PROPHIX 11 Systemansvarlige Daniel Nygaard Ricken Økonomiafdelingen 9940 9785 dnr@adm.aau.dk Michael Siglev Økonomiafdelingen 9940 3959 msi@adm.aau.dk Vejledning Opdateret: September 2016 Version: 5
1. I Prophix er der indbygget et analyseværktøj, der overordnet fungerer på samme måde som Qlikview. Dette værktøj hedder: Ad Hoc analyse og som navnet siger, er der mulighed for at lave alle typer af rapporter, der kan anvendes til mange forskellige ad hoc formål. En Ad hoc analyse kan indstilles til at vise de forskellige budget versioner ankerbudget og flydende budget samt realiserede indtægter og omkostninger i præcis den kombination af dimensioner, der er brug for til formålet med analysen. I denne vejledning er der forklaret grundprincipperne i anvendelsen af dette værktøj. Der er ikke defineret nogen standardrapporter for dette værktøj i Prophix, da det netop er meningen med værktøjet, at det skal kunne tilpasses til at vise præcist de data, der er behov for. 1.1 Oprettelse af ny ad hoc analyse Værktøjet åbnes ved at klikke på ad hoc analyse i fanebladet Apps. Prophix-vejledning: Side 2 af 14
Følgende boks kommer frem: Bemærk, at antallet af valgmuligheder i denne boks afhænger af din adgang i Prophix. I dette vindue vælges den kube, som indeholder de data, du vil arbejde med. For analyser af driftsbudgettering vælges drift under dit specifikke hovedområde, og for analyser af projekter vælges projektbudget under AAU Projekt og Løn. Det er desuden muligt at vælge en af konsolideringskuberne, hvis du ønsker at lave analyser af både ankerbudget-tal, flydende budget-tal og realiserede tal i din ad hoc analyse eksempelvis hvis du vil sammenligne indtægterne og omkostningerne på en bestemt artskonto eller artskontogruppe på et givent omkostningssted eller projektnummer på tværs af ankerbudgettet, flydende budget og realiserede tal. Derudover vil det være en fordel at sætte flueben i Åben med nyt layout, da det vil nulstille alle tidligere valg i Prophix for denne Ad hoc analyse. For at åbne Ad hoc analysen trykker du derefter på OK. Prophix-vejledning: Side 3 af 14
Ad hoc analysen vil derefter åbne og det første skærmbillede vil se således ud. Bemærk at tallene i nederste del af skærmen kan se anderledes ud. 1.1.1 Valg af dimensioner i ad hoc analysen For at ændre hvilke dimensioner, der skal indgå i analysen, og hvilket data, der skal være på hvilke akser, trykkes på knappen Layout under fanen Home : Prophix-vejledning: Side 4 af 14
Derefter kommer følgende skærmbillede op: Dimensioner i ovenstående billede indeholder alle de dimensioner, som findes i den kube, du har valgt at lave en ad hoc analyse for. Bemærk at disse kan være anderledes end billedet alt efter, hvilken kube du har valgt. Kriterier i ovenstående billede indeholder alle de dimensioner, som det skal være muligt at ændre på i ad hoc analysen. Disse vil blive vist øverst i ad hoc analysen og kan ændres ved at klikke på rullegardinet: Kolonner indeholder de dimensioner, som du vil have vist langs X-aksen i ad hoc analysen og Rækker indeholder de dimensioner, som du vil have vist langs Y-aksen i ad hoc analysen. Disse indstilles ved at markere den ønskede dimension i Kriterier og derefter med musen trække den ned i enten Kolonner eller Rækker. Bemærk at alle dimensioner skal være valgt i enten Kriterier, Prophix-vejledning: Side 5 af 14
Kolonner eller Rækker, uanset om de anvendes eller ej, ellers vil Prophix vise en rød linje i bunden af Layout-menuen, og det vil ikke være muligt at generere ad hoc analysen: Hvis du ønsker at fjerne en dimension fra Kolonner og Rækker, skal du blot dobbelt-klikke på den. Bemærk at dette vil fjerne dimensionen fra Kriterier, Kolonner og Række, hvorfor du skal trække den tilbage fra Dimensioner til Kriterier igen, ellers vil du opleve ovenstående problemstilling. 1.1.2: Valg af medlemmer i ad hoc analysen Når en bestemt dimension markeres i enten Kriterier, Kolonner eller Rækker vil det i højre side være muligt at ændre hvilket data, det skal være muligt at vælge i dimensionerne under Kriterier, og hvilket data der skal vises langs X-aksen og Y-aksen i henholdsvis Kolonner og Rækker. Det er VIGTIGT, at hvis der i dimensionerne Omkostningssted, Analysenummer, Finansieringskilde, Formål, Projektnummer, Underkonto og Version står DefaultMember ved det valgte data i højre side skal dette fjernes. Dette gøres ved at dobbeltklikke på det valgte medlem. Eksempelvis skal DefaultMember fjernes fra Omkostningssted i nedenstående billede: Prophix-vejledning: Side 6 af 14
Dimensionerne Kilde kube, Measures og Tidsperspektiv skal ikke ændres i. I disse må der derfor godt stå DefaultMember i. For at komme videre, er det vigtigt at forstå, den måde der tilvælges konti til rapporten, da det har betydning for den måde, ad hoc analysen ser ud. I følgende eksempel er Tid -dimensionen valgt under Kolonner : Når en dimension er valgt under Kriterier, Kolonner eller Rækker, vil alle de medlemmer, der ligger i denne dimension blive vist i det midterste vindue: Prophix-vejledning: Side 7 af 14
Det ses i ovenstående billede, at det er muligt at indsætte et specifikt år som dimension langs X-aksen (eller Y-aksen, hvis dimensionen var indsat i Rækker ). Vil du eksempelvis have vist 2015, trækkes 2015 fra det midteste vindue og over i det højre vindue. Alternativt kan der blot dobbeltklikkes på 2015. Hvis du ønsker at fjerne et element fra det højre vindue, skal du blot dobbeltklikke på det eller højreklikke og vælge fjern. I tidsdimensionen er det også muligt at tilføje kvartaler for alle år og måneder for alle år. For at få vist de muligheder du har under de forskellige medlemmer, trykker du på krydset ved siden af medlemmet. Vil vi eksempelvis i dette eksempel se muligheden for kvartaler og måneder under 2015, klikker vi på krydset ved siden af 2015 og derefter krydset for hvert kvartal: Prophix-vejledning: Side 8 af 14
Derefter kan individuelle kvartaler eller måneder for 2015 vælges ved at trække dem over til højre eller dobbeltklikke på dem. En alternativ mulighed for tilføjelse af flere medlemmer er ved at højreklikke på medlemmet og vælge Tilføj medlem som : I nedenstående skema vises, hvad der tilføjes, alt efter hvad du vælger under Tilføj medlem som : Samme princip gælder for tilføjelse af alle medlemmer under alle dimensioner. Når alle dimensioner er gennemgået, og der er foretaget valg for ALLE, undtagen Kilde kube, Measures og Tidsperspektiv, vil det være muligt at generere ad hoc analysen. Dette gør du blot ved at trykke på OK i bunden af menuen. Prophix-vejledning: Side 9 af 14
1.1.3 Valg af flere medlemmer på samme tid Det er desuden muligt at have 2 eller flere dimensioner på enten din X-akse eller Y-akse. Hvis du ønsker dette, skal du trække en ekstra dimension fra Kriterier og ned i enten henholdsvis Kolonner eller Rækker og derefter trykke på Asymmetrisk valg : I ovenstående eksempel kombineres Tid -dimensionen med Versioner -dimensionen. Dette gør f.eks. muligt at vise tallet for ankerbudgettet for 2014, 2015 og 2016, og tallet for det flydende budget for 2014, 2015 og 2016. Her styres tilføjelsen af medlemmer ved først at markere det ønskede år under Tid og derefter vælge den ønskede version under Version (Ankerbudgettet hedder (Ankerbudget_KON), Flydende budget hedder (BUDGET) Budget og Realiserede tal hedder (ACT) Actual ), og derefter tryk på Tilføj. Prophix-vejledning: Side 10 af 14
Derudover kan du slette en sammensætning af medlemmer ved at trykke på Fjern ved siden af Tilføj. Du kan desuden flytte rundt på de forskellige sammensætninger ved at markere den sammensætning, du vil flytte rundt på, og trykke på op og ned knapperne: Samme princip gælder, hvis du vil tilføje flere dimensioner på Y-aksen ved Rækker. Når alle dimensioner er gennemgået, og der er foretaget valg for ALLE, undtagen Kilde kube, Measures og Tidsperspektiv, vil det være muligt at generere ad hoc analysen. Dette gør du blot ved at trykke på OK i bunden af menuen. Husk på, jo flere medlemmer du tilføjer i højre side, og jo flere elementer der tilføjes direkte på X- og Y- akserne, jo større bliver rapporten og jo længere tid vil det tage Prophix at generere rapporten. Hvis du har brug for store mængder data, f.eks. en analyse, der viser alle projektnumre inden for et bestemt hovedområde, kan det være en fordel at sætte kryds i boksene udelad tomme kolonner og udelad tomme rækker for at minimere omfanget af analysen. Herved er det kun de kombinationer, hvor der er data, der vil blive vist: Prophix-vejledning: Side 11 af 14
Hvis du har et begrænset antal medlemmer i hver dimension, eksempelvis nogle få projektnumre på 1 omkostningssted i et specifikt år, vil du muligvis få denne fejl, hvis du sætter kryds i boksene udelad tomme kolonner og udelad tomme rækker. Dette sker, fordi Prophix ikke kan finde data for denne kombination af medlemmer, du har valgt. Hvis du fjerner krydset i boksene udelad tomme kolonner og udelad tomme rækker vil analysen blive genereret. Når du er færdig med at indstille din ad hoc analyse, og Prophix har genereret den, er det muligt for dig at gemme den analyse, du har lavet, så den kan bruges igen. Det anbefales, at du gemmer dem under mine dokumenter, såfremt det er en ad-hoc analyse, du kun selv for behov for at kunne arbejde videre med. Efter at en ad-hoc analyse er gemt betegnes det som et dataview i Prophix sammenhæng, og vil få følgende ikon: Prophix-vejledning: Side 12 af 14
Hvis det ønskes at ændre i dine gemte ad hoc analyser, åbner du blot analysen igen, trykker på layout igen, og ændrer på det du gerne vil. Der er i ad hoc værktøjet et stort antal kombinationer af medlemmer og muligheder for at opbygge egne rapporter. Alle standard rapporter og templates, som findes i Prophix, er opbygget på basis af en ad hoc analyse. Rapporten bliver dog først en standard rapport med faste kriterier efter, at en given ad hoc analyse bliver gemt som et dataview og derefter indsættes i en nye template via Template studio funktionen i Prophix (Kun for avanceret-brugere). Hvis den ad-hoc analyse, du har lavet, kan være til gavn for andre i din afdeling, kan det være en stor fordel af indsætte den i en template, som I kan få adgang til via en fælles mappe i Prophix under jeres respektive fakultet, institut og/eller afdeling. Se nærmere i vejledningen: Oprettelse af nye templates for flere informationer. 1.2 Typiske fejl under oprettelse af ad hoc analyse Undervejs i oprettelsen af din ad hoc analyse kan du støde på fejl, som gør, at Prophix ikke kan oprette din ad hoc. De typiske er listet herunder. Hvis du oplever en fejl, som ikke er nævnt herunder, er du velkommen til at kontakte de systemansvarlige for Prophix, som er nævnt på første side i denne vejledning for hjælp. 1.2.1 Der skal mindst være en dimension på hver akse Denne fejl kan du læse nærmere om på side 6 i denne vejledning. 1.2.2 Der skal mindt være valgt et medlem for hver dimension Hvis du ikke får tilføjet et medlem i hver dimension, vil du se nedenstående fejl i bunden af menuen: Prophix-vejledning: Side 13 af 14
Hvis du ser denne fejl, skal du gennemgå hver dimension i Kriterier, Kolonner og Rækker og sørge for, at der er et medlem i højre side i hver af dem. Se hvordan du tilføjer medlemmer til højre side på side 8 i denne vejledning. Prophix-vejledning: Side 14 af 14