak, hvor regnvand, der falder på tage, veje og udenomsarealer afledes til én ledning en fællesledning, som fører alt vandet til renseanlægget 2. Separkloak, hvor regnvand og husspildevand afledes til hver sin ledning. Husspildevandet ledes til renseanlægget og regnvandet ledes ud i et vandløb el.lign. 3. Spildevandskloak, hvor der kun lægges en spildevandsledning til husspildevandet og de tilsluttede ejendomme selv skal sørge for afledning af regnvandet, fx ved nedsivning eller udledning til dræn eller grøft Når en ejendom tilsluttes kloaknettet betales kloaktilslutningsbidrag til Fredensborg Forsyning. Tilslutningsbidraget er en form for indmeldelsesgebyr i kloakforsyningen og skal i princippet dække anlægsudgiften ved kloakering. Side 5 af 9
Udgiften til den løbende håndtering og rensning af spildevandet betales via vandafledningsafgiften, som afregnes pr. m3 leveret vand. Man betaler dermed med de gældende regler kun for håndtering og rensning af husspildevandet. Der opkræves ikke vandafledningsafgift for regnvand, selvom der er mulighed for aflede dette. Tidligere skelnede man heller ikke imellem, om der var tilslutningsmulighed for regnvand eller ej. Tilslutningsafgiften havde alene fokus på spildevandsdelen af kloakeringen. Tilslutningsafgiften var således den samme, uanset om man kunne aflede regnvand til kloakken eller selv skulle håndtere det. Med vedtagelsen af Bekendtgørelse af lov om betalingsregler for spildevandsanlæg mv. af 21/7 1992 blev det fastlagt, man pr 1. januar 1993 kun kunne pålignes 60 % af kloaktilslutningsbidraget, hvis man udelukkende blev kloakeret for spildevand og selv skal sørge for afledning af regnvand. Som følge heraf kan der ifølge kommunes spildevandsplan tilbagebetales 40 % af tilslutningsafgiften hvis en ejendom ligger i et kloakopland, der både er kloakeret for regnvand og spildevand, og ejeren ønsker håndtere regnvandet på egen grund. Dermed udtræder ejendommen af kloakfællesskabet for regnvand og får den del af tilslutningsafgiften, der vedrørte regnvandet, tilbage. I dag er 100-150 ejendomme i Dageløkke, Lønholt, Dr. Kovang og Auderød spildevandskloakeret før 1993 og har derfor betalt tilslutningsbidrag efter de gamle regler. Regnvandet fra ejendommene håndterer ejer selv, da der kun er lagt spildevandsledninger. Med den øgede fokus på lokal afledning af regnvand har der været henvendelser fra enkelte ejere af disse ejendomme. Ejerne har anmodet Fredensborg Forsyning om få 40 % af tilslutningsafgiften tilbagebetalt, da de altid har håndteret regnvandet selv, fx ved nedsivning. Fredensborg Kommune og Fredensborg Forsyning har vurderet mulighederne i sådanne sager og konkluderet, der ikke ses være hjemmel til tilbagebetale dele af bidraget, da de senere ændringer i bidragets størrelse skyldes lovændringer, der er vedtaget efter ejendommene blev kloakeret. Der ligger ikke regnvandsledninger i disse områder, der er derfor ikke og har aldrig været mulighed for aflede regnvand til kloaksystemet. Dermed har ejendommene aldrig været medlem af kloakfællesskabet for regnvand uanset kloakbetalingsbidraget størrelse, da ejendommene blev kloakeret. Derfor kan de ikke udtræde af fællesskabet for regnvand, og det er derfor ikke muligt for Fredensborg Forsyning tilbagebetale 40 % af tilslutningsbidraget i disse områder. Fredensborg Forsyning og Fredensborg kommune hvem gør hvad? Helt generelt varetager Fredensborg Forsyning driftsopgaver og kommunen er myndighed. Side 6 af 9
Forsyningen anlægger og driver Fredensborg Spildevand A/S kloaksystemer og renseanlæg og finansierer dette via de opkrævede tilslutnings- og vandafledningsbidrag. Det er således også Forsyningen, der evt. tilbagebetaler de 40 % i tilslutningsbidrag (i øjeblikket ca. kr. 24.000) i de områder, hvor ejerne afkobler sig fra regnvandskloakken Fredensborg kommune udarbejder en spildevandsplan, som beskriver hvordan spildevandsbortskaffelsen skal ske i de enkelte områder. Fredensborg Forsyning bistår med arbejdet, men kommunen er myndighed. Når Forsyningen har kloakeret i nye områder, er det kommunen, der som myndighed pålægger ejendommenes ejere tilslutte sig kloakken, men det er Forsyningen, der opkræver tilslutningsbidraget. I ukloakerede områder, hvor borgerne selv står for spildevandsrensningen, er det kommunen, der fører tilsyn med om ejendommenes spildevandsanlæg lever op til kravene i vandplanen og evt. giver påbud om forbedret spildevandsrensning. Direktionen indstiller, bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: 8. Anmeldelse af kandidur til formandsvalget og/eller bestyrelsesvalget i DANVA. Sagsbeskrivelse: På DANVAs generalforsamling den 22. maj 2014 skal der gennemføres valg af bestyrelsesformand samt valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer og suppleanter til foreningens bestyrelse. Bestyrelsens medlemmer vælges for en 4-årig periode. Valgene gennemføres i henhold til DANVAs nye vedtægter. Vedtægter, valgreguliv og forretningsorden for generalforsamlingen kan ses på DANVAs hjemmeside, www.danva.dk. DANVAs bestyrelse skal i henhold til vedtægterne bestå af 15 medlemmer inkl. formanden. Valgbare til DANVAs bestyrelse er personer, der er valgbare som bestyrelsesrepræsentant efter vedtægternes 30 (valggruppe I) eller som selskabsrepræsentant efter 31 (valggruppe II). Af DANVAs samlede bestyrelse skal 8 medlemmer være bestyrelsesrepræsentanter og 7 medlemmer skal være selskabsrepræsentanter. Side 7 af 9
Generalforsamlingen skal som første valghandling vælge en bestyrelsesformand. Bestyrelsesformanden skal opfylde valgbarhedsbetingelserne for enten selskabs- eller bestyrelsesrepræsentanter. Formanden er afgørende for besættelse af de øvrige bestyrelsesposter. Hvis bestyrelsesformanden er fra valggruppe II skal der efterfølgende vælges 6 medlemmer fra valggruppe II og 8 medlemmer fra valggruppe I. Hvis bestyrelsesformanden er fra valggruppe I, skal der efterfølgende vælges 7 medlemmer fra valggruppe II og 7 medlemmer fra valggruppe I. I tillæg skal der vælges 8 suppleanter for hver valggruppe. Der er således behov for minimum 31 kandider til valgene; minimum 16 kandider fra valggruppe I og minimum 15 kandider fra valggruppe II. Alle medlemmer af DANVAs bestyrelse modtager et honorar fasts af generalforsamlingen. DANVAs bestyrelse afholder fire faste møder om året. Som udgangspunkt afholdes møderne i foreningens domicil i Skanderborg. Typisk holdes derudover i løbet af året et dagsseminar sammen med foreningens netværk og evt. et stregiseminar for bestyrelsen. Det forventes endvidere bestyrelsesmedlemmer deltager i foreningens regionalmøder i det omfang det er muligt. Opstilling som kandid skal ske skriftligt meddeles DANVAs bestyrelse senest 14 dage før generalforsamlingen hvor valghandlingen gennemføres. Stemmeberettigede medlemmer har på generalforsamlingen ret til afgive stemmer svarende til det antal kontingentportioner, som medlemmet har betalt kontingent for. Fredensborg Forsyning kan i alt afgive 28 stemmer. Hvert stemmeberettiget medlem kan kun have én repræsentant i DANVAs bestyrelse. Bestyrelsesformanden indstiller, sagen drøftes. Beslutning: 9. LUKKET SAG. Resultaftale 2013 for direktøren. 10. LUKKET SAG. Resultaftale 2014 for direktøren. Side 8 af 9
Eventuelt. Bestyrelsesformanden foreslår, sommerfesten i år afholdes fredag den 27/6-2014, kl. 13:00. Næste møde. Næste ordinære bestyrelsesmøde den 26. august 2014, kl. 18:00, Fredensborg Forsyning Højvangen 23, 3480 Fredensborg. Side 9 af 9