SKYPE FOR BUSINESS QUICK CARDS KOM GODT I GANG MED SKYPE FOR BUSINESS

Transkript

1 SKYPE FOR BUSINESS QUICK CARDS KOM GODT I GANG MED SKYPE FOR BUSINESS

2 . Indstillinger.. Installer Skype for Business på din computer.. Basis-indstillinger.. Indstil og skift headset og webcam.. Statusvisning (til stede/ikke til stede). Samtaler.. Søg på person og gruppe.. Tilføj en ny kontakt.. Tilføj en ny gruppe.. Giv besked ved statusændring.5. Start en samtale.6. Besvar en samtale.7. Overlever en samtale til en anden.8. Samtalehistorik. ios ios iphone og ipad.. Installer Skype for Business på din iphone eller ipad.. Basisindstillinger på din iphone eller ipad.. Brug Skype for Business på din iphone eller ipad 5. Android Android mobil og tablet 5.. Installer Skype for Business på din Android mobil eller tablet 5.. Basisindstillinger på din Android mobil eller tablet 5.. Brug Skype for Business på din Android mobil eller tablet. Møder.. Indkald til og indstil Skype for Business-møde.. Administrer og tilføj deltagere i mødet.. Vis Skrivebord, programmer og PowerPoint.. Møde med deltagere, der ikke har Skype for Business

3 . INDSTILLINGER

4 .. Installer Skype for Business på din computer Du henter Skype for Business fra Guldborgsund Kommunes Software Central Shop. Søg efter Skype for Business i Shoppen. Klik på Installer og godkend bestillingen. Du får en kvittering, som du lukker ved at klikke på Luk vindue. Skype for Business installeres efter kort tid automatisk på din computer. Alt efter din opsætning kan det kræve en genstart af din computer, før Skype for Business virker.

5 .. Basis-indstillinger Du finder menuen for indstillinger ved at klikke på tandhjulet i Skype for Business. Du kan til enhver tid ændre indstillingerne, men før du benytter Skype for Business første gang, er det vigtigt, at du kontrollerer følgende tre indstillinger: Personlig her skal logonadressen være den samme som din adresse og der skal være flueben i alle kasser. Lydenhed her kan du se dit headset og kontrollere, om det virker. Videoenhed her kan du se dit webcam og kontrollere, om det virker. Du kan på et senere tidspunkt kontrollere de øvrige indstillinger. Det er ikke nødvendigt for at komme godt i gang med at benytte Skype for Business.

6 .. Indstil og skift headset og webcam Skal du skifte eller indstille lyd eller videoenhed, så gør du det ved at klikke på tandhjulet øverst til højre i Skype for Business og vælge Funktioner -> Indstillinger for lydenheder eller Indstillinger for videoenhed. Under Lydenhed kan du se, teste og indstille det aktive headset. Hvis du har flere headset kan du skifte mellem dem ved at klikke på pilen i boksen. Under Videoenhed kan du se, teste og indstille det aktive webcam. Hvis du har flere webcams, kan du skifte mellem dem ved at vælge det webcam, du vil bruge i menuen.

7 .. Statusvisning (til stede/ikke til stede) Når du er logget på din computer er din status automatisk Online (grøn), hvis du ikke har møder i din Outlook kalender eller deltager i en Skype for Business samtale. Online fortæller andre, at du er aktiv ved din computer og formentlig ledig til at kommunikere. Din status ændrer sig automatisk til Optaget (rød), når du har en samtale i Skype for Business eller hvis du har et møde i din Outlook kalender. Du bliver automatisk Ikke til stede (gul), når du ikke har brugt din computer et stykke tid (normalt sat til 5 minutter). Farverne advarer andre om, at du nok ikke er til at træffe. Så statusvisningen øger sikkerheden for at træffe personen, når man ringer eller kommer forbi. Du kan sætte din status manuelt ved at klikke på den lille pil så kommer der en menu frem. Når du igen vil have systemet til at styre din statusvisning skal du huske at gå ind samme sted og vælge Nulstil status.

8 . SAMTALER

9 .. Søg person og gruppe 5 For at kunne lave en søgning skal du stå på ikonet Kontakter (den lille person), så ikonet er markeret tydeligt blåt og søgefeltet (med forstørrelsesglasset) er synligt i linjen nedenunder. Skriv navnet på personen eller gruppen, du vil finde i søgefeltet. Jo mere du skriver, jo mere præcis bliver søgningen. Du søger nu i alle kontakter i Guldborgsund Kommune og i dine personlige kontakter fra Outlook. Når du har fundet den person eller gruppe, du søger, så holder du musen over personikonet. Nu får du muligheden for at kommunikere ved at sende en chat eller starte en samtale med/uden video. Du kan også se flere informationer ved at klikke på visitkortet. Du kan søge efter kontakter uden for Guldborgsund Kommune som har Skype for Business eller privat Skype i den globale Skype-Telefonbog. 5

10 .. Tilføj en ny kontakt 5 Du søger den person, du vil tilføje, frem i Skype for Business (søgning - se QC.) Højreklik på ikonet ud for personen for at få menuen frem. Klik på Føj til Favoritter for at tilføje personen i enten din Favorit-mappe, Øvrige kontakter, eller klik på Føj til liste over kontakter for selv at vælge hvilken af dine grupper kontakten skal tilføjes i (oprettelse af gruppe se QC.). Du kan tilføje kontakter uden for Guldborgsund Kommune ved at klikke på personikonet til højre i Skype for Business og derefter klikke først på Tilføj en kontakt uden for min organisation, derefter klikke på Andet og til sidst indtaste personens (hvis kontakten har Skype for Business, finder systemet selv ud af det). 5 5

11 .. Tilføj en ny gruppe Du opretter en gruppe ved at klikke på personikonet til højre i din Skype for Business-klient. Og derefter klikke på Opret en gruppe. Du kan derefter navngive gruppen. Hvis du senere vil flytte, ændre eller slette gruppen, kan du gøre det ved at højreklikke på gruppen og vælge funktionen i menuen. Ekstra tip: Du kan også flytte mappen ved at trække den med musen.

12 .. Giv besked ved statusændring 5 Du kan automatisk få besked hver gang en person du vil i kontakt med, skifter status til enten Online (grøn) eller Offline (grå). Først søger du personen frem og holder musen over vedkommendes ikon. Derefter klikker du på de tre prikker for at få menuen frem. Og til sidst klikker du på Giv besked ved statusændring, så der kommer et flueben. Fremover får du en pop-up besked nederst til højre på din skærm, hver gang personen ændrer status til enten Online eller Offline. Når du ikke længere vil følge personen klikker du enten på Fjern besked i pop-up vinduet eller du fjerner fluebenet der, hvor du oprindeligt satte det (se punkt ). 5

13 .5. Start en samtale Du starter en samtale ved at holde musen over personens ikon i Skype for Business. Du får så muligheden for at starte henholdsvis en chat, en samtale eller et videoopkald (ved at klikke på henholdsvis chatboblen, telefonrøret eller kameraet). Du kan let ændre en chat til en samtale ved at klikke på telefonrøret eller til et videomøde ved at klikke på videokameraet. Vil du tilføje flere deltagere til samtalen kan du gøre det ved at klikke på ikonet øverst til højre i samtalebilledet. Og vil du have et overblik over hvem der er med i samtalen kan du få det ved at klikke på deltagerlisten (ikonet med personer). Ved siden af ikonet kan du i mødevinduet se antallet af deltagere i samtalen.

14 .6. Besvar en samtale Du besvarer en samtale ved at klikke på det pop-up billede, der dukker op nederst til højre på din skærm. Det åbner et samtalebillede. Er det en samtale med lyd eller video starter samtalen så snart du klikker på pop-up billedet. Er det en chat, kan du vælge at skrive tilbage eller starte en samtale eller et videoopkald. 5 Vil du ikke besvare samtalen klikker du på Ignorer for at fjerne pop-up billedet. Klikker du på Indstil kan du ændre din status til Vil ikke forstyrres så du ikke kan modtage samtaler og så andre kan se, at du ikke er tilgængelig lige nu. Husk - du kan altid finde samtalen igen i din historik (se QC.7). 5

15 .7. Overlever/viderestil en samtale til en anden For at overlevere en igangværende Skype for Business-samtale til en anden, skal du først invitere den, du vil overlevere samtalen til ind i den igangværende samtale. Det gør du ved at klikke på ikonet med en person (yderst til højre i Skype for Business) og derefter søge personen frem. Når du har fundet personen, holder du musen på personens ikon. Så kommer et telefonrør frem, som du klikker på for at ringe op. Når der er forbindelse kan I alle tale og høre hinanden. Når samtalen er præsenteret, går du selv ud af samtalen igen ved at klikke på det røde telefonrør i din Skype for Business og de andre deltagere kan fortsætte samtalen.

16 .8. Samtalehistorik Du kan finde tidligere Skype for Business-samtaler og møder i både Skype for Business og i Outlook. Du finder samtalerne ved at klikke på Samtaler (uret) i Skype for Business. Du kan på fanebladene vælge mellem at se alle samtaler, mistede samtaler eller de opkald, du selv har foretaget. Og du kan administrere og slette de enkelte samtaler ved at højreklikke på dem. I Outlook finder du den samme historik i mappen Samtaleoversigt (du finder den et sted neden under din Indbakke). Her kan du administrere og slette samtaler, som du kan med dine s.

17 . MØDER

18 .. Indkald og indstil Skype for Business møde ( af ) Du kan indkalde til et Skype for Business-møde fra Outlook eller direkte fra Skype for Business. Hvis du indkalder i Outlook, går du ind i din kalender og vælger Nyt Skype-møde. Hvis du indkalder fra Skype for Business, højreklikker du på en person eller gruppe, vælger Planlæg et møde og klikker på Skype-møde i den mødeindkaldelse, der åbnes i Outlook. Nu har du en Outlook-mødeindkaldelse med et link til mødet. Du tilføjer så titel, yderligere deltagere, tekst og vedhæfter eventuelle dokumenter som ved alle andre møder. Inden du sender invitationen skal du huske at sætte Mødeindstillinger (se næste side).

19 .. Indkald og indstil Skype for Business møde ( af ) I feltet Hvor vil du mødes online? skal du vælge Et nyt mødested. Du vælger derefter, om deltagerne skal vente i lobbyen indtil du lukker dem ind i mødet og om andre skal være præsentationsværter. Du sætter deltagerindstillinger for chat, lyd og video (du kan altid ændre deltagernes rettigheder i selve mødet (se QC.)). Til sidst klikker du på OK. Vælger du i stedet Husk indstillingerne, gemmer Skype for Business dine indstillinger som standard. Så medmindre du har ændringer til næste gang, du indkalder til et møde, så skal du kun gøre dette én gang

20 .. Administrer og tilføj deltagere i et igangværende møde Du inviterer nye deltagere ind i et igangværende møde ved at klikke på ikonet øverst til højre i mødebilledet, søge personen frem og dobbeltklikke på ikonet. Du får et overblik over deltagerne i mødet via deltagerlisten: Den får man frem ved at klikke på ikonet øverst til venstre i mødebilledet. I deltagerlisten kan præsentationsværter administrere de øvrige mødedeltageres rettigheder i mødet. De aktuelle muligheder kommer op ved at højreklikke på en mødedeltager i deltagerlisten.

21 .. Vis Skrivebord, programmer og PowerPoint ( af ) For at vise skrivebord og vise programmer skal du være præsentationsvært (se QC. og. om indstillinger og rettigheder). Vil du vise en PowerPoint, skal du gøre som forklaret nedenfor under Vis program. Funktionen Vis PowerPoint-filer virker IKKE med de almindelige brugerlicenser I har i Guldborgsund Kommune. Du åbner menuen ved at klikke på monitor-ikonet i dit mødebillede. Vælger du Vis skrivebord, kan andre se alt, du har på din computerskærm. Vælger du Vis programmer, kan du dele et valgfrit program fra din computer bare programmet kører. Vælger du Vis programmer, får du automatisk en oversigt op på skærmen over de programmer, du kan vise. Tip: Vil du vise PowerPoint-fil skal du altså bare vælge Vis programmer og finde din præsentation på listen.

22 .. Vis Skrivebord, programmer og PowerPoint ( af ) Før du viser din skærm eller et program for andre, får du altid en advarsel om, at du deler indhold. Klik OK for at vise indhold eller Annuller, hvis du alligevel ikke vil vise noget. Når du viser indhold, får du i toppen af din skærm en menu frem, hvor du kan overgive kontrollen over det, du viser til andre mødedeltagere ved at klikke på Giv kontrol. Og det er også her, du til enhver tid kan stoppe din visning ved at klikke på Stop præsentation.

23 .. Møde med deltagere, der ikke har Skype for Business 5 Du kan let holde et sikkert Skype for Business-møde med andre, der ikke har Skype for Business bare du har deres adresse. Du begynder med at sende en mødeindkaldelse til et Skype for Business-møde til deres adresse (se QC.) Den, du skal holde mødet med, skal så åbne sin og klikke på Prøv Skype Web App. Nu åbner en browser og her skal mødedeltageren trykke på Gem for filen SkypeMeetingApp.msi. Når filen er hentet, åbner der sig et nyt vindue, hvor der trykkes på Kør. Derefter trykkes på Deltag i mødet når filen er installeret - (det går hurtigt). Til sidst angiver mødedeltageren sit navn og trykker på Deltag og så er mødet i gang. 5

24 . ios - iphone OG ipad

25 .. Installer Skype for Business på din iphone eller ipad ( af ) På din ios enhed går du ind i den almindelige App Store og søger efter Skype for Business. Når du har fundet Skype for Business klikker du på HENT. Nu starter installationen automatisk og du kan se status til højre i billedet.

26 .. Installer Skype for Business på din iphone eller ipad ( af ) 5 Når installationen er færdig, kommer et billede op, hvor du klikker på ÅBN for at komme videre. Før Skype for Business starter op skal du klikke på henholdsvis OK og Tillad i de tre advarselsbilleder, der kommer frem

27 .. Installer Skype for Business på din iphone eller ipad ( af ) 6 Allerførst klikker du på Avancerede indstillinger I feltet Brugernavn skriver du guldborgsund\nn hvor nn er skal være dine egne initialer. 6 9 Derefter klikker du på krydset øverst i billedet for at komme tilbage til loginsiden. 0 I feltet Organisationens logonadresse skriver du din adresse og klikker derefter på pilen. Så skriver du din almindelige adgangskode i feltet Adgangskode og klikker på Log på Og til sidst indtaster du dit telefonnummer og klikker på pilen for at starte Skype for Business op.

28 .. Basisindstillinger på din iphone og ipad Før du benytter Skype for Business første gang på din ios enhed, skal du bruge minutter på at sikre, at dine indstillinger for video og mødeindhold er optimale. Du finder indstillingerne ved at højreklikke på dit ikon øverst til venstre i skærmbilledet Vælg Indstillinger og sæt dine basisindstillinger, så de passer til dig. Vær særligt opmærksom på, at Taleindstillinger SKAL være sat til, at der altid bruges VoIP og på, at indstillingerne under KRÆV WI-FI TIL er sat, så du kan bruge mobildata, når der ikke er Wi-Fi tilgængeligt. Hvis du vælger at kræve Wi-Fi (så knapperne er grønne) betyder det, at du ikke kan modtage videoopkald og se materiale der vises i Skype for Business-møder, når du eksempelvis er på farten og derfor benytter dig af mobildata.

29 .. Brug Skype for Business på din iphone eller ipad ( af ) Skype for Business på ipad og iphone har mange af de samme funktioner, som du har med Skype for Business på din computer. Din telefonbog fra Skype for Business med grupper og kontakter bliver automatisk synkroniseret til Kontakter. Og Outlook og dine møder synkroniseres automatisk til Møder. Når du åbner Skype for Business på din ios enhed, får du på startsiden et komprimeret overblik over dagen og din status Fra forsiden kan du højreklikke på dit ikon for at komme til menu med basisindstillinger. Og klikker du på pilen ved din status åbner den et vindue, hvor du manuelt kan ændre din tilstedeværelse præcis som på din computer.

30 .. Brug Skype for Business på din iphone eller ipad ( af ) I Møder kan du starte et nyt Skype for Business-møde ved at klikke på Møde nu og du kan deltage i et eksisterende Skype for Business-møde ved at klikke på Deltag. I Kontakter kan du finde og kommunikere med grupper og personer ved at finde og klikke på dem. Og du kan også vælge at søge efter kontakter direkte fra forsiden.

31 5. Android - mobil og tablet

32 5.. Installer Skype for Business på din Android mobil eller tablet ( af ) På din android enhed går du ind i den Play Butik, der har en hængelås på ikonet der ligger de sikre apps fra Guldborgsund Kommune. Søg efter Skype for Business og klik på ikonet. I det næste billede klikker du på INSTALLER. Og derefter skal du klikke på ACCEPTER for at starte installationen.

33 5.. Installer Skype for Business på din Android mobil eller tablet ( af ) Nu kører installationen. Når installationen er færdig, kommer et billede op, hvor du klikker på ÅBN for at starte Skype for Business. Før Skype for Business starter op, skal du klikke på ACCEPTER for at acceptere licensbetingelserne. Nu får du velkomstbilledet op og her klikker du på pilen

34 5.. Installer Skype for Business på din Android mobil eller tablet ( af ) 9 Allerførst klikker du på Avancerede indstillinger. 0 I feltet Indtast brugernavn skriver du guldborgsund\nn hvor nn skal være dine egne initialer. 9 Derefter klikker du på pilen til venstre for Avancerede indstillinger øverst i billedet for at komme tilbage til login. 0 I feltet Organisationens logonadresse skriver du din adresse og klikker derefter på pilen. Så skriver du din almindelige adgangskode i feltet Adgangskode og klikker på pilen. 5 5 Og til sidst indtaster du dit telefonnummer og klikker på pilen for at starte Skype for Business op.

35 5.. Basisindstillinger på din Android mobil eller tablet Før du benytter Skype for Business første gang på din Android enhed, skal du bruge minutter på at sikre, at dine indstillinger for video og mødeindhold er optimale. Du finder indstillingerne vil at højreklikke på dit ikon øverst til venstre i skærmbilledet. Vælg Indstillinger og sæt dine basisindstillinger, så de passer til dig Vær særligt opmærksomme på, at Taleindstillinger skal være sat til, at der altid bruges VoIP og på, at dine indstillinger under Wi-Fi er påkrævet til videoopkald og Kræv Wi-Fi til appdeling er sat, så du kan bruge mobildata, når der ikke er Wi-Fi tilgængeligt. Hvis du vælger at kræve Wi-Fi betyder det, at du ikke kan modtage videoopkald og se materiale, der vises i Skype for Business møder, når du eksempelvis er på farten og derfor benytter dig af mobildata.

36 5.. Brug Skype for Business på din Android mobil eller tablet ( af ) Skype for Business på en Android enhed har mange af de samme funktioner, som du har med Skype for Business på din computer. Din telefonbog fra Skype for Business med grupper og kontakter bliver automatisk synkroniseret til Kontakter. Og Outlook og dine møder synkroniseres automatisk til Møder. Når du åbner Skype for Business på din Android enhed får du på startsiden et komprimeret overblik over dagen og din status. Fra forsiden kan du højreklikke på dit ikon for at komme til menu med basisindstillinger. Og klikker du på pilen ved din status åbner den et vindue, hvor du manuelt kan ændre din tilstedeværelse præcis som på din computer.

37 5.. Brug Skype for Business på din Android mobil eller tablet ( af ) Møder viser dine møder fra Outlook og du kan deltage i et eksisterende Skype for Business-møde ved at klikke på Skype-møde. I Kontakter kan du finde og kommunikere med grupper og personer ved at finde og klikke på dem. Og du kan også vælge at søge efter kontakter direkte fra forsiden.