ADMINISTRATOR ANSVAR Jan Linde 18. November 2008 Willis i Danmark Danmark: Partnerejet virksomhed Willis Ltd. ejer 87 % 4 kontorer og 347 ansatte (07) DKK 378,5 mio. i omsætning (07) Internationalt: 16.000 beskæftigede (07) 300 kontorer i over 100 lande (07) USD 2,578 mia. i omsætning (07) Markedsandele Willis 40% Marsh 15% Øvrige 26% AON 19% Ved at vælge en ejendomsadministrator, som er medlem af Ejendomsforeningen Danmarks Administratorsektion, får du sikkerhed for at: administrator har tegnet en ansvars og kautionsforsikring at de faglige kvalifikationer hos ledelse og medarbejdere vedligeholdes og udbygges at virksomhedens ledelse og medarbejdere har kendskab til ny lovgivning og praksis Ejendomsforeningen Danmark tilbyder i samarbejde med Willis en kombineret ansvars og garantiforsikring for ejendomsadministratorer. Denne kombinerede forsikring sikrer ejendomsadministratorer mod økonomiske tab som følge af fejl og forglemmelser på kontoret samt mod tab ved underslæb begået af ansatte hos administrator. Forsikringen er et tilbud til alle foreningens medlemmer. Den er dog specielt målrettet til medlemmer af Administratorsektionen, hvor man ikke kan blive medlem uden at være omfattet af en ansvars og kautionsforsikring. En forudsætning for at have et ansvar er, at man har påtaget sig en opgave Tabet skal hænge sammen med den udførte handling eller undladelse af at handle Endvidere skal der være tale om et reelt tab, og ikke blot tale om bristede forventninger eller penge, der er forvandlet til aktiver 1
Kategori Ansvar Forsikring udgør altid Administration af fast ejendom Forsæt Energikonsulenter Grov uagtsomhed Facility Management Bygherrerådgivning Simpel uagtsomhed Teknisk rådgivning og bistand Hændeligt uheld Mulighed for tilvalg af dækning Mulige valg af dækningssummer Byggesagsadministration, herunder byfornyelsessager Kr. 1.500.000 Kr. 2.000.000 Kr. 5.000.000 Kriminalitet, altid Kr. 1.000.000 ud over ovenfor valgte dækningssum Mulige valg af selvrisiko Kr. 25.000 Kr. 50.000 Kr. 100.000 Geografisk område Danmark Grønland Færøerne Dækker når krav rejses i forsikringstiden ansvarspådragende forhold kan dog godt være udvist før forsikringens ikrafttræden. Forudsætter at administrator også tidligere har haft professionel ansvarsforsikring. 2
, nyetableret, når tidligere forsikring Forsikring ophørt 1/1 31/12 30/6 Forsikring ophørt 1/1 31/12 30/6 Krav rejses mod sikrede Krav rejses mod sikrede Fejl begået Skal anmeldes til fors.selskabet senest 6 mdr. efter ophør af dækning Fejl begået Skal anmeldes til fors.selskabet senest 6 mdr. efter ophør af dækning Administration af fast ejendom sædvanlige administratorfunktioner manglende regulering af husleje varsling efter forkerte regler betaling af faktura flere gange skift af forsikringsselskab påkrav ved fraflytning Energikonsulenter i henhold til lov om fremme af energibesparelser i bygninger Bygherrerådgivning Bygherrerådgivning i bred forstand i relation til ny og ombygningssager Facility Management Ansvar for rådgivning og bistand (ansvar for ikke materielle ydelser) IKKE ansvar for præstation af fysiske ydelser Teknisk rådgivning og bistand Omfatter arkitekter, ingeniører eller bygningskonstruktører Skal være uddannet på en offentligt anerkendt uddannelsesinstitution (Arkitektskolen, DTU, tekniske skoler) Ansattes eller indehaverens uredelige omgang med 3.mands midler (kriminalitetsdækningen) (underslæb, svig, bedrageri eller anden kriminel handling) 3
, udvidelse Forsikringen omfatter OGSÅ formuetab der lides ved eventuel administration af egne ejendomsporteføljer forudsætter at tabet også ville have udløst et erstatningsansvar hvis ejendommene havde været administreret for 3. mand Køb, salg eller formidling af fast ejendom bortset fra de forpligtelser det normalt påhviler en ejendomsadministrator at opfylde Finansiel rådgivning administrator må IKKE selv udregne lånetilbud administrator indhenter lånetilbud, samt forklarer forskellige lånetyper til bestyrelsen/ejer af en ejendom beslutning om der skal konverteres/optages nye lån træffes ALENE af bestyrelsen/ejer Videregående ansvar påtager sig ansvar ud over de alm. erstatningsregler Direktions og bestyrelsesansvar skal dækkes på anden forsikring Egen anvendt tid på opklaring og udbedring af begået fejl Skade på ting som er betroet sikrede (varetægt) Forsætlige eller groft uagtsomme handlinger Person eller tingskader skal dækkes på sædvanlig erhvervsansvarsforsikring Undladelse af etablering eller vedligeholdelse af forsikringer, garantier eller kautioner Driftstab, avancetab eller andre indirekte tab Når skaden sker Forsikringsselskabet indtræder i skadelidtes rettigheder og overtager dermed sagen når der rejses krav mod administrator, eller når der er formodning om at der kan blive rejst krav, skal dette straks meddeles til Willis, der herefter kobler forsikringsselskabet på sagen forsikringsselskabet har ret til at afslutte en tvist eller et forlig efter eget skøn Willis er bisidder for at varetage administrators interesser 4
Når skaden sker Når skadelidte rejser krav, skal dette ske skriftligt Kravet sendes til Willis, suppleret med egne kommentarer Hvis administrator opdager at der måske vil komme et krav, skal der sendes en måske anmeldelse til Willis, med redegørelse for baggrunden for at man forventer et muligt erstatningskrav Måske krav skal senest dokumenteres med et skriftligt krav fra skadelidte 2 år efter anmeldelsen Undgå at skaden sker Muligheder Gode ITsystemer med wakeups Gode vaner møder, referater, telefonnotater, mails 2 pair of eyes (svære sager betydende forhold) efterlevelse af compliance (kvalitetssikring når indført) Organisering og videndeling Opmærksom ledelse, tilstrækkelige ressourcer Indhold i samarbejdsaftaler Skabeloner til tekst i breve og mails Undgå at skaden sker Compliance dette betyder at gøre ting rigtigt / overholdelse af regler Men først skal regler opstilles indlæres indlægges i systemerne ud fra ønsket om at gøre det let at gøre det rigtige ADMINISTRATOR ANSVAR Jan Linde 18. November 2008 5